Расчеты с персоналом весьма многообразны. Ведь речь идет не только об оплате труда. В этом разделе рассматриваются оплата временной нетрудоспособности, расчет среднего заработка для различных случаев, расчеты по «зарплатным» налогам и взносам и многие другие операции.
Внутренний контроль учета расчетов с персоналом осуществляется на регулярной основе и направлен на проверку:
• соблюдения требований действующего трудового и гражданского законодательства;
• правильности отражения в бухгалтерском учете операций, оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с персоналом;
• обоснованности формирования отчетных показателей в бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности для параллельной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета, которые могут различаться в зависимости от методологии учета.
Для внутреннего контроля соблюдения требований действующего законодательства контролеру необходимо:
1. изучать содержание договоров, которыми оформляются отношения с работниками;
2. проверять правильность оформления кадровых документов.
Трудовые отношения между работником и организацией регулируются Трудовым кодексом РФ и оформляются трудовым и коллективным договорами. На основе заключенного с работником трудового договора издается приказ работодателя о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Нужно проверять, все ли необходимые сведения и обязательные условия включены в трудовой договор. Эти сведения и условия перечислены в частях 1 и 2 статьи 57 ТК РФ соответственно.
Если в процессе проверки выяснится, что трудовой договор не полон, нужно инициировать его дополнение по правилам части 3 статьи 57 ТК РФ: недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Нередко организации со своими работниками заключают договоры гражданско-правового характера (подряда, оказания услуг и т. д.) в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Помните, что отношения, возникающие по таким договорам, не являются трудовыми. Это означает, что в их рамках не может идти речь о гарантиях и компенсациях, предусмотренных для работников (предоставление отпуска, оплата временной нетрудоспособности, соблюдение режима рабочего времени и т. д.).
И обращайте внимание на то, что предмет подобных договоров не может дублировать трудовую функцию работника, закрепленную в трудовом договоре. Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается (ч. 2 ст. 15 ТК РФ).
Трудовые договоры с работниками должны быть оформлены в обязательном порядке. Их не оформление является нарушением трудового законодательства, предусмотренным частью 3 статьи 5.27 КоАП РФ: уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет за собой наложение административного штрафа:
• на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.;
• на индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 10 000 руб.;
• на юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб.
Что касается проверки документов кадрового учета, то подробно на них останавливаться не будем в виду их большого многообразия.
Укажем лишь на самые распространенные ошибки в оформлении:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• отсутствие приказов о предоставлении отпусков, направлении в командировку, поощрении и т. д.;
• неправильное или несвоевременное оформление приказов;
• отсутствие в приказах обязательных реквизитов, например, подписи директора, а также сотрудника (свидетельствующей о его ознакомлении и согласии/несогласии с сутью приказа).
Составление приказов свидетельствует о том, что работодатель принял решение отпустить сотрудника в отпуск, направить в поездку для выполнения служебного поручения или поощрить его (статьи 22, 116, 124, ч. 1 ст. 166, ст. 191 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках).
Если деятельность организации проверит трудовая инспекция и обнаружит неоформленные или неправильно оформленные первичные документы, реальность произошедших событий (уход сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком, пребывание в командировке, получение премии и т. д.), она может поставить под сомнение обоснованность совершения хозяйственных операций.
Контроль правильности отражения в бухгалтерском учете операций, оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с персоналом по оплате труда
От контролера требуется:
1. проверить наличие и правильность оформления первичных учетных документов по учету труда и его оплаты;
2. проверить правильность и обоснованность начислений заработной платы сотрудникам и прочих выплат, связанных с оплатой труда;
3. проверить обоснованность и правильность начисления доплат, а также премий по действующей в организации системе премирования.
Объектами проверки являются:
• счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – правильность осуществления расчетов с персоналом по оплате труда;
• счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» – правильность осуществления расчетов по налогам и сборам с сумм оплаты труда;
• счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – правильность учета займов, выданных работнику организацией, а также учет возмещения материального ущерба работником и иные виды расчетов по каждому работнику организации;
• счета 20 «Основное производство», 20 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Издержки обращения» – правильность формирования затрат, связанных с начислением заработной платы и отчислениями на социальные нужды;
• счет 96 «Резервы предстоящих расходов» (96–1 «Резерв на оплату отпусков», 96–2 «Резервы на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год») – правильность формирования и использования резервов предстоящих расходов (оценочных резервов).
