Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов.
Из подотчетных сумм могут быть оплачены:
1. Хозяйственные расходы.
• приобретение материальных ценностей,
• канцелярские, почтовые расходы,
• денежные документы и т.д.
2. Расходы на командировки.
В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника).
Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.
Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций.
После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.
Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.
3. Оплата представительских расходов.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.
№
Содержание операции
Дебет
Кредит
1
Выданы из кассы подотчетные средства
71
50
2
Приобретены материалы из подотчетных средств
10
71
3
Учтен НДС по расходам с подотчетных сумм
19
71
4
Произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур) с подотчетных сумм
68
19
5
Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств
20/26
71
6
Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу
50
71
7
Возмещен перерасход подотчетных сумм
71
50
8
Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы
94
71
Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.
Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.
В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.
Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.
По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.
Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.
Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.
Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.
Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России N 33н.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.
В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.
Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.
Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.
В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.
Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.
Согласно Приказу Минфина № 94н утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.
Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.
Учет подотчетных лиц
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения.
В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
1) выдан аванс на командировочные расходы:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
Дебет счета 50 «Касса»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.
Аудит подотчетных лиц
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области рас-четов с подотчетными лицами.
Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:
— подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
— проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
— подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие:
1. Налоговый кодекс РФ ч. 1 и 2.
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ.
3. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №729.
4. Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №812.
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Министерства финансов РФ № 34н).
6. ПБУ 3/06 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина РФ №154н.
7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Министерства финансов РФ № 94н).
8. Письмо Центрального банка России «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в РФ».
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые m могут быть произведены безналичными расчетами, а также на рас ходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами осуществляются практически на каждом предприятии и весьма paзнообразны.
Сюда относятся:
• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории России и за границу;
• представительские расходы.
Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными отражаются в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
• бухгалтерском балансе (ф. № 1) (строка баланса — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);
• отчете о движении денеж ных средств (ф. № 4);
• главной книге;
• журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:
• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных учетной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчетных сумм;
• задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник.
По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать соответствующие выводы.
По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод — удовлетворителен или неудовлетворителен порядок расчетов с подотчетными лицами.
Этот вывод может быть основанием для следующих действий:
• если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности ст. «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;
• если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится), то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Федеральному закону «О бухгалтерском учете».
В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.
Приступая к проверке, аудитор принимает решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое исполь-зование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.
При обнаружении несоответствия данных необходимо аудитор определяет отклонения и их причины.
При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к разным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций (см. процедуры аудита кассы). Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Основные контрольные процедуры:
• проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
• проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
• проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
• проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия. Если решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;
• проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;
• проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
• проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
• проверка правильности возмещения командировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов (табл.). Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;
• проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
• проверка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с (на) сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
В соответствии со ст. 217 гл. 23 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании:
• проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 Н К РФ);
• проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных ме-роприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение дос-тавки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогопла-тельщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;
• проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчет-ный (налоговый) период;
• проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;
• проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
1.1)выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
1.2)выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.3)выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
1.4)несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.5) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
2.1)отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2)отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
2.3)несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
2.4)отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5)отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
3.1)нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;
3.2)некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.
4. Нарушения порядка учета представительских расходов:
4.1) отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
5.1)некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
5.2)неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
5.3)несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
Отчет подотчетного лица
Основной инструмент контроля расходования подотчетных сумм – авансовый отчет подотчетного лица. К нему прилагаются подтверждающие (оправдательные) документы. Документы для авансового отчета подтверждают произведенные расходы – факт их совершения и суммы. В роли оправдательных документов обычно выступают чеки (товарные и кассовые), билеты, квитанции, в некоторых случаях – служебные записки.
Эти бумаги могут изучать налоговые инспекторы, чтобы установить, правильно ли вы признали расходы при расчете налога на прибыль. Налоговики посчитают правомерным возмещение работнику затрат в рамках расчетов с подотчетными лицами и уменьшение на эту сумму налоговой базы по налогу на прибыль, если расходы документально подтверждены и экономически оправданны.
