Многих работников, которые увольняются, да и бухгалтеров, начисляющих им деньги, интересует вопрос, как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении. На самом деле, все довольно просто, и если следовать инструкциям, то каждый работник может самостоятельно подсчитать, какую сумму ему положено выплатить при увольнении.
В каком случае работнику организации компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в полном объеме?
Для того чтобы получить компенсацию за неиспользованный отпуск в размере годовых отпускных, работнику нужно проработать на предприятии не меньше 11 месяцев с момента поступления на работу. В этом случае размер компенсации рассчитывается по формуле(S: 29,4)/12*K, где S – размер дохода работника за последний календарный год, а К - количество дней отпуска, в большинстве случаев равное 28 дням. Пример: Работник Сидоров отработал полностью 11 месяцев. Общий годовой размер его заработной платы составил 300000 рублей. Таким образом, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнение должна составить: (300000:29.4)/12*28=23809 рублей.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, если работник отработал меньше 11 месяцев?
В случае если работник отработал с момента трудоустройства или окончания предыдущего отпуска меньше 11 месяцев, размер компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается по следующей формуле: ( S: 29,4)/12*Kn, где S – размер дохода работника за последний календарный год, а Kn – количество дней отпуска, которое определяется по формуле Kn=2.33*N, где N – количество полностью отработанных работником месяцев.
Пример: Работник Петров отработал 6 месяцев и 10 дней. Общий годовой размер его зарплаты составил 200000 рублей. Таким образом, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнение должна составить: (200000:29.4)/12*14=7924 рублей.
Компенсация за неиспользованный отпуск была рассмотрена в письме № 03-03-06/4/29. Минфин России рассмотрел вопрос о том, можно ли суммы компенсаций за неиспользованные отпуска, выплачиваемые работникам при увольнении, списывать в налоговом учете за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.
Финансовое ведомство разъяснило, что расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, и денежные компенсации за неиспользованный отпуск являются разными видами расходов на оплату труда, поскольку первые из названных затрат предусмотрены п. 7 ст. 255 НК РФ, а вторые - п. 8 этой статьи. Поэтому указанные компенсации за счет резерва не списываются, а учитываются для целей налогообложения прибыли в порядке, предусмотренном для других расходов на оплату труда.
Стоит подчеркнуть также другой момент.
Резерв на оплату отпусков был рассмотрен в письме № 03-03-06/1/222. Минфин России напомнил, что для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право создать резерв на оплату отпусков работников.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Бухгалтеру придется рассчитать и начислить данную выплату, если работник увольняется по одному из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. По какому именно, значения не имеет. Компенсация положена в любом случае. В том числе и при увольнении в порядке перевода в другую компанию.
А вот ситуации, когда выдавать компенсацию не нужно:
— внешнего совместителя перевели на основное место работы в компании (имеется в виду именно случай перевода; если же совместитель сначала написал заявление на увольнение, а потом заявление о приеме на работу, то выплатить компенсацию необходимо);
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
— работник трудился в компании менее половины месяца (бухгалтеру надо посчитать, сколько календарных дней приходится на отработанное время; и если это составляет менее половины от общего количества календарных дней в данном месяце, то компенсацию выплачивать не нужно).
Нет оснований для выплаты компенсации в случаях, когда работника переводят из одного подразделения в другое.
Ну и конечно, никакой компенсации за отпуск не полагается тем, кто работал по гражданско-правовым договорам. Ведь отпуск предоставляют только работникам, с которыми заключены трудовые соглашения. Исключением являются случаи, когда гражданско-правовой договор содержит положения об отпусках и их компенсациях. Но такое на практике встречается нечасто.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Статьей 122 ТК РФ определена обязанность работодателя по ежегодному предоставлению работнику оплачиваемого отпуска продолжительность 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Перенос отпуска на следующий год допускается (по соглашению сторон) только в исключительных случаях (в частности, когда уход работника в отпуск в текущем году может негативно отразиться на деятельности организации). При этом дни перенесенного отпуска работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется отпуск.
Работодателю запрещено не предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд (ст. 124 НК РФ). При этом сотрудникам в возрасте до 18 лет, а также тем, кто занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, он обязан предоставлять отпуск ежегодно.
Таким образом, законодательством установлены строгие ограничения для работодателей в части предоставления отпусков работникам. Тем не менее, на практике у работников нередко накапливаются неиспользованные отпуска за предыдущие годы. В этом случае за работодателем сохраняется обязанность предоставить сотруднику эти отпуска либо выплатить ему денежную компенсацию за их неиспользованные дни.
В каких случаях выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск?
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается при увольнении (ст. 127 ТК РФ), а также по письменному заявлению работника за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).
Следует также учитывать, что замена отпуска денежной компенсацией не допускается:
• беременным женщинам;
• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (в том числе для организаций, применяющих суммированный учет рабочего времени) рассчитывается следующим образом:
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
=
Средний дневной (часовой) заработок за расчетный период
х
Количество дней (часов) отпуска, не использованных за время работы в организации
Расчет среднего дневного (часового) заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск производится по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ и Положением об исчислении средней заработной платы, и исчисляется за последние три календарных месяца (если иной расчетный период не предусмотрен коллективным договором) путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на расчетное количество дней (фактически отработанных часов) за расчетный период.
Самый распространенный случай, когда за неиспользованный отпуск выдается денежная компенсация, - это увольнение работника. Отметим, что при увольнении работнику по его заявлению могут быть предоставлены все не использованные им отпуска (и основной, и дополнительный), за исключением случая, если его увольнение связано с виновными действиями. Днем увольнения работника будет считаться последний день его отпуска. В этом случае оплачивается предоставленный работнику отпуск, и, соответственно, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении не выплачивается.
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивают также работникам, которые увольняются из организации в порядке перевода (по основанию, предусмотренному п. 5 ст. 77 ТК РФ).
На практике при определении количества дней отпуска, на которые имеет право работник за время работы в организации, возникают определенные затруднения. Дело в том, что ТК РФ предусматривает конкретный порядок подсчета дней неиспользованного отпуска только для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, - в силу ст. 291 ТК РФ компенсация им выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы. Для остальных категорий работников механизм такого расчета в ТК РФ не прописан.
Общепризнанным является следующий вариант расчета. Если работник проработал в организации 12 месяцев, в которые входит и сам отпуск (ст. 121 ТК РФ), то ему полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другими словами, полная компенсация выплачивается работнику, проработавшему у работодателя 11 месяцев (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, далее - Правила). Если увольняющийся работник не отработал период, который дает право на полную компенсацию неиспользованного отпуска, компенсация выплачивается пропорционально дням отпуска за отработанные месяцы (п. 29 Правил).
При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил).
Компенсация выплачивается в размере среднего заработка за 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) за каждый месяц работы.
Пример 1.
Сотрудник проработал в организации 10 месяцев. При увольнении ему положена компенсация за 23,3 дня (2,33 дня х 10 мес.). Если бы он проработал 11 месяцев, то получил бы компенсацию за полный месяц - 28 календарных дней.
Таким образом, 11-й месяц работы дает сотруднику право на получение компенсации за 4,7 дня (28 - 23,3).
Указанные нормы при выплате компенсаций ухудшают положение увольняемых работников, проработавших менее 11 месяцев, по сравнению с лицами, увольняемыми по истечении 11 месяцев работы. Однако попытка оспорить положения п. 29 Правил в Верховном суде РФ не увенчалась успехом (Решение ВС РФ № ГКПИ04-1294, Определение ВС РФ № КАС05-14), так как, по мнению судей, принцип пропорционального расчета компенсаций полностью соответствует аналогичному принципу, содержащемуся в ст. 291 ТК РФ. Само обстоятельство, что пункт 28 Правил предусматривает право проработавшего не менее 11 месяцев работника при его увольнении на получение полной компенсации за неиспользованный отпуск, само по себе не может свидетельствовать о наличии каких-либо противоречий между пунктом 29 Правил и положениями статей 3, 114 и 127 ТК РФ.
Некоторые организации используют другой способ расчета, который отражают в коллективном договоре (или положении об оплате труда). Так как рабочий год делится примерно на 11 месяцев работы и 1 месяц отпуска, ежемесячно работник зарабатывает право на отпуск в размере 2,55 дня (28 дн. / 11 мес.). С точки зрения математики, такой способ расчета является более правильным и не ухудшает условия выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении работников. Однако его применение приведет к увеличению расходов на оплату труда, а это, скорее всего, будет расценено проверяющими органами как занижение налоговой базы по налогу на прибыль. Если возникнут разногласия с налоговыми органами, то отстаивать свою позицию придется только в суде.
Пример 2.
И. И. Иванова поступила на работу, она находилась в очередном ежегодном отпуске с 1 по 28 июня (28 календарных дней). И. И. Иванова в отпуске не была. В апреле она написала заявление об уходе по собственному желанию.
Оклад работницы составляет 10 000 руб. в месяц. Кроме этого, ей были начислены
• в январе - премия по итогам работы в размере 3 000 руб. и месячная премия за выполнение производственных показателей в декабре - 500 руб.;
• в феврале - премия за выполнение производственных показателей в январе - 600 руб.;
• в марте - премия за выполнение производственных показателей в феврале - 700 руб.;
• в апреле - премия за выполнение производственных показателей в марте - 800 руб. и премия по итогам работы за I квартал в размере 2 000 руб.
Продолжительность расчетного периода в организации составляет 3 месяца. Расчетный период отработан полностью.
Напомним, что при увольнении работника расчет причитающихся ему выплат (в том числе и компенсации за неиспользованный отпуск) производится в унифицированной форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Итак, приведем поэтапный расчет компенсации за неиспользованный отпуск И. И. Ивановой.
1) Определим сумму фактически начисленной заработной платы за расчетный период (январь - март). В нее включаются:
• должностной оклад работницы за три месяца в сумме 30 000 руб. (10 000 руб. х 3 мес.);
• премия по итогам работы в сумме 750 руб. (3 000 руб. / 12 мес. х 3 мес.);
• премии за выполнение производственных показателей в сумме 1 800 руб., в том числе: 500 руб. (так как она начислена в месяце, который приходится на расчетный период), 600 и 700 руб.
Месячная премия за выполнение производственных показателей в марте (800 руб.), а также квартальная премия по итогам работы за I квартал (2 000 руб.) не учитываются, так как они были начислены в месяце, выходящем за пределы расчетного период (в апреле).
Таким образом, сумма фактически начисленной заработной платы в расчетном периоде составит 32 550 руб. (30 000 + 750 + 1 800).
2) Рассчитаем средний дневной заработок за расчетный период: (32 550 руб. / 3 мес. / 29,6 дня) = 366,55 руб.
