Подотчетные лица — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).
Подотчетное лицо — это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.
Прежде всего, в 2020 году подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.
Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.
Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.
Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.
Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.
Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.
Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.
При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» № 3210-У).
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).
Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.
Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.
Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.
Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.
Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ N 02-09-11/06-5250, Минтруда России N 17-3/В609, N 17-3/В-618).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).
К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях N 14376/12 по делу N А53-8405, N 13510/12 по делу N А53-270/11.
В Определении ВС РФ N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".
Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.
В частности, в Постановлении ФАС ПО N А55-15647 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
- страховыми взносами (Письма ФСС РФ N 02-09-11/06-5250, Минтруда России N 17-3/В-609);
- НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО N А45-25321).
Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.
А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждает также Минфин России в Письме N 03-11-11/4.
Как отмечено в Письме Минфина России N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Расчеты с подотчетными лицами в 2020 году
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.
Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами в 2020 году характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.
В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.
Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.
По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.
Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.
Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.
Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.
Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России N 33н.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.
В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.
Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.
Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.
В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.
Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.
Согласно Приказу Минфина № 94н, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.
Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.
Приказ о подотчетных лицах в 2020 году
Наличные могут выдаваться на хозяйственные или представительские нужды, для поездки в командировку, для покупки ГСМ, канцтоваров и прочее.
Лица, которым согласно приказа выделены наличные деньги, обязаны в течение трех дней после окончания срока (командировки), на который они были выданы, отчитаться о результате, и если средства были потрачены не все, вернуть остаток в кассу предприятия.
Передавать наличные, выданные под отчет, третьим лицам нельзя. Лицу, которое не отчиталось в 2020 году за прежние выдачи, новую выдачу средств оформить нельзя.
Приказ о подотчетных лицах издается на фирменном бланке предприятия и содержит:
• название приказа, номер и дату составления, город;
• причину составления приказа;
• суть приказа:1) кому (должность и ФИО), на что (конкретное применение средств) и в каком объеме выделены деньги,2) сроки - на сколько выданы средства и когда за них нужно отчитаться;3) кто контролирует выдачу средств и сдачу по ним отчетности;
• подпись руководителя, заверенную печатью.
Для того, чтобы выдать сотруднику организации денежные средства из кассы на осуществление каких-либо расчетов необходимо издать приказ о подотчетных лицах, образец которого найдете в конце статьи. Выдача под отчет наличных денежных средств осуществляется на основании регламента, прописанного в Порядке ведения кассовых операций РФ (утвержденным по решению Совета директоров Банка России №40).
Согласно этого регламента организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы подотчет сотруднику на следующие операции:
• Для осуществления командировочных расходов.
• На оплату представительских и хозяйственно-операционных расходов, а также на приобретение ГСМ.
• Для проведения геологоразведочных партий и экспедиций.
• На расходы уполномоченных организаций и предприятий.
• На осуществление хозяйственных расходов отдельных обособленных предприятий (филиалов), находящихся не в районе деятельности головного предприятия, у которых отсутствует самостоятельный баланс.
Для осуществления вышеуказанных операций необходимо, чтобы руководитель издал приказ, в котором определил следующее:
• Размеры выдаваемых сумм и их целевое назначение.
• Сроки, на которые можно выдавать деньги подотчетным лицам.
• Перечень лиц, которым разрешается выдавать подотчет наличные денежные средства организации.
Денежные средства, которые выдаются подотчетному лицу передавать третьим лицам запрещено.
Само по себе понятие подотчет, предполагает, что сотрудник получивший деньги по расходному кассовому ордеру должен отчитаться по факту использования выданных ему средств, в том числе по целевому их использованию. Отчет производится в течение 3 рабочих дней, считая с момента истечения срока, на который были выданы деньги. Для командированных сотрудников датой начала отчета будет являться день возвращения из командировки.
Стоит отметить, что прежде чем выдать сотруднику деньги подотчет следует проверить наличие у него непогашенных ранее выданных авансов. Деньги выдаются лишь в том случае, если долги по предыдущим авансам отсутствуют, либо сотрудник должен их погасить.
Для того, чтобы отчитаться перед организацией по факту осуществленных расходов подотчетные лица должны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.
Учет расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник в 2020 году временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения.
В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
1) выдан аванс на командировочные расходы:
• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
• Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
• Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
• Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
• Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
• Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.
Положение о подотчетных лицах образец 2020 года
Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.
При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:
• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.
Положение в 2020 году может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.
Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.
В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:
А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.
Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.
Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм.
Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:
• Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия. Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса. Чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ № 4416-У).
• Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.
• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита.
Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.
В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.
Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру.
Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:
• в розничной торговле — товарный чек;
• в оптовой — накладная и счет-фактура;
• при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.
В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию.
В частности, такие:
• Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
• Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
• После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
• Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).
• Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
• Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.
Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.
При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2020 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:
• корпоративную карту компании;
• личные банковские карты сотрудника.
Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.
Инструкция для подотчетных лиц 2020 года
Инструкция для подотчетных лиц представляет собой локальный нормативный документ, на основе которого формируются и регламентируются взаимоотношения между двумя сторонами — предприятием и подотчетным сотрудником. Нарушение законодательства в части расчетов с подотчетными лицами влечет за собой применение административных и налоговых штрафных санкций к организации, а потому все операции по данным расчетам должны подчиняться нормативно-законодательным актам и стандартам.
Главной целью составления инструкции является соблюдение законодательства в области расчетов с подотчетными лицами, а также определение порядка действий, которые совершаются в отношениях подобного рода.
В соответствии с этой целью в 2020 году можно определить задачи, которые решаются при использовании данной инструкции:
1. Оформление операций по получению денежных средств в подотчет.
2. Оформление операций по отчету за полученные суммы.
3. Подведение итогов по подотчетным суммам.
Инструкция обязательна к изучению всеми подотчетными лицами, чтобы они в полной мере представляли процесс получения и возврата подотчетных сумм и были уверены в правильности совершаемых ими операций.
Перед составлением инструкции для подотчетных лиц необходимо четко определиться с тем, какие именно пункты должны в нее входить и на что конкретно должны обращать внимание сотрудники, которым выдаются денежные средства в подотчет.
В соответствии с этим следует указать следующие основные пункты, которые в обязательном порядке должны присутствовать в данной инструкции:
1. Порядок получения подотчетным лицом денежных средств в кассе или на карточный счет в банке. Здесь обязательно указывается, что подотчетное лицо пишет специальное заявление на имя руководителя о том, что оно просит выдать денежные средства в подотчет с указанием конкретной цели их расходования. Также в заявлении указывается срок, на который денежные средства должны быть выданы. Образец этого документа может быть приобщен к инструкции в качестве приложения. Кроме того, в данном пункте следует отразить, что сотрудник может получить средства путем безналичного перечисления на зарплатную, корпоративную или личную банковскую карту. Также здесь следует указать, что подотчетные средства выдаются при обязательном условии погашения сумм, выданных ранее в подотчет.
2. Нюансы расходования подотчетных сумм. Этот раздел инструкции содержит сведения о том, каким образом и на какие цели могут быть израсходованы денежные средства. Пункт может включать конкретный перечень расходов, которые разрешается совершать с использованием подотчетных денег. Кроме того, следует обязательно указать, что все расходы должны подтверждаться оправдательными документами, оформленными согласно правилам и нормам российского законодательства.
3. Порядок составления и представления авансового отчета. В данном пункте отражается информация о том, что по всем произведенным операциям по расходу денежных средств подотчетное лицо обязано отчитаться соответствующими документами. Они прикрепляются к авансовому отчету, а сам отчет представляется не позднее трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении и в настоящей инструкции. При этом сотрудник может отчитаться либо по унифицированной форме, либо по документу, форма которого закреплена в учетной политике предприятия.
4. Требования, предъявляемые к оправдательным документам. Поскольку документы, приложенные к авансовому отчету, являются основанием для учета произведенных затрат, они должны быть оформлены в надлежащем виде. Именно в этом пункте отражаются все основные моменты и нюансы оформления оправдательных документов, на которые должен обращать внимание подотчетный сотрудник. Он отвечает за представляемые документы, а потому должен понимать, что при наличии каких-либо ошибок в них бухгалтер имеет право не принимать к учету произведенные расходы. В инструкции может быть указан перечень конкретных документов, предъявляемых при совершении той или иной операции, а также приведены правила оформления всех полей в них, обязательных к заполнению.
5. Ответственность за непредставление авансового отчета в срок. В данном пункте указывается ответственность, которая может быть применена к подотчетному лицу, представившему авансовый отчет позже установленного законом срока или не представившего этот документ вовсе.
6. Срок проверки авансового отчета и возмещения средств. В инструкции указываются сроки, согласно которым бухгалтерия обязана проверить авансовый отчет на правильность составления и целевое использование выданных денежных средств.
