Наличные могут выдаваться на хозяйственные или представительские нужды, для поездки в командировку, для покупки ГСМ, канцтоваров и прочее.
Лица, которым согласно приказа выделены наличные деньги, обязаны в течение трех дней после окончания срока (командировки), на который они были выданы, отчитаться о результате, и если средства были потрачены не все, вернуть остаток в кассу предприятия.
Передавать наличные, выданные под отчет, третьим лицам нельзя. Лицу, которое не отчиталось в 2020 году за прежние выдачи, новую выдачу средств оформить нельзя.
Приказ о подотчетных лицах издается на фирменном бланке предприятия и содержит:
• название приказа, номер и дату составления, город;
• причину составления приказа;
• суть приказа:1) кому (должность и ФИО), на что (конкретное применение средств) и в каком объеме выделены деньги,2) сроки - на сколько выданы средства и когда за них нужно отчитаться;3) кто контролирует выдачу средств и сдачу по ним отчетности;
• подпись руководителя, заверенную печатью.
Для того, чтобы выдать сотруднику организации денежные средства из кассы на осуществление каких-либо расчетов необходимо издать приказ о подотчетных лицах, образец которого найдете в конце статьи. Выдача под отчет наличных денежных средств осуществляется на основании регламента, прописанного в Порядке ведения кассовых операций РФ (утвержденным по решению Совета директоров Банка России №40).
Согласно этого регламента организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы подотчет сотруднику на следующие операции:
• Для осуществления командировочных расходов.
• На оплату представительских и хозяйственно-операционных расходов, а также на приобретение ГСМ.
• Для проведения геологоразведочных партий и экспедиций.
• На расходы уполномоченных организаций и предприятий.
• На осуществление хозяйственных расходов отдельных обособленных предприятий (филиалов), находящихся не в районе деятельности головного предприятия, у которых отсутствует самостоятельный баланс.
Для осуществления вышеуказанных операций необходимо, чтобы руководитель издал приказ, в котором определил следующее:
• Размеры выдаваемых сумм и их целевое назначение.
• Сроки, на которые можно выдавать деньги подотчетным лицам.
• Перечень лиц, которым разрешается выдавать подотчет наличные денежные средства организации.
Денежные средства, которые выдаются подотчетному лицу передавать третьим лицам запрещено.
Само по себе понятие подотчет, предполагает, что сотрудник получивший деньги по расходному кассовому ордеру должен отчитаться по факту использования выданных ему средств, в том числе по целевому их использованию. Отчет производится в течение 3 рабочих дней, считая с момента истечения срока, на который были выданы деньги. Для командированных сотрудников датой начала отчета будет являться день возвращения из командировки.
Стоит отметить, что прежде чем выдать сотруднику деньги подотчет следует проверить наличие у него непогашенных ранее выданных авансов. Деньги выдаются лишь в том случае, если долги по предыдущим авансам отсутствуют, либо сотрудник должен их погасить.
Для того, чтобы отчитаться перед организацией по факту осуществленных расходов подотчетные лица должны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