3) Определим количество дней отпуска, которые остались неиспользованными. Напомним, что отпуск работнику предоставляется за отработанное им время, а не календарный год. Другими словами, исчисление срока на право получения отпуска начинается с даты, когда работник приступил к работе, а не с начала календарного года.
Первый рабочий год И. И. Ивановой закончился 01.08.04, второй - 01.08.05. За это время работнице положено 56 дней отпуска (28 дн. х 2 г.).
Со 2 августа по 24 апреля длился третий рабочий год, включающий 7 полных месяцев и один неполный. Причем последний приравнивается к полному рабочему месяцу, так как включает в себя более 15 календарных дней. Таким образом, И. И. Иванова за третий год работы в организации заработала отпуск за 8 полных месяцев, то есть имела право на 19 дней оплачиваемого отпуска (2,33 дня х 8 мес. = 18,64 дня).
Общее количество дней отпуска, заработанных И. И. Ивановой, - 75 (56 + 19). Следовательно, при увольнении ей положена компенсация за 47 дней (75 - 28).
4) Итак, рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск: 366,55 руб. х 47 дн. = 17 227,85 руб.
Бывают случаи, когда при расчете компенсации бухгалтеры определяют количество дней неиспользованного отпуска в последнем рабочем месяце в упрощенном варианте. По их мнению, если работник увольняется до 15 числа, у него нет права на дни отпуска за последний месяц, если после указанной даты - соответственно, такое право есть. Однако данный подход неверен и может привести к ошибкам при исчислении компенсационной выплаты. Поэтому расчет следует производить по установленным правилам: учитывать, сколько дней в сумме проработал сотрудник в первом и последнем месяцах работы в организации, а также обязательно исчислять стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый основной отпуск (ст. 121 ТК РФ).
Если работник продолжает трудиться в организации
Статья 126 ТК РФ разрешает работодателю (Внимание! Это его право, а не обязанность) по соглашению с работником заменить последнему часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией. При этом компенсировать деньгами основной отпуск за текущий год нельзя (Письмо МФ РФ № 03-05-02-04/13).
К сожалению, указанная статья нечетко определяет ситуацию и может быть прочитана двояко. С одной стороны, можно предположить, что из имеющегося количества дней неиспользованного отпуска (например, работник не был в отпуске 3 года, значит, у него накопилось 84 дня отпуска) 28 дней он должен отгулять в любом случае, а оставшиеся 56 дней (84 - 28) попросить заменить денежной компенсацией.
С другой стороны, ст. 126 ТК РФ может быть расценена следующим образом. Предположим, что работнику полагается основной отпуск - 28 дней и дополнительный - продолжительностью 3 дня, который присоединяется к основному. Два года он их не получал. В результате 56 дней основного отпуска ему надо предоставить днями отдыха, и только накопившиеся дополнительные 6 дней могут быть компенсированы в денежной форме.
Эта двойственность будет сохраняться до тех пор, пока не будут внесены поправки в ТК РФ. Соответственно, будут действовать разъяснения, данные в Письме Минтруда № 966-10, согласно которым ввиду неопределенности законодательной формулировки возможны два варианта выплаты денежной компенсации. Выбор делается по соглашению сторон. То есть работодатель и работник должны сами договориться, сколько дней неиспользованных отпусков за прошлые годы заменить денежной компенсацией.
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск
Согласно положениям действующего законодательства компенсация за неиспользованный отпуск подлежит выплате работнику в двух случаях:
• при наличии неиспользованной части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней;
• при увольнении работника, не использовавшего отпуск частично или в полном объеме ко дню увольнения.
Компенсация за неиспользованный отпуск в части, превышающей 28 календарных дней, предоставляется на основании письменного заявления работника с согласия работодателя. Данное положение означает, что даже при наличии заявления работника о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией работодатель вправе отказать ему в выплате указанной компенсации без объяснения причин. Вместе с тем обязанность по предоставлению неиспользованной по тем или иным причинам части отпуска за работодателем сохраняется.
Компенсация за неиспользованный отпуск только в части, превышающей 28 календарных дней, может быть представлена и при перенесении отпуска на следующий год. Например, работнику был положен отпуск продолжительностью 30 дней. Данный отпуск был перенесен. Ему должны предоставить два отпуска общей продолжительностью 60 дней. Компенсация за неиспользованный отпуск в указанном случае может быть выплачена только за 4 дня (за 2 дня отпуска, неиспользованного, и за 2 дня отпуска, положенного).
Не допускается ни при каких обстоятельствах за исключением увольнения работника замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков следующим работникам:
• беременным женщинам;
• лицам в возрасте до 18 лет.
Не допускается также заменять денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях, если речь опять же не идет об увольнении.
При увольнении работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени. При этом если работник проработал 11 месяцев, ему должна быть выплачена компенсация за полный рабочий год. Если работник отработал менее 11 месяцев, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом, если работник отработал менее половины месяца, то данный месяц в расчет не берется, а если более половины – месяц считается как полный.
Размер компенсация за неиспользованный отпуск определяется путем деления средней заработной платы работника, начисленной за последние 12 календарных месяцев, на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
Компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении работника не облагается ни ЕСН (п. 2 ст. 238 НК РФ), ни взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона № 167-ФЗ). Также не нужно начислять взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 4 постановления Правительства РФ № 184).
НДФЛ придется удержать и перечислить в бюджет. Эта выплата не входит в перечень не облагаемых налогом сумм (п. 3 ст. 217 НК РФ). Когда же необходимо перечислить НДФЛ?
Датой получения сотрудником дохода при выплате компенсации является не последний день месяца, как при оплате труда (п. 2 ст. 223 НК РФ), а момент фактической выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ). Компенсация — это не плата за выполнение трудовых обязанностей, а оплата времени отдыха сотрудника, даже не состоявшегося (ст. 106 и 107 ТК РФ). Так считают в Минфине России, о чем свидетельствует пункт 1 письма этого ведомства № 03-05-01-04/68.
Значит, НДФЛ необходимо перечислить в день:
• перевода суммы компенсации на счет работника;
• получения денег в банке на выплату компенсации через кассу организации;
• следующий за выплатой компенсации (при наличии других источников выплаты компенсации).
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами
Напомним, что компенсация за неиспользованный отпуск, на основании статьи 126 Трудового кодекса РФ, может заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска. Правда, эти суммы не входят в список тех, с которых не уплачиваются взносы во внебюджетные фонды страны.
В статье 9 вышеназванного законодательного акта говорится о том, что страховыми взносами не облагаются выплаты, связанные с увольнением работников, кроме компенсаций за неиспользованный отпуск. Причем в данной ситуации не важно выплачиваются денежные средства при увольнении или нет.
В дополнение к вопросу о компенсациях за неиспользованный отпуск напомним, что компенсация за задержку заработной платы не может учитываться в расходах при расчете налога на прибыль. Об этом пояснило Министерство финансов Российской Федерации в своем письме № 03-03-06/2/164.
Также заметим, что в ближайшее время НДФЛ с компенсаций руководителей будет пересмотрен на законодательном уровне. Госдума планирует рассмотреть законопроект о налогообложении компенсаций топ-менеджерам в ситуации досрочного увольнения при смене собственника организации.
Кроме того, о выплатах компенсации работникам недавно поясняла Федеральная налоговая служба Российской Федерации в письме № ЕД-4-3/14453@. Рассматриваемый вопрос касался необходимости рассчитывать и уплачивать налог на доходы физических лиц с сумм, компенсирующих тяжелые условия трудовой деятельности на предприятии.
И в завершение материала по компенсации за неиспользованный отпуск заметим следующее. Затраты на детские дошкольные учреждения, выделенные работодателем, должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Напомнил об этом Минфин России в своем письме № 03-04-05/9-823.
Согласно ст. 127 Трудового кодекса РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Федеральный закон N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) регулирует отношения, связанные с исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование, а также отношения, возникающие в процессе осуществления контроля за исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов и привлечения к ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации о страховых взносах (ч. 1 ст. 1 Закона N 212-ФЗ).
Согласно пп. "а" п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ организации-страхователи, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются плательщиками страховых взносов.
В силу ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, указанных в пп. "а" и "б" п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ), а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства. Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, указанных в пп. "а" п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ, признаются также выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.
Пункт 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ содержит исчерпывающий перечень видов компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.
Согласно пп. "д" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, указанных в п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ, компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.
На основании ч. 1 ст. 62 Закона N 212-ФЗ данный Закон вступает в силу с 01.01.2010, за исключением ч. 5 ст. 8, ч. 2 ст. 12, ч. 10 ст. 15 Закона N 212-ФЗ.
Таким образом, с 01.01.2010 компенсации работникам за неиспользованный отпуск, выплачиваемые при увольнении, облагаются страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования.
Компенсация за неиспользованные дни отпуска
Согласно статье 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» количество дней неиспользованного отпуска, за которые следует выплатить компенсацию при увольнении, определяется автоматически.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Обязанность работодателя выплатить работнику при увольнении компенсацию за все неиспользованные отпуска закреплена в Трудовом кодексе, однако ни Трудовой кодекс, ни другие нормативные акты не содержат точных указаний, как рассчитать количество дней. Очевидно, что количество дней неиспользованного отпуска определяется как разница между количеством дней отпуска, «заработанных» работником, и количеством дней фактически предоставленных ему отпусков. Количество дней фактически предоставленных отпусков определить не сложно, а вот алгоритм расчета количества дней отпуска, «заработанных» работником не так прост и однозначен.
Сначала для этого требуется определить стаж работника. Этот момент не вызывает вопросов, поскольку порядок определения стажа прописан в Трудовом кодексе.
Согласно статье 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются:
• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
• время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Далее необходимо, исходя из полученного стажа, рассчитать количество дней отпуска, положенных работнику. В общем случае продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). То есть за каждый полный год стажа, или рабочий год, работнику следует «начислить» 28 календарных дней отпуска. Разъяснений, как посчитать количество дней отпуска за не полностью отработанный рабочий год, Трудовой кодекс не содержит. Единственным нормативным документом, регулирующим данный вопрос, являются Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР № 169 (далее - Правила), которые до сих пор применяются в части, не противоречащей ТК РФ.
Согласно пункту 28 Правил, работники, проработавшие в организации не менее 11 месяцев, включаемых в стаж, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию, в остальных случаях - работники получают пропорциональную компенсацию. Исходя из примеров расчета, представленных в Правилах, можно сделать вывод, что для расчета пропорциональной компенсации, количество положенных работнику дней отпуска следует определять делением установленной продолжительности отпуска (в общем случае - 28 календарных дней) на 12 месяцев и умножением на количество месяцев отпускного стажа работника. Причем для расчета пропорциональной компенсации отпускной стаж работника, который, как правило, к моменту увольнения сотрудника составляет неполное количество месяцев, следует округлить до целых месяцев. Правила округления стажа изложены в пункте 35 Правил: излишки, составляющие менее половины месяца, исключатся из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
На практике данный порядок расчета неиспользованных дней отпуска может трактоваться по-разному.
