Предпринимателям, имеющим наемных работников, иногда приходится выдавать наличность в подотчет. Однако у предпринимателей подотчетный документооборот нормативно не урегулирован. На практике это может привести к конфликтным ситуациям с контролирующими органами. Рассмотрим порядок оформления подотчетных документов предпринимателями.
Многие считают, что предприниматели вообще не должны оформлять документы при выдаче наличности подотчетным лицам. Объясняется это тем, что физические лица — предприниматели не ведут кассовую книгу (п. 4.2 Положения о ведении кассовых операций № 637), им также не устанавливается лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (п. 2.7 Положения № 637). Из этого следует, что предприниматели не выписывают приходные и расходные кассовые ордеры, а другие кассовые документы для приема и выдачи наличности подотчетным лицам действующим законодательством не предусмотрены.
Между тем это не означает, что предприниматели не могут использовать документы, подтверждающие факт выдачи и возврата подотчетной наличности. Ведь они также совершают кассовые операции, к которым относят операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличности при проведении расчетов через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета (п. 1.2 Положения № 637).
Имеют предприниматели и кассу. А вместо кассовой книги они просто ведут Книги учета доходов и расходов для предпринимателей:
- на общей системе налогообложения — по форме, утвержденной приказом № 1025;
- плательщиков единого налога — по формам, утвержденным приказом Минфина № 1637.
Однако в этих Книгах нигде не фиксируется факт внутреннего перемещения наличности из кассы предпринимателя подотчетному лицу и наоборот. То есть функции регистра, подтверждающего факт движения подотчетной наличности, эти Книги не выполняют. В то же время такая фиксация необходима и для целей соблюдения кассовой дисциплины, и для целей обложения НДФЛ.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
На предпринимателей в полной мере распространяются требования п.2.11 Положения № 637 о необходимости соблюдения сроков возврата наличности подотчетными лицами и соответствующие штрафные санкции.
Так, выдача наличных денежных средств под отчет разрешена:
- на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома — на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет;
- на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных денежных средств под отчет.
Если подотчетному лицу одновременно выдается наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдается наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.
За несоблюдение указанных сроков возврата подотчетной наличности на предпринимателя может накладываться штраф согласно Указу № 436 в размере 25% выданных под отчет сумм.
Теперь что касается НДФЛ. Во-первых, применительно к суммам, выданным в подотчет, предприниматель выступает налоговым агентом. Так, в соответствии с пп. 170.9.1 ст. 170 НК налоговым агентом налогоплательщика в части налогообложения суммы, выданной ему под отчет и не возвращенной в течение установленного пп.170.9.2 ст.170 НК срока, является лицо, которое выдало такую сумму, а именно:
- на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной согласно разделу III НК;
- под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет выдавшего их лица — в сумме, превышающей сумму фактических расходов налогоплательщика на выполнение таких действий.
Согласно пп.170.9.2 ст.170 НК Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Минфина № 1276 (авансовый отчет), представляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик (подотчетное лицо):
- завершает командировку;
- завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего наличные денежные средства под отчет.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
