Для учета личного состава используют специальные Формы первичных учетных документов:
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу - составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработанной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.
Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей.
- Личная карточка - заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.
- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справка о несданных имущественных ценностях.
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.
- Лицевой счет - открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне - все виды начислений и удержаний за каждый месяц.
- Приказ распоряжение о прекращении трудового договора - составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Номер унифицированной формы
Наименование формы
Т-1
Приказ о приеме на работу
Т-2
Личная карточка
Т-5
Приказ о переводе на другую работу
Т-6
Приказ о предоставлении отпуска
Т-8
Приказ о прекращении трудового договора
Т-9
Приказ о направлении в командировку
Т-13
Табель учета использования рабочего времени
Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.
Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:
- документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);
- документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;
- документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);
- прочие документы данного профиля.
В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.
Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.
Учет труда персонала
Под заработной платой понимаются вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
Вся совокупность выплат в рамках заработной платы подразделяется на основную и дополнительную заработную плату. К основной заработной плате относятся выплаты за проработанное время, а к дополнительной — выплаты за фактически непроработанное время, но которое должно оплачиваться в соответствии с законодательством (отпускные, больничные и т. д.).
Понятие «заработная плата» охватывает все виды заработков (а также различных премий, доплат, надбавок и социальных льгот), начисленных в денежной и натуральной формах (независимо от источников финансирования).
включая денежные суммы, начисленные в соответствии с законодательством за непроработанное время (ежегодный отпуск, праздничные дни и т д.).
Трудовые доходы каждого работника определяются по их личным вкладам с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда работников предприятий всех организационно-правовых форм устанавливается законодательством.
Учет заработной платы должен быть организован таким образом, чтобы способствовать повышению производительности труда, улучшению организации нормирования труда, полному использованию рабочего времени, укреплению дисциплины труда, повышению качества продукции, работ, услуг
Учет труда и заработной платы по праву занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии.
• в установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки);
• своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчислений органам социального страхования;
• собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для составления необходимой отчетности.
Организация оплаты труда на предприятиях определяется действующими формами оплаты труда (повременной и сдельной), а также законодательством о труде.
Задача бухгалтера предприятия:
1. своевременно затребовать все необходимые документы для начисления заработной платы;
2. правильно выполнить расчеты;
3. включить начисленную сумму в состав расходов (в себестоимость).
Все организационные вопросы по применению форм оплаты труда, рациональному использованию рабочего времени решаются руководителем предприятия и его службами.
В делопроизводстве предприятия должны быть нормативные документы, регулирующие порядок начисления заработной платы:
• штатное расписание;
• расценки и нормы;
• договоры подряда (на выполнение разовых работ);
• другие трудовые договоры (контракт, авторские и др.);
• приказы и распоряжения (на выплату премий, доплат, материальной помощи).
Штатное расписание — это документ, в котором установлен перечень должностей и окладов на определенный период (год).
Классификация и учет личного состава
Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы можно использовать унифицированные формы первичных учетных документов, или разработать свои формы, утвержденные руководителем:
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1);
• личная карточка (ф. № Т-2) — заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре;
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. № Т-8) — составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения;
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12).
Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.
Бухгалтерия открывает и ведет по каждому табельному номеру т. е. на каждого работающего, лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний и вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основании первичных документов по заработной плате, в нем фиксируется количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая им достоверность.
Зная целевое назначение рабочей силы и влияние размеров ее содержания на себестоимость выполняемых работ, услуг и изготовляемую продукцию, каждая организация тщательно формирует состав и численность персонала.
Широко используются понятия «списочный состав» и «среднесписочный состав»:
• списочный состав фиксирует количество работников, зарегистрированных на каждую отдельную дату (поэтому постоянно меняющихся);
• среднесписочный состав (численность) определяется за месяц, квартал, год. Он рассчитывается путем суммирования списочного состава работников за все дни месяца, включая выходные и праздничные дни, и деления показателя на число календарных дней месяца. При этом списочная численность в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабочему дню.
Среднесписочная численность за квартал и год рассчитывается как сумма среднесписочных значений за этот период, деленная на соответствующее число месяцев. Указанный показатель используется в экономических расчетах по росту производительности труда, в анализе производственной деятельности и в отчетности.
Для организации учета труда, выработки и заработной платы, составления отчетности и контроля за фондом заработной платы и выплатами социального характера весь персонал промышленного предприятия распределяется на три группы: промышленно-производственный, непромышленный и работники несписочного состава (выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера).
Кроме того, в отчетности по труду из группы промышленно-производственного персонала выделяются две категории: рабочие и служащие (руководители, специалисты и другие служащие).
Показатели численности и состава персонала по группам и категориям регламентируются (определяются) в соответствии с Инструкцией по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения.
Учет использования рабочего времени
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета рабочего времени. Табели открываются по организации в целом (небольшие предприятия) или по ее структурным подразделениям и категориям работающих. Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате и получения данных об отработанном времени.
Табель составляется табельщиком или мастером, или лицом, на это уполномоченным, и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванс) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т. е. отметки всех явившихся, неявившихся, опозданий и т. п., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.). На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При ручной обработке учетных данных пользуются буквенным или цифровым кодом, а при механизированной — цифровым.
Табели составляются в одном экземпляре и после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).
Заработная плата начисляется в лицевом счете, в расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости. Лицевой счет рекомендуется применять в любых организациях для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. Он применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость.
Учет оплаты труда персоналу
Учет расчетов по оплате труда предполагает, с одной стороны, исчисление величины оплаты труда по всем основаниям, причитающейся каждому работнику, и определение задолженности организации перед персоналом, а также своевременное погашение этой задолженности, с другой – отнесение затрат по начисленной заработной плате на издержки производства и реализации продукции.
Если составить бухгалтерские проводки по учету оплаты труда достаточно просто, поскольку, как правило, имеет место постоянно повторяющаяся хозяйственная ситуация, то расчет заработной платы, причитающейся каждому работнику, – один из самых трудоемких участков бухгалтерского учета.
Как известно, для оплаты труда используются две формы заработной платы – повременная форма и сдельная форма, а также многочисленные системы заработной платы как их разновидности.
Для исчисления повременной заработной платы необходимо располагать информацией о количестве отработанного времени и тарифных ставках, или окладах, установленных работнику.
Для исчисления сдельной заработной платы должна быть информация об объеме выполненных работ (количестве произведенной продукции) и сдельных расценках.
Для исчисления повременных и сдельных систем заработной платы необходимо иметь информацию о многочисленных показателях, характеризующих количество и качество затраченного труда, в зависимости от состояния которых увеличивается (уменьшается) размер заработной платы.
Кроме того, для исчисления заработной платы необходимо располагать информацией о различных отступлениях от нормальных условий работы (выполнение не предусмотренных технологией операций, простои не по вине рабочих, неисправимый или окончательный брак, работа в ночное время, сверхурочная работа, работа в выходные и праздничные дни и т.п.), а также информацией об очередных отпусках, о пособиях по временной нетрудоспособности и других основаниях, которые принимаются в расчет при исчислении заработной платы работника.
Вся вышеперечисленная информация должна быть собрана, зарегистрирована в соответствующих первичных документах и обработана при исчислении заработной платы.
Большинство первичной информации, используемой для исчисления заработной платы, является объектом оперативного учета. Однако поскольку эта информация используется бухгалтерией для исчисления заработной платы, ее первичный учет осуществляется под методическим руководством и контролем бухгалтерии.
Исчисленная заработная плата за отработанное (собственно заработная плата) и неотработанное время (например, оплата очередных отпусков) должна быть отражена на соответствующем бухгалтерском счете.
Для учета расчетов с персоналом по оплате труда открывается активно-пассивный синтетический счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", который имеет следующую структуру.
Структура активно – пассивного синтетического счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда":
Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Дебет
Кредит
Начисление удержанного из заработной платы НДФЛ.
Начисление других сумм, подлежащих удержанию из заработной платы работника.
Выплата заработной платы работнику.
Сальдо начальное – сумма задолженности организации перед работником по оплате труда на начало отчетного периода.
Начисление работнику заработной платы, причитающейся за отчетный период.
Оборот по дебету
Оборот по кредиту
Сальдо (конечное) – сумма задолженности работника перед организацией по расчетам по оплате труда на конец отчетного периода.
Сальдо (конечное) – сумма задолженности организации перед работником по оплате труда на конец отчетного периода.
В развитие синтетического счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" открываются аналитические счета для учета расчетов по оплате труда с каждым работником организации.
Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", как правило, имеет кредитовое сальдо, которое отражается в пассиве баланса в разделе "Краткосрочные обязательства", отдельной статьей "Задолженность перед персоналом по оплате труда". В редких случаях по расчетам с отдельными сотрудниками может возникнуть их дебиторская задолженность перед организацией по расчетам по оплате труда, в этом случае счет 70 будет иметь и кредитовое, и дебетовое сальдо, которое будет отражено в разделе "Оборотные активы" актива баланса в составе краткосрочной дебиторской задолженности по статье "Прочие дебиторы".
Начисление заработной платы означает увеличение задолженности организации перед персоналом и одновременно увеличение затрат на производство. Поэтому эта операция отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и одновременно по дебету счетов, на которых учитываются затраты на производство: 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы".
Одновременно по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" отражается начисленная персоналу оплата за очередной отпуск, которая также включается в затраты на производство и, следовательно, отражается по дебету счетов учета затрат на производство. Третья операция, которая отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", – это начисление пособия по временной нетрудоспособности. Поскольку пособие выплачивается организацией за счет средств Фонда социального страхования, на сумму начисленного работнику пособия уменьшается задолженность организации перед Фондом социального страхования по перечисляемым в этот фонд взносам.
Расчеты предприятия с Фондом социального страхования учитываются на активно-пассивном счете 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (соответствующий субсчет). Поэтому операция по начислению пособий по временной нетрудоспособности будет также отражена по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" в корреспонденции кредитом счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Таким образом, хозяйственные операции по начислению заработной платы и сопутствующих ей платежей на счетах бухгалтерского учета будут отражаться следующим образом.
