Табель рабочего времени на 2018 год, бесспорно, относится к числу важнейших кадровых документов. В нем изо дня в день отмечаются все отработанные персоналом смены и часы, на его основании ежемесячно производится расчет заработной платы. В дальнейшем табель используется для составления статистической отчетности по труду и других видов документации аналитического характера.
Обязанность вести учет рабочего времени на 2018 год прямо закреплена ст.91 Трудового кодекса РФ. Поэтому все работодатели, независимо от сферы экономической деятельности и формы собственности предприятия, должны отражать данные об использовании персоналом рабочих часов и дней (смен) в специальном табеле. Вести форму, по которой заполняется этот документ, можно как в бумажном, так и в электронном виде.
Сведения, содержащиеся в электронном табеле, необходимо заверять. Поэтому заранее, до полного перехода на электронный учет, необходимо озаботиться оформлением электронных подписей ответственных лиц — руководителя структурного подразделения, сотрудника кадровой службы, табельщика.
Учет рабочего времени в 2018 году ведется с применением унифицированных форм Т-12 или Т-13, утвержденных постановлением Госкомстата России. Работодатель вправе использовать собственные бланки аналогичного назначения.
Правом самостоятельной разработки учетных форм наделены только коммерческие организации. Государственные и бюджетные учреждения используют типовую форму №0504421(согласно приказу Минфина России №52н, который содержит также методические указания по правильному заполнению бланка).
Если речь идет о небольшом предприятии с одним-двумя десятками сотрудников, можно ограничиться одним общим табелем. Но в крупных организациях, как правило, заводится отдельный документ на каждое структурное подразделение. Его оформлением может заниматься как уполномоченный сотрудник, в обязанности которого входит исключительно ведение учета рабочего времени (табельщик), так и бухгалтер, специалист по кадровой работе или любое другое должностное лицо.
Если речь идет о небольшом предприятии с одним-двумя десятками сотрудников, можно ограничиться одним общим табелем. Но в крупных организациях, как правило, заводится отдельный документ на каждое структурное подразделение. Его оформлением может заниматься как уполномоченный сотрудник, в обязанности которого входит исключительно ведение учета рабочего времени (табельщик), так и бухгалтер, специалист по кадровой работе или любое другое должностное лицо.
Для автоматизированного контроля рабочего времени применяется форма Т-13, в которой предусмотрен только один раздел.
Бланк, разработанный компанией на базе любой из вышеупомянутых форм, может дополняться любыми типами сведений на усмотрение работодателя.
Главное — убедиться, что среди них присутствуют обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или ее структурного подразделения;
- единицы измерения отработанного персоналом времени;
- должности, ФИО и личные подписи сотрудников, ответственных за ведение учета.
Существует два способа ведения табеля учета рабочего времени сотрудников— сплошная регистрация явок/неявок сотрудников на работу и регистрация отклонений от установленной нормы рабочего времени. В первом случае каждый календарный день отмечается в отдельной клетке соответствующим кодом с указанием количества отработанных часов.
Второй метод удобно применять при стабильной продолжительности рабочего дня или смены. Первый более актуален при суммированном учете отработанных часов и дней.
Второй метод удобно применять при стабильной продолжительности рабочего дня или смены. Первый более актуален при суммированном учете отработанных часов и дней.
На титульном листе унифицированной формы приведен подробный перечень условных обозначений, используемых при заполнении табеля.
Наиболее часто встречаются следующие цифровые коды или их буквенные аналоги:
• 01 (Я) — работа в дневное время;
• 02 (Н) — работа в ночное время;
• 03 (РВ) — работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
• 04 (С) — сверхурочный труд;
• 05 (ВМ) — вахтовый метод;
• 06 (К) — служебная командировка;
• 07 (ПК) — повышение квалификации с отрывом от производства;
• 08 (ПМ) — повышение квалификации с отрывом от производства в другой местности;
• 09 (ОТ) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• 10 (ОД) — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• 11 (У) — учебный отпуск с сохранением зарплаты (ставится в табеле учета рабочего времени сотрудников, в 2018 году совмещающих работу с обучением);
• 12 (УВ) — сокращенная продолжительность рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты;
• 13 (УД) — учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• 14 (Р) — отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• 15 (ОЖ) — отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
• 16 (ДО) — отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с согласия работодателя;
• 17 (ОЗ) — отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в предусмотренных законом случаях;
• 18 (ДБ) — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты;
• 19 (Б) — временная нетрудоспособность с назначением пособия (больничный);
• 20 (Т) — временная нетрудоспособность без назначения пособия;
• 24 (ПР) — прогул;
• 26 (В) — выходной или нерабочий праздничный день;
• 30 (НН) — неявка на рабочее место по невыясненным причинам.
Код «30» ставится до выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Например, если выяснится, что причиной невыхода на работу стала болезнь, подтвержденная листком нетрудоспособности, вместо кода «30» или «НН» проставляется код «19» или «Б».
Если для объективного отражения производственных ситуаций стандартного набора кодов недостаточно, его всегда можно дополнить. Изменения нужно закрепить приказом, как это предусмотрено «Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденным постановлением Госкомстата России №20.
Казалось бы, особых проблем в процессе заполнения простой формы Т-12 или ее аналогов возникать не должно. Тем не менее, сотрудниками, ведущими учет отработанного времени, часто допускаются типичные ошибки. Например, данных о сотруднике организации вносятся без указания его табельного номера или должности.
Результаты проверок учетной документации многих предприятий показывают, что нередко забывается правило о сокращении предпраздничного рабочего дня на 1 час. Фактически персонал отрабатывает законные 7 часов, а в документах отмечается норма в 8 рабочих часов.
Еще одна распространенная ошибка, допускаемая в основном по невнимательности — отражение нерабочего праздничного дня как рабочего. На практике сложности может вызывать и внесение данных о времени, отработанном совместителями. Запомните: в табеле необходимо отражать все часы, отработанные внутренним совместителем по каждой из занимаемых должностей.
В случае обнаружения ошибки, допущенной при оформлении табеля учета рабочего времени, необходимо руководствоваться требованиями п.7 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Некорректные данные аккуратно зачеркиваем одной чертой. Сверху, над зачеркнутыми обозначениями, вписываем верные данные и проставляем дату исправления. Документ заверяется подписью сотрудника, внесшего коррективы (с расшифровкой и указанием должности).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