Во-первых, вопрос вызывает округление стажа работника до целого числа месяцев: что считать «излишками, составляющими менее половины месяца» и «излишками, составляющими не менее половины месяца». Количество дней в разных месяцах различно: будет ли 14 календарных дней стажа в феврале считаться половиной месяца, как и 15 дней стажа в марте?
Второй распространенный вопрос - следует ли округлять количество дней компенсации отпуска, и может ли количество дней быть нецелым? Например, работник отработал 1 месяц, и по общему правилу ему положено 28 / 12 дней отпуска. В результате получается 2,33 (3) дня. Нужно ли выплатить компенсацию за 2,33 дня или следует округлить 2,33 до целого количества дней? Отметим, что округление количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, законодательством не предусмотрено. Однако, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, то, согласно письму Минздравсоцразвития России № 4334-17, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника, т. е. 2,33 следует округлить до 3-х дней.
Отметим также, что некоторые специалисты придерживаются мнения, что расчет компенсации следует производить, исходя из округленного до двух знаков после запятой месячного количества дней отпуска, т.е. принимать в расчет по 2,33 дня за каждый месяц отпускного стажа. То есть если работник отработал 2 месяца, то ему положена компенсация за 2,33 x 2 = 4,66 дней отпуска. Полученный результат, однако, будет отличаться от рассчитанного и округленного по правилам математики: 28 / 12 x 2 = 4,67 дней. Какой же вариант расчета следует применять?
Эти методологические вопросы решены в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» следующим образом: алгоритм расчета дней компенсации за неиспользованный отпуск реализован в максимальном соответствии с нормативными документами, а спорные и неоднозначные моменты разрешены в пользу работников:
1) При расчете отпускного стажа количество полных месяцев исчисляется от даты приема по календарному принципу, т.е. например, если сотрудник принят 17 января, то 16 февраля его стаж составит ровно месяц, 16 марта ровно два месяца и т.д. Соответственно, на дату увольнения стаж работника, дающий право на ежегодный отпуск, будет составлять сколько-то полных месяцев и сколько-то дней. Вот это количество дней и считается «излишком».
Например, если сотрудник, принятый на работу 17 января, увольняется 3 марта, то его отпускной стаж составит ровно 1 месяц (с 17 января по 16 февраля) и излишек 15 дней (12 дней - с 17 по 28 февраля и 3 дня с 1 по 3 марта).
Для определения, составляет ли излишек менее половины месяца или не менее половины, нужно выбрать месяц, и поделить количество дней в этом месяце пополам. В программе 1С для анализа выбирается тот календарный месяц, на который приходится большее число дней последнего рабочего месяца сотрудника. В рассматриваемом примере – это март. Последний рабочий месяц сотрудника – это период с 17 февраля по 16 марта (если бы он доработал его полностью, то заработал полный месяц стажа). В этом периоде 12 дней приходится на февраль и 16 дней на март, следовательно, для анализа выбирается март. В марте 31 календарный день, значит, излишек 15 дней составляет менее половины месяца (31:2 = 15,5). Таким образом, этот излишек отбрасывается и считается, что стаж сотрудника составляет 1 месяц.
Отметим, что если бы сотрудник увольнялся 4 марта, то его стаж составил бы 1 месяц и 16 дней, 16 дней – излишек, составляющий более половины месяца, следовательно, для расчета дней компенсации отпуска стаж сотрудника был бы округлен до 2-х целых месяцев.
Если бы дата увольнения сотрудника пришлась на период после 17 марта, то для расчета половины месяца был бы выбран уже апрель, т.к. последним рабочим месяцем считался бы период с 17 марта по 16 апреля. Пусть, например, дата увольнения сотрудника - это 31 марта, тогда стаж сотрудника составляет 2 полных месяца (с 17 января по 16 марта) и 15 дней (с 17 по 31 марта). В данном примере излишек 15 дней составляет уже ровно половину месяца апреля (30 календарных дней:2), следовательно, округляется до полного месяца, и расчет дней компенсации отпуска ведется, исходя из 3-х месяцев отпускного стажа.
2) За 11 полных отработанных месяцев рассчитывается полная компенсация, т.е. как будто работник отработал полный рабочий год (однако в случае, если работник отработал менее 11 месяцев, например, 10 месяцев и 20 дней, то количество дней компенсации рассчитывается пропорционально - за 11 месяцев отпускного стажа).
3) При пропорциональном расчете количество дней компенсации отпуска считается без промежуточного округления, а округляется уже конечный результат, полученный по формуле:
<Количество заработанных дней отпуска> = <Годовое количество дней отпуска>/ 12 x <Количество месяцев отпускного стажа>.
Таким образом, если работник увольняется, отработав 2 месяца, то в программе ему будет предложено компенсировать 28 / 12 x 2 = 4,67 дней отпуска, а не 4,66 дня. Такой подход, во-первых, не ущемляет права работников (компенсация за 4,67 дней будет больше, чем за 4,66), а во-вторых, позволяет точно рассчитать компенсацию за 3, 6 или 9 месяцев работы. Количество компенсируемых дней отпуска составит в этом случае 7, 14 и 21 день отпуска соответственно. При применении же расчета, исходя из 2,33 дней отпуска за месяц стажа, количество дней компенсации получится 6,99 дней за 3 месяца работы, 13,98 - за полгода, 20,97 дней - за 9 месяцев, что явно не является ожидаемым результатом расчета, в первую очередь, для самого работника.
Кроме того, в программе реализована возможность производить расчет дней компенсации отпуска с округлением до целых дней. Данная возможность подключается в настройках параметров учета. Ввиду малой распространенности такой методики по умолчанию опция округлять дни компенсации отпуска при увольнении в программе отключена.
При включенной опции количество дней компенсации отпуска округляется до целых дней, причем, всегда в большую сторону, что соответствует правилам округления, изложенным в письме Минздравсоцразвития России № 4334-17.
Расчет дней неиспользованного отпуска
Количество дней неиспользованного отпуска, за которые работнику при увольнении следует выплатить денежную компенсацию, рассчитывается в программе автоматически.
При регистрации увольнения (вводе документа Увольнение из организаций) анализируется стаж работы сотрудника и сведения о фактически предоставленных ему отпусках. На основании этих данных вычисляется остаток отпуска.
В стаж работы сотрудника, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска, включается все время работы по трудовому договору (т. е. со дня приема на работу по день увольнения), за исключением: периодов отпусков по уходу за ребенком до достижения возраста трёх лет, периодов отпусков без сохранения заработной платы, превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года. Для определения периодов, не включаемых в стаж, в программе анализируются данные подсистемы кадрового учета невыходов - регистр сведений Состояние сотрудников организаций.
Учет фактически использованных работниками отпусков ведется в регистре накопления Фактические отпуска организаций.
В программе реализовано два варианта регистрации данных по фактическому использованию отпусков: документами кадрового учета невыходов либо документами подсистемы расчета заработной платы. Выбор варианта учета производится в настройках параметров учета.
Следует отметить: так как в подсистеме кадрового учета нет документов, которые регистрируют компенсацию отпуска, то компенсация всегда списывается расчетными документами, вне зависимости от настроенного порядка списания.
Если рассчитанный остаток отпуска получается положительный, то неиспользованные дни отпуска предлагается компенсировать.
В документе Увольнение из организаций в колонке Компенсация указывается значение Компенсация.
При вводе впоследствии документа Расчет при увольнении сотрудника организаций работнику будет начислена денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Если остаток получается отрицательный, т. е. сотрудник использовал отпуска больше, чем «заработал», то за неотработанные дни отпуска предлагается выполнить удержание (значение Удержание в колонке Компенсация).
В этом случае в документе Расчет при увольнении сотрудника организаций будет рассчитана сумма, подлежащая удержанию из заработка сотрудника.
Компенсация за неиспользованный отпуск взносы
Облагается ли страховыми взносами на обязательное социальное страхование компенсационная выплата работнику за неиспользованный отпуск, в том числе, в связи с его увольнением?
В соответствии со статьей 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ).
В статья 9 указанного закона установлен перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.
На основании пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат в пределах законодательно установленных норм, связанных, в том числе:
• с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск;
• выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, за исключением выплат за неиспользованный отпуск, не связанный с увольнением работников.
В подпункте 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ предусмотрена аналогичная норма.
Таким образом, компенсационная выплата работнику за неиспользованный отпуск, независимо от того, связана она или не связана с увольнением работника, облагается страховыми взносами:
• на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Код компенсация за неиспользованный отпуск
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ в целях гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 223 НК РФ, дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме.
В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Оплата отпуска не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса РФ).
Пунктом 4 ст. 226 НК РФ предусмотрено, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Удержание у налогоплательщика начисленной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.
По мнению ФНС России, в разд. 3 справки формы N 2-НДФЛ отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода. В графе "Месяц" в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, определяемой в соответствии с положениями ст. 223 НК РФ, в справочнике "Коды доходов" Приложения N 2 к форме N 2-НДФЛ для компенсационной выплаты за неиспользованный отпуск код не установлен, в связи с чем выплата за неиспользованный отпуск должна быть отражена в справке о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ с указанием кода 4800 справочника "Коды доходов" Приложения N 2 к форме N 2-НДФЛ (Письма ФНС России N 18-0-09/0001, N 3-5-04/380@).
Учитывая изложенное, при предоставлении компенсации работнику за неиспользованный отпуск организация обязана в справке N 2-НДФЛ в графе "Месяц" указать порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, и код дохода в данном случае 4800.
Налоги компенсация за неиспользованный отпуск
При выплате компенсации за неиспользованный отпуск работодатель обязан исчислить и уплатить НДФЛ с этой суммы. Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 НК РФ. Налог удерживается из суммы компенсации, причитающейся работнику, при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить НДФЛ в бюджет работодатель обязан не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату компенсации либо в день перечисления этой суммы на счет работника или по его поручению на счета третьих лиц (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Что касается ЕСН, то для компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении работников и для компенсаций, выплачиваемых по письменному заявлению работников, которые продолжают трудиться в организации, установлены разные правила налогообложения. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая увольняющемуся работнику, не облагается ЕСН. Следовательно, на сумму этой выплаты не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, а также на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Об этом сказано в пункте 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации.