Типовые бухгалтерские проводки по начислению заработной платы и сопутствующих платежей:
Содержание операций
Корреспондирующие счета
Дебет
Кредит
Начислена заработная плата персоналу
Счетов учета затрат на производство и управление:
20 "Основное производство"
25 "Общепроизводственные расходы"
26 "Общехозяйственные расходы"
70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Начислена оплата
очередного отпуска
Счетов учета затрат на производство:
20 "Основное производство"
25 "Общепроизводственные расходы"
26 "Общехозяйственные расходы"
70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Начислены пособия по временной нетрудоспособности
69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсчет "Расчеты с Фондом обязательного социального страхования"
70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Бухгалтерский учет персонала
Центральное место в производственной деятельности любой организации занимают труд и результаты труда, поскольку только с помощью рабочей силы создается прибавочный продукт. Это обстоятельство предопределяет отношение к рациональному использованию трудовых ресурсов, так как без коллектива работников нет организации и без необходимого количества людей определенных профессий и квалификации ни одна организация не сможет достичь своей цели.
Право граждан на труд закреплено Конституцией Российской Федерации, ст. 37 которой определено, что каждый гражданин имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Трудовые отношения всех наемных работников регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, принятым Федеральным законом № 197-ФЗ.
Трудовые отношения- отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
В основе трудовых взаимоотношений лежит трудовой договор (контракт), который заключается в письменной форме, что повышает гарантию сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. Вопросы оплаты труда в настоящее время решаются непосредственно организацией; их регулирование обычно осуществляется в коллективном договоре или других нормативных актах, в том числе и локальных.
В соответствии со ст. 8 ТК РФ локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принимаются работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. К таким актам можно отнести положение об оплате труда и о премировании, принимаемые в организации.
Оплата труда – это доля труда работников в общественном продукте, выраженная в денежной форме. Оплата труда представляет собой совокупность средств, выплаченных работникам, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, в денежной форме за отработанное время (выполненную работу), за неотработанное время, единовременные поощрительные выплаты на жилье, питание, топливо, оплачиваемые в порядке, установленном действующим законодательством.
Заработная плата является основным источником доходов большинства трудящихся, поэтому она в значительной мере обуславливает уровень их благосостояния. Заработная плата заинтересовывает работников в повышении эффективности производства, развивает социальную и творческую активность человеческого фактора и в конечном итоге влияет на темпы и масштабы социально-экономического развития страны.
Заработная плата – это основная часть средств, направляемых на потребление, представляющая собой долю дохода (чистую продукцию), зависящую от конечных результатов работы коллектива и распределяющуюся между работниками в соответствии с количеством и качеством затраченного.
Оплата труда – это система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.
Фонд заработной платы включает оплату за отработанное время, оплату за неотработанное время и единовременные поощрительные выплаты.
Оплата за отработанное время – заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам и вкладам, по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции; стоимость продукции, выданной в порядке натуральной оплаты; премии и вознаграждения, носящие регулярный или периодический характер; стимулирующие доплаты и надбавки к тарифным ставкам и окладам; компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда; комиссионное вознаграждение; и т.д.
Оплата за неотработанное время – оплата ежегодных, дополнительных, учебных отпусков.
Единовременные поощрительные выплаты – премии; вознаграждения по итогам работы за год; годовое вознаграждение за выслугу лет; материальная помощь; денежная компенсация за неиспользованный отпуск; дополнительные выплаты при предоставлении ежегодного отпуска (сверх нормальных отпускных сумм в соответствии с законодательством); и т.д.
К расходам, не относящимся к фонду заработной платы и выплатам социального характера, относятся: доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности организации (дивиденды, проценты, выплаты по долевым паям и т.д.); командировочные расходы; выплаты по договорам страхования; стоимость выданных бесплатно форменной и специальной одежды и обуви; страховые взносы единого социального налога.
Трудовые доходы каждого работающего не ограничиваются максимальными размерами, а минимальный размер оплаты труда ограничен. В соответствии с ТК РФ минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека. Поэтому и месячная заработная плата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выпол-нившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.
Минимальный размер оплаты труда имеет достаточно широкое использование в расчетах тарифных ставок, должностных окладов, при наложении штрафов.
Размер заработной платы в рыночных условиях определяется качеством труда, квалификацией, профессиональной подготовкой работника, опытом его работы. Виды работ могут быть привлекательными и непривлекательными, престижными и не престижными, грязными, тяжелыми, чистыми и легкими, но все они необходимы для общества. Следовательно, заработная плата должна стимулировать выполнение всех работ.
Таким образом, исходя из норм статьи 129 Трудового Кодекса «оплата труда» более широкое понятие, поскольку определено «как система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными правовыми актами и трудовыми договорами»; тогда как «заработная плата» представляет собой «вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплат компенсационного и стимулирующего характера». Понятие «оплата труда» кроме заработной платы включает в себя еще и порядок приема и увольнения работника, режим рабочего времени, нормы труда, порядок, место и сроки выплаты заработной платы и т.д.
Предприятия вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат. Поэтому далее в работе необходимо рассмотреть существующие формы, виды и системы оплаты труда.
Учет численности персонала и отработанного времени
На крупных и средних предприятиях (организациях) разработкой и расчетом всех необходимых показателей в области труда и заработной платы, в том числе количеством и составом работающих, занимается отдел кадров: приемом на работу и увольнением, перемещением по службе и т.п. Документы по кадровому составу могут быть представлены в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя организации.
Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:
- документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);
- документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;
- документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);
- прочие документы данного профиля.
Со стороны бухгалтерии важнейшие требования при этом должны быть связаны с присутствием в указанных документах достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.
В состав документов по кадровому составу входят:
1. Документы о движении по работе (по приему, увольнению, переводу, совмещению, замещению должности, изменению оплаты).
2. Документы о различных выплатах помимо основной заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях).
3. Документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка).
4. Прочие документы по кадровому составу.
Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 1.
На каждого работающего открывается «Личная карточка работника» (форма № 2), в которой фиксируются анкетные и прочие данные сотрудника о его трудовой деятельности на предприятии – учебе, повышении разряда, переводах и т.д. Кроме того, каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного - двух лет. Эти сведения оперативного учета служат основанием для составления отчетности о численности и составе работников.
Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Формой № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» оформляется перевод работника из одного подразделения в другое. В распоряжении указываются: причина перевода (изменение к трудовому договору), размер оклада, надбавки по новому месту работы, дата перевода, и др. Распоряжение визируется руководителями соответствующих структурных подразделений на обратной стороне приказа и подписывается руководителем организации.
Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, а также графиком отпусков. Приказ о предоставлении отпуска составляется на основании личного заявления работника и подписывается руководителем организации и самим работником.
При увольнении работника оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора». В нем указывают причину и основание увольнения.
При увольнении работник идет в бухгалтерию, которая на основании его личного заявления составляет приказ на увольнение. Приказ визирует руководитель структурного подразделения, в котором работал увольняемый, бухгалтер составляет табель рабочего времени за период, в котором сотрудник увольняется, подсчитывает количество неиспользованных дней отпуска и указывает его в приказе, выдает обходной лист. Увольняемый обходит лиц, ответственных за правомерность его увольнения, которые расписываются в обходном листе. К таким лицам относятся бухгалтерия, начальник структурного подразделения и т.д. Бухгалтер рассчитывает сумму заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск на основании приказа и табеля рабочего времени и выдает ее увольняемому.
Для учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются следующие унифицированные формы первичной документации:
- Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета рабочего времени (форма № Т-13), в которых фиксируется использование рабочего времени всех работающих в данной организации.
- Табель по форме № Т-13 используется в условиях автоматизированной обработки данных. Форма № Т-12 заполняется вручную работником бухгалтерии. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.
Эти табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Они позволяют не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду.
Учет использования рабочего времени ведется в табелях или методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вноситься в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
Учет времени, потраченного на сверхурочные работы, может осуществляться и на основании списков лиц, выполнявших эти работы. Списки составляются и подписываются начальником структурного подразделения. Руководитель сверхурочных работ делает отметку о количестве фактически проработанных сверхурочных часов. На основании списков с такой отметкой данные вносятся в табель.
Время простоев также может учитываться в табеле. Соответствующие данные вносятся на основании листков о простое, выписанных руководителем структурного подразделения.
Для расчета и выплаты заработной платы применяются следующие формы ведо-мостей:
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), которая рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допустимо не заполнять другие расчетные и платежные ведомости;
• расчетная ведомость (форма № Т-51), которая применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для применения в крупных организациях;
• платежная ведомость (форма № Т-53), которая применяется для учета выплат заработной платы;
• лицевой счет (формы № Т-54 и № Т-54а), который заполняется бухгалтером на каждого работника на основании первичных документов о приеме на работу и в котором указывается необходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, отдел организации; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения вычетов при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступления на работу.
Лицевой счет заполняется в течение года, в нем помесячно отражаются все виды произведенных начислений и удержаний. Данные, содержащиеся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет.
Важнейшими показателями, отражающими затраты труда, являются нормы труда, которые устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.
Законодательством о труде предусмотрены следующие виды норм труда:
• норма выработки — количество продукции, которое работник (группа работников) определенной квалификации должен произвести в единицу рабочего времени;
• норма времени — количество рабочего времени (в часах, минутах), которое должен затратить работник (группа работников) определенной квалификации на производство единицы продукции (работ, услуг);
• норма обслуживания — количество объектов (единиц оборудования, производственных площадей, рабочих мест и т.д.), которые работник (группа работников) должен обслужить в единицу времени (за час, рабочий день, рабочую смену, рабочий месяц);
• норма численности — количество работников соответствующей квалификации для выполнения определенного объема работ (производственной, управленческой функции).
В условиях массово-поточного производства выработка учитывается при приемке готовой продукции. Выработка каждым членом бригады устанавливается на основании рапортов о выработке, заполняемых мастером.
При серийном производстве выработка учитывается при помощи маршрутных листов в сочетании с рапортом бригадира или мастера, где фиксируется приемка работ (их объем) за смену.
При индивидуальном или мелкосерийном характере производства выработка учитывается, как правило, при помощи нарядов на сдельную работу. Их выписывают на основании технологических карт. Наряды могут выписываться на одну смену или на более продолжительный срок (до одного месяца) в зависимости от времени, необходимого для выполнения производственного задания.
