В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.
Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.
В практической деятельности любого предприятия в 2020 году расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер. Практика показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно на этом участке учета вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля над расчетами с работниками по подотчетным суммам.
Наиболее типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны как несоблюдением требований законодательства, так и нарушениями, связанными с особенностями учета тех или иных видов расходов.
К нарушениям, связанным с несоблюдением требований законодательства относятся: выдача наличных денежных средств под отчет сотрудникам, не отчитавшимся по полученному авансу; нарушение подотчетным лицом сроков возврата ранее выданных подотчетных сумм; нарушение требований к оформлению авансовых отчетов.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, как и отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) означают несоответствие авансового отчета требования российских стандартов учета. Следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как оформленная надлежащим образом.
Нарушения в учете командировочных расходов выражаются в отсутствии оправдательных документов, несоблюдении порядка оформления командировочных расходов, нарушении методологии бухгалтерского учета операций.
Основные нарушения представительских расходов проявляются в отсутствии одного или нескольких первичных документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов:
- приказа (распоряжения) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- сметы представительских расходов; первичных документов, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчета о представительских расходах; акта об осуществлении представительских расходов, подписанного руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В тоже время эффективность деятельности организации зависит от правильности и достоверности информации, служащей базой принятия управленческих решений руководства. Статья 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ закрепляет обязанность по осуществлению внутреннего контроля над совершаемыми фактами хозяйственной жизни со стороны экономического субъекта.
Через бухгалтерию проходят почти все документы организации, которые обрабатываются, принимаются к бухгалтерскому учету.
Работников бухгалтерии можно считать исполнителями и контролерами в одном лице. Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- соблюдения требований законодательства;
- точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;
- предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;
- исполнения приказов и распоряжений руководства;
- контроля над сохранностью финансовых и нефинансовых активов организации.
Нормативные акты по бухгалтерскому учету не содержат требования о составлении положения о расчетах с подотчетными лицами. Тем не менее, рекомендуем разработать такой документ, который позволял бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований, установленных к наличному денежному обращению.
Формирование графика документооборота и Положения о расчетах с подотчетными лицами позволит не только обоснованно контролировать выполнение подотчетными лицами порядка документооборота, упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках системы внутреннего контроля экономического субъекта и соблюдения российских стандартов учета.
Таким образом, организация учета по расчетам с подотчетными лицами регулируется определенной нормативной базой, изменения в которой необходимо оперативно отслеживать и вносить соответствующие коррективы в учет.
Таким образом, задачей организации учёта расчётов подотчётными лицами является контроль над целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