Если сотрудник получил больше денег, чем потратил, излишки он сдает в кассу. Невозвращенные подотчетные средства, по которым нет авансового отчета, расцениваются как недостача. Их смело можно удержать из зарплаты неаккуратного подотчетного лица. Если работник потратил больше, чем получил под отчет, но обосновал перерасход и подтвердил его документами, компания выплачивает ему компенсацию. Деньги можно перечислить на карту сотрудника или выдать из кассы с оформлением расчетного кассового ордера.
Если сотрудник раньше уже получал подотчетные суммы, новая выдача ему денежных средств под отчет возможна только после того, как он представит авансовый отчет по предыдущим затратам. Передавать подотчетные деньги от одного работника другому нельзя – один сдает авансовый отчет и излишки средств, другой получает суммы из кассы (или на карту) заново.
Расходы подотчетных лиц
Выдача денежных средств на административно-хозяйственные расходы осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц. Выдача наличных денег подотчетным лицам из кассы оформляется расходным кассовым ордером. При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.
Согласно пункту 2 статьи 264 НК к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа предприятия.
К представительским относятся расходы:
1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
2) на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
3) на буфетное обслуживание во время переговоров;
4) на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Перечень расходов на оплату труда приведен в статье 255 НК. Указанный норматив используется при исчислении налогооблагаемой прибыли, то есть в целях налогового учета. К бухгалтерскому учету принимаются любые представительские расходы в их фактических суммах.
Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету (пункт 7 статьи 171 НК). Соответственно, НДС в части суммы представительских расходов, превышающих норматив (4% от затрат на оплату труда) к вычету не принимается и списывается на затраты организации.
После окончания официального приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет.
К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).
Задолженность подотчетных лиц
Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии учетной политикой в части курсовых разниц.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
Погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием показывается с помощью соответствующей проводки в кредите счета 71 с отнесением суммы в пределах установленных нормативов в дебет соответствующего затратного счета.
Дебиторская задолженность включает задолженность подотчетных лиц, поставщиков по истечении срока оплаты, налоговых органов при переплате налогов и других обязательных платежей, вносимых в виде аванса. Она включает также дебиторов по претензиям и спорным долгам.
Сальдо дебетовое показывает задолженность подотчетных лиц предприятию. Деньги в подотчет выдаются из кассы.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации о подоходном налоге с физических лиц подлежат включению в совокупный налогооблагаемой доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Дебетовое сальдо счета 71 означает задолженность подотчетных лиц по полученным авансам.
Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.
Сальдо этого счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.
В первом случае имеют в виду задолженность подотчетных лиц по выданным им авансам на командировки и операционные расходы в пределах сроков, установленных для сдачи отчетов, а также поставщиков и подрядчиков по оплате товаров. Просроченная дебиторская задолженность в условиях инфляции подвержена обесценению, поскольку воплощает требования на фиксированную сумму денег. Если не учитывать этого явления, то скрытые убытки могут исказить фактическое финансовое состояние предприятия с ликвидными средствами.
По статье Расчеты с подотчетными лицами показывается задолженность подотчетных лиц перед предприятием за полученный аванс.
Документы подотчетных лиц
Предпринимателям, имеющим наемных работников, иногда приходится выдавать наличность в подотчет. Однако у предпринимателей подотчетный документооборот нормативно не урегулирован. На практике это может привести к конфликтным ситуациям с контролирующими органами. Рассмотрим порядок оформления подотчетных документов предпринимателями.
Многие считают, что предприниматели вообще не должны оформлять документы при выдаче наличности подотчетным лицам. Объясняется это тем, что физические лица — предприниматели не ведут кассовую книгу (п. 4.2 Положения о ведении кассовых операций № 637), им также не устанавливается лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (п. 2.7 Положения № 637). Из этого следует, что предприниматели не выписывают приходные и расходные кассовые ордеры, а другие кассовые документы для приема и выдачи наличности подотчетным лицам действующим законодательством не предусмотрены.
