Инструкция для подотчетных лиц представляет собой локальный нормативный документ, на основе которого формируются и регламентируются взаимоотношения между двумя сторонами — предприятием и подотчетным сотрудником.
Нарушение законодательства в части расчетов с подотчетными лицами влечет за собой применение административных и налоговых штрафных санкций к организации, а потому все операции по данным расчетам должны подчиняться нормативно-законодательным актам и стандартам.
Главной целью составления инструкции является соблюдение законодательства в области расчетов с подотчетными лицами, а также определение порядка действий, которые совершаются в отношениях подобного рода.
В соответствии с этой целью в 2020 году можно определить задачи, которые решаются при использовании данной инструкции:
1. Оформление операций по получению денежных средств в подотчет.
2. Оформление операций по отчету за полученные суммы.
3. Подведение итогов по подотчетным суммам.
Инструкция обязательна к изучению всеми подотчетными лицами, чтобы они в полной мере представляли процесс получения и возврата подотчетных сумм и были уверены в правильности совершаемых ими операций.
Перед составлением инструкции для подотчетных лиц необходимо четко определиться с тем, какие именно пункты должны в нее входить и на что конкретно должны обращать внимание сотрудники, которым выдаются денежные средства в подотчет.
В соответствии с этим следует указать следующие основные пункты, которые в обязательном порядке должны присутствовать в данной инструкции:
1. Порядок получения подотчетным лицом денежных средств в кассе или на карточный счет в банке. Здесь обязательно указывается, что подотчетное лицо пишет специальное заявление на имя руководителя о том, что оно просит выдать денежные средства в подотчет с указанием конкретной цели их расходования. Также в заявлении указывается срок, на который денежные средства должны быть выданы. Образец этого документа может быть приобщен к инструкции в качестве приложения. Кроме того, в данном пункте следует отразить, что сотрудник может получить средства путем безналичного перечисления на зарплатную, корпоративную или личную банковскую карту. Также здесь следует указать, что подотчетные средства выдаются при обязательном условии погашения сумм, выданных ранее в подотчет.
2. Нюансы расходования подотчетных сумм. Этот раздел инструкции содержит сведения о том, каким образом и на какие цели могут быть израсходованы денежные средства. Пункт может включать конкретный перечень расходов, которые разрешается совершать с использованием подотчетных денег. Кроме того, следует обязательно указать, что все расходы должны подтверждаться оправдательными документами, оформленными согласно правилам и нормам российского законодательства.
3. Порядок составления и представления авансового отчета. В данном пункте отражается информация о том, что по всем произведенным операциям по расходу денежных средств подотчетное лицо обязано отчитаться соответствующими документами. Они прикрепляются к авансовому отчету, а сам отчет представляется не позднее трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении и в настоящей инструкции. При этом сотрудник может отчитаться либо по унифицированной форме, либо по документу, форма которого закреплена в учетной политике предприятия.
4. Требования, предъявляемые к оправдательным документам. Поскольку документы, приложенные к авансовому отчету, являются основанием для учета произведенных затрат, они должны быть оформлены в надлежащем виде. Именно в этом пункте отражаются все основные моменты и нюансы оформления оправдательных документов, на которые должен обращать внимание подотчетный сотрудник. Он отвечает за представляемые документы, а потому должен понимать, что при наличии каких-либо ошибок в них бухгалтер имеет право не принимать к учету произведенные расходы. В инструкции может быть указан перечень конкретных документов, предъявляемых при совершении той или иной операции, а также приведены правила оформления всех полей в них, обязательных к заполнению.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
5. Ответственность за непредставление авансового отчета в срок. В данном пункте указывается ответственность, которая может быть применена к подотчетному лицу, представившему авансовый отчет позже установленного законом срока или не представившего этот документ вовсе.
6. Срок проверки авансового отчета и возмещения средств. В инструкции указываются сроки, согласно которым бухгалтерия обязана проверить авансовый отчет на правильность составления и целевое использование выданных денежных средств.
Один из наиболее важных моментов, на который следует обратить повышенное внимание: в инструкции должно быть подробнейшим образом описано, какие оправдательные документы необходимо требовать при осуществлении расходов и какие графы должны быть в них заполнены в обязательном порядке.
Подотчетные сотрудники в большинстве случаев не имеют бухгалтерского образования, а потому могут и не знать, какие именно требования предъявляются к первичной документации, принимаемой к учету. Подробное разъяснение этих правил позволит избежать ошибок со стороны подотчетного лица и представить авансовый отчет в правильном виде в указанный срок.
В инструкции следует отразить еще один очень важный момент: подотчетный сотрудник имеет право производить наличные расчеты с одной фирмой в рамках одного договора на сумму не более 100 000 руб.
Кроме того, в инструкции необходимо отразить нюансы, которые относятся к конкретным операциям, то есть в подробностях описать целевую направленность использования подотчетных сумм. К примеру, при отправке сотрудника в командировку это может быть перечень командировочных расходов, подлежащих возмещению, а при покупке имущества — перечень товарно-материальных ценностей (либо их укрупненных групп).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
