Для учета личного состава используют специальные Формы первичных учетных документов:
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу - составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработанной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.
Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей.
- Личная карточка - заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.
- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справка о несданных имущественных ценностях.
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.
- Лицевой счет - открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне - все виды начислений и удержаний за каждый месяц.
- Приказ распоряжение о прекращении трудового договора - составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Номер унифицированной формы
Наименование формы
Т-1
Приказ о приеме на работу
Т-2
Личная карточка
Т-5
Приказ о переводе на другую работу
Т-6
Приказ о предоставлении отпуска
Т-8
Приказ о прекращении трудового договора
Т-9
Приказ о направлении в командировку
Т-13
Табель учета использования рабочего времени
Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.
Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:
- документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);
- документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;
- документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);
- прочие документы данного профиля.
В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.
Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