Один из наиболее важных моментов, на который следует обратить повышенное внимание: в инструкции должно быть подробнейшим образом описано, какие оправдательные документы необходимо требовать при осуществлении расходов и какие графы должны быть в них заполнены в обязательном порядке. Подотчетные сотрудники в большинстве случаев не имеют бухгалтерского образования, а потому могут и не знать, какие именно требования предъявляются к первичной документации, принимаемой к учету. Подробное разъяснение этих правил позволит избежать ошибок со стороны подотчетного лица и представить авансовый отчет в правильном виде в указанный срок.
В инструкции следует отразить еще один очень важный момент: подотчетный сотрудник имеет право производить наличные расчеты с одной фирмой в рамках одного договора на сумму не более 100 000 руб.
Кроме того, в инструкции необходимо отразить нюансы, которые относятся к конкретным операциям, то есть в подробностях описать целевую направленность использования подотчетных сумм. К примеру, при отправке сотрудника в командировку это может быть перечень командировочных расходов, подлежащих возмещению, а при покупке имущества — перечень товарно-материальных ценностей (либо их укрупненных групп).
Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту.
В данные виды расчета включаются:
• выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
• покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
• расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
• приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
• иные затраты согласно действующих норм законодательства.
Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто. Поэтому как кассир, так и бухгалтер в 2020 году должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества. При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств.
Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:
• право лица на получение подотчетных сумм;
• отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
• порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
• сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
• подлинность всех предъявленных документов.
Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.
Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на законодательные акты и нормы.
К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:
1. Закон «О бухгалтерском учете».
2. Налоговый кодекс РФ.
3. Трудовой кодекс РФ.
4. Постановление 749 «Об особенностях направления работников в командировки».
В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
В качестве источников для проведения аудита выступают:
• приказ об утверждении учетной политики;
• авансовые отчеты;
• РКО и ПКО;
• выписки с расчетного счета;
• приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
• командировочные документы;
• иные документы, если это требуется.
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.
При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:
1. Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
2. Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
3. Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
4. проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
5. Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
6. Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
7. Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
8. Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
9. Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
10. Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.
После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.
К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:
1. Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
2. Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
3. Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
4. Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
5. Отсутствие подписей, печатей, штампов.
6. Некорректное оформление НДС.
7. Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.
Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.
Доверенность подотчетному лицу в 2020 году
Организация может выдать подотчетному лицу доверенность (ст. 185 ГК РФ) на совершение операций от имени организации. Если сотрудник, имеющий доверенность, покупает какие-либо товары - ему выдается накладная и счет-фактура - то есть, как будет показано ниже, НДС, полученный вместе с приобретенными товарами, можно будет принять к зачету. Сотрудник с доверенностью заключает сделки с другими организациями от имени своей организации.
Если же подотчетный сотрудник доверенности не имеет, для других организаций он - физическое лицо, которое заключает сделку от своего имени. И, хотя расходы, например, на приобретение тех же товаров, попадут на соответствующие счета, счета-фактуры сотруднику не выдадут, а это значит, что НДС так же нельзя будет принять к зачету.
Доверенность выписывают в одном экземпляре, регистрируют в книге регистрации доверенностей, ее подписывает руководитель организации, на нее ставится печать. Доверенность в 2020 году выдают сотруднику, оставляя на предприятии корешок доверенности, содержащий все необходимые сведения. Доверенность сотрудника остается в той организации, с которой он вел дела.
Пунктом 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России № 119н, установлено, что для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.
Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством.
По общему правилу, при отсутствии нормативных документов, исчерпывающе регулирующих отдельные вопросы хозяйственной деятельности, продолжают действовать нормативные документы, принятые ранее и официально не отмененные. При этом ранее принятые документы применяются в части, не противоречащей вновь принятым законодательным актам. Применительно к доверенностям это означает, что при их оформлении и использовании по-прежнему (вплоть до принятия новых подзаконных актов) должны применяться требования, установленные распоряжением СНК № 10894-Р «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей» и инструкцией Минфина № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее – Инструкция № 17).
При этом следует учитывать то, что постановлением Президиума ВАС РФ № 1792/96 разъяснено, что с момента введения в действие части первой ГК РФ доверенности от имени юридического лица должны оформляться в порядке, установленном п. 5 ст. 185 ГК РФ. Практическое значение этого разъяснения состоит в том, что доверенности, оформленные с отклонениями от требований Инструкции № 17, но не противоречащие нормам ст. 185 ГК РФ, не могут считаться недействительными, и любое обращение в арбитражные органы на этом основании является бесперспективным. Тем не менее организациям следует придерживаться требований Инструкции № 17, так как они выработаны с учетом принципов целесообразности и применительно к конкретной цели – получению материально-производственных запасов.