Между тем это не означает, что предприниматели не могут использовать документы, подтверждающие факт выдачи и возврата подотчетной наличности. Ведь они также совершают кассовые операции, к которым относят операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличности при проведении расчетов через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета (п. 1.2 Положения № 637).
Имеют предприниматели и кассу. А вместо кассовой книги они просто ведут Книги учета доходов и расходов для предпринимателей:
- на общей системе налогообложения — по форме, утвержденной приказом № 1025;
- плательщиков единого налога — по формам, утвержденным приказом Минфина № 1637.
Однако в этих Книгах нигде не фиксируется факт внутреннего перемещения наличности из кассы предпринимателя подотчетному лицу и наоборот. То есть функции регистра, подтверждающего факт движения подотчетной наличности, эти Книги не выполняют. В то же время такая фиксация необходима и для целей соблюдения кассовой дисциплины, и для целей обложения НДФЛ.
На предпринимателей в полной мере распространяются требования п.2.11 Положения № 637 о необходимости соблюдения сроков возврата наличности подотчетными лицами и соответствующие штрафные санкции.
Так, выдача наличных денежных средств под отчет разрешена:
- на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома — на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет;
- на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных денежных средств под отчет.
Если подотчетному лицу одновременно выдается наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдается наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.
За несоблюдение указанных сроков возврата подотчетной наличности на предпринимателя может накладываться штраф согласно Указу № 436 в размере 25% выданных под отчет сумм.
Теперь что касается НДФЛ. Во-первых, применительно к суммам, выданным в подотчет, предприниматель выступает налоговым агентом. Так, в соответствии с пп. 170.9.1 ст. 170 НК налоговым агентом налогоплательщика в части налогообложения суммы, выданной ему под отчет и не возвращенной в течение установленного пп.170.9.2 ст.170 НК срока, является лицо, которое выдало такую сумму, а именно:
- на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной согласно разделу III НК;
- под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет выдавшего их лица — в сумме, превышающей сумму фактических расходов налогоплательщика на выполнение таких действий.
Согласно пп.170.9.2 ст.170 НК Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Минфина № 1276 (авансовый отчет), представляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик (подотчетное лицо):
- завершает командировку;
- завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего наличные денежные средства под отчет.
Авансовый отчет подотчетного лица
Трудно себе представить работу любой организации без подотчетных лиц. Вероятнее всего, каждый сотрудник организации хотя бы однажды получал денежные средства под отчет.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет) может производиться для следующих целей:
- аванс на хозяйственно-операционные расходы;
- аванс на оплату командировочных расходов;
- в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.
Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер», утв. постановлением Госкомстата России № 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.
Организация может перечислить средства и путем безналичного перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения конфликтного поля с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.
Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России № 55 утверждена форма авансового отчета (форма № АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма № АО-1 применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина России № 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет (форма № 0504049).
Общие правила заполнения авансового отчета
Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 – 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются графы 7 – 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем организации.
Порядок принятия к учету авансового отчета
1. Выдача денег под отчет.
Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление поступает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу.
При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.
В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.
Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.
2. Когда расходы произведены…
По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.
Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.
О первичных документах
В соответствии со статьей 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).
Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации, выдавшей чек;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги).
Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.
Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;
- должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
- штамп (печать) продавца.
Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).
При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
- подтверждающие документы подаются в оригинале;
- по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
- по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
Расходы во время командировки
Все расходы во время командировки должны быть подтверждены документами. Сообщите сотрудникам организации о необходимости сохранения всех документов.
Документы, подтверждающие расходы на проезд. Необходимо предоставить все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки пользовались постельными принадлежностями, потребуйте у проводника, чтобы он выдал вам документ, подтверждающий оплату этой услуги. Этими документами будут являться кассовый чек, копия чека с указанием фамилии клиента, даты, стоимости услуги.
Расходы на проезд возмещаются в размере фактически потраченных сумм. Их подтверждают проездные документы.
Кроме этого, работодатель оплачивает:
- страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
- услуги по предварительной продаже проездных документов.