После приемки продукции от рабочих мастер подписывает наряд и передает его в бухгалтерию.
На предприятиях других отраслей материального производства применяются свои специфические системы учета использованного времени.
Формы и системы оплаты труда
Оплата труда каждого работника должна находиться в прямой зависимости от его личного трудового вклада и качества труда. При этом запрещается ограничивать максимальный размер заработной платы и устанавливать заработную плату ниже минимального размера, определенного законодательством РФ. Доплаты и надбавки, а также премии и другие поощрительные выплаты должны начисляться сверх указанного минимума.
Действующее законодательство предоставляет предприятиям и организациям право самостоятельно выбирать и устанавливать такие системы оплаты труда, которые являются наиболее целесообразными в конкретных условиях работы. Виды, формы и системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, система премирования фиксируются в коллективном договоре и других актах, издаваемых в организации.
Различают два вида заработной платы: основную и дополнительную.
К основной относится заработная плата, начисляемая работникам за отработанное время, количество и качество выполненных работ: оплата по сдельным расценкам, тарифным ставкам, окладам, премии сдельщикам и повременщикам, доплаты и надбавки.
Дополнительная заработная плата представляет собой выплаты за неотработанное время, предусмотренные трудовым законодательством. К таким выплатам относятся: оплата очередных отпусков, перерывов в работе кормящих матерей, льготных часов работы подростков, выходное пособие при увольнении и др.
Существуют повременная и сдельная формы оплаты труда. При повременной форме расчет заработка производится исходя из отработанного времени, а при сдельной — исходя из количества произведенной продукции или объема выполненных работ, услуг.
Повременная форма оплаты труда имеет две системы — простую повременную и повременно-премиальную.
При простой повременной оплате труда заработок рабочего определяют, умножая часовую или дневную тарифную ставку его разряда на количество отработанных им часов или дней. При определении заработка других категорий работников необходимо соблюдать следующий порядок. Если работник отработал все рабочие дни месяца, то оплату составит установленный для него оклад. Если в данном месяце отработано неполное число рабочих дней, то заработок определяется путем деления установленной ставки на календарное количество рабочих дней. Полученный результат умножается на количество оплачиваемых за счет предприятия рабочих дней.
При повременно-премиальной оплате труда к сумме заработка по тарифу прибавляют премию, которая устанавливается в процентном отношении к тарифной ставке. Премии выплачиваются в соответствии с положениями о премировании, которые разрабаты-ваются и утверждаются в организациях. В положениях предусматриваются конкретные показатели и условия премирования, при соблюдении которых у работника возникает право требовать соответствующую премию. К таким показателям относятся: выполнение производственных заданий, экономия сырья, материалов, энергии, рост производительности труда, повышение качества производимой продукции, освоение новой техники и технологии и др.
Сдельная форма оплаты труда применяется тогда, когда можно учитывать количественные показатели результата труда и нормировать его путем установления норм выработки, норм времени, нормированного производственного задания. При сдельной форме труд работников оплачивается по сдельным расценкам в соответствии с количеством произведенной продукции (выполненной работы и оказанной услуги).
Сдельная форма оплаты труда имеет несколько систем:
• прямая сдельная — когда труд работников оплачивается за число единиц изготовленной ими продукции и выполненных работ, исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квалификации;
• сдельно-прогрессивная — при которой оплата повышается за выработку сверх нормы;
• сдельно-премиальная — оплата труда включает премирование за перевыполнение норм выработки, достижение определенных качественных показателей: сдачу работ с первого требования, отсутствие брака, экономию материалов;
• косвенно-сдельная — применяется для оплаты труда вспомогательных рабочих (наладчиков, комплектовщиков и др.). Размер их заработка определяется в процентах от заработка основных рабочих, труд которых они обслуживают.
Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке (наряд на сдельную работу, в котором указывается норма выработки и фактически выполненная работа, распоряжение о премировании за перевыполнение плана, аккордное задание, цеховой наряд на выполнение задания цехом).
Сдельные расценки не зависят от того, когда выполнялась работа: в дневное, ночное или сверхурочное время.
Во многих крупных и средних организациях используется тарифная система оплаты труда — совокупность нормативов, с помощью которых регулируется уровень заработной платы различных групп и категорий работников в зависимости от: квалификации работников; сложности выполняемой работы; условий, характера и ин-тенсивности труда; условий (в том числе природно-климатических) выполнения работ; вида производства.
Отдельной разновидностью сдельной формы оплаты труда является аккордная система, при которой коллектив работников получает заработную плату за весь объем конечной продукции.
Рассмотрев системы и формы оплаты труда в РФ, можно сделать следующий вывод: при расчете заработной платы предприятия всех форм собственности должны руководствоваться нормами действующего трудового законодательства. Внутри предприятия вопросы оплаты труда регулируются заключенным коллективным договором (соглашением) между администрацией предприятия и трудовым коллективом или отдельными положениями по оплате труда. Положения таких документов не могут противоречить положениям трудового законодательства.
Учет персонала в организации
Учет личного состава предприятия возложена на службу персонала (работников по кадрам).
В соответствии с возложенными на отдел персонала функций он должен обеспечить систематическое получение такой информации:
- о численности работающих на предприятии, в отделах и других подразделениях;
- о составе работников по категориям, профессиям, квалификации, образованию, стажу работы, полу, возрасту, национальности и другим признакам;
- об изменениях численности и состава работников в целом по предприятию и его структурных подразделениях и причины изменений.
Для получения такой информации нужно иметь следующие документы:
- приказы (распоряжения) о приеме, увольнение и перемещение на другую работу;
- записи о предоставлении отпусков.
На основе этой информации делают соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книжках). Личная карточка - это утвержденная форма учетного документа, которую заполняет специалист службы персонала на основе опроса лица, принимаемого на работу (постоянную, временную или сезонную) и следующих документов: паспорта, трудовой книжки, диплома, удостоверения, прав на управление транспортными средствами и т.д.
Личная карточка по форме Т-2 ведется на всех работников, которые принимаются на постоянную или сезонную работу, кроме того на специалистов с высшим образованием заполняется учетная карточка по форме 206, а на специалистов со средним специальным образованием - по форме 210. На научных работников заполняется карточка по форме Т-4. Заполненная карточка подписывается лицом, которое принимается на работу, и заверяется руководителем службы персонала.
Учетные карточки за названными формами ведутся на крупных предприятиях с большим количеством специалистов. Они облегчают поиск, учет и отчетность, оперативный контроль за их перемещением и служебным использованием.
Личные карточки работников комплектуются по структурным подразделениям предприятия, по фамилиям в алфавитном порядке. Из личных карточек создается картотека личного состава всех работников предприятия.
После увольнения работника его личная карточка хранится в службе персонала в течение двух лет, а затем передается в архив предприятия для хранения в течение 73 лет.
Порядок ведения личных дел
Личные дела заводятся на руководителей предприятия, их заместителей, начальников структурных подразделений, служб, отделов, секций, специалистов, которые ведут самостоятельные виды работы, а также на материально ответственных работников.
Личное дело - это подбор различных документов, характеризующих биографические, деловые и личные качества работника. Она необходима для изучения, отбора и использования персонала на предприятии.
Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Отдельно хранят личные дела материально ответственных лиц.
Каждому личному делу присваивается порядковый номер, который соответствует номеру в штатно-должностной книге.
Личное дело работника комплектуют из следующих документов:
- опись документов;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- заявление о приеме на работу;
- копии документов о назначении на должность;
- аттестационные листы;
- копии приказов о поощрении и наказании.
Опись документов составляется работником службы персонала во время первичного оформления документов личного дела, а последующие записи заносят после получения соответствующих документов.
Форма описи личного дела дает возможность работнику службы персонала учитывать временное изъятие из нее документов.
Личный листок по учету кадров является одним из основных документов в личном деле. Он отражает автобиографические данные о работнике, его трудовую деятельность, семейное положение, наличие правительственных наград, пребывания за границей. Правильность заполнения личного листка учета кадров обязательно сверяет инспектор по персоналу с действительным документом работника: паспортом, трудовой книжкой, дипломом (удостоверением), военным билетом. При этом даты и другие показатели документов сверяются с теми, что указаны в личном листке по учету кадров.
Другие учетные документы по личному составу
В других учетных документов по личному составу относится штатно-должностная книга, которая является основным рабочим документом службы персонала, который отражает состояние укомплектованности аппарата предприятия и его подразделений работниками всех категорий персонала.
Эту книгу составляют на основе штатного расписания предприятия по определенной форме с такими графами:
- номер по порядку;
- наименование подразделений и должностей;
- должностной оклад;
- категория персонала;
- фамилия, имя и отчество;
- год рождения;
- образование;
- специальность по образованию;
- дата и номер приказа о назначении на должность.
Книга служит для определения качественного состава работников в определенный период года (квартала). Для этого надо сравнить штатное расписание (потребность) и штатно-должностной книгой (фактическая укомплектованность).
Штатно-должностная книга дает возможность службе персонала оперативно дать ответ о укомплектованность качественным и количественным составом персонала любого подразделения предприятия.
Для оперативного поиска данных и получение различных справок о работниках, которые работают, переведены в другие подразделения, выбывших, об общем и непрерывный стаж работы служба персонала ведет алфавитную книгу.
В алфавитной книге отмечается:
- номер з/п;
- фамилия, имя и отчество;
- номер личного дела, личной карточки;
- место работы, номер приказа о назначении и перемещении;
- стаж работы (непрерывный, общий);
- дата и номер приказа об увольнении.
Для определения частоты сменяемости кадров по той или иной должности, и для изучения причин текучести на посту ведут должностную карточку.
Журнал учета персонала
При необходимости кадровой службой предприятия ведется Журнал учета персонала, в котором отражается весь персонал организации, в том числе структурное подразделение, занимаемая должность, номер трудового договора, номер личного дела, дата приема на работу и т.д.
Графы для заполнения Журнала учета персонала:
1. № п/п
2. Ф.И.О работника
3. Должность (вид работ)
4. Табельный номер
5. № личного дела
6. № и дата трудового договора
7. Подпись и дата получения
8. Структурное подразделение
9. № и дата приказа о назначении
10. Дата поступления на работу
11. № и дата приказа об увольнении
12. Дата увольнения
13. Примечание.