Постановлением Госкомстата России № 71а утверждены формы доверенностей на получение материальных ценностей (№ М-2 и № М-2а) и порядок их заполнения и определено, что доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.
Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.
Форма № М-2а отличается от формы № М-2 отсутствием корешка доверенности, в котором последовательно указываются следующие реквизиты:
– номер доверенности;
– дата ее выдачи;
– срок действия доверенности;
– должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;
– расписка в получении доверенности;
– наименование поставщика;
– номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;
– номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.
Корешки доверенности подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет (при условии проведения ревизии или аудиторской проверки за соответствующий период) в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом.
В этом случае журнал учета выданных доверенностей может не вестись.
При этом Инструкция № 17 рекомендует использовать бланки доверенностей, предварительно сброшюрованные в книжку (50 или 100 листов). В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись « В настоящей книжке пронумеровано … листов». Количество листов приводится прописью.
Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц. Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Форма журнала не является унифицированной и соответствующим постановлением Госкомстата России не утверждалась. Поэтому при ее применении организациям следует руководствоваться требованиями п. 6 Инструкции № 17. В журнале учета доверенностей должно быть предусмотрено заполнение всех тех реквизитов, которые указываются в корешке формы № М-2.
Рассмотрим особенности заполнения основных реквизитов доверенности на примере (корешок формы не приводится):
1. В соответствии с п. 9 Инструкции № 17 отпуск товарно-материальных ценностей предприятиями или организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) не производится в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами. В данном случае реквизит заполнен. Однако подобное указание покупателя может быть признано недостаточным – не приведена организационно-правовая форма (ОАО, ЗАО, ООО и т.д.) или иной дополнительный признак, позволяющий однозначно установить юридическое лицо, выписавшее доверенность. Для условий примера это требование тем более актуально, что название организации является весьма распространенным.
2. Дата выдачи доверенности является обязательным реквизитом. Как уже отмечалось, отсутствие даты выдачи в любом случае делает доверенность ничтожной. В данном примере этот реквизит заполнен, тем не менее действительность доверенности может быть подвергнута сомнению, так как дата выдачи приходится на воскресенье. В принципе, это возможно, однако даже в организациях с непрерывным циклом, организациях торговли и общественного питания бухгалтерские службы (или те работники, в чьи обязанности входит оформление доверенностей) работают крайне редко. Кроме того, выписка доверенности в выходной день может быть оправданной в случае, если в тот же день может быть произведен отпуск товаров со склада поставщика, в противном случае указание на доверенности подобной даты фактически искусственно сокращает срок ее действия на один день. Поэтому если нет достаточных оснований к тому, чтобы документ мог быть оформлен в выходной день, целесообразно перепроверить сам факт выдачи доверенности.
3—5. В соответствии с п. 3 Инструкции № 17 выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается. В приведенном примере допущены следующие нарушения:
• вместо полного имени и отчества лица, на которое выписана доверенность, приведены только инициалы. Унифицированные формы доверенности предполагают указание полного имени и отчества;
• в банковских реквизитах отсутствует наименование кредитной организации. Возможно, номер расчетного счета позволяет однозначно идентифицировать и прочие платежные реквизиты. Тем не менее в данном случае поставщик обязан отказать в приеме доверенности и выдаче материально-производственных запасов;
• номер и дата выдачи паспорта позволяют однозначно установить соответствие данных, указанных в доверенности, предъявленному документу. Однако и в этом случае формальный повод для отказа в отпуске приобретаемых запасов имеется;
• указано только наименование и номер документа, в соответствии с которым производится отпуск. Для того чтобы реквизиты считались заполненными правильно, необходимо указание даты документа. Кроме того, вряд ли договор может служить основанием для отпуска товарно-материальных ценностей. Для этих целей имеются унифицированные (накладные) и неунифицированные (счета, счета-фактуры, наряды, наряд-заказы и т.д.) формы расходных документов.
6. Пунктом 3 Инструкции № 17 установлено, что при выписке доверенностей организациям следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренных на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.д.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Если же в вышеуказанных документах приводятся наименования и количество товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается. Иными словами, данная часть оборотной стороны доверенности может вообще не заполняться, но в любом случае незаполненные строки должны быть прочеркнуты. ГК РФ не содержит подобной детализации требований, предъявляемых к заполнению доверенностей, но их правомерность и целесообразность не вызывают сомнений. Возможности для злоупотреблений и пути их реализации в данном случае очевидны (например, получение товаров в соответствии с дополнительно заполненной строкой по отдельной накладной).
