Выдача денежных средств на административно-хозяйственные расходы осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц. Выдача наличных денег подотчетным лицам из кассы оформляется расходным кассовым ордером. При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.
Согласно пункту 2 статьи 264 НК к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа предприятия.
К представительским относятся расходы:
1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
2) на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
3) на буфетное обслуживание во время переговоров;
4) на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Перечень расходов на оплату труда приведен в статье 255 НК. Указанный норматив используется при исчислении налогооблагаемой прибыли, то есть в целях налогового учета. К бухгалтерскому учету принимаются любые представительские расходы в их фактических суммах.
Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету (пункт 7 статьи 171 НК). Соответственно, НДС в части суммы представительских расходов, превышающих норматив (4% от затрат на оплату труда) к вычету не принимается и списывается на затраты организации.
После окончания официального приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет.
К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
