Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом.
Выдача наличных денежных средств Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».
Также «Расходный кассовый ордер» можно зайти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для того чтобы выдать из кассы денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции документа «Выдача подотчетному лицу».
Для того чтобы выдача денежных средств провелась корректно, следует указать подотчетную сумму и подотчетное лицо. Подотчетная сумма вводится пользователем вручную, а подотчетное лицо выбирается из справочника «Физические лица».
На закладке «Печать» находятся реквизиты, необходимые для печатной формы расходного кассового ордера.
«Выдать:» – копирует строку «Подотчетное лицо»;
«Основание», «Приложение» – заполняется пользователем вручную
«По:» – копирует сведения о документе, удостоверяющем личность подотчетного лица» из карточки физического лица.
После проведения документа уменьшается остаток денежных средств в кассе и увеличивается задолженность перед физическим лицом, получившим подотчетную сумму.
Выдача безналичных денежных средств Выдача безналичных денежных средств оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета». Данный документ доступен из меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки».
Также журнал «Банковские выписки» можно найти в закладке «Банк» панели функций программы.
Для того чтобы выдать безналичные денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
Для того чтобы операция перечисления денежных средств прошла корректно, нужно правильно заполнить следующие обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»:
Подотчетное лицо – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Физические лица».
Получатель – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Контрагенты».
Счет получателя – счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».
Назначение платежа – заполняется пользователем вручную. После проведения документ уменьшает остаток денежных средств на расчетном счете, а также увеличивает задолженность подотчетного лица.
Задолженность подотчетных лиц. После того, как денежные средства выданы подотчетным лицам, перед сотрудниками формируется задолженность. Состояние данной задолженности можно отслеживать с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».
Документ «Авансовый отчет» доступен из меню «Касса».
Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для того чтобы документ «Авансовый отчет» провелся корректно, следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа:
Физическое лицо – выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму 2. Табличная часть «Авансы»: Необходимо выбрать документ, по которому был получен аванс. После выбора документа прописывается «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» и «Израсходовано». Значение израсходованной суммы можно менять вручную. Табличные части «Товары», «Оплата» и «Прочее» предусмотрены для оформления расходов подотчетного лица. Подотчетное лицо может потратить выданные ему денежные средства на приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг сторонних организаций и т. д. После проведения данного документа уменьшается задолженность подотчетного лица.
Оформление перерасхода денежных средств. Зачастую бывает ситуация, когда подотчетному лицу не хватает выданных ему денежных средств для того, чтобы оплатить расходы по нуждам документа. В этом случае подотчетное лицо вынуждено использовать собственные денежные средства, которые предприятие обязано ему вернуть.
Сумма перерасхода также отражается в оборотно-сальдовой ведомости.
Возврат средств, израсходованных сверх выданных, производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» по той же технологии, что и выдача денежных средств подотчетному лицу.
Оформление остатка денежных средств также может возникнуть ситуация, при которой выданные денежные средства расходуются не полностью. В этом случае у подотчетного лица остается часть подотчетной суммы, которую сотрудник должен вернуть предприятию.
Задолженность подотчетного лица также можно видеть в оборотно-сальдовой ведомости.
Как правило, возврат остатка аванса отражается документом «Приходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».
Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для возврата остатка подотчетных сумм следует использовать вид операции документа «Возврат от подотчетного лица».
Для корректного проведения данного документа необходимо правильно заполнить следующие реквизиты:
1. Сумма – сумма остатка подотчетных денежных средств, которая вносится в кассу (заполняется пользователем вручную).
2. Подотчетное лицо – сотрудник, который возвращает остаток подотчетной суммы (выбирается пользователем из справочника «Физические лица»).
Закладка «Печать» предназначена для корректного формирования печатной формы данного документа.
«Принято от» копируется из строки «Подотчетное лицо».
«Основание» и «Приложение» заполняются пользователем вручную.
После проведения документа уменьшается задолженность подотчетного лица, а также увеличивается остаток по кассе. Динамику задолженности подотчетного лица можно прослеживать в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71». 1с бухгалтерия, денежные средства, подотчетное лицо.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