Если же сотрудник продолжает работать в организации и взамен части отпуска, превышающей 28 дней, получает компенсацию, то при ее выплате работодатель обязан начислить ЕСН и страховые взносы в ПФР. Страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве на сумму этой компенсации не начисляются согласно пункту 1 поименованного выше перечня.
При исчислении налога на прибыль организаций сумма денежной компенсации за неиспользованный отпуск принимается в уменьшение налоговой базы. Основанием служит пункт 8 статьи 255 Кодекса.
Суммы ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, начисленные на сумму компенсации, выплаченной работникам, которые продолжают трудиться в организации, также учитываются при налогообложении прибыли. При этом суммы ЕСН и страховых взносов могут учитываться в составе как прямых, так и косвенных расходов.
Допустим, компенсация за неиспользованный отпуск начислена работнику из обслуживающего персонала. Тогда ЕСН и страховые взносы — это косвенные расходы (подп. 1 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 318 НК РФ).
А если денежная компенсация выплачивается работникам, занятым непосредственно в производстве продукции (работ, услуг), то начисленные на нее суммы ЕСН и обязательных страховых взносов могут быть отнесены в состав прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ). Соответственно они подпадут под распределение при расчете стоимости незавершенного производства согласно статье 319 Кодекса.
Следует учесть, что такой порядок налогового учета расходов на обязательное пенсионное страхование применяется с 1 января 2005 года на основании Федерального закона № 58-ФЗ (причем соответствующие поправки в статью 318 НК РФ внесены задним числом). Поэтому пересчитать налоговую базу придется с начала текущего года.
Напомним, что до вступления в силу поименованного закона перечень прямых расходов был ограничен и расходы на обязательное пенсионное страхование, начисленные на выплаты всех работников организации, относились к косвенным расходам.
Новая редакция статьи 318 НК РФ содержит открытый перечень затрат, которые могут быть включены в состав прямых расходов. Конкретный состав этих затрат налогоплательщик закрепляет в учетной политике для целей налогообложения. При этом страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, начисленные на зарплату производственного персонала, Кодекс относит к прямым расходам. Однако статья 318 НК РФ не содержит жесткого требования о включении перечисленных в ней затрат в состав прямых расходов. И если налогоплательщик решил применить ранее действующий способ формирования прямых и косвенных расходов, он должен обосновать свое решение.
Рассмотрим, как на практике бухгалтер оформляет расчет суммы денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника.
В коллективном договоре организации ООО «Блэнд» установлено, что продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Л.К. Ремизов, который устроился на работу 5 июля, подал заявление об увольнении по собственному желанию 23 декабря 2005 года. Его оклад — 18 000 руб. в месяц.
За время работы в ООО «Блэнд» Л.К. Ремизов находился в оплачиваемом ежегодном отпуске:
• с 1 по 28 июня — 28 календарных дней;
• с 18 июля по 7 августа — 21 календарный день.
Кроме того, Л.К. Ремизов брал отпуск без сохранения содержания с 1 по 5 ноября (5 календарных дней) и с 29 августа по 7 сентября (10 календарных дней).
Таким образом, за первый рабочий год Л.К. Ремизов использовал отпуск полностью. За второй рабочий год он использовал только 21 день оплачиваемого отпуска. Неиспользованными остались 7 дней ежегодного отпуска.
В последнем рабочем году Л.К. Ремизова было пять полных рабочих месяцев и 19 календарных дней. При расчете «отпускного» стажа Л.К. Ремизова бухгалтер ООО «Блэнд» на основании статьи 121 ТК РФ исключил из общего стажа работника 10 дней отпуска без сохранения заработной платы. В результате «отпускной» стаж Л.К. Ремизова за последний год работы составил 5 месяцев 9 дней.
В последнем рабочем месяце Л.К. Ремизов проработал менее 15 календарных дней. Поэтому отпуск за данный месяц ему не полагается. За пять рабочих месяцев 2005 года работнику положено 11,65 дня отпуска (2,33 дн. х 5 мес.). По правилам округления это составило 12 дней.
Следовательно, при увольнении Л.К. Ремизову нужно выплатить денежную компенсацию за 19 дней (7 дн. + 12 дн.) неиспользованного отпуска.
При исчислении суммы компенсации за неиспользованный отпуск в расчетный период включены три месяца, предшествующие месяцу увольнения, — сентябрь, октябрь и ноябрь.
Из них:
• сентябрь Л.К. Ремизов отработал полностью;
• с 10 по 12 октября (3 календарных дня) работник находился в командировке, поэтому в расчет принимаются 18 рабочих дней;
• с 1 по 11 ноября работник болел, поэтому в расчет принимаются 13 рабочих дней.
• в сентябре — 29,6 дн. (среднемесячное число календарных дней);
• в октябре — 25,2 дн. (18 раб. дн. х 1,4);
• в ноябре — 18,2 дн. (13 раб. дн. х 1,4).
Суммарное количество календарных дней расчетного периода — 73 дня (29,6 дн. + 25,2 дн. + 18,2 дн.).
При расчете среднего заработка Л.К. Ремизова учитываются такие суммы выплат:
• за сентябрь — 18 000 руб.;
• за октябрь — 15 430 руб. (за вычетом компенсации командировочных расходов и среднего заработка за дни командировки);
• за ноябрь — 11 140 руб. (за вычетом пособия по временной нетрудоспособности).
Таким образом, среднедневной заработок данного работника составит 610,55 руб. [(18 000 руб. + 15 430 руб. + 11 140 руб.) : 73 дн.].
Сумму компенсации за неиспользованный отпуск бухгалтер рассчитал в записке-расчете по унифицированной форме № Т-61. Сумма начисленной компенсации составила 11 600,45 руб. (610,55 руб. х 19 дн.).
Кроме компенсации Л.К. Ремизову при увольнении начислена заработная плата за декабрь в сумме 13 910 руб.
С общей суммы выплат при увольнении работника был удержан НДФЛ в размере 3316 руб. [13% х (11 600,45 руб. + 13 910 руб.)].
ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, а также на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника не начисляются.
Компенсация за неиспользованный отпуск пример
ПРИМЕР РАСЧЕТА СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА ДЛЯ ОПЛАТЫ ОТПУСКА
Иванов идет в ежегодный основной отпуск с 5 мая по 2 июня, из них 28 календарных дней непосредственно самого отпуска и 1 праздничный день (9 мая), который согласно части первой ст. 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включается и, следовательно, в составе отпускных не оплачивается.
Расчетным будет период с 1 мая по 30 апреля.
В этом периоде Иванову предоставлялся ежегодный отпуск в период с 1 по 28 августа. В феврале Иванов болел с 5 по 11 число. Таким образом, в расчетном периоде было время, которое подлежит исключению из него в соответствии с п. 5 Положения 922.
В расчетном периоде Иванову (исходя из его должностного оклада) была начислена заработная плата в размере 212 000 рублей, а также были начислены пропорционально отработанному времени ежемесячная премия за октябрь в размере 4000 рублей и премия за 1 квартал в размере 15 000 рублей.
Поскольку все эти выплаты предусмотрены системой оплаты труда у работодателя, то они учитываются при расчете среднего заработка.
Заработную плату, начисленную Иванову, учитываем полностью в размере 212 000 рублей.
Начисленные ежемесячную за октябрь и ежеквартальную за 1 квартал премии мы учитываем в соответствии с п. 15 Положения N 922 в полном размере, поскольку они были начислены за фактически отработанное работником время в расчетном периоде.
Таким образом, при расчете среднего заработка общий размер учитываемых выплат составит 231 000 рублей (212 000 руб. + 4000 руб. + 15 000 руб.).
Согласно п. 9 Положения N 922 средний заработок работника для оплаты отпуска, предоставляемого в календарных днях, определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней отпуска.
В соответствии с п. 10 Положения N 922 в случае если из расчетного периода исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах, т.е. по следующей формуле:
СЗдн. = ЗП : (29,4 х ПМ + КД),
где:
СЗдн. - средний дневной заработок;
ЗП - фактически начисленная заработная плата за расчетный период;
ПМ - количество полностью отработанных месяцев;
КД - количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Не полностью Ивановым в расчетном периоде отработаны август и февраль.
С учетом этого среднедневной заработок Иванова составит:
СЗдн. = 231 000 руб. : (29,4 х 10 мес. + 29,4 : 31 к.д. х 3 к.д. + 29,4 : 29 к.д. х 22 к.д.) = 723,80 руб.
Отпускные Иванова составят 20 266,40 рублей (723,80 руб. х 28 к.д.).
ПРИМЕР РАСЧЕТА КОМПЕНСАЦИИ ЗА НЕИСПОЛЬЗОВАННЫЙ ОТПУСК
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (часть первая ст. 127 ТК РФ). Выплата компенсации за неиспользованный отпуск помимо ТК РФ урегулирована Правилами "Об очередных и дополнительных отпусках", утв. Народным Комиссариатом Труда СССР N 169 (далее - Правила), которые действуют в части, не противоречащей ТК РФ.
Сначала необходимо посчитать количество дней отпуска, не использованных работником.
Дополним наш пример условием о том, что Иванов был принят на работу 14 декабря. Допустим, 5 мая - его последний рабочий день. Остальные условия примера остаются неизменными. При этом других отпусков, кроме отпуска в августе, Иванову не предоставлялось.
По правилам ст. 121 ТК РФ все дни с момента трудоустройства входят в стаж работника, дающий право на отпуск. Стаж Иванова составит 1 год 4 месяца 22 дня.
В соответствии с п. 35 Правил излишек, составляющий менее половины месяца, исключаем из подсчета, а излишек, составляющий не менее половины месяца, округляем до полного месяца. Получается, что отпускной стаж Иванова составляет 1 год 5 месяцев.
За полностью отработанный год Иванов уже использовал 28 календарных дней отпуска. За остальные 5 месяцев в соответствии с п. 28 Правил Иванову полагается пропорциональная компенсация.
При продолжительности ежегодного отпуска 28 календарных дней за каждый отработанный месяц работник имеет право на 2,33 календарных дня отпуска (28 к.д. : 12 мес.) (см. письмо Федеральной службы по труду и занятости N 1920-6).
Таким образом, в приведенном примере Иванову полагается компенсация за 11,65 календарных дней неиспользованного отпуска (2,33 к.д. х 5 мес.).
Обратите внимание, что округление этого значения законодательством не предусмотрено. Однако работодатель имеет право принять решение об округлении дней до целых. Но тогда округление должно производиться не по правилам арифметики, а всегда в сторону увеличения, то есть в рассматриваемом примере 11,65 может быть округлено до 12 календарных дней. Такие разъяснения дает Минздравсоцразвития России в письме N 4334-17.