Работодатель возмещает также расходы на проезд до вокзала и аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Это распространяется как на места отправления и назначения, так и на места пересадок.
Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы, не забудьте взять документы, подтверждающие стоимость проживания. Ранее это мог быть гостиничный счет по форме № 3-Г или 3-Гм (утв. приказом Минфина России № 121). А в настоящее время бланки должны быть разработаны в соответствии с постановление правительства РФ № 359. Если бланков нет, при приеме наличных средств должна применяться контрольно-кассовая техника. Это требование Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов». И только если организации или индивидуальные предприниматели оказывают услуги населению, выдавая бланки строгой отчетности, ККТ не применяется (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). В этом случае формы бланков строгой отчетности приравниваются к кассовым чекам.
Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице.
Заполняем авансовый отчет
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
- наименование организации, направившей его в командировку;
- структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
- свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо);
- должность;
- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях №) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета... Ф.И.О. №...».
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.
1С подотчетные лица
Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом.
Выдача наличных денежных средств Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».
Также «Расходный кассовый ордер» можно зайти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для того чтобы выдать из кассы денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции документа «Выдача подотчетному лицу».
Для того чтобы выдача денежных средств провелась корректно, следует указать подотчетную сумму и подотчетное лицо. Подотчетная сумма вводится пользователем вручную, а подотчетное лицо выбирается из справочника «Физические лица».
На закладке «Печать» находятся реквизиты, необходимые для печатной формы расходного кассового ордера.
«Выдать:» – копирует строку «Подотчетное лицо»;
«Основание», «Приложение» – заполняется пользователем вручную
«По:» – копирует сведения о документе, удостоверяющем личность подотчетного лица» из карточки физического лица.
После проведения документа уменьшается остаток денежных средств в кассе и увеличивается задолженность перед физическим лицом, получившим подотчетную сумму.
Выдача безналичных денежных средств Выдача безналичных денежных средств оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета». Данный документ доступен из меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки».
Также журнал «Банковские выписки» можно найти в закладке «Банк» панели функций программы.
Для того чтобы выдать безналичные денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
Для того чтобы операция перечисления денежных средств прошла корректно, нужно правильно заполнить следующие обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»:
Подотчетное лицо – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Физические лица».
Получатель – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Контрагенты».
Счет получателя – счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».
Назначение платежа – заполняется пользователем вручную. После проведения документ уменьшает остаток денежных средств на расчетном счете, а также увеличивает задолженность подотчетного лица.
Задолженность подотчетных лиц. После того, как денежные средства выданы подотчетным лицам, перед сотрудниками формируется задолженность. Состояние данной задолженности можно отслеживать с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».
Документ «Авансовый отчет» доступен из меню «Касса».
Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для того чтобы документ «Авансовый отчет» провелся корректно, следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа:
Физическое лицо – выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму 2. Табличная часть «Авансы»: Необходимо выбрать документ, по которому был получен аванс. После выбора документа прописывается «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» и «Израсходовано». Значение израсходованной суммы можно менять вручную. Табличные части «Товары», «Оплата» и «Прочее» предусмотрены для оформления расходов подотчетного лица. Подотчетное лицо может потратить выданные ему денежные средства на приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг сторонних организаций и т. д. После проведения данного документа уменьшается задолженность подотчетного лица.
Оформление перерасхода денежных средств. Зачастую бывает ситуация, когда подотчетному лицу не хватает выданных ему денежных средств для того, чтобы оплатить расходы по нуждам документа. В этом случае подотчетное лицо вынуждено использовать собственные денежные средства, которые предприятие обязано ему вернуть.
Сумма перерасхода также отражается в оборотно-сальдовой ведомости.
Возврат средств, израсходованных сверх выданных, производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» по той же технологии, что и выдача денежных средств подотчетному лицу.
Оформление остатка денежных средств также может возникнуть ситуация, при которой выданные денежные средства расходуются не полностью. В этом случае у подотчетного лица остается часть подотчетной суммы, которую сотрудник должен вернуть предприятию.
