Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов.
Из подотчетных сумм могут быть оплачены:
1. Хозяйственные расходы.
• приобретение материальных ценностей,
• канцелярские, почтовые расходы,
• денежные документы и т.д.
2. Расходы на командировки.
В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника).
Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.
Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций.
После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.
Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.
3. Оплата представительских расходов.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.
№
Содержание операции
Дебет
Кредит
1
Выданы из кассы подотчетные средства
71
50
2
Приобретены материалы из подотчетных средств
10
71
3
Учтен НДС по расходам с подотчетных сумм
19
71
4
Произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур) с подотчетных сумм
68
19
5
Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств
20/26
71
6
Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
