При необходимости кадровой службой предприятия ведется Журнал учета персонала, в котором отражается весь персонал организации, в том числе структурное подразделение, занимаемая должность, номер трудового договора, номер личного дела, дата приема на работу и т.д.
Графы для заполнения Журнала учета персонала:
1. № п/п
2. Ф.И.О работника
3. Должность (вид работ)
4. Табельный номер
5. № личного дела
6. № и дата трудового договора
7. Подпись и дата получения
8. Структурное подразделение
9. № и дата приказа о назначении
10. Дата поступления на работу
11. № и дата приказа об увольнении
12. Дата увольнения
13. Примечание.
В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.
В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:
• факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
• события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
• документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.
Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• на обязательные для ведения;
• на рекомендуемые.
В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.
Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу.
Вопрос из практики: как поступить, если журнал учета утерян?
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. На практике сложилось несколько подходов в зависимости от того, относится утерянный журнал к обязательным для ведения журналам или носит только рекомендательный характер.
Если утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины. Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.
На основе акта, объяснительной издайте приказ в произвольной форме о начале ведения нового журнала или об оформлении дубликата.
Если утерянный журнал завели относительно недавно и у работодателя есть возможность восстановить записи на основании имеющейся документации, в том числе хранимой в электронном виде, то в таком случае рекомендуется оформить дубликат утерянного журнала учета.
Если восстановить сведения и, как следствие, журнал невозможно, то работодателю следует завести новый журнал учета. В этот журнал вносите сведения с даты его оформления.
Если утерян журнал, который носит рекомендательный характер, то решение о необходимости его восстановления и дальнейшего ведения каждая организация принимает самостоятельно. В том числе можно руководствоваться порядком, сложившимся в отношении журналов, которые обязательны для ведения.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