7. Количество ценностей, подлежащих получению, должно указываться прописью. ГК РФ также не содержит предписаний на этот счет, но унифицированные формы доверенностей прямо указывают на необходимость приведения количества именно в таком формате.
8. Пунктом 3 Инструкции № 17 прямо запрещается выдача доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны. Заметим, что при нарушении этого требования подписи руководителя и главного бухгалтера, удостоверяющие ее, становятся бессмысленными.
9. Как уже отмечалось, гражданское законодательство обязывает главного бухгалтера подписывать выданные доверенности только в случае, если организация, выдавшая доверенность, образована на основе государственного или муниципального имущества. По нашему мнению, подпись главного бухгалтера на доверенности является обязательным реквизитом в силу требований ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, в соответствии с которой без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность не является ни расчетным, ни денежным документом, но служит документом, движение которого непосредственно приводит к движению материальных и денежных средств. Кроме того, то обстоятельство, что доверенность выдается работниками бухгалтерии, обуславливает целесообразность и правомерность подписи главного бухгалтера в том числе и как непосредственное указание работнику на оформление данного документа.
Что касается печати, то обязательность наличия оттиска печати организации, выдавшей доверенность, установлена непосредственно ГК РФ и, следовательно, не может быть подвержена сомнению или трактоваться иным образом. В то же время следует отметить, что индивидуальные предприниматели имеют право не применять в своей хозяйственной деятельности печати, а заверять все документы только личной подписью. Из вышеприведенного следует, что индивидуальные предприниматели, не использующие печать, фактически лишены права на применение доверенностей в хозяйственном обороте.
По нашему мнению, целесообразно привести некоторые основные положения Инструкции № 17, регулирующие порядок обращения доверенностей. Эти положения не противоречат действующему законодательству и позволяют максимально рационализовать оформление, выдачу и возврат доверенностей в организации.
Пункт 1 Инструкции № 17 запрещает выдачу доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении). Это прямо следует из нормы ст. 121 ТК РФ, в соответствии с которой работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, учреждению, организации, в случае, если имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам. Возникновение оснований для привлечения работника к материальной ответственности в полном размере в случае, если между работником и предприятием, учреждением, организацией в соответствии со ст. 121.1 ТК РФ заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей, выделены в ст. 121 ТК РФ в отдельный подпункт. Из этого следует, что для того чтобы работник, получивший доверенность, мог быть привлечен к материальной ответственности в полном размере, наличие договора о полной материальной ответственности не обязательно. Таким образом, даже в случае, если обязанности по получению и доставке приобретенных материально-производственных запасов от поставщика возлагаются на относительно случайных людей (например, представителей управления цехом или структурным подразделением), заключать с ними договор о полной материальной ответственности нет необходимости. С работниками, работающими с материальными ценностями постоянно, подобный договор, как правило, заключается при приеме на работу (или при переводе на соответствующую должность). Другим следствием этого правила является запрет на выдачу доверенности лицам, не являющимся работниками данной организации.
В общем случае доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными. Инструкция № 17 делает исключение для случая, если бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией. При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.
Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером организации, оформляется приказом (внутренним локальным нормативным актом).
Пунктом 3 Инструкции № 17 уточнено, что доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.
Если доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности должны быть получены на нескольких складах.
Весьма важным элементом оборота доверенностей является их регистрация, которая должна осуществляться согласно п. 3 Инструкции № 17 в бухгалтерии организации. Если главным бухгалтером централизованной бухгалтерии право подписи доверенности предоставляется руководителю учетно-контрольной группы организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, регистрация доверенностей осуществляется учетно-контрольной группой.
