Личная карточка работника представляет собой бланк, в котором содержатся все основные сведения, касающиеся работника: ФИО, дата и место рождения, данные документов, адрес, образование, стаж и т.д. Заполняется она при приеме на работу, а затем дополняется в течение всего времени работы.
В отличие от личного дела личная карточка обязательна для ведения.
Для нее предусмотрена унифицированная форма Т-2.
Нигде в 2020 году в законодательстве не сказано об обязанности работодателя вести личные карточки Т-2 на своих работников, но на это указывают другие нормативные акты, где упоминается личная карточка:
• В Правилах ведения трудовых книжек указано, что все записи в трудовой книжке должны быть продублированы в личную карточку и доведены до сведения работника под роспись;
• В Методических рекомендациях по ведению воинского учета также указано, что сведения на каждого военнообязанного сотрудника должны быть внесены в карточку Т-2.
Таким образом, можно сделать вывод, что ведение личной карточки является обязательным. Но поскольку использование унифицированных форм необязательно, то организация сама вправе разработать форму личной карточки.
Личная карточка заводится на каждого работника (даже временного). Если после увольнения бывший работник вновь будет принят в эту же организацию, то на него составляется новая карточка Т-2. Когда работник совмещает две должности в одной организации, то на него заводят две личных карточки.
Некоторые организации ведут карточки в электронном виде или в специализированных программах по кадрам и распечатывают только после увольнения. Это неправильно, поскольку в этом документе необходима подпись работника, которая проставляется после приема и заполнения карточки.
Если в организации ведутся личные дела, то форму Т-2 можно хранить в них. Но при этом часто можно встретить информацию о том, что личная карточка работника не должна входить в состав личного дела и ее необходимо хранить отдельно. Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов форма Т-2 выделена отдельной строкой.
Тем не менее больше нигде в законодательстве нет упоминаний о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно.
Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя.
В пользу того, что карточку Т-2 удобнее хранить в личном деле, говорят следующие факты:
1. Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
2. В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
3. В большинстве случаев срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).
И наоборот, многие организации пользуются тем, что личное дело необязательный документ, и ведут только форму Т-2, в которую вкладывают все другие документы, касающиеся работника (заявление, трудовой договор и т.д.).
Указывается полностью. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ № 65-ст.
Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.
Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.
Затем идет таблица, в которую необходимо внести следующие сведения:
• Дата составления – время составления Т-2 не регламентировано, но поскольку в нее дублируется запись из трудовой книжки, то можно предположить, что личная карточка должна быть составлена как можно быстрее после приема работника;
• Табельный номер – индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то это поле заполняется только при его наличии;
• ИНН – поскольку этот документ не входит в перечень обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу, это поле может остаться пустым;
• СНИЛС – если у работника нет этого документа, то обязанность его оформить ложится на работодателя;
• Алфавит – 1-2 первых буквы фамилии сотрудника;
• Характер работы – постоянная или временная;
• Вид работы – основное место работы или совместительство;
• Пол сотрудника.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Раздел 1 – Общие сведения. Сюда вносится следующая информация:
1. Данные трудового договора, номер и дата составления (небольшое поле справа);
2. ФИО полностью;
3. Дата рождения;
4. Место рождения, берется из паспорта;
5. Гражданство – указывается страна (например, РФ или Российская Федерация);
6. Иностранный язык – заполняется при наличии знаний, в противном случае это поле оставляют пустым либо ставят отметку «не владеет»;
7. Образование – все данные берутся из диплома. Здесь предусмотрено место для внесения двух дипломов и одно для послевузовского образования, если у сотрудника есть ученая степень;
8. Профессия – здесь данные можно взять из диплома либо внести наименование должности, на которую сотрудник устраивается;
9. Стаж работы на дату приема. Здесь выделяют три вида стажа: общий, непрерывный и дающий право на льготы. Стаж берется из трудовой книжки и прочих документов, его подтверждающих. В дальнейшем его можно использовать для расчета стажа для больничного;
10. Состояние в браке – делается пометка (состоит/не состоит в зарегистрированном браке);
11. Состав семьи – вносятся данные о супругах и детях;
12. Паспортные данные, номер, серия, когда и кем выдан;
13. Адрес места жительства – согласно регистрации и фактический. Если они совпадают, то во второй строке можно сделать пометку «тот же». Здесь еще делается пометка о дате регистрации по последнему месту жительства и указывается телефон работника. Почти напротив всех данных этого раздела имеются поля для проставления кодов. Они предназначены на случай, если документы будут обрабатываться с помощью ЭВМ, но в настоящий момент таким методом практически нигде не пользуются, и кодировка утратила свое значение.
• Раздел 2 – Сведения о воинском учете. Заполняется только для военнообязанных граждан, которые имеют военный билет. Все данные должны быть заполнены точно так, как они значатся в военном билете. Все данные этих двух разделов заполняются либо со слов работника, либо переносятся из предоставленных им документов. Затем кадровик ставит свою подпись и дает расписаться работнику. Расписываясь, работник подтверждает, что все данные внесены правильно.
• Раздел 3 – Прием на работу и переводы на другую работу. Сюда дублируются записи из трудовой книжки, и работник расписывается напротив каждой из них. Еще сюда вносится также оплата труда работника. Если у него нет оклада или тарифной ставки, можно сделать пометку «согласно трудовому договору или штатному расписанию». Заполняется, только если в организации проводится аттестация работников.
• Раздел 5 – Повышение квалификации. Заполняется после прохождения и получения соответствующего удостоверения.
• Раздел 6 – Профессиональная переподготовка. Заполняется, только если работник проходил такую переподготовку.
• Раздел 7 – Награды и почетные звания. Сюда вносится информация обо всех знаках отличия, которые имеет работник: как о полученных у данного работодателя, так помимо него. Во втором случае сведения должен предоставить сам работник. Один из самых важных разделов личной карточки. Сюда вносятся все отпуска работников, и отражается период, за который берутся эти отпуска. Очень часто этот раздел быстро заканчивается, в этом случае разрешается либо заменить лист (что может быть проблематично, поскольку на обороте уже стоит подпись работника), либо вклеить продолжение этого раздела.
• Раздел 9 – Социальные льготы. Заполняется только при наличии таких льгот, данные предоставляет работник.
• Раздел 10 – Дополнительные сведения. Сюда можно вносить информацию, которая не нашла отражения в предыдущих разделах, например, о дисциплинарных взысканиях.
• Раздел 11 – Основание прекращения трудового договора. Дублируется запись об увольнении из трудовой книжки, проставляется дата увольнения и реквизиты приказа. Ставится подпись кадрового работника и сотрудника.
Иногда можно столкнуться с такой ситуацией, что работник отказывается поставить свою подпись в конце карточки, особенно если увольнение происходит по негативным основаниям.
В этом случае необходимо составить акт об отказе от подписи и приложить его к карточке, тогда у проверяющих не будет претензий по поводу отсутствия подписи.
Личная карточка хранится в отделе кадров. Хранить ее нужно в месте, недоступном посторонним, поскольку в личной карточке содержатся сведения о личных данных работников, которые являются конфиденциальными.
После увольнения работника личная карточка передается в архив, где ее хранят в течение 75 лет.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