Задолженность подотчетного лица также можно видеть в оборотно-сальдовой ведомости.
Как правило, возврат остатка аванса отражается документом «Приходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».
Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для возврата остатка подотчетных сумм следует использовать вид операции документа «Возврат от подотчетного лица».
Для корректного проведения данного документа необходимо правильно заполнить следующие реквизиты:
1. Сумма – сумма остатка подотчетных денежных средств, которая вносится в кассу (заполняется пользователем вручную).
2. Подотчетное лицо – сотрудник, который возвращает остаток подотчетной суммы (выбирается пользователем из справочника «Физические лица»).
Закладка «Печать» предназначена для корректного формирования печатной формы данного документа.
«Принято от» копируется из строки «Подотчетное лицо».
«Основание» и «Приложение» заполняются пользователем вручную.
После проведения документа уменьшается задолженность подотчетного лица, а также увеличивается остаток по кассе. Динамику задолженности подотчетного лица можно прослеживать в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71». 1с бухгалтерия, денежные средства, подотчетное лицо.
Приказ о подотчетных лицах
В число подотчетных лиц входят сотрудники, получающие из кассы предприятия наличные денежные средства на осуществление расходов, связанных с текущей деятельностью данного предприятия и его подразделений.
К таким расходам относятся:
• затраты на служебные командировки;
• хозяйственное-операционные расходы, среди которых приобретение канцелярских товаров, горюче-смазочных материалов, представительские и рекламные расходы;
• расходы, осуществляемые отдельными подразделениями и филиалами организации, расположенные вне района деятельности компании и не имеющих самостоятельного баланса;
• расходы уполномоченных предприятий;
• затраты на организацию экспедиций и геолого-разведочных партий.
Выдача средств под авансовый отчет должна осуществляться в соответствии с Порядком ведения всех кассовых операций в РФ. Этот Порядок утвержден Решением Совета директоров в Центральном банке России N 40.
Кроме того, сотрудник предприятия, ответственный за выдачу подотчетных денежных средств (бухгалтер или кассир), должен руководствоваться приказом руководителя о подотчетных лицах.
Приказ о подотчетных лицах раскрывает следующую информацию:
• перечень лиц, имеющих право на получение денег под авансовый отчет;
• срок, на который выдаются денежные средства (по истечении этого срока сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, либо осуществить возврат не истраченных средств в кассу предприятия);
• целевое назначение выданных денежных средств с подробным перечнем статей расходов, на которые сотрудник вправе истратить подотчетные средства;
• максимально допустимый размер денежных средств, выдаваемых компанией под авансовый отчет.
В течение трех дней после завершения срока, на который (согласно приказа) выданы денежные средства, каждое подотчетное лицо обязано отчитаться по факту расходования средств. С этой целью подотчетное лицо составляет авансовый отчет, прикладывая к нему имеющиеся подтверждающие документы (кассовые и товарные чеков, квитанции и прочие) и предоставляет его в бухгалтерию организации. Командированные работники отчитываются о произведенных расходах в течение трех дней после своего возвращения из служебной командировки.
Последующая выдача денежных средств под авансовый отчет осуществляется подотчетному лицу лишь при условии, что данное лицо не имеет задолженности перед организацией по ранее выданным средствам.
Проверка подотчетных лиц
При небольшом количестве операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор может использовать сплошной метод проверки.
При проверке правильности оформления первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами аудитор устанавливает наличие:
- типовых форм первичных документов, утвержденных в установленном порядке (авансовые отчеты, командировочные удостоверения);
- всех необходимых реквизитов в первичных документах;
- оправдательных документов, правильность их оформления, соответствие данным авансового отчета (товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, талоны, акты выполненных работ, проездные документы, документы о найме жилого помещения и т.д.).
При проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает соблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени предприятия.
Для подтверждения реальности сформированной в учете задолженности по расчетам с подотчетными лицами аудитор выясняет, проводилась ли инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, и в случае ее осуществления анализирует материалы по инвентаризации.