Пункт 5 Инструкции № 17 достаточно четко регулирует последовательность действий работников бухгалтерских служб в случае, если доверенное лицо лишается права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек. Причинами лишения такого права могут быть, например, подача заявления об увольнении, выявившееся несоответствие занимаемой должности, возникновение претензий по расчетам с поставщиком и т.д. В этом случае доверенности у такого лица отбираются, при этом организация – получатель материально-производственных запасов немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик. Из вышеприведенного правила можно сделать вывод, что в случае, если вышеперечисленные действия своевременно не осуществлены, ответственность за сохранность отпущенных поставщиком материально-производственных запасов лежит на покупателе (получателе), а если конкретизировать, то меры материальной ответственности могут быть применены к тем работникам, которые своевременно не отозвали доверенность и не сообщили поставщику о факте лишения конкретного лица права на получение имущества. При этом непосредственно к исполнителю может быть применена только ограниченная материальная ответственность (в размерах, не превышающих размер должностного оклада или среднего заработка). Однако ТК РФ допускает привлечение к полной материальной ответственности главного бухгалтера за подобные нарушения (нарушения, которые повлекли нанесение материального ущерба). Так как за организацию правильного оформления, движения и хранения доверенностей отвечает именно главный бухгалтер, то формально повод для возложения ответственности именно на него у администрации организации имеется.
В случае применения формы № М-2 при выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись « В настоящей книжке пронумеровано … листов». Количество листов указывается прописью. В этом случае требование о подшивке доверенностей в хронологическом порядке теряет смысл, но корешки доверенностей (вместе с испорченными бланками, а также возвращенными доверенностями) должны храниться в порядке и в сроки, которые установлены законодательством о бухгалтерском учете (не менее пяти лет) и соответствующими документами Росархива.
Организации, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер и которые применяют форму № М-2, производят регистрацию доверенностей в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Соответствующие графы данного журнала, так же как и ячейки корешка доверенности, заполняются по мере совершения соответствующих действий. Последней заполняется графа « Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» – после отчета лица, получившего доверенность, в выполнении поручения (получении и доставке материально-производственных запасов) или при возврате ранее выписанной доверенности.
Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Из этого следует, что такое лицо (работник бухгалтерии) должно быть назначено соответствующим распорядительным документом, а в его функциональных обязанностях (должностной инструкции) должна быть прописана соответствующая обязанность.
В соответствии с п. 7 Инструкции № 17 лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего рабочего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены материально-производственные запасы по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе « Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью « не использована »и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. Инструкция № 17 рекомендует по окончании года уничтожать такие неиспользованные доверенности с составлением об этом соответствующего акта. По нашему мнению, это необязательно, и неиспользованные доверенности могут храниться вместе с корешками. Целесообразность подобного подхода обусловлена тем, что общий срок исковой давности составляет три года, в течение которых могут возникнуть проблемы с поставщиком, разрешение которых может потребовать изучения неиспользованных доверенностей. Кроме того, в течение минимального срока хранения всех бухгалтерских документов (пять лет) проверки могут проводиться не только налоговыми, но и иными контролирующими органами. А так как нового нормативного документа, который бы сокращал срок хранения неиспользованных доверенностей по сравнению с другими бухгалтерскими документами, пока нет, весьма вероятно возникновение разногласий по данному поводу (преждевременное уничтожение документов, в частности, может быть расценено как грубое нарушение правил бухгалтерского учета).
Общий принцип выдачи новых доверенностей материально ответственным лицам (или лицам, выполняющим поручения по разовым доверенностям) состоит в том, что лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются. Разумеется, это не относится к случаям, когда получение материально-производственных запасов производится у одного поставщика с нескольких складов или у нескольких поставщиков в течение одного (одного-двух) рейсов.
В п. 8 Инструкции № 17 приведен исчерпывающий перечень обязанностей главного бухгалтера, которые возникают в связи с обращением доверенностей. Непосредственно из Закона о бухгалтерском учете эти обязанности не следуют, но могут быть учтены при разработке должностной инструкции (функциональных обязанностей) главного бухгалтера организации.
Такими обязанностями являются:
– контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
– инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;
– своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т.д.);
– контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.
Нетрудно убедиться, что соблюдение данных обязанностей практически исключит вероятность любых злоупотреблений при обращении доверенностей. В то же время любое нарушение может быть истолковано как некачественное выполнение (или просто невыполнение) главным бухгалтером части своих обязанностей со всеми вытекающими последствиями.
Пункт 9 Инструкции № 17 устанавливает перечень оснований для отказа поставщиком в принятии доверенности и в отпуске материально-производственных запасов.
Такими случаями, кроме вышеназванного предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами, являются:
– предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки. Из этого требования, в частности, следует, что требования, предъявляемые к оформлению доверенностей, аналогичны требованиям по заполнению денежных документов (например, чеков на получение наличных денежных средств в кредитной организации);
– непредъявление паспорта, указанного в доверенности;
– окончание срока, на который выдана доверенность;
– получение сообщения получателя об аннулировании доверенности.