В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.
В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:
• факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
• события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
• документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.
Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:
• на обязательные для ведения;
• на рекомендуемые.
В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.
Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу.
Вопрос из практики: как поступить, если журнал учета утерян?
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. На практике сложилось несколько подходов в зависимости от того, относится утерянный журнал к обязательным для ведения журналам или носит только рекомендательный характер.
Если утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины. Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.
На основе акта, объяснительной издайте приказ в произвольной форме о начале ведения нового журнала или об оформлении дубликата.
Если утерянный журнал завели относительно недавно и у работодателя есть возможность восстановить записи на основании имеющейся документации, в том числе хранимой в электронном виде, то в таком случае рекомендуется оформить дубликат утерянного журнала учета.
Если восстановить сведения и, как следствие, журнал невозможно, то работодателю следует завести новый журнал учета. В этот журнал вносите сведения с даты его оформления.
Если утерян журнал, который носит рекомендательный характер, то решение о необходимости его восстановления и дальнейшего ведения каждая организация принимает самостоятельно. В том числе можно руководствоваться порядком, сложившимся в отношении журналов, которые обязательны для ведения.
Система учета персонала
Российские системы управления персоналом, которые мы выше отнесли ко второй группе, строго говоря, до последнего времени являлись чисто учетными. С их помощью можно было фиксировать все данные о персонале, вести кадровое делопроизводство, производить расчет заработной платы и предоставлять в электронном виде все необходимые отчетные документы в Госкомстат, МНС и ПФР.
Стоит отметить, что системы этой группы хорошо отражают развитие самого рынка. Строго говоря, в них реализованы те функции, которые были нужны отечественным специалистам по управлению персоналом.
Что касается третьей группы, то, как правило, разработчики этих систем ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функции расчета заработной платы.
Представляется, что наиболее интересно было бы рассмотреть программные продукты, относящиеся ко второй группе. Именно они имеют успешный опыт на российском рынке в качестве систем учета персонала и хорошие шансы на повторение этого успеха в другой категории — в качестве систем управления персоналом (Human Resource System — HRS). К тому же полноценная система управления персоналом должна решать и все задачи учета персонала.
Мы рассмотрели основные функциональные возможности систем учета персонала, ниже — на примере системы БОСС-Кадровик компании АйТи рассмотрим возможности автоматизации функций управления персоналом.
Функциональные возможности систем учета персонала
Как правило, подобные системы имеют модульное построение.
К основным модулям, которые есть практически во всех системах, можно отнести нижеследующие.
Штатное расписание. Основная задача модуля — описание организационной структуры компании. Здесь вводится информация об организационном делении и штатном расписании.
Учет кадров. Основные задачи модуля — ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов. Данные об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этот модуль, являются исходными для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователи системы могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.
Табельный учет. С помощью модуля ведется учет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделе кадров. Табель можно формировать как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Данные из этого модуля передаются в модуль «Расчет заработной платы» в качестве исходных для начисления заработной платы.
Расчет заработной платы. Модуль предназначен для автоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.
Учет в Пенсионном фонде России. Основным назначением модуля является автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.
Администратор системы. Основным назначением модуля является настройка работы системы и организация разграничения доступа пользователей. Традиционно пользователями системы являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.
Между собой системы этой группы различаются гибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем — некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени — это холдинговые компании, а значит, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.
Обзор программных продуктов
Первые прикладные компьютерные программы появились, когда в них возникла потребность у финансовых подразделений организаций. Теперь очередь дошла и до кадровых служб. Каково назначение программ для кадровиков и специалистов по управлению персоналом, какими возможностями они обладают?
Программы для руководителей
Задачи, которые решает любой руководитель, охватывают как текущие дела, так и вопросы анализа сложившейся ситуации, стратегического планирования будущего компании. Руководитель кадровой службы решает те же задачи в рамках своего отдела.
Для того чтобы удерживать планку управления на должном уровне, многие руководители проходят обучение бизнес-администрированию по международным и российским программам МВА. Реализовывать на практике полученные знания и управленческие навыки помогает программный пакет «Портфель директора». Он содержит набор технологий, идей и документов, соответствующих международным деловым стандартам, адаптированным к применению в условиях российского рынка.
Программы для менеджера по персоналу
Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях, - «БОСС-кадровик».
Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.
«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.
Менеджер по персоналу часто сталкивается с необходимостью рассчитать заработную плату и налоговые выплаты, спланировать потребность в персонале, определить компетенции работников, управлять мотивацией персонала, анализировать эффективность кадровой расстановки. Для этих целей компания «1С» предлагает модель «1С: Зарплата и Управление персоналом», которая позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия, особенно в вопросах планирования и управления компетенциями.
Программы для инспектора-кадровика
Составление штатного расписания, табеля учета рабочего времени, фактической расстановки персонала, расчет зарплаты, отпусков, больничных, налога на доходы физических лиц и прочие операции по учету персонала и ведению документации - таковы будни кадровика. Существенно облегчить бремя бумажной работы инспектора по кадрам может применение программных продуктов «ОАЗИС».
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
К счету могут быть открыты следующие субсчета: «Расчеты по предоставленным займам», «Расчеты по возмещению материального ущерба», «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.
На субсчете «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты по предоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). Договор займа должен быть заключен в письменной форме.
Заемщик выдает организации обязательство о возврате полученных средств. В обязательстве указывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем подлежит возврату организации досрочно.
По дебету счета 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам», отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50, 51.
По кредиту счета 73 отражается сумма платежей, поступившая от работника-заемщика в погашение займа, в корреспонденции со счетом 70, 50, 51.
Если заем, выданный работнику, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию:
Д 91 К 73.
На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым Кодексом РФ.
Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Она может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК или иными законами.
Полная материальная ответственность возлагается на работника в следующих случаях:
1) когда в соответствии с ТК на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
3) умышленного причинения ущерба;
4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну, в случаях, предусмотренных ФЗ;
8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.
Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек, или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.
Работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.
В учете операции по учету удержаний за причиненный материальный ущерб (недостачу материальных ценностей) оформляются следующими записями:
Д 94 К 01, 07, 10, 41, 43 – списывается фактическая себестоимость недостачи;
Д 94 К 19 – списывается НДС от покупной стоимости недостающих материальных ценностей;
Д 73 К 94 – отнесена недостача по фактической себестоимости материальных ценностей и сумма НДС на виновное лицо – работника организации;
Д 50 К 73 – внесена сумма недостачи виновным лицом в кассу;
Д 70 К 73 – удержана сумма недостачи из сумм оплаты труда виновного лица.
Учет времени персонала
Под определением «рабочее время» подразумевается промежуток дня, на протяжении которого сотрудник должен заниматься своими рабочими обязанностями.
Это время формируется на основе условий трудового договора и правил принятого распорядка труда. В качестве дополнения учитываются другие периоды времени, относящиеся по трудовому законодательству к рабочим.
Работодатель должен организовать кадровый учет и учет времени, отработанного сотрудником фактически. Причем эта процедура рассматривается работодателем не только как обязанность, но и как проведение контрольных мероприятий для проверки трудовой дисциплины.
Виды контроля рабочего времени персонала
Учет рабочего времени любая организация ведет, прежде всего, для контроля над соблюдением трудовой дисциплины.
Среди основных направлений выделяют:
• контроль своевременного прихода на работу, который позволяет выявить нарушителей дисциплины, опаздывающих на работу или не выходящих вовсе;
• контроль нахождения работников на рабочем месте на протяжении дня – помогает выделить сотрудников, покидающих рабочее место, а также дать оценку соблюдению графика обеденного перерыва;
• контроль своевременного ухода сотрудников в конце рабочего дня – помогает обнаружить подозрительные несанкционированные задержки на работе или уход раньше времени;
• учет фактически отработанного времени – помогает вести учет отпусков, больничных, производственных простоев и других моментов;
• учет прогулов.
Результаты, полученные в ходе реализации названных направлений учета рабочего времени персонала, оцениваются руководством: рассматриваются уважительные причины и объяснительные сотрудников, применяются дисциплинарные наказания.
Такой учет также помогает контролировать оформление табеля учета использования рабочего времени и дальнейшее исчисление заработной платы и других платежей сотрудникам.
Новые технологии защиты информации развиваются усиленными темпами, создавая средства, способные перекрывать доступ к данным на компьютере, делать безопасными коммерческие транзакции, предотвращать программные атаки на систему и аппаратно-программные элементы сети.
Учет хозяйственных операций на складе, его порядок или правильность ведения зависят от многих факторов.
Этот контроль носит временной характер: когда и на какое время опоздал сотрудник или ушел раньше с работы, когда не явился вовсе, когда опоздал с обеденного перерыва и так далее. Кроме этого, руководство обычно интересует учет рабочего времени сотрудников по существу, то есть чем занят сотрудник на рабочем месте и действительно ли он выполняет свои функции.
Организовать такой контроль в организации гораздо сложнее, здесь должна действовать эффективная система мотивации труда, а также применяться особые способы контроля над сотрудниками.
Автоматизированная система контроля рабочего времени
Организация контроля временного характера должна быть осуществлена на предприятии как в интересах кадровой службы, так и в интересах службы безопасности.
Решить такую непростую задачу, особенно при большом штате или наличии множества подразделений и удаленных филиалов, помогает внедрение автоматизированной системы контроля, позволяющей организовать допуск к рабочему месту.
Среди главных принципов ее работы следует выделить четыре:
• оснащение всех входов и выходов, пунктов пропуска специальным контрольным оборудованием;
• обеспечение каждого сотрудника компании личным идентификатором;
• установление для каждого из сотрудников штатного расписания, графика работы, территории работы, то есть контрольных точек, по которым осуществляется учет рабочего времени персонала;
• фиксация всех перемещений каждого сотрудника.
В качестве личных идентификаторов могут выступать электронные пропуска, биометрические показатели, карта гостя, личный PIN-код.
Какой из перечисленных вариантов использовать, должна определить сама организация в зависимости от особенностей работы.