В этой связи контролер должен:
• ознакомиться с рабочим планом счетов, разрабатываемым организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению (утв. приказом Минфина России № 94н) и утверждаемым вместе с учетной политикой;
• изучить учетную политику с целью выявления в ней положений, имеющих отношение к учету труда и его оплаты;
• ознакомиться с организацией оперативного учета личного состава организации и изучить документы, отражающие движение списочного состава персонала организации (прием, увольнение, перевод);
• изучить принятую систему оплаты труда, формы и порядок выплаты персоналу организации заработной платы и проверить их соблюдение;
• проверить правильность ведения аналитического учета расчетов по оплате труда, в том числе соответствие данных синтетического и аналитического учета;
• ознакомиться с правилами документооборота по учету труда и его оплаты и формами первичных учетных документов, применяемых в бухгалтерском учете труда и его оплаты;
• проверить соблюдение порядка проведения инвентаризации расчетов, связанных с оплатой труда;
• проверить правильность начисления доплат за отклонение от нормальных условий работы (сверхурочная работа, вредные и (или) опасные условия труда);
• проверить правильность и обоснованность начислений и выплат за не отработанное в организации время, предусмотренное действующим законодательством (периоды временной нетрудоспособности, простоя, отдельные случаи отстранения от работы и др.);
• проверить обоснованность и правильность начисления различного рода материальных благ, которые должны включаться в совокупный годовой доход (оплата питания, проездных документов, обучения в вузе, выдача займов на льготных условиях и др.), а также премий в соответствии с действующей в организации системой премирования;
• проверить правильность и своевременность отражения операций по начислению заработной платы и других выплат в системе бухгалтерского учета;
• проверить правильность и обоснованность удержаний из заработной платы (например, алименты, возмещение причиненного ущерба);
• проверить правильность исчисления, удержания и перечисления НДФЛ;
• проверить правильность отражения операций по выплате заработной платы, а также по удержаниям (вычетам) из суммы оплаты труда в системе бухгалтерского учета;
• проверить соблюдение порядка выдачи заработной платы;
• проверить правильность учета депонированной заработной платы;
• проверить правильность образования, корректировки и использования резервов на предстоящую оплату отпусков работников, на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год.
Особое внимание нужно уделить выплатам, в основе расчета которых лежит средний заработок (социальные пособия, отпускные, периоды командировок и приостановления работы, выходные пособия и др.). Порядок расчета среднего заработка определен в постановлении Правительства РФ № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
Для всех случаев сохранения среднего заработка порядок расчета един, и только отпускные исчисляются в особом порядке. Напомним, изменился коэффициент для расчета отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск.
Для оценки правильности исчисления, удержания и перечисления НДФЛ может быть применен следующий алгоритм проверки:
• проверяется правильность определения доходов налогоплательщиков для целей исчисления НДФЛ. При налогообложении учитывается совокупный доход, полученный как в денежной, так и в натуральной форме (в том числе в виде материальной выгоды);
• устанавливается правомерность применения вычетов для исчисления НДФЛ, правильность определения доходов, не подлежащих налогообложению в соответствии с действующим законодательством (ст. 217 НК РФ), а также проверяются документы, на основании которых производятся вычеты и освобождаются от налогообложения доходы;
• определяется соответствие применяемых ставок НДФЛ действующему законодательству;
• проверяется своевременность перечисления НДФЛ и представления в налоговые органы сведений о полученных доходах работниками организации в случаях, предусмотренных законодательством.
Контролеру необходимо проверить основание для расчета сумм удержаний (вычетов), порядок их расчета, а также осуществить арифметическую проверку расчетов (пересчет):
• проверить правильность документального оформления операций по выдаче заработной платы из кассы и его соответствие требованиям, установленным Указанием Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Указание № 3210-У);
• установить формы выплаты заработной платы.
В соответствии с коллективным или трудовым договором, помимо выплаты заработной платы наличными денежными средствами, организация может по письменному заявлению работника осуществлять выдачу заработной платы в натуральной форме (ст. 131 ТК РФ). При этом доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от общей суммы заработной платы.