По окончании отпуска материально-производственных запасов доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом в 2020 году
За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций...» № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.
Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.
Срок, на который подотчетник в 2020 году получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.
Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.
Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. Деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.
Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления...» № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» № 402-ФЗ.
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:
• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.
После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ).
Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:
• Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
• В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
• В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
• В п. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России № 558 для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.
Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.
Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.
Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.
В практической деятельности любого предприятия в 2020 году расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер. Практика показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно на этом участке учета вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля над расчетами с работниками по подотчетным суммам.
Наиболее типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны как несоблюдением требований законодательства, так и нарушениями, связанными с особенностями учета тех или иных видов расходов.
К нарушениям, связанным с несоблюдением требований законодательства относятся: выдача наличных денежных средств под отчет сотрудникам, не отчитавшимся по полученному авансу; нарушение подотчетным лицом сроков возврата ранее выданных подотчетных сумм; нарушение требований к оформлению авансовых отчетов.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, как и отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) означают несоответствие авансового отчета требования российских стандартов учета. Следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как оформленная надлежащим образом.
Нарушения в учете командировочных расходов выражаются в отсутствии оправдательных документов, несоблюдении порядка оформления командировочных расходов, нарушении методологии бухгалтерского учета операций.
Основные нарушения представительских расходов проявляются в отсутствии одного или нескольких первичных документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов:
- приказа (распоряжения) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- сметы представительских расходов; первичных документов, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчета о представительских расходах; акта об осуществлении представительских расходов, подписанного руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В тоже время эффективность деятельности организации зависит от правильности и достоверности информации, служащей базой принятия управленческих решений руководства. Статья 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ закрепляет обязанность по осуществлению внутреннего контроля над совершаемыми фактами хозяйственной жизни со стороны экономического субъекта.
Через бухгалтерию проходят почти все документы организации, которые обрабатываются, принимаются к бухгалтерскому учету.
Работников бухгалтерии можно считать исполнителями и контролерами в одном лице. Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:
- соблюдения требований законодательства;
- точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;
- предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;
- исполнения приказов и распоряжений руководства;
- контроля над сохранностью финансовых и нефинансовых активов организации.
Нормативные акты по бухгалтерскому учету не содержат требования о составлении положения о расчетах с подотчетными лицами. Тем не менее, рекомендуем разработать такой документ, который позволял бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований, установленных к наличному денежному обращению.
Формирование графика документооборота и Положения о расчетах с подотчетными лицами позволит не только обоснованно контролировать выполнение подотчетными лицами порядка документооборота, упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках системы внутреннего контроля экономического субъекта и соблюдения российских стандартов учета.
Таким образом, организация учета по расчетам с подотчетными лицами регулируется определенной нормативной базой, изменения в которой необходимо оперативно отслеживать и вносить соответствующие коррективы в учет.
Таким образом, задачей организации учёта расчётов подотчётными лицами является контроль над целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.
Ответственность подотчетного лица в 2020 году
Практически в любой организации осуществляются расчеты с подотчетными лицами. Этот вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. Подотчетное лицо – это работник организации, имеющий право в соответствии с приказом руководителя или иным распорядительным документом получать денежные средства для расчетов с контрагентами. Данные средства в 2020 году могут быть выданы работнику либо наличными денежными средствами из кассы организации либо посредством зачисления денежных средств с расчетного счета организации на банковскую пластиковую карточку, оформленную на подотчетное лицо, что в последнее время приобрело наибольшую популярность. Поскольку отпадает необходимость снятия наличных денежных средств с расчетного счета организации. Данный вид расчетов вытесняет наличные денежные операции с подотчетным лицом еще и потому, что в соответствии с письмом Московского ГТУ Центробанка № 26-13-4-1640598, которым руководствуются все российские банки, запрещено выдавать наличные денежные средства из выручки на любые нужды, кроме оплаты труда и выплат социально-трудовых льгот, закупки сельскохозяйственной продукции, скупки тары и вещей у населения.
Нередко работники предприятия, получая под отчет денежные средства своевременно не отчитываются о произведенных расходах, и если на предприятии не налажен контроль над сроками возврата денежных средства или надлежащего отчета по ним, то создаются благоприятные условия для формирования безответственного отношения работников к своим обязанностям. В таких обстоятельствах виновные, как правило, остаются безнаказанными за допущенные ими нарушения, поскольку запоздалое обращение в суд не всегда может исправить положение.