Например, самый высокий уровень защиты от злоупотреблений рабочим временем обеспечивает биометрический идентификатор, а использование PIN-кодов позволяет устанавливать уровни доступа к тем или иным помещениям офиса или организовывать учет выходов сотрудника по конкретным причинам (конкретный PIN-код будет соответствовать какому-либо признаку, занесенному в базу данных системы контроля).
Подготовка отчетности по ОСНО для ИП, как и процедура ее сдачи, – не сложнее, чем по другим режимам налогообложения. Основными критериями успешности являются своевременность при подготовке документов и учет всех законодательных требований.
Бухгалтерская отчетность с нулевыми значениями не является причиной несоблюдения обязанности предпринимателя по предоставлению форм предусмотренной отчетности.
На рынке на данный момент представлен широкий ассортимент автоматизированных систем контроля учета рабочего времени персонала, ориентированных на разных пользователей с разным бюджетом.
Функционал автоматизированных систем позволяет руководству компании не просто проверять своих сотрудников, но и анализировать полученные данные с помощью выгружаемых отчетов.
Автоматизированная система позволяет:
• вести учет приходов и уходов сотрудников, причин отсутствия;
• формировать отчеты по компании в целом, по отдельным подразделениям или конкретным сотрудникам в требуемом разрезе;
• устанавливать уровни допуска сотрудников к некоторым помещениям;
• формировать оптимальные графики работы коллектива;
• интегрировать данные с другими информационными системами, используемыми в компании.
Настройка системы производится в соответствии с требованиями заказчика.
Методы контроля рабочего времени персонала
Для руководителя компании важно, чтобы сотрудник не просто приходил вовремя на работу, но и занимался рабочими делами в течение дня.
На практике очень часто работники пренебрегают рабочим временем, отвлекаются на свои дела, переписываются в социальных сетях, просматривают фотографии и читают литературу, не имеющую никакого отношения к работе.
Среди методов организации такого контроля следует назвать:
• контроль выполнения рабочих задач сотрудником по времени включения и выключения компьютера;
• контроль телефонных звонков с помощью записи телефонных разговоров;
• использование специальных программ или фотофиксации для просматривания рабочего стола компьютера;
• контроль корпоративной электронной почты;
• видеонаблюдение.
Информация о применении всех перечисленных способов должна быть доведена до сотрудников компании. Изменить подобным образом условия их труда руководитель имеет право лишь с их согласия. Например, нельзя установить видеонаблюдение в кабинете без ведома сотрудников.
Контроль использования рабочего времени по существу должен осуществляться не только техническими средствами, но и с помощью анализа результатов труда того или иного сотрудника.
Такой контроль бывает:
• итоговым: по результатам работы;
• поэтапным: по срокам завершения конкретных этапов работы;
• периодическим: по дате через определенный промежутки времени;
• выборочным: на усмотрение руководителя.
Каждый из видов подразумевает оценку использования рабочего времени сотрудником с профессиональной точки зрения.
Учет рабочего времени в особых ситуациях
В штате любой организации могут быть сотрудники, которые работают по особому графику. Как осуществлять контроль их рабочего времени? Здесь подход чаще всего индивидуален, но все же опирается на положения трудового договора.
С дистанционным сотрудником работодатель может заранее оговорить некоторые контрольные моменты в договоре: время, когда он обязан быть на связи; сроки выполнения работ или предоставления тех или иных данных; обязанность предупреждать заранее об отсутствии на рабочем месте и другие вопросы.
С работником-инвалидом, который работает на дому, также нужно предусмотреть все возможные спорные моменты в период обсуждения договора.
Работодатель не вправе навязывать сотруднику рабочее время сверх нормы установленных для него рабочих часов в неделю. Но при согласии сотрудника это можно предусмотреть в договоре с предоставлением отпуска за ненормированный рабочий день.
Подобные вопросы должны решаться в организации индивидуально, по согласованию с сотрудником и с соблюдением действующего законодательства.
Учет рабочего времени персонала очень важен для любой организации. Он позволяет повысить трудовую дисциплину, увеличить производительность труда или эффективность работы, сократить затраты.
Использование современных технических средств для целей контроля помогает обеспечить принятие необходимых и обоснованных управленческих решений.
Документы учета персонала
Личная карточка как обязательный документ по учёту кадров
Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.
Личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, отдельно от личных дел.
Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.
Личная карточка состоит из 11 разделов:
I. Общие сведения;
II. Сведения о воинском учете;
III. Прием на работу и переводы на другую работу;
IV. Аттестация;
V. Повышение квалификации;
VI. Профессиональная переподготовка;
VII. Награды (поощрения), почетные звания;
VIII. Отпуск;
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
X. Дополнительные сведения;
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.
В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.
Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений.
Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения:
- Дата составления;
- Табельный номер;
- Идентификационный номер налогоплательщика;
- Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- Алфавит;
- Характер работы;
- Вид работы;
- Пол.
Раздел I «Общие сведения» включает в себя ниже перечисленные пункты.
Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- Место рождения;
- Гражданство;
- Знание иностранного языка;
- Образование;
- Профессия;
- Стаж работы;
- Состояние в браке;
- Состав семьи;
- Паспорт;
- Место жительства.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).
На граждан, пребывающих в запасе:
- п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
- п.3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский», «солдаты», «матросы»);
- п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
- п.5 «Категория годности к военной службе» записывается буквами:
- А (годные к военной службе);
- Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
- В (ограниченно годные к военной службе);
- Г (временно не годные к военной службе);
- (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;
- п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:
- строка «а» - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
- строка «б» - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
- п.п.1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» - не заполняются;
- п.2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;
- п.5 «Категория годности к военной службе» заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;
- в п.8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.
Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.
Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме № Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника.
Основанием для осуществления последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам № Т-5 и Т-5а.
Для заверения информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы - в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.
Раздел IV «Аттестация». Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:
- соответствует занимаемой должности;
- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.
В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).
Раздел V «Повышение квалификации». Повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию.
В качестве отдельного раздела учебного плана при повышении квалификации может предусматриваться стажировка. По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:
- удостоверение о повышении квалификации;
- свидетельство о повышении квалификации;
- диплом о профессиональной переподготовке;
- диплом о присвоении квалификации.
Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации, реквизиты которого указываются в графе 8.
Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.
Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством». В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.
Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот.
В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:
- об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;
- об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка-инвалида и т. д.;
- об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;
- о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;
- другие.
Последний раздел личной карточки сотрудника - «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.
В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.
Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».
Личное дело как необязательный документ по учёту кадров
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь - на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы Т-2).
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:
- анкета или личный листок по учету кадров;
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении в должности;
- копии характеристик;
- трудовой договор;
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Обычно анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность или место в организации, соответственно, для определения его компетентности и подготовленности. Анкета позволяет выбрать наиболее подходящего кандидата.
Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит вопросы:
- о паспортных данных человека (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и др.);
- об образовании (вид, форма и время получения образования; полученные специальности; ученые степени и ученые званиях, и др.);
- о стаже и опыте работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемые работы); места и условия работы; размер заработной платы; причины увольнения, и др.;
- о навыках и знаниях (степень владения иностранными языками; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств, и др.).
Также анкета может включать в себя группы вопросов об отношении к нанимателю (что соискатель знает и думает о предприятии, как относится к методам управления на нем, какую должность (работу) он хотел бы занимать (выполнять) в будущем, какого размера заработную плату ему хотелось бы получать, какой график работы подходит ему больше всего и др.).
Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров.
Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.
Согласно ст. 86-89 ТК РФ работодатель не имеет права получать сведения, а, следовательно, спрашивать работника:
- о его политических, религиозных и иных убеждениях;
- о его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия);
- о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).
Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров. Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться предприятием, исходя из его требований к кадрам.
В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ - дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:
- данные о работе после заполнения личного листа;
- данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, и т. д.).
Характеристика - это официальный документ, который при необходимости выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. По направленности пользования характеристики делятся на внутренние и внешние.
Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник.
Инициаторами составления характеристики могут быть:
- руководство предприятия;
- сам работник;
- сторонние организации;
- судебные и иные государственные органы власти.
Составление характеристики для внутреннего пользования может потребоваться с целью изучения личности работника на предмет:
- поручения какой-либо работы;
- повышения в должности;
- отправки в командировку;
- поиска мотивации сотрудника;
- определения степени доверия для допуска к тайне, или передачи материальных средств;
- совместимости с коллективом;
- прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях.
По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездки за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственные органов о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо представить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и подлежат обязательному заверению печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание «Характеристика выдана для представления в …».
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты:
- название вида документа (характеристика);
- указание должности лица, которому выдается характеристика;
- наименование организации, выдающей характеристику;
- имя, отчество и фамилия сотрудника;
- текст;
- подписи, печать.
Текст характеристики излагается от третьего лица. В нем можно выделить следующие составные части.
Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).
Третья часть - собственно характеристика, оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника:
- его отношения к работе;
- творческого потенциала;
- работоспособности;
- дисциплинированности;
- уровня профессиональной пригодности;
- степени контактности и коммуникабельности;
- поведения в быту;
- субъективные выводы о способностях работника;
- рекомендации по использованию выявленных качеств;
- приблизительный «психологический портрет»;
- вероятностный прогноз поведения;
- иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц.
Четвертая часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Следует помнить, что характеристика относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 ТК РФ. Например, работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Также сторонние организации и лица, получившие персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
Для этого можно использовать различные способы:
- в начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период времени (например, «работал в ЗАО „Фонтан“ в должности главного бухгалтера»);
- временной период указывается с помощью предлогов (например, «Работал в ОАО „Незабудка“ заместителем директора по производству»);
- даты указываются после события в скобках (например: «Поступил в саратовский экономический институт. После окончания института работал экономистом на заводе „Вымпел“»);
- составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т. д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.
В обязанности работника кадровой службы входит разъяснение лицу, составляющему автобиографию, какие именно этапы жизни интересуют работодателя.
Основные реквизиты в автобиографии:
- название документа (автобиография);
- имя, отчество, фамилия автора;
- число, месяц и год рождения; место рождения;
- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
- образование и специальность по образованию;
- вид трудовой деятельности;
- последнее место работы и должность;
- награды и поощрения;
- участие в общественной работе;
- семейное положение и состав семьи;
- домашний адрес и телефон;
- дата;
- личная подпись.
