Постановлением Госкомстата РФ № 1 утверждена в числе прочих форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Она применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении трудового договора.
Эта форма не является обязательной для применения работодателем (п. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, Информация Минфина № ПЗ-10). В то же время эта форма является достаточно удобной и информативной и может использоваться как основа для разработки самостоятельной формы первичного учетного документа, составляемого в таких случаях.
Документ по форме Т-61 заполняется при увольнении сотрудника.
В него входит несколько разделов, основным из которых является тот, что включает в себя информацию о зарплате и прочих расчетных средствах, причитающихся работнику при расторжении трудового договора:
1. сюда вписывается год (необходим для вычисления среднемесячной зарплаты работника);
2. здесь указываются месяцы (до даты увольнения);
3. тут нужно написать доход работника за каждый из учтенных месяцев;
4. количество дней (по календарю) в периоде, взятом за расчетный;
5. оформляется только при часовой оплате труда работника;
6. здесь указывается подсчитанный размер среднедневной оплаты труда;
7. количество отпускных дней, которые были взяты авансом;
8. неизрасходованные отпускные дни;
9. конечная денежная сумма, причитающаяся к выплате сотруднику за указанное количество неиспользованных дней отпуска. Расчет производится следующим образом: (из данных столбца 8 нужно вычесть данные столбца 7) умножить полученный результат на данные из столбца 6.
Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.
Указывается количество дней неиспользованного отпуска за период работы. Если сотрудник был в отпуске авансом, то вписывается количество лишних дней. Сумма за перерасходованные дни будет вычтена из расчета.
После внесения всех данных кадровик ставит свою подпись и дату заполнения.
Оборотная сторона бланка прописывается сотрудником бухгалтерии. Он должен внести данные в таблицу из 19 граф. Каждая графа предназначается для определенной информации. В графах с 1-ю по 9-ю указывается информация о расчете за дни отпуска, которые сотрудник не истратил.
Изначально выписывает это документ кадровик при составлении приказа, внося соответствующие данные на лицевую сторону данного документа. Из содержания приказа он переносит информацию о наличии не использованного времени отдыха, а также дату предстоящего увольнения.
По каким бы причинам ни происходило расторжение контракта с наемными работниками, администрация хозяйствующего субъекта в их последний рабочий день должна полностью рассчитаться с этими людьми. Для этого специалист отдела кадров в момент выписки приказа оформляет и направляет в бухгалтерию такой документ, как записка-расчёт при увольнении.
Количество календарных дней в расчетном периоде. Когда отработан целый месяц, принимается условное число календарных дней 29,4. Если отработан не весь месяц, расчет выполняется по формуле: (24,9количество календарных дней в месяце) * число отработанных дней
Количество часов – заполняется в случае суммированного учета времени работы.
Сумму среднедневной зарплаты, которая вычисляется по формуле: размер начислений (берется итог графы 3)число календарных дней (из графы 4 или 5).
Количество отпускных дней, взятых наперед.
Число невостребованных дней отпуска при увольнении.
Размер начислений за невостребованный отпуск. Расчет компенсации выполняется по формуле: (графа 8-графа 7) * графа 6.
Форма Т-61 утверждена государственными органами статистики и является универсальной. Она представляет собой 2-сторонний бланк, который позволяет выполнить завершающий этап расчета выплат.
Ведомость заполняется на основе платежных и расчетных документов, в которых содержатся данные, необходимые для начисления всех видов положенных выплат.
Как рассчитать компенсацию подробно описано в вышеуказанном Положении №922, есть даже специальные формулы, достаточно простые. Итак, компенсация за неиспользованный отпуск определяется как произведение среднего дневного заработка на количество неиспользованных дней отпуска.
Чтобы произвести расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо обратиться не только к ТК РФ, но и к подзаконным актам, так как в ТК РФ нет прямых указаний на этот счет.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
И важно точно знать, как правильно посчитать эту выплату, чтобы избежать проблем с проверяющими органами, ведь нарушение норм трудового законодательства грозит привлечением к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и наложением штрафа.
Форма Т-61 утверждена органами статистики специально для этого. Предприятие имеет право использовать ее, либо разрабатывать на ее основе с учетом имеющихся особенностей собственный документ. Программы по кадровому и бухучету содержат унифицированный вариант записки расчета.
Форма Т-61 записка расчет при увольнении выписывается инспектором по кадрам при составлении приказа на увольнение на каждого работника в отдельности. Конкретных сроков оформления данного документа не существует, однако, надо учитывать, что сотрудник должен получить расчет в заключительный день работы, при безналичных перечислениях — на следующий день.
Заявление работника — в случаях, когда его наличие предполагается исходя из порядка увольнения по используемому основанию. Так, при увольнении в связи с завершением деятельности организации, сокращением штатной численности, за прогул и т. д. процедура не требует составления заявления. Напротив, при увольнении по собственной инициативе заявление работника — обязательный документ.
Тем не менее включение в заявление требования о выплате возмещения — вовсе не обязательное условие: эта выплата начисляется независимо от пожелания работника, так как она прямо предусмотрена законом. Об обязательности включения соответствующего требования в заявление следует говорить лишь в случае, если сотрудник желает воспользоваться положенными днями отдыха перед увольнением.
Распорядительный документ — приказ об увольнении. Приказ об увольнении составляется на бланке типовой формы Т-8, включение указания бухгалтерии на необходимость выплаты компенсации в которой не предусмотрено.
Записка-расчёт выплат, положенных при увольнении, — составляется в соответствии с унифицированной формой Т-61.
Отправной точкой к началу расчётов должно стать вычисление стажа труда, определяющего право на отпуск, и установление временных границ текущего рабочего года для данного сотрудника. Так, стаж труда у нанимателя начинает течь со дня приёма на работу, а заканчивается днём увольнения (включительно).
Действующим законодательством предусмотрена административная ответственность фирм-нанимателей, выплачивающих компенсацию за неотгуленный отпуск в пределах 28-ми дней за год. Подобные действия рассматриваются как злоупотребление и влекут наложение штрафных санкций по ст. 5.27 КоАП РФ (часть 1).
Согласно ст. 122 ТК РФ, специалисты вправе ежегодно использовать 28-мь дней оплачиваемого отпуска. Они могут уйти на отдых спустя 6-ть месяцев непрерывной деятельности в организации, в дальнейшем даты отсутствия на службе согласуются с руководством и регламентируются специальным графиком, составляемым ежегодно.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