Расчет среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск производится по тем же правилам, что и для оплаты отпуска.
В нашем примере размер компенсации за неиспользованный отпуск Иванову составит 8432,27 рублей (723,80 руб. х 11,65 к.д.).
Приказ компенсация за неиспользованный отпуск
На основании заявления работодателю нужно издать приказ (распоряжение) о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его можно составить в свободной форме.
В приказе, в частности, нужно указать:
– ФИО и должность работника, желающего получить компенсацию;
– реквизиты приказа;
– количество дней отпуска, подлежащих замене;
– реквизиты заявления работника о выплате компенсации за неиспользованный отпуск.
В соответствии с ч. 1 ст. 126 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
Главному бухгалтеру данного портала https://center-yf.ru, заменить главному редактору нашего портала денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого неиспользуемого отпуска за период работы с 1 января 2013 года по второе января 2014 года, превышающие 28 календарных дней, то есть в количестве трёх календарных дней.
Компенсация за неиспользованный отпуск совместителю
В соответствии со статьей 286 ТК РФ совместителю как внешнему, так и внутреннему, полагается отпуск и по основной работе, и по работе по совместительству.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работающих по совместительству не может быть менее 28 календарных дней, т.е. меньше минимальной продолжительности, установленной ст. 115 ТК РФ. Если в порядке совместительства работник занимает должность, по которой законом предусмотрен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск, то на основании ст. 115 ТК РФ ему должен предоставляться такой удлиненный отпуск.
Также совместителям, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющим особый характер работы, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предоставляется право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.
Действующее законодательство не требует, как общее правило, каких-либо формальных разрешений от работодателей по основной работе. Исключения из этих прав устанавливаются федеральным законодательством. Например, не допускается совместительства лиц в возрасте до 18 лет на тяжелых и вредных работах, на работах с напряженным режимом труда. Разрешение на совместительство в этих случаях должно быть получено от работодателя, и оно обязательно согласуется с профсоюзным органом. Также работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, не разрешается работа по совместительству, непосредственно связанная с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств.
Отпуск на работе по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Таким образом, оба отпуска внутреннего совместителя, как правило, укладываются в один и тот же календарный период, но расчет отпускных производится с учетом выплат и по основной работе, и по работе по совместительству.
Что касается внешнего совместителя, то основной работодатель предоставляет ему отпуск по общим правилам в соответствии с очередностью, установленной графиком отпусков, и оплачивает с учетом заработка, начисленного на основной работе.
Если на работе по совместительству работник не отработал еще шести месяцев, а работник сообщил работодателю о дате наступления своего отпуска на основной работе, в том числе о разделении его на части или переносе на другое время, работодатель обязан предоставить ему отпуск за работу по совместительству авансом. Основанием для предоставления отпуска по совмещаемой работе одновременно с отпуском по основной работе, в том числе авансом, может служить справка с основного места работы о времени ежегодного оплачиваемого отпуска. В соответствии с ч. 2 ст. 286 ТК РФ по просьбе работника, работающего на условиях совместительства, работодатель обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы в случаях, когда продолжительность отпуска по основному месту работы больше, чем по совмещаемой работе. Работник вправе взять отпуск без сохранения заработной платы как на весь период, составляющий разницу между продолжительностью отпусков, так и на более короткий срок. Отпуск большей продолжительности в этом случае может быть предоставлен лишь по соглашению сторон.
Время предоставления совместителю отпуска можно запланировать в графике отпусков или оговорить в трудовом договоре. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Оплата отпуска внешнему совместителю производится исходя из заработка, начисленного ему на работе по совместительству. Учет стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 121 ТК РФ), ведется отдельно на основной работе и на работе по совместительству.
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год - денежной компенсацией могут быть заменены: часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и(или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
При увольнении работнику-совместителю выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск
Работодатель вправе выплатить работникам по их заявлениям денежную компенсацию за дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый в связи с ненормированным рабочим днем, на общих основаниях, установленных ст. 126 ТК РФ. В соответствии с ч. 1 ст. 116 ТК РФ отдельным категориям работников предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. В частности, такие отпуска должны предоставляться и работникам, которым установлен ненормированный рабочий день. Особенности предоставления дополнительных отпусков за ненормированный рабочий день предусмотрены ст. 119 ТК РФ.
Согласно ч. 2 ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Таким образом, общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска у работников с ненормированным рабочим днем всегда превышает 28 календарных дней за счет предоставления дополнительного отпуска.
На основании ч. 1 и 2 ст. 126 ТК РФ по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, либо любое количество дней из этой части.
Подчеркнем, что замена части отпуска денежной компенсацией при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (письмо Роструда № 473-6-0).
Ограничения и запреты по поводу денежной компенсации ежегодного оплачиваемого отпуска установлены ч. 2 и 3 ст. 126 ТК РФ. Приведенные нормы содержат запрет на выплату денежной компенсации за дополнительный отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях. Другие виды дополнительных отпусков, в том числе и за ненормированный рабочий день, компенсировать деньгами не запрещается. Значит, денежная компенсация дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день происходит на общих основаниях, закрепленных в ст. 126 ТК РФ.
Обращаем внимание, что указанная компенсация возможна и до использования основного оплачиваемого отпуска за соответствующий рабочий год.
Компенсация за неиспользованный отпуск ФСС
Споры с отделениями ФСС России по поводу того, с каких выплат работникам обязательно нужно платить взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а какие в базу по этим взносам не попадают, нередко возникают по поводу того, входит ли та или иная начисленная работнику сумма в Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы (утвержден постановлением Правительства РФ № 765).
Так, например, в некоторых отделениях ФСС России ошибочно полагают, что на компенсации за неиспользованный отпуск не нужно начислять страховые взносы только в случае, если они выплачиваются при увольнении. Однако в федеральном ведомстве ФСС России уверены: на компенсацию без увольнения взносы на обязательное страхование не начисляются и в ситуации, когда работник написал письменное заявление с просьбой заменить ему часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсацией. «Это следует из пункта 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России (утвержден постановлением Правительства РФ № 765)».
Компенсация за неиспользованный декретный отпуск
До ухода в декрет сотрудница использовала все положенные ей отпуска. После первых родов она перешла опять в декретный отпуск, а после вторых родов уволилась в период отпуска по уходу за ребенком до трех лет. Полагается ли ей в этом случае компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск за 140 дней декрета?
Да, полагается. Время, проведенное в декрете, входит в общий стаж, дающий право на отпуск (таблица выше). А вот период, когда молодая мама была в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, из него исключается (ч. вторая ст. 121 ТК РФ). То есть за 140 календарных дней, или 4 месяца и 17–19 дней, пока длится отпуск по беременности и родам, женщина заработает 11,67 календарного дня отдыха (28 дн. : 12 мес. x 5 мес.), за которые ей надо выплатить компенсацию при увольнении.
Рассмотрим ситуацию на примере из практики:
Я работала на предприятии с мая взяла отпуск за свой счет. И приступила к работе. В декабре у меня был больничный на 8 дней. А я ушла в декретный отпуск. В августе ушла в отпуск И.О. моей должности и меня попросили выйти на работу. Весь август я проработала. Как мне рассчитать какие месяцы берутся для расчета. Я сейчас нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Получала пособие по беременности и родам в январе месяце и отпускные по уходу за ребенком до 1,5 лет каждый месяц.
В соответствии со ст. 424 Трудового кодекса РФ, его нормы применяются к правоотношениям, возникшим после введения его в действие. Если правоотношения возникли до введения в действие ТК РФ, то он применяется к тем правам и обязанностям, которые возникнут после введения его в действие. Как следует из вопроса, увольняться Вы собираетесь в настоящее время, то есть в период времени, когда ТК РФ уже вступил в силу. Таким образом, при расчете Вам компенсации, а также времени включаемого в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, необходимо руководствоваться положениями ТК РФ.
Кроме того, формулировки, касающиеся этого вопроса, содержащиеся в ТК РФ не претерпели существенных изменений по сравнению с КЗоТ России.
В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.
Таким образом, из перечисленных Вами периодов работы в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск не войдет время вашего нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, если его продолжительность превышала 7 календарных дней. Время, когда Вы работали вместо работника, работающего на Вашем месте в период Вашего нахождения в отпуске по уходу за ребенком, будет включено в стаж работы на отпуск только в том случае, если Ваш выход на работу был оформлен надлежащим образом.
Компенсация за неиспользованный отпуск ТК РФ
Статья 114. Ежегодные оплачиваемые отпуска
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Статья 115. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Статья 116. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Статья 117. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда: на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.
Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Статья 118. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы
Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы.
Отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством Российской Федерации.
Статья 119. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем
Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.
Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством Российской Федерации, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, - органами власти субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.
Статья 120. Исчисление продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Статья 121. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска
Путеводитель по кадровым вопросам. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 настоящего Кодекса;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до восемнадцати лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.
Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
- временной нетрудоспособности работника;
- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Статья 126. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника
Работодатель, чтобы надлежаще исполнить закрепленную Трудовым кодексом РФ обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О).
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.
Статья 128. Отпуск без сохранения заработной платы
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;
- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;
- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней;
- в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Компенсация за неиспользованный отпуск проводки
В бухгалтерском учете компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, включите в состав расходов по обычным видам деятельности, а именно в расходы на оплату труда (п. 8 ПБУ 10/99). Начисление и выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, отразите проводками:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
- начислена компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
- выдана из кассы (перечислена на счет сотрудника в банке) компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением.
Вне зависимости от системы налогообложения, которую применяет организация, с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Ситуация: когда нужно перечислить в бюджет НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением
В зависимости от источника получения денег НДФЛ на выплату компенсации сотруднику перечислите:
- в день получения денег в банке на выплату компенсации;
- в день перечисления на счет сотрудника суммы компенсации;
- в день, следующий за выплатой компенсации, если выплата производится из других источников.
Такие правила установлены в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Это объясняется тем, что компенсация не является оплатой за выполненные трудовые обязанности. Напротив, это оплата времени, в течение которого сотрудник должен быть свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 и 107 ТК РФ). Поэтому при выплате компенсации датой получения сотрудником дохода будет не последний день месяца (как при оплате труда (п. 2 ст. 223 НК РФ)), а момент выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ).
Такой позиции в отношении отпускных придерживаются и сотрудники Минфина России (п. 1 письма № 03-05-01-04/68, письмо № 03-04-06-01/349). Ее можно распространить и на компенсацию за неиспользованный отпуск.
Совет:
Есть аргументы, позволяющие организациям отнести компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, к оплате труда. Они заключаются в следующем.