Также могут быть приведены и другие сведения, касающиеся жизни и деятельности автора, например, изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т. п.).
Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы, ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.
В автобиографии также желательно отразить сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы, о поощрениях и наградах. Работник отдела кадров имеет право задать вопросы по неотраженным периодам и попросить занести сведения в автобиографию.
Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица, ни печатью.
Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии отражаются в отдельном документе-приложении (Дополнении к автобиографии). Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда и можно попросить работника составить дополнение. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».
В завершение в личное дело подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.
Оформление и ведение трудовых книжек и вкладышей к ним
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Следовательно, в трудовых книжках работников отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях; и т. д.
При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия (ст. 65 ТК РФ). Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ подтверждающий этот факт. Для того, чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки для оформления впервые, сотруднику кадровой службы рекомендуется получить от работника заявление, в котором бы помимо просьбы об оформлении приема на работу содержалась просьба о заведении трудовой книжки впервые.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:
- в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вести бухгалтерия. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в организации. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.
Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц не допускается.
За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки.
Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.
Работодатель в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год буквенно-цифровым способом. Эти сведения записываются на основании таких документов, как паспорт, свидетельство о рождении, водительские права, загранпаспорт.
Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).
Основанием для внесения записи о неполном высшем образовании может быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет.
Запись о профессии и специальности вносится на основании документов о наличии квалификации. Документ же, который подтверждает квалификацию работника, - это диплом о высшем или среднеспециальном образовании.
После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом, как и дата рождения.
Свою подпись владелец трудовой книжки должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы заполнит данные работника. Затем на титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки детально расписан в п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При изменении фамилии, имени, отчества (например, сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, развелась и вернула прежнюю) прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.
Инструкция называет документы, которые служат основанием для внесения изменений: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Пунктом 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменен порядок внесения изменений (дополнений) в трудовую книжку о получении новых образования, профессии, специальности. Если ранее предыдущая запись зачеркивалась, теперь в существующую запись вносится дополнение без зачеркивания ранее внесенной записи. Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения, т. к. отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки. Но некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Пункт 3.1 Инструкции требует в виде заголовка указывать как полное наименование организации, так в обязательном порядке и сокращенное наименование (при его наличии). Запись с названием организации не нумеруется, нумерация проставляется после нее на следующей строке.
В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема, в графе 3 - указание действия, название структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного условия) и должность (принята в технический отдел на должность ведущего специалиста), в графе 4 - основание (приказ № 86-к). Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием предприятия.
Все переводы работника обязательно оформляются в трудовой книжке под очередным номером со ссылкой на соответствующий документ (приказ, распоряжение) с указанием его даты и номера.
Сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающий данный факт. Это может быть заверенная в установленном порядке копия приказа о приеме его на работу или оригинал справки о приеме его на работу по совместительству.
В разделах трудовой книжки нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными. В графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 пишется дата внесения записи, а в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем запись воспроизводится в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
В Правилах ведения и хранения трудовых книжек предусматривается оформление дубликата трудовой книжки в трех случаях:
- если книжка утеряна;
- если пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
- если в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.
Работодатель выдает дубликат трудовой книжки по заявлению работника в течение 15 дней (п. 31 Правил). При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 вначале вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на предприятие, выдающее дубликат, подтвержденном документально. Общий стаж записывается суммарно (сколько лет, месяцев, дней) без уточнения организаций, должностей и периодов работы владельца трудовой книжки.
Затем на основании документов (оригинал трудовой книжки, выписки из приказов, справки) записываются отдельные периоды работы согласно требованиям п. 7.2 Инструкции:
- графа 2 - дата приема на работу, увольнения;
- графа 3 - наименование организации, структурного подразделения, работа (должность), специальность профессия с указанием квалификации, затем причина увольнения;
- графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Если дубликат выдается по причине недействительной записи, то в него переносятся все сведения из оригинала с точностью до запятой. Каждая внесенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (руководителя предприятия), а также печатью кадровой службы (предприятия). Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
При реорганизации, изменении названия предприятия в трудовой книжке делается запись в соответствии с п. 3.2. Инструкции: без проставления нумерации в графе 3 раздела «Сведения о работе» - «Предприятие „Феникс“ переименовано в предприятие „Оникс“». В графе 4 проставляется основание переименования (приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер).
В соответствии с Правилами в трудовую книжку также вносятся сведения о награждениях за трудовые заслуги (государственные награды, государственные почетные звания, почетные грамоты, другие виды поощрений, предусмотренные законодательством Российской Федерации). Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, не делаются.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», здесь же указываются серия и номер вкладыша. Если работнику выдан вкладыш, но об этом нет отметки в трудовой книжке, необходимо поставить на титульном листе или на лицевой стороне обложки штамп с номером и серией выданного вкладыша.
Особого внимания требует запись при увольнении сотрудника. Запись о причине прекращения трудового договора делается в точном соответствии с формулировками ТК РФ.
Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при оформлении записи в трудовой книжке об увольнении работника должны стоять не только подпись лица, ответственного за ее ведение, но и подпись самого работника, а также печать организации. Оттиск печати на документе должен быть четким, все буквы должны хорошо читаться.
Датой увольнения (прекращения) трудового договора считается последний день работы (если иная дата не установлена законодательством, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником), и именно в этот день кадровая служба предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.
Необходимо отметить, что в соответствии с требованиями того же п. 35 Правил определен порядок оформления увольнения работника в случае задержки выдачи ему трудовой книжки при увольнении. В этом случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае будет считаться день выдачи трудовой книжки.
В случае невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием работника ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Если работодатель вовремя отправит уведомление работнику, то он освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник отказывается получить трудовую книжку, об этом составляется акт.
При увольнении и получении трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек. Не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются в архив предприятия (или архив по личному составу). Срок хранения невостребованных книжек - 50 лет.
Нарушение требований Инструкции и Правил о порядке ведения, заполнения и хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность по статьям КоАП РФ в виде штрафа от 5 до 50 МРОТ, который накладывается должностными лицами территориальных органов государственной инспекции труда на руководителя предприятия. При повторном нарушении требований Правил и инструкции возможна дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, решение который выносится судом.
Для самого работника последствия нарушения правил ведения, заполнения и хранения трудовых книжек (внесение ошибочных или неправильных записей, отсутствие необходимых записей) могут привести к проблемам при подтверждении стажа, места и должности работы, квалификации, назначении пенсии, получении различных предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы.
Синтетический учет расчетов с персоналом
Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (П). По кредиту счета 70 отражается ЛЮБОЕ начисление в пользу работника (начисленная заработная плата (основная и дополнительная), доходы по ценным бумагам, дивиденды).
По дебету счета 70 отражаются:
а) удержания из начисленной заработной платы;
б) фактически выплаченная заработная плата;
в) начисленная, но не выплаченная в срок заработная плата.
Кредитовое сальдо счета показывает обязательства (задолженность) предприятия перед работниками по оплате труда. Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику предприятия.
Начисленная заработная плата является для предприятия одним из элементов затрат (издержек, себестоимости), поэтому одновременно с начислением заработной платы (по кредиту счета 70) её сумма записывается по дебету счетов, учитывающих формирование затрат. При выборе корреспондирующего счета исходят из того, в каком подразделении работает сотрудник и какие работы выполняет.
Например:
Д 20 (23, 29) — начислена заработная плата работникам основного (вспомогательного, К 70 обслуживающего) производства
Д 26 — начислена оплата труда управленческому персоналу
К 70
Д 44 — начислена зарплата работникам, занятым в процессе продажи продукции
К 70
Заработная плата работников непроизводственных подразделений предприятия (дома культуры, детского сада, санатория и т.п.), то есть непромышленного персонала, относится на прочие расходы предприятия или выплачивается за счет нераспределенной прибыли:
— обязательные (например, административные штрафы, алименты);
— по инициативе предприятия (например, НДФЛ);
— по заявлению работника (например, возврат заемных средств и процентов по займу).
Удержанные суммы проводятся по дебету счета 70.
Например:
Д 70 – удержан налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с начисленной оплаты труда
К 68
Д 70 – удержана из заработной платы работника сумма материального ущерба
К 73-2
Д 70 – удержана из заработной платы средства сумма алиментов
К 76
Д 70 – удержана из заработной платы сумма займа и процентов по займу
К 73-1
Согласно ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20-ти процентов от заработной платы, причитающейся к выдаче (то есть за вычетом НДФЛ). В некоторых случаях удержания достигают 50-ти процентов (если удержания производятся по нескольким исполнительным документам) и 70-ти процентов (если возмещается ущерб, причиненный преступлением).
Управленческий учет и учет персонала
Управленческий учет и учет персонала — это части единого процесса, конечной целью которого является обеспечение эффективного развития компании. О том, что важно помнить ответственным специалистам, чтобы обеспечить корректную взаимосвязь и взаимодействие данных видов учета, расскажем в нашей статье.
Управленческий учет — это система сбора и анализа информации о ключевых подсистемах жизнедеятельности фирмы. Управленческие отчеты необходимы руководству, чтобы оперативно реагировать на происходящие изменения как внутри компании, так и во внешней среде.
Такие отчеты, как правило, содержат различные показатели как экономического или финансового плана, так и какие-либо качественные значения, характеризующие, к примеру, изменения в налоговой системе страны (возрастание налогового бремени, возможность применения льгот и т. д.).
Для осуществления корректного управленческого учета принципы его ведения закрепляются в специальной учетной политике.
Учет персонала в фирме направлен на выполнение следующих задач:
• отслеживать корректность использования специалистами рабочих часов;
• контролировать следование практики фирмы штатному расписанию (т. е. следить, чтобы все должности и зарплаты работников соответствовали штатному расписанию и др.);
• следить за корректностью расчетов фирмы с персоналом, а также с налоговыми органами и фондами на предмет своевременного исполнения налоговых обязательств и обязательств по социальному страхованию работников.
Как видно из приведенных задач, основная задача учета персонала — следить за правильностью и своевременностью отражения изменений, происходящих в подсистеме функционирования компании.
Поэтому данные о расчетах с работниками, использовании фонда оплаты труда, следовании штатному расписанию и о движениях трудовых ресурсов так важны при подготовке сведений о положении дел в отделе, департаменте или фирме в целом. Другими словами, эти данные выступают в качестве основы при подготовке некоторых управленческих отчетов.