В случае если инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не производилась, аудитор вправе произвести сплошную или выборочную инвентаризацию таких расчетов.
Для оценки системы внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами аудитор устанавливает:
- наличие и соблюдение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать денежные средства под отчет;
- соблюдение сроков, на которые выдаются авансы на операционно-хозяйственные расходы;
- факты выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного ранее выданного аванса;
- своевременность возврата неиспользованных подотчетных сумм.
Исходя из своего профессионального суждения, а также информации, полученной по результатам проверки, аудитор производит оценку эффективности внутреннего контроля за операциями с подотчетными лицами.
В процессе проведения проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор устанавливает правильность:
1) списания операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм на соответствующие счета бухгалтерского учета и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.
Источником информации в данном случае являются учетные регистры по счетам учета затрат на производство продукции (работ, услуг), материальных ценностей;
2) принятия к вычету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.
Аудитор убеждается в выполнении всех установленных налоговым законодательством условий для вычета НДС, а именно: оприходование в учете приобретенных материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг), использование приобретенных материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) для производственных целей, уплата суммы НДС, наличие соответствующим образом оформленных счетов-фактур;
3) отнесения на соответствующие счета бухгалтерского учета расходов по командировкам, а также учета для целей налогообложения нормируемых расходов, связанных с командировками.
Для этого аудитор подтверждает правильность определения срока командировки, размера суточных в пределах установленных норм и сверх норм, методом пересчета производит расчет сверхнормативных расходов и убеждается, что они не отнесены к расходам, уменьшающим доходы для целей налогообложения, выявляет произведенные во время командировки расходы, которые не носят производственный характер, и устанавливает, что они не отнесены к расходам, уменьшающим доходы для целей налогообложения.
При осуществлении командировок за границу Российской Федерации аудитор устанавливает наличие копий виз и заграничного паспорта командированного работника с отметками контрольно-пропускного пункта, производит счетную проверку курсовых разниц по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте.
В ходе проверки аудитор убеждается в правильности ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте и в рублях;
4) включения в доход работника, подлежащий налогообложению, сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм для целей налогообложения, а также расходов на личные нужды.
Методом пересчета аудитор производит расчет сверхнормативных расходов, связанных с командировкой, и по данным налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц — форма № 1-НДФЛ — устанавливает включение таких расходов в доход работника, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц.
Счета по услугам связи) аудитор выявляет расходы на личные нужды работника и убеждается, что такие расходы включены в доход работника, подлежащий налогообложению;
5) принятия к вычету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц за пользование постельными принадлежностями.
В этом случае аудитор убеждается в том, что в оправдательных документах, таких как проездные билеты, счета гостиниц, квитанции по оплате постельных принадлежностей, сумма НДС выделена отдельной строкой.
Выявленные при проверке расчетов с подотчетными лицами несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора.
Организация расчетов с подотчетными лицами
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"
Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется, а дебетуются счета 10 "Материалы" если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:
Дебет 41 "Товары" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 50 "Касса" - на суммы, возвращенные в кассу;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы, удержанные из зарплаты;
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 91.2 "Прочие расходы" - если недостачу нельзя возместить.
Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.
Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.
Контроль подотчетных лиц
При проверке учета данных операций руководителю следует просмотреть авансовые отчеты, на основе которых из подотчета работников списываются соответствующие суммы. При этом отраженные в отчетах выданные авансы должны соответствовать суммам, указанным в расходных кассовых ордерах, реквизиты которых зафиксированы в данном отчете. То же относится и к денежным средствам, выданным в наличие перерасхода. Суммы же остатков средств, внесенных после сдачи авансового отчета в кассу, должны быть равны суммам, указанным в соответствующих приходных кассовых ордерах. Кроме того, на данных документах проверяются печати и подписи, утверждающие их.
Так как учет данных операций ведется в разрезе каждого подотчетного лица, каждого аванса, то не составляет особого труда выявить должников по суммам выданных средств, которые могут быть и должны быть удержаны из заработной платы.