Порядок расчета и выплаты отпускных регламентирует статья 139 Трудового кодекса РФ. Эта статья входит в главу 21 «Заработная плата». Таким образом, отпускные, а значит, и компенсацию за неиспользованный отпуск, следует относить к выплатам, связанным с оплатой труда (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа № А56-59032/2005, Центрального округа № А23-1664/06А-14-123).
Поэтому НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск платите в следующие сроки:
- в день получения денег в банке, если организация выплачивает компенсацию наличными, полученными с расчетного счета;
- в день перечисления денег на счета сотрудников, если организация выплачивает компенсацию в безналичном порядке;
- в последний рабочий день уволившегося сотрудника, если организация выплачивает компенсацию из других источников (например, из наличной выручки).
Такой вывод можно сделать на основании абзаца 2 пункта 2 статьи 223 и статьи 226 Налогового кодекса РФ.
С компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, не нужно платить:
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ № 765);
- пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).
Начисление и уплата остальных налогов зависят от системы налогообложения, которую применяет организация.
ЕСН на сумму компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, не начисляйте (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). При расчете налога на прибыль включите компенсацию в расходы на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ).
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за неиспользованный отпуск, предоставляемый по коллективному договору (сверх установленного в законодательстве)
Если внутренними документами организации предусмотрено предоставление сотрудникам дополнительных отпусков (сверх установленных в законодательстве), денежную компенсацию, выплачиваемую взамен таких отпусков, не учитывайте при расчете налога на прибыль. Это объясняется тем, что в расходы не включают затраты на оплату отпусков, предоставляемых на основании коллективных договоров (п. 24 ст. 270 НК РФ). А значит, и компенсацию за такие отпуска при расчете налога учесть нельзя. На такой позиции настаивают сотрудники Минфина России (письмо № 03-03-04/1/284).
Совет:
Есть аргументы, позволяющие учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за неиспользованный отпуск, предоставляемый по коллективному договору (сверх установленного в законодательстве).
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск, начисленная по правилам трудового законодательства, включается в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ). Уменьшают налогооблагаемую прибыль и затраты на выплату отпускных (п. 7 ст. 255 НК РФ). То есть законодательство разграничивает два этих расхода (компенсацию за неиспользованный отпуск и отпускные). В то же время в статье 270 Налогового кодекса РФ упомянуты только затраты на оплату дополнительных отпусков (отпускные). А о компенсации в этой статье не говорится.
Таким образом, Налоговый кодекс РФ не запрещает учесть расходы на выплату компенсаций за неиспользованный отпуск, предоставляемый по коллективному или трудовому договору (сверх установленного в законодательстве), при расчете налога на прибыль (п. 24 ст. 270 НК РФ). В то же время если организация примет эту точку зрения, то, возможно, ей придется отстаивать свою позицию в суде. Пока арбитражной практики по этому вопросу нет.
Ситуация: как отразить при расчете налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую при увольнении сотрудника, за отпуска, не использованные им в течение двух и более лет.
Компенсацию за отпуска, не использованные сотрудником в течение двух и более лет, учтите в расходах при расчете налога на прибыль. Это связано с тем, что обязанность организации выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за все неиспользованные отпуска предусмотрена законодательством (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). А значит, такая компенсация включается в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ).
Такой же позиции придерживаются сотрудники Минфина России (письмо № 03-03-01-02/2/90).
При этом нужно помнить, что непредоставление сотруднику отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поступив так, организация нарушит трудовое законодательство (см. Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск).
Порядок отражения компенсации в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.
Если организация применяет метод начисления, сумму компенсации включите в состав прямых или косвенных расходов. Момент признания расходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, зависит от того, к прямым или косвенным расходам они относятся (ст. 318 НК РФ).
Если организация занимается производством и реализацией продукции (работ, услуг), перечень прямых расходов определите в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).
При утверждении перечня прямых расходов в учетной политике помните, что деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно (письмо Минфина России № 03-03-04/1/60). В противном случае налоговые инспекторы могут пересчитать налог на прибыль.
Так, компенсацию, начисленную сотрудникам, непосредственно занятым в производстве, учтите в составе прямых расходов. Компенсации за неиспользованный отпуск, начисленные администрации организации, отнесите к косвенным расходам.
Компенсацию, которая относится к прямым расходам, учитывайте при расчете налога на прибыль по мере реализации продукции, в стоимости которой эти расходы учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Компенсацию, которая относится к косвенным расходам, учтите при расчете налога на прибыль в последний день месяца, в котором она была начислена (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если организация оказывает услуги, то прямые расходы можно учесть, как и косвенные, в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).
В торговых организациях компенсации за неиспользованный отпуск признаются косвенными расходами (абз. 3 ст. 320 НК РФ). Поэтому учитывайте их при расчете налога на прибыль в месяце, в котором они были начислены.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по выплате компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация применяет общую систему налогообложения (доходы и расходы учитывает по методу начисления).
ООО «Торговая фирма "Гермес"» занимается оптовой торговлей.
Менеджер организации А.С. Кондратьев написал заявление об увольнении с 11 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.
К марту доход Кондратьева превысил 40 000 руб., детей у него нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
НДФЛ с компенсации составил:
8330 руб. x 13% = 1083 руб.
В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:
Дебет 44 Кредит 70
- 8330 руб. - начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 1083 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 7247 руб. (8330 руб. - 1083 руб.) - выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
Деньги на зарплату были направлены из выручки, поступившей в кассу организации. НДФЛ с суммы компенсации за неиспользованный отпуск был перечислен 11 марта (в день выплаты компенсации).
В налоговом учете всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.) бухгалтер учел в расходах в марте.
При кассовом методе учета компенсацию включите в расходы в момент ее фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по выплате компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация применяет общую систему налогообложения (доходы и расходы учитывает по кассовому методу).
ЗАО «Альфа» оказывает услуги по ремонту оборудования.
Начальник цеха В.К. Волков написал заявление об увольнении с 20 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 4284 руб.
К марту доход Волкова превысил 40 000 руб., детей у него нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
НДФЛ с компенсации составил:
4284 руб. x 13% = 557 руб.
В марте бухгалтер «Альфы» сделал проводки:
Дебет 25 Кредит 70
- 4284 руб. - начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 557 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 3727 руб. (4284 руб. - 557 руб.) - выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
Деньги на зарплату были направлены из выручки, поступившей в кассу организации. НДФЛ с суммы компенсации за неиспользованный отпуск был перечислен в бюджет в день выплаты компенсации (последний рабочий день Волкова) - то есть 20 марта.
В марте базу по налогу на прибыль бухгалтер уменьшил на сумму выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск (4284 руб.).
Ситуация: как внести исправления в учет, если компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, по ошибке не была начислена и выплачена сотруднику. Ошибка обнаружена после сдачи декларации по налогу на прибыль за отчетный период, но до сдачи годовой бухгалтерской отчетности.
Компенсацию за неиспользованный отпуск организация обязана заплатить сотруднику, даже если он уволился. Такой вывод следует из части 1 статьи 127 Трудового кодекса РФ. Невыплата компенсации и несоблюдение сроков ее выплаты являются нарушением трудового законодательства. За такое нарушение предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию. По ее решению или через суд организацию обяжут выплатить компенсацию.
В бухучете начислите компенсацию за неиспользованный отпуск в том месяце, когда вы обнаружили ошибку. Исключение из этого правила - ситуация, когда ошибка была обнаружена по окончании года, но до утверждения годового отчета. Тогда исправления нужно сделать записями декабря прошлого года. Такой порядок установлен в пункте 11 указаний, утвержденных приказом Минфина России № 67н.
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск уволенному сотруднику отразите на счете 76. Это связано с тем, что уволенный сотрудник на момент выплаты компенсации не состоит в трудовых отношениях с организацией. А на счете 70 отражают только расчеты с сотрудниками (Инструкция к плану счетов).
При начислении и выплате компенсации сделайте проводки:
Порядок исправления ошибки в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.
Организации, рассчитывающие налог на прибыль по методу начисления, должны включить компенсацию в расходы в том месяце, когда она должна была быть начислена (п. 1 ст. 271 и абз. 2 п. 1 ст. 54 НК РФ). То есть нужно скорректировать налоговую прибыль прошлых отчетных периодов.
В этом случае возникает ситуация, когда в налоговом учете исправления производятся в прошлых месяцах, а в бухучете - в текущем месяце. Поэтому в месяце, когда компенсация должна была быть начислена, возникает налогооблагаемая временная разница (п. 12 ПБУ 18/02). Она приводит к образованию отложенного налогового обязательства, которое нужно отразить в бухучете (п. 15 ПБУ 18/02). Однако сделать это задним числом нельзя (п. 11 указаний, утвержденных приказом Минфина России № 67н). Организация может отразить отложенное налоговое обязательство лишь в момент исправления ошибки в бухучете. Но в этот же момент она должна и списать его (п. 18 ПБУ 18/02). Поэтому делать проводку одновременно по начислению и списанию отложенного налогового обязательства в этом случае нецелесообразно.
В результате того, что компенсация не была вовремя начислена, по налогу на прибыль возникла переплата. Налоговый кодекс РФ не требует обязательной подачи уточненной декларации по налогу на прибыль, если по итогам отчетного периода налог был завышен. В обязательном порядке это нужно сделать лишь в случае занижения налога (п. 1 ст. 81 НК РФ). К тому же если переплата возникла по итогам отчетного периода, то ее можно будет скорректировать в следующих декларациях. По итогам налогового периода налог будет рассчитан и отражен в декларации верно.
Вместе с тем, в указаниях по заполнению налоговой декларации по налогу на прибыль сказано о том, что подавать декларацию нужно, если произошло любое искажение налоговой базы в прошлых отчетных периодах (подп. 2 п. 3.2 раздела III Порядка, утвержденного приказом Минфина России № 54н). Поэтому уточненную декларацию лучше подать.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, которая по ошибке не была начислена и выплачена сотруднику в момент увольнения. Ошибка обнаружена после сдачи декларации по налогу на прибыль за отчетный период, но до сдачи годовой бухгалтерской отчетности. Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления).
ООО «Торговая фирма "Гермес"» занимается оптовой торговлей. Организация применяет общую систему налогообложения, доходы и расходы учитывает по методу начисления.
Менеджер организации А.С. Кондратьев написал заявление об увольнении с 12 сентября. У него осталось 35 календарных дней неиспользованного отпуска. Однако по ошибке компенсация за неиспользованный отпуск сотруднику не была начислена. Ошибку обнаружили только в феврале.
Администрация организации решила выплатить уволенному сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск.
За расчетный период Кондратьеву начислена зарплата в сумме 84 000 руб. Средний дневной заработок Кондратьева составил 238 руб./дн.