Организации могут выдавать наличные денежные средства в подотчет согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России № 40 на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
В данном пункте также изложены следующие требования, которые следует учитывать при работе с подотчетными лицами:
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Здесь необходимо обратить внимание, что законодательно установлен срок отчета по выданным денежным средствам только в отношении командировочных расходов. В отношении остальных расходов срок не установлен. Поэтому во избежание негативных ситуаций, связанных с невозвратом денежных средств или нахождения их в подотчете длительное время следует установить приказом руководителя определенные сроки отчета в соответствии со спецификой организации.
Для контроля над движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации должен быть также утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, требований, предъявляемых к оформлению первичных документов, порядка представления, обработки и утверждения авансовых отчетов, а также суммы выдачи денег под отчет.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В таком случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.
Работники, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь, может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога с доходов физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы. Обратите внимание, что при включении в список лиц того или иного работника предварительно разъясните правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
Памятка для подотчетного лица:
1. Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000рублей по одному договору.
2. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.
3. Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.
4. Оформлять доверенность на покупку товаров с тем, чтобы выдали накладную и счет-фактуру.
Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, если водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.
Поэтому рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со статьей 183 Гражданского Кодекса РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения. Поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.
Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.
Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.
Кроме указанного приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, организация должна иметь согласованный с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе. В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.
В настоящее время вся наличность о поступающей денежной выручки в кассу организации ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.
При расчетах с подотчетными лицами достаточно распространенной ошибкой является нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда в соответствии с пунктом 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ № 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.
Размер такого лимита установлен Указанием ЦБ РФ № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными денежными средствами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.
Несоблюдение лимита расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами в соответствии со ст. 15 КоАП РФ влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.
На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.
Можно привести следующие примеры, когда может быть превышен данный лимит:
а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);
б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;
в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;
г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;
д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.
Еще одной распространенной ошибкой является выдача подотчетному лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу, других денежных средств. Как было сказано выше, пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России № 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом подразумевается, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).
Пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций систематические проверки соблюдения предприятием кассовой дисциплины возложены на банки.
Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (сообщены письмом Центробанка РФ № 113), применяемые при таких проверках, содержат в пункте 6 указания о том, что "переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы".
Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.
В типовом бланке авансового отчета (форма № 807) должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам "Остаток (перерасход) предыдущего аванса", и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.
Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.
Обращаем внимание на то, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров № 59 (в этой части постановление действует и в настоящее время), "контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности" возложен на главного бухгалтера.
При выдаче подотчетным лицам наличных денежных средств из кассы организации суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это. В случае безналичных расчетов (зачисление на пластиковую карту) первичным документом является слип или квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата) (п. 3.1 Положения № 266-П).
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 "Авансовый отчет", утверждена Постановлением Госкомстата России № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:
• в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
• в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
• в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
Согласно требованиям Управления МНС России по г. Москве, изложенным в письме № 29–12/44158, ":при принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм является обязательным".
Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт": если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг).
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России № 03-01-20/2-47).
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.
При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1:
– приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
– командировочное удостоверение (форма № Т-10);
– служебное задание (форма № Т-10а).
В форме № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном экземпляре.
После оформления вышеуказанных документов производится выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана выплатить:
– стоимость проезда;
– расходы по найму жилья;
– суточные;
– иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.
По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:
– командировочное удостоверение или приказ о командировании;
– документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.
При приобретении товара подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности. Если подотчетное лицо не имеет доверенности, то оно действует как частное лицо. В этом случае приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).
Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).
В п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона.
ККМ не применяется:
– при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 % и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);
– при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
– при продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
– при торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.
Что касается оформления счетов-фактур подотчетному лицу, действующему от своего имени, то, скорее всего организации по товарам, приобретенным таким способом, предъявить НДС к вычету не удастся, поскольку пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет, так как наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.
При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству.
Поэтому организации следует оформлять доверенность на подотчетное лицо. Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 71а. В таком случае подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России № 132).
В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица – представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве № 29–12/44313, № 29–12/58566.
Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 НК РФ).
При организации расчетов с подотчетными лицами нужно знать, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового Кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Согласно статье 247 Трудового Кодекса РФ для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме.
Если работник не отчитался в срок по полученным денежным средствам или не вернул их, то согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных средств работодатели могут производить удержания из заработной платы работника. Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного в приказе для такого возврата, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено приказом руководителя. В случае его отсутствия удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться также в случае, когда работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