Заработная плата может выплачиваться через кассу, с помощью пластиковых карт и других технических средств.
Согласно пункту 2 Указания № 3210-У, накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, других выплат, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Контролеру следует уточнить, были ли сданы депонированные суммы в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления на банковский счет юридического лица.
Наиболее типичными ошибками при ведении кассовых операций являются:
• в записках-расчетах (форма № Т-61 (унифицированная) или самостоятельно разработанная) не указаны номер и дата платежной ведомости или расходно-кассового ордера, по которым произведена выплата денежных сумм;
• выплаты производятся несвоевременно, с задержкой в несколько дней;
• в платежных ведомостях отсутствуют подписи сотрудников, свидетельствующие о получении зарплаты, и сведения о депонировании;
• недостача денег в кассе.
Отсутствие подписей в ведомостях и не отражение факта депонирования заработной платы расцениваются как недостача денежных средств в кассе, которая влечет за собой привлечение материально ответственных лиц организации к ответственности.
Приказом Минфина России № 186н был отменен пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, который давал организациям право на формирование указанных резервов (на выплату отпуска, на выплату вознаграждения за выслугу лет и т. д.). Резервы теперь должны создаваться в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».
Задолженность по отпускным средствам перед сотрудниками не является оценочным обязательством, так как у организации нет необходимости оценивать отпускные обязательства, они известны. Согласно пункту 11 МСФО (IAS) 19 «Вознаграждения работникам», если работник оказывает предприятию услуги в течение отчетного периода, предприятие должно признать недисконтированную величину краткосрочных вознаграждений работникам, подлежащую выплате в обмен на эти услуги в качестве обязательства (начисленного расхода), после вычета любой уже выплаченной суммы. Обязательства по оплате отпускных должны отражаться в учете ежемесячно вместе с начислением заработной платы. Кроме того, необходимо начислять и обязательства по страховым взносам, которыми будет облагаться сумма начислений.
Если организация создала резерв на оплату отпусков в соответствии с пунктом 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», то алгоритм расчета отчислений в резерв должен быть предусмотрен в ее учетной политике.
Если организация не создает резерв, то обязательства по оплате отпускных должны отражаться в учете в периоде ухода работника в отпуск.
Если организация квалифицирует резерв на оплату отпусков как оценочное обязательство, она должна создавать его в обязательном порядке в соответствии с требованиями ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Вместе с тем порядок формирования резерва в учетной политике необходимо раскрыть.
Что касается стимулирующих выплат (вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год), их следует отражать в учете как оценочные обязательства.
Обобщение информации о состоянии и движении зарезервированных сумм должно отражаться на счете 96 «Резервы предстоящих расходов».
Контроль правильности формирования отчетных показателей в бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности
Контролер должен проверить достоверность и полноту информации о состоянии расчетов по оплате труда, отраженной в бухгалтерской отчетности.
Проверка правильности формирования отчетных показателей включает в себя комплекс задач:
1. проверку соответствия данных синтетического и аналитического учета показателям бухгалтерской (финансовой) отчетности;
2. проверку соответствия учетных данных по начисленным и перечисленным суммам налогов сведениям, содержащимся в налоговых декларациях;
3. проверку раскрытия в бухгалтерской отчетности информации о связанных сторонах.
Согласно ПБУ 11/2008 «Информация о связанных сторонах», в составе информации о связанных сторонах организация, составляющая бухгалтерскую отчетность, раскрывает информацию о размерах вознаграждений, выплачиваемых ею основному управленческому персоналу как в совокупности, так и по каждому из видов выплат.
Исходя из содержания пункта 11 ПБУ 11/2008, под основным управленческим персоналом организации понимаются руководители (генеральный директор, иные лица, осуществляющие полномочия единоличного исполнительного органа организации), их заместители, члены коллегиального исполнительного органа, члены совета директоров (наблюдательного совета) или иного коллегиального органа управления организации, а также иные должностные лица, наделенные полномочиями и ответственностью в вопросах планирования, руководства и контроля над деятельностью организации. Состав информации, подлежащей раскрытию, представлен в пункте 12 ПБУ 11/2008.
Практическое применение предложенного подхода к организации внутреннего контроля данного участка учета позволит руководителю организации сформировать адекватное мнение о состоянии учета расчетов с персоналом по оплате труда.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