Бухгалтер «Гермеса» рассчитал компенсацию в сумме:
238 руб./дн. x 35 дн. = 8330 руб.
Стандартные вычеты Кондратьев получает по новому месту работы. НДФЛ с суммы компенсации составил:
8330 руб. x 13% = 1083 руб.
31 декабря компенсация была начислена. Бухгалтер так отразил эти операции в учете.
31 декабря:
Дебет 44 Кредит 76
- 8330 руб. - начислена компенсация бывшему сотруднику.
Февраль 2013 года:
Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 1083 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 50
- 7247 руб. (8330 руб. - 1083 руб.) - выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
Организация платит налог на прибыль поквартально. В налоговом учете всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.) бухгалтер учел в расходах в сентябре. В налоговую инспекцию организация представила уточненную декларацию за девять месяцев.
Если организация рассчитывает налог на прибыль по кассовому методу, расходы на оплату труда нужно включить в налоговую базу в момент их выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому корректировать налог на прибыль за прошлые периоды не нужно.
Ситуация: как внести исправления в учет, если компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, по ошибке не была начислена и выплачена сотруднику. Ошибка обнаружена после сдачи годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.
Компенсацию за неиспользованный отпуск организация обязана заплатить сотруднику, даже если он уволился. Такой вывод следует из части 1 статьи 127 Трудового кодекса РФ. Невыплата компенсации, как и несоблюдение сроков ее выплаты, являются нарушением трудового законодательства. За такое нарушение предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, сотрудник может обратиться в суд. По решению суда организацию обяжут выплатить компенсацию.
В бухучете вносить исправления за прошлый год после утверждения годовой отчетности нельзя (п. 11 указаний, утвержденных приказом Минфина России № 67н). Поэтому отразите сумму начисленной компенсации в момент обнаружения ошибки как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году (п. 11 ПБУ 10/99).
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск уволенному сотруднику отразите на счете 76. Это связано с тем, что уволенный сотрудник на момент выплаты компенсации не состоит в трудовых отношениях с организацией. А на счете 70 отражают только расчеты с сотрудниками (Инструкция к плану счетов).
При начислении и выплате компенсации сделайте проводки:
Организации, рассчитывающие налог на прибыль по методу начисления, должны включить компенсацию в расходы в том месяце, когда она должна была быть начислена (п. 1 ст. 271 и абз. 2 п. 1 ст. 54 НК РФ). То есть нужно скорректировать налоговую прибыль прошедшего налогового периода.
В этом случае возникает ситуация, когда в налоговом учете исправления производятся в прошлом налоговом периоде, а в бухучете - в текущем. Поэтому в месяце, когда компенсация должна была быть начислена, возникает налогооблагаемая временная разница (п. 12 ПБУ 18/02). Она приводит к образованию отложенного налогового обязательства, которое нужно отразить в бухучете (п. 15 ПБУ 18/02). Однако сделать это задним числом нельзя (п. 11 указаний, утвержденных приказом Минфина России № 67н). Организация может отразить отложенное налоговое обязательство лишь в момент исправления ошибки в бухучете. Но в этот же момент она должна и списать его (п. 18 ПБУ 18/02). Поэтому делать проводку одновременно по начислению и списанию отложенного налогового обязательства в этом случае нецелесообразно.
В результате того, что компенсация не была вовремя начислена, по налогу на прибыль возникла переплата. Налоговый кодекс РФ не требует обязательной подачи уточненной декларации по налогу на прибыль, если по итогам отчетного периода налог был завышен. В обязательном порядке это нужно сделать лишь в случае занижения налога (п. 1 ст. 81 НК РФ).
Вместе с тем, в указаниях по заполнению налоговой декларации по налогу на прибыль сказано о том, что подавать декларацию нужно, если произошло любое искажение налоговой базы в прошлых отчетных периодах (подп. 2 п. 3.2 раздела III Порядка, утвержденного приказом Минфина России № 54н). Поэтому уточненную декларацию лучше подать. К тому же инспекторы не смогут принять решение о возврате (зачете) переплаты без уточненной декларации (письмо Минфина России № 03-03-04/2/33).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, которая по ошибке не была начислена и выплачена сотруднику в момент увольнения. Ошибка обнаружена после сдачи годовой отчетности. Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления)
ООО «Торговая фирма "Гермес"» занимается оптовой торговлей.
В 2012 году менеджер организации А.С. Кондратьев не смог использовать основной отпуск. В связи с производственной необходимостью отпуск был перенесен.
Отчетность по итогам года на момент обнаружения ошибки утверждена и сдана.
Продолжительность неиспользованного отпуска - 35 календарных дней.
За расчетный период Кондратьеву начислена зарплата в сумме 84 000 руб. Средний дневной заработок Кондратьева составил 238 руб./дн.
Бухгалтер «Гермеса» рассчитал компенсацию в сумме:
238 руб./дн. x 35 дн. = 8330 руб.
Стандартные вычеты Кондратьев получает по новому месту работы. НДФЛ с суммы компенсации составил:
8330 руб. x 13% = 1083 руб.
В апреле 2014 года компенсация была начислена и выплачена. Бухгалтер «Гермеса» так отразил эти операции в учете:
Дебет 91-2 Кредит 76
- 8330 руб. - начислена компенсация бывшему сотруднику;
Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 1083 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 50
- 7247 руб. (8330 руб. - 1083 руб.) - выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
В налоговом учете всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.) бухгалтер учел в расходах в декабре 2013 года. В налоговую инспекцию организация представила уточненную декларацию за 2013 год.
Если организация рассчитывает налог на прибыль по кассовому методу, расходы на оплату труда нужно включить в налоговую базу в момент их выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому корректировать налог на прибыль за прошлые периоды не нужно.
Организация применяет упрощенку
Если организация на упрощенке платит единый налог с разницы между доходами и расходами, компенсацию, выплаченную по правилам трудового законодательства, учитывайте в расходах при расчете единого налога (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 8 ст. 255 НК РФ). Компенсацию учитывайте в расходах в момент ее выплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Ситуация: как учесть при расчете единого налога компенсацию, выплачиваемую при увольнении сотрудника, за отпуска, не использованные им в течение двух и более лет. Организация применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами.
Компенсацию за отпуска, не использованные сотрудником в течение двух и более лет, учтите в расходах при расчете единого налога. Это связано с тем, что обязанность организации выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за все неиспользованные отпуска предусмотрена законодательством (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). А значит, такая компенсация включается в состав расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 8 ст. 255 НК РФ).
Такой же позиции в отношении налога на прибыль придерживаются сотрудники Минфина России (письмо Минфина России № 03-03-01-02/2/90). А значит, она верна и в отношении единого налога при упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
При этом нужно помнить, что непредставление сотруднику отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поступив так, организация нарушит трудовое законодательство (см. Когда сотруднику нужно предоставить отпуск).
Пример учета расходов по выплате компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.
ЗАО «Альфа» оказывает услуги по ремонту оборудования. Организация применяет упрощенку, единый налог платит по ставке 15 процентов.
Сотрудник организации П.А. Беспалов написал заявление об увольнении с 10 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 3332 руб.
В марте доход Беспалова превысил 40 000 руб., детей у него нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
НДФЛ с суммы компенсации равен:
3332 руб. x 13% = 433 руб.
Компенсация была выплачена Беспалову из кассы в марте в сумме:
3332 руб. - 433 руб. = 2899 руб.
Деньги на зарплату были направлены из выручки, поступившей в кассу организации. НДФЛ с суммы компенсации за неиспользованный отпуск был перечислен в бюджет в день выплаты компенсации (последний рабочий день Беспалова) - то есть 10 марта.
В марте базу по единому налогу бухгалтер уменьшил на сумму выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск (3332 руб.).
Если организация платит единый налог с доходов, то сумма компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, на расчет единого налога не влияет (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Организация платит ЕНВД
Если организация платит ЕНВД, начисление и выплата компенсации никак не повлияют на расчет единого налога. Это объясняется тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ).
Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД
Компенсацию за неиспользованный отпуск, начисленную сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности организации на общей системе налогообложения, нужно распределить. Это связано с тем, что организации, совмещающие общую систему налогообложения и ЕНВД, должны вести раздельный учет доходов и расходов (п. 9 ст. 274 НК РФ).
Компенсации, которые начислены сотрудникам, занятым только одним видом деятельности организации, распределять не нужно.
Чтобы распределить премии, определите долю доходов, полученных от разных видов деятельности.
Долю доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения рассчитайте по формуле:
Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения
=
Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения
:
Доходы от всех видов деятельности организации
Сумму компенсации, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения, рассчитайте так:
Компенсация, которая относится к деятельности организации на общей системе налогообложения
=
Компенсация, начисленная сотруднику
x
Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения
Сумму компенсации, относящейся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, рассчитайте по формуле:
Компенсация, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД
=
Компенсация, начисленная сотруднику
-
Компенсация, которая относится к деятельности организации на общей системе налогообложения
При определении доли доходов и расходов по конкретному виду деятельности используйте показатели за месяц, в котором распределяется компенсация за неиспользованный отпуск. При определении налоговой базы по налогу на прибыль за отчетный (налоговый) период выплаты, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения за месяц, суммируйте нарастающим итогом. Такой порядок предусмотрен в письмах ФНС России№ САЭ-6-02/31 и Минфина России № 03-04-06-02/7.
В расходы по налогу на прибыль включите лишь часть компенсации, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения.
Пример распределения компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.
ЗАО «Альфа» занимается производством и розничной торговлей. Производственная деятельность организации подпадает под общую систему налогообложения. Торговая деятельность переведена на уплату ЕНВД. Налог на прибыль организация рассчитывает помесячно.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
В марте секретарь организации Е.В. Иванова написала заявление об увольнении. Ей положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 11 583 руб.
Иванова одновременно занята в двух видах деятельности организации, поэтому компенсацию, начисленную ей, бухгалтер распределил между двумя видами деятельности.
За март общая сумма выручки от всех видов деятельности организации составила 1 000 000 руб. (без НДС). Выручка от деятельности организации на общей системе налогообложения - 250 000 руб.
Доля выручки от деятельности организации на общей системе налогообложения в общей сумме выручки равна:
250 000 руб. : 1 000 000 руб. = 0,25.
Сумма компенсации, которая относится к деятельности организации на общей системе налогообложения, составила:
11 583 руб. x 0,25 = 2896 руб.
Сумма компенсации, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, равна:
11 583 руб. - 2896 руб. = 8687 руб.
В марте в расходы по налогу на прибыль бухгалтер включил лишь сумму компенсации, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения (2896 руб.).
Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь-март.
Сумма 8687 руб. не учтена ни при расчете налога на прибыль, ни при расчете единого налога.
