Во многих организациях сотрудники осуществляют выезды в служебных целях. Кому-то нужно встретиться с партнерами или клиентами. Финансовые работники вынуждены посещать налоговые инспекции, банки, внебюджетные фонды и прочие контролирующие организации. А иногда режим работы организации таков, что сотрудники вынуждены добираться до работы или возвращаться домой в то время, когда общественный транспорт уже не работает. Хорошо, если у работодателя есть транспорт, которым он может обеспечить доставку сотрудников. Но для многих организаций собственный автомобиль - это роскошь.
При отсутствии собственного транспорта отдельные организации заключают договоры с транспортными компаниями. Но чаще всего работодатель идет по пути компенсации работникам транспортных расходов, связанных со служебными разъездами. Как такие расходы правильно оформить и признать в целях налогообложения? Ответ на этот вопрос Минфин России дал в комментируемом Письме N 03-03-07/52139. По традиции чиновники были немногословны, ограничились ссылками на нормы налогового законодательства. Мы же решили немного дополнить их ответ, рассмотрев наиболее часто встречающиеся на практике случаи компенсации транспортных расходов.
Согласно положениям ст. 164 ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.
При предоставлении компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя.
ТК РФ выделяет два вида компенсаций:
- связанные с особыми условиями труда (ст. 129 ТК РФ) и являющиеся частью оплаты труда;
- установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
Ко второму виду относятся компенсации:
- за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;
- за использование личного имущества работника в производственных целях (например, аренду автомобиля у сотрудника);
- за использование такси (в частности, в командировке);
- за приобретение проездных билетов на общественный транспорт для работников с разъездным характером работы;
- иные виды компенсаций.
В комментируемом Письме финансисты указали на то, что работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, связанные с выполнением должностных обязанностей работника, при условии что они произведены с разрешения или ведома работодателя, а также если такие расходы отвечают критериям ст. 252 НК РФ.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Обязательным признаком признания расходов в налоговом учете является их обоснованность. Обоснованными считаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными являются затраты, удостоверенные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Либо это могут быть документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. Наконец, это могут быть документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в частности, таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
- За использование для служебных поездок личных легковых автомобилей.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. По мнению налоговых органов, для получения такого вида компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации личное заявление и копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (Письмо УФНС России по г. Москве N 20-15/001797@).
От редакции. Необходимость подачи заявления на выплату компенсации, а также требования к указанию в нем сведений о том, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт, содержат Правила выплаты рассматриваемого вида компенсаций для государственных гражданских служащих (утв. Постановлением Правительства РФ N 563). Правила требуют прилагать к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства. Оригинал этого документа служащий должен предъявлять в бухгалтерию для проверки подлинности копии.
Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя организации.
Компенсацию за использование личных легковых автомобилей работников для служебных поездок компания вправе включить в прочие расходы на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Причем указанная компенсация коммерческими организациями учитывается в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92.
От редакции. По указанным нормам сумма компенсации за использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 куб. см - 1500 руб. За использование личного мотоцикла в служебных целях размер ежемесячной компенсации работнику составляет 600 руб.
Правилами выплаты компенсаций для государственных гражданских служащих за использование ими личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях предельные размеры таких выплат по сравнению с коммерческими структурами увеличены в два раза. Пунктом 4 Постановления N 563 определено, что финансовое обеспечение расходных обязательств РФ, связанных с реализацией этого документа, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным бюджетом на соответствующий финансовый год.
При этом сумма выплачиваемой компенсации включает в себя и все расходы, возникающие в связи с использованием личного автомобиля. Суммы компенсации, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.
Чтобы расходы на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях принимались при исчислении налога на прибыль, необходимо, чтобы они были надлежащим образом оформлены. В организации должны быть организационно-распорядительные документы, в частности приказы о выплате сумм компенсации, документы, свидетельствующие о принадлежности транспортного средства соответствующему сотруднику (копии ПТС), документы, подтверждающие использование личного транспорта в служебных целях. Кроме этого, по мнению налоговых органов, для обоснования расходов работник, использующий личный транспорт, должен обязательно представить в бухгалтерию путевой лист (Письмо ФНС России N 04-2-06/419@).
От редакции. У Минфина России нет четкой позиции относительно обязательности подтверждения путевыми листами расходов на рассматриваемый вид компенсации. В частности, в Письме N 03-03-06/1/46664, отвечая на вопрос о необходимости оформления путевых листов, финансисты отметили следующее. Налоговый учет налогоплательщик организует самостоятельно. При этом установленная система учета должна применяться последовательно, от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета закрепляется в учетной политике организации для целей налогообложения и утверждается руководителем. Налоговые инспекции и иные контролирующие органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа утверждены Приказом Минтранса России N 152. Согласно этому документу обязанность оформления путевого листа возникает у юридического лица или предпринимателя при использовании автомобильного транспорта для перевозок грузов, пассажиров и багажа. Работник, использующий собственное транспортное средство для передвижения в служебных поездках, под эту норму не подпадает.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Значит, можно сделать вывод, что наличие путевого листа в рассматриваемой ситуации не предусмотрено законодательством. Если налогоплательщик будет придерживаться этой точки зрения, претензии налоговиков не исключены, поэтому нужно быть готовым к отстаиванию своей позиции в суде.
- По договору аренды автомобиля у сотрудника.
Организация может заключить договор аренды транспортного средства со своим сотрудником. При этом фактически именно этот работник будет управлять автомобилем, выполняя тем самым свои трудовые обязанности.
В этом случае можно учесть затраты по данному договору, включая арендную плату, расходы на ГСМ, техосмотр, ремонт автомобиля и т.п., при исчислении налога на прибыль по следующим основаниям. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываемым в целях налогообложения прибыли, относятся затраты налогоплательщика в виде арендных платежей за арендуемое имущество (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов включаются и затраты на содержание служебного транспорта. В соответствии с требованиями уже упомянутой ранее ст. 252 НК РФ арендованный автомобиль должен использоваться в деятельности, связанной с получением доходов, причем все соответствующие затраты (в т.ч. на ГСМ, техобслуживание, ремонт и т.п.) должны быть документально подтверждены (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/649).
- По оплате услуг такси командированному сотруднику.
Уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси (например, такси использовалось для движения по маршруту: гостиница - офис клиента, гостиница - аэропорт) возможно при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Такие расходы должны быть предусмотрены коллективным (трудовым) договором, локальным нормативным актом. В качестве подтверждения произведенных расходов к авансовому отчету следует приложить чек ККТ, товарный чек, а также служебную записку, в которой обосновывается необходимость поездки на такси (например, перевозка большого объема конфиденциальных документов или позднее (раннее) время отправления (прибытия) поезда, самолета).
Если эти условия выполняются, то организация вправе учесть понесенные затраты для целей налогообложения прибыли (Письма Минфина России N 03-03-06/1/720, УФНС России по г. Москве N 16-15/109748@). Траты учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения руководителем авансового отчета работника (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
- На приобретение проездных билетов на общественный транспорт.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы по проезду (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ).
Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Кроме того, условие о разъездном характере работ должно быть указано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Поэтому размер и порядок возмещения расходов целесообразно установить локальным актом - положением о разъездном характере работы, а в трудовых договорах с работниками указать такой характер работ. Затраты на приобретение проездных билетов для работников, работа которых носит разъездной характер, обоснованны и документально подтверждены согласно требованию НК РФ (п. 1 ст. 252). Стоимость проездных билетов, приобретаемых для этой категории работников, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России N 03-03-06/1/211, п. 2 Письма ФНС России N ШС-37-3/8488).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
