В число подотчетных лиц входят сотрудники, получающие из кассы предприятия наличные денежные средства на осуществление расходов, связанных с текущей деятельностью данного предприятия и его подразделений.
К таким расходам относятся:
• затраты на служебные командировки;
• хозяйственное-операционные расходы, среди которых приобретение канцелярских товаров, горюче-смазочных материалов, представительские и рекламные расходы;
• расходы, осуществляемые отдельными подразделениями и филиалами организации, расположенные вне района деятельности компании и не имеющих самостоятельного баланса;
• расходы уполномоченных предприятий;
• затраты на организацию экспедиций и геолого-разведочных партий.
Выдача средств под авансовый отчет должна осуществляться в соответствии с Порядком ведения всех кассовых операций в РФ. Этот Порядок утвержден Решением Совета директоров в Центральном банке России N 40.
Кроме того, сотрудник предприятия, ответственный за выдачу подотчетных денежных средств (бухгалтер или кассир), должен руководствоваться приказом руководителя о подотчетных лицах.
Приказ о подотчетных лицах раскрывает следующую информацию:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• перечень лиц, имеющих право на получение денег под авансовый отчет;
• срок, на который выдаются денежные средства (по истечении этого срока сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, либо осуществить возврат не истраченных средств в кассу предприятия);
• целевое назначение выданных денежных средств с подробным перечнем статей расходов, на которые сотрудник вправе истратить подотчетные средства;
• максимально допустимый размер денежных средств, выдаваемых компанией под авансовый отчет.
В течение трех дней после завершения срока, на который (согласно приказа) выданы денежные средства, каждое подотчетное лицо обязано отчитаться по факту расходования средств. С этой целью подотчетное лицо составляет авансовый отчет, прикладывая к нему имеющиеся подтверждающие документы (кассовые и товарные чеков, квитанции и прочие) и предоставляет его в бухгалтерию организации. Командированные работники отчитываются о произведенных расходах в течение трех дней после своего возвращения из служебной командировки.
Последующая выдача денежных средств под авансовый отчет осуществляется подотчетному лицу лишь при условии, что данное лицо не имеет задолженности перед организацией по ранее выданным средствам.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