Компенсация за неиспользованные дни отпуска
В каких случаях работник может получить деньги вместо отпуска?
У нас в компании есть сотрудники, которые отказывались ходить в отпуск. У многих из них накопилось приличное количество отпускных дней. Сейчас они просят выдать им денежную компенсацию. Вправе ли мы пойти им навстречу?
Сначала проверьте, соответствует ли желание работников нормам законодательства. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается:
• при увольнении сотрудника, не использовавшего свое право на отпуск (денежная компенсация положена за все дни) (ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил об отпусках);
• при замене компенсацией части ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть за дополнительный отпуск (ст. 126 ТК РФ).
Отдельным категориям сотрудников заменять отдых денежной компенсацией нельзя (см. таблицу).
Работники, которым нельзя заменить отпуск денежной компенсацией
Категории сотрудников
Норма
Беременные женщины;
сотрудники младше 18 лет;
сотрудники, занятые на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда
Часть третья ст. 126 ТК РФ
Сотрудники таможенных
органов
Пункт 2 ст. 35 Федерального закона № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»
Сотрудники органов
наркоконтроля
Пункт 105 Положения, утвержденного Указом Президента РФ № 613
Сотрудники органов
внутренних дел
Часть 3 ст. 45 Положения, утвержденного постановлением Верховного Совета РФ № 4202-1
Дополнительные отпуска предоставляются как по требованию законодательства, так и по инициативе самого работодателя на основании коллективного договора или локальных нормативных актов (см. таблицу).
Нельзя компенсировать деньгами отпуска, которые не являются ежегодными. Например, дополнительные выходные дни, ежемесячно предоставляемые родителям детей-инвалидов (ч. 1 ст. 262 ТК РФ).
Работники, которым нужно предоставлять дополнительный отпуск
Категория работников
Количество дней дополнительного отпуска
Норма
Замена отпуска денежной компенсацией
Педагогические работники
От 14 до 28 календарных дней (в зависимости от вида образовательного учреждения)
Статья 334 ТК РФ,
постановление Правительства РФ № 724
Возможна
Инвалиды
Не менее 2 календарных дней
Статья 23 Федерального закона № 181-ФЗ
Возможна
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС 1
4 календарных дней
Пункт 5 ст. 14 Федерального закона № 1244-1,
постановление Правительства РФ № 136
Не предусмотрена
Спасатели
От 2 до 15 календарных дней (в зависимости от стажа и участия в работе по ликвидации чрезвычайных ситуаций)
Статья 28 Федерального закона № 151-ФЗ
Возможна (только для спасателей нештатных и добровольных аварийно-спасательных формирований)
Врачи общей практики и медсестры этих врачей, непрерывно проработавшие в указанных должностях свыше трех лет
3 календарных дня
Пункт 1 постановления Правительства РФ № 1588
Возможна
Сотрудники с ненормированным рабочим днем
Не менее 3 календарных дней
Статья 119 ТК РФ
Возможна
Сотрудники, работающие в районах Крайнего Севера / приравненных к ним местностях
24 календарных дня / 16 календарных дней
Статья 321 ТК РФ
Возможна
Выплачивается ли работнику компенсация при его переводе на другую должность?
Сотрудника переводят на другую должность по причине реорганизации компании. Обязан ли работодатель в этом случае выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отдыха?
Нет, не обязан. Ведь после реорганизации трудовые отношения сотрудника и компании продолжаются (ст. 75 ТК РФ) и смены работодателя не происходит. Компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя выплатить, если работника переводят в другое обособленное подразделение организации, так как оно не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ) и не может быть работодателем (ст. 20 ТК РФ). Если работник переводится в рамках холдинга из одной компании в другую, то компенсацию выплатить нужно, так как фактически это будет увольнением (ст. 127 ТК РФ).
Документы в тему
Документ
Поможет вам
Статьи 126, 127 ТК РФ
Убедиться, что работнику положена компенсация за неиспользованный отпуск
Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР №?169 (далее – Правила об отпусках)
Определить порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Статья 139 ТК РФ,
постановление Правительства РФ № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
Рассчитать среднюю заработную плату для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск
Как обосновать отказ в замене отпуска денежной компенсацией?
Наша компания расположена в районе Крайнего Севера. Мы отказали сотрудникам в компенсации за неиспользованный отпуск, но они спрашивают, на основании чего. Подскажите, как грамотно это обосновать?
Объясните сотрудникам, что решать, выплачивать своим кадрам компенсацию за неиспользованный отпуск или нет, может только администрация организации. За работу в районах Крайнего Севера законодатель обязывает предоставлять дополнительный отпуск в размере 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ). Однако выплатить вместо него компенсацию – это право, а не обязанность работодателя (ст. 126 ТК РФ, письмо Роструда № 473-6-0).
Как быть, если работник не ходил в отпуск несколько лет?
Программист не ходил в отпуска. Руководство это устраивало, однако теперь у работника накопилось 56 неотгулянных дней. Компенсировать такой отпуск деньгами нельзя. Сотрудник согласен использовать их, присоединив к текущему отпуску. Можем ли мы предоставить такой длительный отпуск?
Да, и постарайтесь сделать это как можно быстрее. Каждому сотруднику организация обязана ежегодно предоставлять отпуск как минимум на 28 календарных дней (ст. 115, 122 ТК РФ). Его можно переносить на следующий год только в редких случаях по производственной необходимости (ч. третья ст. 124 ТК РФ). Даже с согласия сотрудника работодатель не вправе оставлять его без отпуска более двух лет подряд (ч. четвертая ст. 124 ТК РФ).
Таким образом, ситуация, когда служащий не отдыхал более года, является нарушением трудового законодательства. Если трудовые инспекторы при проверке это обнаружат, то, скорее всего, выпишут предписание устранить данный недочет. А впоследствии могут и оштрафовать согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Если в силу каких-то обстоятельств работник давно не был в отпуске, это не лишает его права отгулять накопившиеся дни сейчас, присоединив их к своему отпуску за текущий год. Ведь у неотгулянных отпусков нет срока давности: те, кто не использовал их за прошлые годы, может отгулять их потом. Если на момент проверки вы успеете предоставить сотруднику все накопившиеся отпуска, то инспекторы по труду будут не вправе наложить штраф за нарушение трудового законодательства.
Нельзя выдавать компенсацию за дни, полученные в результате суммирования нескольких ежегодных основных отпусков, даже если на то есть желание работника (ст. 115 ТК РФ).
Как подсчитать компенсацию, если совместитель брал длительный отпуск без содержания?
Совместитель устроился в организацию 4 июня, а уволился 26 ноября. В ежегодный отпуск он не ходил, зато брал с 6 ноября по 23 ноября отпуск за свой счет. Его оплачиваемый отпуск составляет 28 дней. Как определить число дней, за которые полагается компенсация?
Напомним, что совместителям предоставляются такие же гарантии, как и всем остальным работникам (ст. 287 ТК РФ).
Давайте подсчитаем. Период с 4 июня по 3 ноября – это пять месяцев, которые совместитель отработал полностью. С 4 ноября по 26 ноября он трудился пять дней и был в отпуске без содержания 18 дней. Из них 14 дней нужно включить в стаж (ст. 121 ТК РФ). Итого получается 19 дней, которые округляются до полного месяца, и стаж, дающий право на отпуск, составит шесть месяцев. Таким образом, вашему работнику полагается компенсация за неиспользованный отпуск 14 дней (28 дн. : 12 мес. x 6 мес.).
Стаж, дающий право на ежегодный отпуск (ст. 121 ТК РФ)
В стаж ВКЛЮЧАЕТСЯ
Из стажа ИСКЛЮЧАЕТСЯ
Время фактической работы
Время отпуска без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней за рабочий год
Время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось его место работы (командировка, нерабочие праздничные дни и т. д.)
Время отпуска по уходу за ребенком до трех лет
Время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы;
период отстранения сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине
Время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (прогул)
Увольнение после декрета: как рассчитать количество дней неиспользованного отпуска?
До ухода в декрет сотрудница использовала все положенные ей отпуска. После первых родов она перешла опять в декретный отпуск, а после вторых родов уволилась в период отпуска по уходу за ребенком до трех лет. Полагается ли ей в этом случае компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск за 140 дней декрета?
Да, полагается. Время, проведенное в декрете, входит в общий стаж, дающий право на отпуск (таблица выше). А вот период, когда молодая мама была в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, из него исключается (ч. вторая ст. 121 ТК РФ). То есть за 140 календарных дней, или 4 месяца и 17–19 дней, пока длится отпуск по беременности и родам, женщина заработает 11,67 календарного дня отдыха (28 дн. : 12 мес. x 5 мес.), за которые ей надо выплатить компенсацию при увольнении.
При расчете неиспользованных дней отпуска учтите, что когда работник находится в отпуске по уходу за ребенком, рабочий год продлевается на соответствующее число дней.
В каком порядке оформить замену отпуска денежной компенсацией?
Если сотруднику положено три дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день и он его не использовал, то ему может быть выплачена денежная компенсация. Как оформить компенсацию всем работникам, которые имеют право на дополнительный отпуск, но не использовали его?
Для замены дополнительного отпуска за ненормированный день денежной компенсацией работник должен написать заявление в свободной форме на имя руководителя организации (см. образец). Главное – указать, за какой отпуск и за какой период работник просит компенсацию. Это поможет правильно учитывать отпуска и те дни, которые сотрудник еще не использовал. Служащий может выбрать любую часть дополнительного отпуска для замены его компенсацией.
На основании заявления руководитель издает приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте его в произвольной форме (см. образец). С приказом ознакомьте сотрудника под роспись. В Трудовом кодексе ничего не сказано о том, в какой срок нужно выплатить компенсацию по заявлению работника, поэтому ее можно выдать вместе с очередной зарплатой.
Информацию о замене части отпуска денежной компенсацией внесите в раздел VIII личной карточки работника формы № Т-2. Кроме того, соответствующие сведения отразите в графике отпусков (форма № Т-7). Для этого в графе 10 «Примечание» сделайте запись о том, что часть ежегодного отпуска (укажите количество дней) заменена денежной компенсацией, и приведите реквизиты приказа.
Закон против практики
Руководители компаний идут навстречу пожеланиям работников и выплачивают им компенсацию за неиспользованный отпуск, который не превышает 28 дней.
В соответствии с частью первой статьи 126 Трудового кодекса замена денежной компенсацией отпуска, не превышающего 28 дней, не допускается.
Если выдача работнику денежной компенсации вместо отпуска прочно вошла в практику вашей компании, то к вам может нагрянуть с проверкой трудовая инспекция. В этом случае должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб., а самой организации – от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