При ведении учета персонала важно помнить, прежде всего, что каждый факт, происходящий в системе трудовых ресурсов, должен быть задокументирован. А именно: при приеме в штат работника (или увольнении) фирма должна сформировать приказ, после чего на каждого специалиста следует завести личное дело.
В таком личном деле фиксируется следующее:
• состав (опись) документов на специалиста (о приеме на работу, назначении на должность, переводе, отпуске и т. д.);
• анкета по учету кадров и дополнения к ней;
• в некоторых случаях — автобиография;
• копии документов, подтверждающих уровень образования специалиста (в том числе сертификаты о завершении различных курсов, повышении квалификации и т. д.);
• характеристики с предыдущих мест работы или письменные рекомендации;
• некоторые иные сведения (к примеру, о наличии научных публикаций).
Кроме того, по каждому специалисту фирма ведет такие учетные документы, как табель учета рабочих часов, табель расчета зарплаты, расчетные ведомости и т. д.
Таким образом, посредством фиксации в специальных формах актуальной информации о самих специалистах, расчетах по зарплате с ними и пр. фирма получает достоверную базу данных для формирования некоторых управленческих отчетов для руководителей, чтобы те, в свою очередь, оперативно принимали эффективные решения.
Например, если в отчетах будет указана большая и длительная задолженность по зарплате, то необходимо срочно исправлять ситуацию (в качестве варианта взять кредит на погашение такой задолженности), иначе эффективность труда на производстве существенно снизится.
Учет персонала выступает базой, на которой фирма может составлять отчеты, показывающие руководителям подразделений актуальную и полную картину функционирования подведомственных департаментов/отделов. Но для этого важно обеспечить наличие всех необходимых первичных документов (приказов по сотрудникам, распоряжений, копий документов, содержащих личную информацию и т. д.).
Учет развития персонала
Развитие персонала — система взаимосвязанных действий, включающих выработку стратегии, прогнозирование и планирование потребности в персонале, управление карьерой и профессиональным ростом, организацию процесса адаптации, обучения, тренинга, формирование организационной культуры.
Развитие персонала является систематическим процессом, ориентированным на формирование сотрудников, отвечающих потребностям предприятия, и, в то же время, на изучение и развитие производительного и образовательного потенциала сотрудников предприятия.
Развитие персонала включает следующий комплекс мер:
• профессиональное обучение;
• переподготовка и повышение квалификации кадров;
• ротация;
• делегирование полномочий;
• планирование карьеры персонала в организации.
Обучение персонала — совокупность действий, разрабатываемых в рамках единой концепции обучения организации и ориентированных на систематическое обучение персонала. При этом, данные действия оказывают позитивное влияние на изменение уровня квалификации и производительности работников всех иерархических уровней, удовлетворяя индивидуальную потребность в обучении и потребность организации в обученных сотрудниках.
Профессиональное развитие представляет собой процесс подготовки сотрудника к выполнению новых производственных функций, занятию новых должностей, решению новых задач.
Цели развития персонала:
• повышение трудового потенциала работников для решения личных задач и задач в области функционирования и развития организации;
• повышение эффективности труда;
• снижение текучести кадров;
• подготовка необходимых руководящих кадров;
• воспитание молодых способных сотрудников;
• достижение большей независимости рынка труда;
• адаптация к новым технологиям;
• рост социальных качеств сотрудников и их удовлетворенности трудом.
Меры по развитию персонала:
• сохранение работоспособности;
• адаптация персонала к изменяющимся условиям;
• подготовка сотрудников к выполнению более сложных задач;
• организация психологической помощи сотрудникам, работающим в условиях повышенных рисков.
Основные принципы развития персонала:
• целостность системы развития, преемственность различных видов и форм развития персонала;
• опережающий характер обучения и развития на основе прогноза научно- технического развития и условий развития организации;
• гибкость различных форм развития, возможность их использования на отдельных этапах развития;
• профессиональное и социальное стимулирование развития человеческих ресурсов;
• построение системы развития персонала с учетом конкретных возможностей организации, социально-экономических условий его функционирования.
Факторы, влияющие на необходимость развития персонала в современных условиях:
• серьезная конкуренция на различных рынках в условиях глобализации экономики;
• бурное развитие новых информационных технологий;
• системное, комплексное решение вопросов управления человеческими ресурсами и всех стратегических задач на основе единой программы деятельности организации;
• необходимость разработки стратегии и организационной культуры организации;
• участие всех линейных руководителей в реализации единой кадровой политики и решения стратегических задач организации;
• наличие широкой специализированной сети консультационных фирм по различным направлениям развития человеческих ресурсов.
Учет затрат на персонал
По действующей инструкции Госкомстата РФ, расходы на персонал предполагают 3 группы затрат:
1. Расходы на оплату труда (фонд зарплаты);
2. Социальные выплаты;
3. Расходы, которые не относятся к фонду зарплаты и социальным выплатам.
Расходы на оплату труда включают все соответствующие расходы компании, вне зависимости от источников финансирования, в том числе выплаты следующих видов:
1) Оплата за отработанное время, включая:
– зарплату по тарифным ставкам, сдельным расценкам, окладам;
– стоимость реального вознаграждения;
– процент от выручки, стоимости предоставленных услуг;
– стимулирующие доплаты;
– натуральные и денежные премии, вне зависимости от источников выплаты;
– компенсационные выплаты в связи с условиями труда и режимом работы;
– ежемесячное вознаграждение за выслугу лет и вознаграждение;
– комиссионное вознаграждение (для брокеров, страховых агентов);
– оплату для руководителей и специалистов, которые привлекались к процессу подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадров, отвлекаемых при этом от основной работы;
– оплату специальных перерывов в работе;
– гонорары для штатных сотрудников;
– оплату разницы в окладах при временном заместительстве, работы совместителей и прочих несписочных сотрудников.
2) Оплата за неотработанное время, включая:
– оплату ежегодных, учебных и дополнительных отпусков;
– оплату простоев по причине вынужденных прогулов и по вине сотрудников;
– оплату льготного времени, времени осуществления государственных обязанностей, доноров;
– оплату подарков;
– единовременные премии, выплачиваемые по итогам работы за год;
– выплаты на питание, топливо, по содержанию жилья;
– компенсации сотрудникам за неиспользованные отпуска;
– материальную помощь.
Социальные выплаты включают:
• надбавки к пенсиям для работающих на предприятии;
• единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам труда, выплачиваемые за счет средств предприятия;
• оплату санаторных и туристических путевок, занятий спортом;
• взносы за счет средств организации на оплату медицинских услуг, медицинского страхования;
• компенсации для женщин в частично оплачиваемом отпуске по уходу за детьми;
• возмещение расходов на пребывание детей в яслях, детских садах;
• выходные пособия при прекращении трудового договора;
• компенсации за вред, который причинен здоровью работников, профессиональные заболевания и увечья, выплаты для иждивенцев погибшим, возмещение морального ущерба согласно судебному постановлению;
• оплату проезда к месту работы, транспортных услуг;
• выплаты в течение периода трудоустройства при увольнении по сокращению штатов;
• стипендии для лиц, которых предприятие направило на учебу;
• материальную помощь в связи с семейными обстоятельствами работника;
• помощь с погашением разных ссуд, в строительстве жилья.
Расходы, которые не относятся к фонду зарплаты и социальным выплатам:
• страховые взносы в социальные фонды, негосударственные пенсионные фонды, выплаты из них;
• выплаты по паям, облигациям, дивиденды по акциям;
• стоимость спецодежды и форменной одежды;
• авторские вознаграждения;
• затраты на командировки;
• расходы на платное обучение персонала;
• расходы при переезде на другое место работы;
• затраты на спортивные и социально-культурные мероприятия;
• затраты по содержанию объектов социальной сферы;
• затраты на обслуживание садовых товариществ.
Управление расходами на персонал предполагает оптимизацию и бюджетирование расходов на персонал.
Где и как вести учет расходов на персонал
При расчете и выплатах зарплаты используются ведомости следующих форм:
– Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), рекомендованная для малых и средних организаций;
– Расчетная ведомость (форма №Т-51), используемая при расчете зарплаты для всех категорий работающих; рекомендована для крупных организаций;
– Платежная ведомость (форма № Т-53), применяемая при учете выплат зарплаты;
– Лицевой счет (формы № Т-54и № Т-54а), его заполняет бухгалтер на каждого сотрудника на основании первичных документов о приеме на работу.
Заполнение лицевого счета производится в течение года, с отражением помесячно всех видов удержаний и начислений. Содержащиеся в лицевом счете данные представляют собой основание расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным и пр. На каждого сотрудника на следующий год открывается новый лицевой счет.
Как осуществлять планирование расходов на персонал
Процесс бюджетирования расходов на персонал предполагает следующие этапы:
1 этап: Подготовка и анализ необходимых данных (оценка деятельности текущего периода, прогноз её результатов).
Предварительно выполняется анализ планов подразделений с внесением необходимых корректировок в общих интересах. Предпринимается это для того, чтобы повышение расходов на работников не опережало увеличение производительности труда.
К числу ограничений бюджета относятся:
• недостаток средств для исполнения;
• ужесточение конкуренции;
• невозможность приобрести ресурсы по приемлемым ценам;
• недостаток опытных сотрудников подходящей квалификации;
• прочие факторы.
2 этап. Определяются цели (ключевые показатели эффективности – качественные и количественные, используемые по факту при оценке эффективности своего бюджета).
3 этап. Составляется ресурсный бюджет (с определением объектов расходов).
4 этап. Составляется номинальный бюджет (ресурсный бюджет переводится в бюджет денежных затрат).
5 этап. Анализ, контроль, корректировка.
6 этап. Утверждение бюджета.
7 этап. Обеспечение работ для выполнения утвержденного бюджета.
8 этап. Выполнение бюджета.
Планирование расходов на персонал основывается на результатах планирования потребности в нем. Требуется учет задач и целей организации на плановый период, планов развития компании, планов производства и продаж, состояния рынка труда в отчетном регионе. Важно при этом не ограничиваться лишь оценкой количественной потребности в персонале, но также оценить качественную – в частности, требования в отношения образования, квалификации, личностно-деловых качеств, соответствия характеристик сотрудников требованиям в отношении их рабочих мест.
