Учет личного состава предприятия возложена на службу персонала (работников по кадрам).
В соответствии с возложенными на отдел персонала функций он должен обеспечить систематическое получение такой информации:
- о численности работающих на предприятии, в отделах и других подразделениях;
- о составе работников по категориям, профессиям, квалификации, образованию, стажу работы, полу, возрасту, национальности и другим признакам;
- об изменениях численности и состава работников в целом по предприятию и его структурных подразделениях и причины изменений.
Для получения такой информации нужно иметь следующие документы:
- приказы (распоряжения) о приеме, увольнение и перемещение на другую работу;
- записи о предоставлении отпусков.
На основе этой информации делают соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книжках). Личная карточка - это утвержденная форма учетного документа, которую заполняет специалист службы персонала на основе опроса лица, принимаемого на работу (постоянную, временную или сезонную) и следующих документов: паспорта, трудовой книжки, диплома, удостоверения, прав на управление транспортными средствами и т.д.
Личная карточка по форме Т-2 ведется на всех работников, которые принимаются на постоянную или сезонную работу, кроме того на специалистов с высшим образованием заполняется учетная карточка по форме 206, а на специалистов со средним специальным образованием - по форме 210. На научных работников заполняется карточка по форме Т-4. Заполненная карточка подписывается лицом, которое принимается на работу, и заверяется руководителем службы персонала.
Учетные карточки за названными формами ведутся на крупных предприятиях с большим количеством специалистов. Они облегчают поиск, учет и отчетность, оперативный контроль за их перемещением и служебным использованием.
Личные карточки работников комплектуются по структурным подразделениям предприятия, по фамилиям в алфавитном порядке. Из личных карточек создается картотека личного состава всех работников предприятия.
После увольнения работника его личная карточка хранится в службе персонала в течение двух лет, а затем передается в архив предприятия для хранения в течение 73 лет.
Порядок ведения личных дел
Личные дела заводятся на руководителей предприятия, их заместителей, начальников структурных подразделений, служб, отделов, секций, специалистов, которые ведут самостоятельные виды работы, а также на материально ответственных работников.
Личное дело - это подбор различных документов, характеризующих биографические, деловые и личные качества работника. Она необходима для изучения, отбора и использования персонала на предприятии.
Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Отдельно хранят личные дела материально ответственных лиц.
Каждому личному делу присваивается порядковый номер, который соответствует номеру в штатно-должностной книге.
Личное дело работника комплектуют из следующих документов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- опись документов;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- заявление о приеме на работу;
- копии документов о назначении на должность;
- аттестационные листы;
- копии приказов о поощрении и наказании.
Опись документов составляется работником службы персонала во время первичного оформления документов личного дела, а последующие записи заносят после получения соответствующих документов.
Форма описи личного дела дает возможность работнику службы персонала учитывать временное изъятие из нее документов.
Личный листок по учету кадров является одним из основных документов в личном деле. Он отражает автобиографические данные о работнике, его трудовую деятельность, семейное положение, наличие правительственных наград, пребывания за границей. Правильность заполнения личного листка учета кадров обязательно сверяет инспектор по персоналу с действительным документом работника: паспортом, трудовой книжкой, дипломом (удостоверением), военным билетом. При этом даты и другие показатели документов сверяются с теми, что указаны в личном листке по учету кадров.
Другие учетные документы по личному составу
В других учетных документов по личному составу относится штатно-должностная книга, которая является основным рабочим документом службы персонала, который отражает состояние укомплектованности аппарата предприятия и его подразделений работниками всех категорий персонала.
Эту книгу составляют на основе штатного расписания предприятия по определенной форме с такими графами:
- номер по порядку;
- наименование подразделений и должностей;
- должностной оклад;
- категория персонала;
- фамилия, имя и отчество;
- год рождения;
- образование;
- специальность по образованию;
- дата и номер приказа о назначении на должность.
Книга служит для определения качественного состава работников в определенный период года (квартала). Для этого надо сравнить штатное расписание (потребность) и штатно-должностной книгой (фактическая укомплектованность).
Штатно-должностная книга дает возможность службе персонала оперативно дать ответ о укомплектованность качественным и количественным составом персонала любого подразделения предприятия.
Для оперативного поиска данных и получение различных справок о работниках, которые работают, переведены в другие подразделения, выбывших, об общем и непрерывный стаж работы служба персонала ведет алфавитную книгу.
В алфавитной книге отмечается:
- номер з/п;
- фамилия, имя и отчество;
- номер личного дела, личной карточки;
- место работы, номер приказа о назначении и перемещении;
- стаж работы (непрерывный, общий);
- дата и номер приказа об увольнении.
Для определения частоты сменяемости кадров по той или иной должности, и для изучения причин текучести на посту ведут должностную карточку.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