При контроле учета подотчетных сумм сверяются остатки подотчетных средств за отдельными работниками, отраженные в авансовых отчетах, с суммами задолженности по ним, зафиксированными в журнале-ордере или в ведомости по синтетическому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае задолженности работника его сальдо дебетовое, задолженности предприятия — кредитовое). В ведомости по каждому отчету работника отражаются выданные ему средства, в журнале-ордере — списываемые из подотчета суммы.
Суммарное сальдо по всем отчетам всех работников, являющееся, таким образом, итогом задолженности по подотчетным суммам и зафиксировано в главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», переносится также в баланс (по соответствующей строке актива баланса «Расчеты с прочими дебиторами» в первом случае или как задолженность по расчетам с прочими кредиторами в пассив баланса во втором случае).
Злоупотребления в этой области учета также возможны при отсутствии или невнимательном текущем контроле над выдаваемыми авансами и списанием их из подотчета.
При этом могут быть выданы деньги на ненужные, нецелесообразные расходы, списанные в дальнейшем по несоответствующим документам или при отсутствии их.
Средства могут быть выданы и подставным лицам. Во избежание этого рекомендуется подписывать расходные кассовые ордера на выдачу подотчетных сумм, предварительно ознакомившись с основаниями расходов (их сметой); утверждать отчеты в такой же последовательности; ведение кассовых операций поручить другому лицу (не главному бухгалтеру).
Кроме того, при проверке следует особое внимание уделить контролю над суммами, выданными на командировочные расходы, на использование личных автомобилей и списанными из подотчета работника. В случае утверждения их в размере, превышающем нормы, установленные законодательством, дополнительные выплаты должны производиться из прибыли предприятия, остающейся в его распоряжении после уплаты налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.
Таким образом, соответствующие суммы должны быть отнесены на дебет счетов 81 «Использование прибыли», 88 «Фонды специального назначения». То же относится и к нормам и порядку возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижный и разъездной характер работ, работы вахтовым методом, полевые работы, постоянную работу в пути (если данные выплаты проводятся через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а не 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»).
Несоблюдение данного порядка отнесения затрат влечет за собой уменьшение налогооблагаемой прибыли.
Проводки по подотчетным лицам
Бухгалтерский счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" содержит сведения о расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам, выданным из кассы организации.
Денежные средства в подотчет могут выдаваться работнику на хозяйственные нужды и командировки. При выдаче денег в подотчет, в организации приказом руководителя должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
По каждой использованной подотчетной сумме работник составляет авансовый отчет.
Денежные средства сотруднику в подотчет могут выдаваться только в случае, если он отчитался за прошлый выданный аванс (сдал авансовый отчет).
Чаще всего с подотчетными лицами заключается договор о полной материальной ответственности. Исключение составляют те сотрудники, которые используют средства, выданные в подотчет, для осуществления своих непосредственных должностных обязанностей.
Счет 71 – пассивный.
По дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача подотчетных сумм из кассы организации. По кредиту счет 71 корреспондирует со счетами учета затрат на производство, общехозяйственные нужды и прочие.
Типовые проводки по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами":
Д-т
К-т
Содержание хозяйственной операции
71
50
Из кассы выданы денежные средства в подотчет.
71
51
С расчетного счета организации перечислены денежные средства подотчетному лицу
71
76
Подотчетному лицу выплачен аванс от другой организации (третьих лиц)
71
91
Отражена сумма перерасхода по подотчету, не погашенная в срок, и зачисленная в прочие доходы по причине истечения срока исковой давности
Д-т
К-т
Содержание хозяйственной операции
10
71
Поступили на склад материалы, купленные подотчетным лицом
20
71
Оплата расходов для нужд основного производства через подотчетных лиц
41
71
Поступили товары на склад, приобретенные через подотчетное лицо.
50
71
Неиспользованные подотчетные денежные средства внесены в кассу организации
99
71
Списана задолженность подотчетного лица по причине возникновения обстоятельств непреодолимой силы
Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