Самая затратная статья бюджета на персонал, для которой необходима особая тщательность в ходе планирования, – фонд зарплаты. Необходимо планировать фонд заработной платы в соответствии с требованиями российского и трудового законодательства, рекомендаций и конвенций МОТ.
Остановим внимание на основных принципах при формировании расходов на заработную плату:
1. Согласовать темпы роста производительности труда и реальную зарплату;
2. Учитывать и прогнозировать воздействие рынка труда;
3. Механизм формирования расходов на оплату труда должен быть логичным, простым и доступным сотрудникам.
Множество компаний сегодня заинтересованы привлекать молодых перспективных специалистов с формированием специальных программ для этого. В бюджете на наем персонала в данном случае необходимо предусмотреть расходы по работе с ВУЗами: цена участия в данном мероприятии как день открытых дверей, сумма стипендий, оплата студенческой практики и другое. Необходим и учет вероятности допущенных ошибок в процессе найма, увольнения сотрудников, не прошедших испытание, возможного отказа некоторых кандидатов в приеме на работу.
Условно классифицироваться ошибки при найме могут на 3 категории:
1. Трудоустройство непригодных кандидатов;
2. Ошибочное формирование вакансии;
3. Отказ в трудоустройстве для пригодного претендента.
Для планирования затрат на персонал требуется оценка потребности в обучении работников.
В числе методов по оценке необходимости обучения стоит отметить:
– экспертные оценки (оценка потребности обучения по заявкам со стороны руководителей подразделений);
– социологическое исследование – на основе опроса сотрудников и руководителей организации;
– оценка персонала – на основе оценки квалификации и прочее.
Самый эффективный и объективный вариант – последний, хотя и представляет собой наиболее затратное решение.
Для планирования затрат на персонал будет целесообразным учет численности работников, которым необходимо обучение, также формы и методов обучения. Отдельная статья расходов для обучения персонала – организация учебного центра компании.
При планировании статей бюджета расходов на сотрудников можно работать с различными методическими подходами.
Сложности, с которыми часто сталкиваются во время бюджетирования расходов:
1. Нечеткое разделение обязанностей HR- и финансовой служб. Распространенным явлением в российской практике становится конкуренция за влияние в вопросах кадрового бюджетирования, возникающая у HR-директора и руководителя финансовой службы;
2. Менеджер по персоналу не привлекается в окончательное утверждение бюджетирования расходов на персонал. Нередко бюджет расходов на сотрудников обсуждается и принимается без HR-директора, не входящего в состав бюджетной комиссии;
3. Секвестирование расходов руководством без проведения системного анализа утвержденных затрат;
4. Высокая стоимость затрат на персонал;
5. Особенности отечественного отнесения затрат и налогообложения;
6. Несоблюдение принятого бюджета. Разрабатывается и принимается бюджет некоторых организаций лишь формально. Тратится для его разработки множество времени, но в работе так и не соблюдается.
Как рассчитать эффективность затрат на обучение персонала
Проведем оценку показателя прироста объема продаж на 1 рубль затрат для обучения торгового персонала. Предположим, что в среднем по розничным точкам продаж объем продаж в 1-м полугодии текущего года составил больше объема продаж за аналогичный период предыдущего года на 20%, или 100 миллионов рублей в абсолютном выражении. Проведем экспертную оценку факторов, которые на данную динамику влияют.
Предположим, данными факторами являются обучение персонала и новая рекламная кампания. Также допустим, что оценено влияние «обучения персонала» было в 50%. Следовательно, результат обучения может оцениваться как рост продаж в розничной сети на 50 миллионов рублей.
Остановим внимание на затратах для обучения специалистов по продажам (данные в таблице). Относится к их числу стоимость: проведения обучающих программ и внутренних тренингов (с учетом зарплаты внутренних тренеров, затрат на питание сотрудников в период обучения, на необходимые канцтовары), также на асессмент-центр (в том числе зарплата сотрудников, которые участвуют в процедуре, расходы на канцтовары и питание), также на проведение оценки «тайный покупатель» и пр.
Виды затрат
Сумма тыс.руб.
Расходы на обучение персонала
700
Зарплата внутренних тренеров
650
Затраты на питание сотрудников во время обучения
50
Покупка канцтоваров
10
Расходы на ассессмент-центр
150
Оплата рабочего времени специалистов по продажам
50
Оплата рабочего времени наблюдателей – сотрудников компании
30
Оплата рабочего времени сотрудников УЧР, затраченного на обработку результатов ассессмента
15
Питание
5
Канцтовары
2
Оценка «тайный покупатель»
30
ИТОГО
1692
Проведем расчет эффективности расходов на обучение сотрудников следующим образом:
ЭФФЕКТИВНОСТЬ = объем прироста продаж в результате обучения / затраты на обучение и оценку его эффективности
Эффективность в нашем случае будет равна: 50 000 000 : 1 692 = 30 руб. прироста продаж розничной сети на 1 руб. затрат на обучение.
Как оптимизировать расходы на персонал - эффективные и проверенные способы:
1. Передайте некоторую работу на аутсорсинг. Для оптимизации расходов на персонал можно обратиться к профессиональному партнеру. По аутсорсингу можно привлекать квалифицированных кадров. Часто это оказывается дешевле по содержанию специализированной техники для доставки товаров и пр.
2. Совмещайте функции в одном лице. Можно ввести доплаты и другие стимулы за совмещение функций, уменьшив при этом общее количество сотрудников.
3. Привлечение студентов. Эффективным инструментом становится приглашение студентов последних курсов из профильных ВУЗов. Их знания в этот период уже достаточны для работы на определенных должностях. По завершении учебы вы получите готового специалиста, понимающего специфику компании и не нуждающегося в дополнительном обучении.
4. Организация проектной работы. Некоторые компании работают по долгосрочным проектам. Поэтому существует не только функциональная, но также проектная структура. Благодаря этому обеспечивается экономия на привлечении дополнительных кадров, без ненужных звеньев в общей организационной иерархии компании.
5. Перевод работников на дистанционную работу. Можно не приглашать новых сотрудников вместо работниц, ушедших в отпуск по уходу за ребенком. Просто оборудуйте для молодой мамы рабочее место дома, сохранив при этом все бонусы. Благодаря современным техническим средствам можно организовать эффективную связь офиса, склада и удаленных сотрудников.
6. Убираем лишних из офиса. Постоянными сотрудниками являются топ-менеджеры, сотрудники IT-отдела, кадровой службы, специалисты по продажам, финансам, маркетингу, закупкам, также проектировщики и сметчики. Привлекайте сотрудников по новым проектам по срочным трудовым договорам, формируйте команду. Введите в эту команду 2-3 постоянных специалистов, которым предстоит контролировать соблюдение сроков и ход работы. По завершении проекта, когда не предвидятся новые, с временными сотрудниками можно расставаться.
Учет обучения персонала
Согласно статье 196 ТК РФ необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель.
Работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости - в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
В соответствии с пунктом 5 и пунктом 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ № 33н, расходы организации, связанные с профессиональной подготовкой и переподготовкой кадров, признаются расходами по обычным видам деятельности.
На основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина РФ № 94н, указанные расходы включаются в себестоимость продукции в сумме фактически произведенных затрат и отражаются на счетах 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу".
В бухгалтерском учете следует сформировать следующие стандартные проводки:
Дт 60.02 Кт 51
- произведена оплата услуг (аванс) по обучению персонала.
Дт 68.02 Кт 76.ВА (аванс уплаченный)
- принят к вычету НДС, уплаченный в составе аванса.
Дт счета учета затрат Кт 60.01
- учтены расходы на обучение персонала.
Дт 19.04 Кт 60.01
- выделена сумма НДС со стоимости услуг по обучению.
Дт 60.01 Кт 60.02
- зачтен аванс.
Дт 76.ВА (аванс уплаченный) Кт 68.02
- восстановлен к уплате НДС, принятый ранее к вычету.
Дт 68.02 Кт 19.04
- принят к вычету НДС по полученной услуге.
Налог на прибыль
Под обоснованными расходами для целей налогообложения прибыли понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, экономическая обоснованность расходов по проведению обучения сотрудников должна оцениваться путем сопоставления тематики обучения с деятельностью вашей организации и с функциональными обязанностями сотрудников, которые принимают участие в обучении.
Согласно подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ при расчете налога на прибыль учитываются суммы, израсходованные организацией на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 264 НК РФ.
Согласно данному пункту расходы на обучение включаются в состав прочих расходов, если:
• обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональная подготовка и переподготовка работников налогоплательщика осуществляются на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;
• обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку проходят работники налогоплательщика, заключившие с налогоплательщиком трудовой договор, либо физические лица, заключившие с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного обучения, профессиональной подготовки и переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года.
Таким образом, важным условием отнесения сумм расходов, связанных с обучением является наличие договоров, заключенных с образовательными учреждениями, имеющими лицензию на ведение образовательной деятельности (ст. 3 ст. 264 НК РФ).
Однако образовательная деятельность, осуществляемая путем проведения разовых занятий различных видов (в том числе лекций, стажировок, семинаров) и не сопровождающаяся итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании не подлежат лицензированию (п. 4 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утв. Постановлением Правительства РФ № 174).
По нашему мнению, вашей организации следует учесть расходы на бухгалтерские семинары, как консультационные услуги.
Рекомендации по оформлению подтверждающих документов на консультационные услуги в форме семинара приведены в письме УФНС России по г. Москве № 20-12/060987.
Минимальный объем документов для консультационных услуг в форме семинара включает договор, план (содержание) семинара, акт оказанных услуг по проведению семинара.
Оплата курсов изучения иностранного языка, а также аттестация сотрудников в качестве электротехнического персонала следует рассматривать как расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников.
Рекомендуемый перечень документов, необходимых для подтверждения в целях налогообложения прибыли расходов на обучение сотрудника, содержится в письме Минфина России № 03-03-06/2/77. Такими документами являются: договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений, сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение, акт об оказании услуг. Кроме того, от образовательного учреждения нужно получить копию лицензии на образовательную деятельность.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
