Кассовая дисциплина – это свод обязательных правил, которым должны следовать хозяйствующие субъекты при проведении операций по поступлению, хранению и выдаче наличных денежных средств.
Расчеты с применением наличности организации и индивидуальные предприниматели проводят через операционную кассу. Следует разграничивать понятия: операционная касса предприятия и кассовый аппарат, который в обиходе также называют «касса».
Кассовый аппарат – это устройство, предназначенное для автоматизации учета поступления денег, регистрации покупки товара (услуг, работ) и печати чека.
Под операционной кассой подразумевается совокупность всех действий, которые производятся с наличными деньгами в процессе хозяйственной деятельности.
И операция по поступлению выручки, полученной через ККТ, является составной частью целого комплекса процедур, связанных с приходом, хранением и выдачей наличности. Любая кассовая операция требует документального оформления с учетом нормативов действующего законодательства.
Все субъекты, использующие наличные деньги в процессе ведения хозяйственной деятельности, обязаны следовать установленным требованиям ведения кассовых операций вне зависимости от:
1. Системы налогообложения;
2. Применения ККМ;
3. Использования БСО.
Упрощенные правила действуют для ИП. Предприниматели имеют право:
• не заполнять РКО, ПКО и кассовую книгу;
• не устанавливать лимит расчета наличными.
Но если у ИП присутствуют наемные работники, он обязан оформлять документацию, подтверждающую выплату зарплаты.
Не лимитировать количество денег, хранящихся в кассе, также имеют право организации, относящиеся к малому бизнесу, согласно действующей редакции ст. 4 закона №209-ФЗ и постановлению Правительства РФ №265.
Следует понимать, что все деньги, поступающие в кассу фирмы, принадлежат юридическому лицу. И произвольно использовать наличные финансы компании на собственные нужды не имеет права даже единственный учредитель.
ИП же могут забирать наличные деньги из кассы в любой момент и в любом количестве, главное, не допускать просрочки по уплате налогов и взносов. Если ИП применяет кассовые документы, выдачу из кассы сумм на собственные нужды необходимо оформить расходным ордером.
Прием выручки в наличной форме обязывает использовать ККМ за исключением случаев:
• применения ЕНВД организациями и ИП, а также когда предприниматель находится на ПСН (необходимо использовать онлайн-кассы);
• использования БСО фирмами и предпринимателями при предоставлении услуг гражданам;
• ведения ИП и организациями деятельности в сложных территориальных условиях, в которых затруднено использование ККМ.
Количество ККТ, которое может находиться в эксплуатации, не ограничено. Вся полученная выручка за рабочую смену должна быть проведена через кассу компании (ИП).
К применению допускается ККТ (онлайн-касса), которая:
1. Поставлена на учет в налоговой инспекции;
2. Имеет корпус с нанесенным заводским номером;
3. Оборудована фискальным накопителем, в который передаются фискальные данные;
4. Имеет встроенные часы, работающие в режиме реального времени;
5. Проверяет контрольные числа регистрационного номера ККТ;
6. Оборудована функционалом, предусматривающим печать фискальных документов (данная функция может отсутствовать при расчетах, осуществляемых через Интернет);
7. Умеет формировать фискальные документы в электронном виде и передавать их любому фискальному оператору, а также принимать подтверждения от оператора;
8. Выдает информацию о нарушении процедуры обмена данными с фискальным оператором и прочих неполадках и неисправностях самой ККТ;
9. Обеспечивает прием информации о сумме платежа от терминала, передающего распоряжения в банк (устройства эквайринга);
10. Не допускает формирование чека (БСО) или корректирующего чека (БСО), содержащего больше одного признака расчета;
11. Обеспечивает печать двумерного QR-кода на чеке (БСО);
12. Формирует отчет о текущем состоянии расчетов в любой момент для предъявления проверяющему инспектору;
13. Обеспечивает поиск любого документа по номеру из фискальной памяти, его распечатку или передачу в электронной форме;
14. Исполняет протоколы обмена информацией.
Модели ККТ, соответствующие требованиям, заносятся органами ФНС в реестры ККТ и фискальных накопителей.
В связи с переходом на кассы нового поколения многие унифицированные формы утратили свою актуальность, так как вся нужная информация хранится в памяти ККТ и может быть распечатана в любой момент.
Организации (ИП), использующие онлайн-кассы, могут не заполнять:
• справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6);
• журнал кассира-операциониста (форма КМ-4);
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег покупателям (форма КМ-3) и др.
Эта документация обязательно оформлялась на старых ККТ. Следует отметить, что вышеуказанные документы не имеют (и ранее не имели) отношения к кассовой дисциплине.
БСО разрабатываются организацией (ИП) самостоятельно, если форма бланка для видов услуг, оказываемых фирмой (ИП), не утверждена законом. Разработанный БСО должен соответствовать требованиям Постановления Правительства РФ №359.
На текущий момент использование таких устройств является добровольным. Обязательные реквизиты для новых БСО перечислены в законе № 290-ФЗ.
Копии бланков (отрывные корешки БСО) подлежат передаче в основную кассу вместе с наличностью и служат подтверждением суммы выручки, полученной за смену.
К кассовой дисциплине также не относятся: БСО, книга учета БСО и КУДиР.
Для оформления кассовых операций используют следующие унифицированные бланки:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Приходный кассовый ордер (форма КО-1).
2. Расходный кассовый ордер (форма КО-2).
3. Кассовая книга (форма КО-4).
4. Книга учета денежных средств (форма КО-5).
5. Платежная (форма Т-53) и расчетно-платежная ведомости (форма Т-49).
Унифицированная форма (КО-3) журнала регистрации ордеров не является обязательной, административной ответственности за ее отсутствие не предусмотрено.
Оформление кассовой документации допускается как на бумаге, так и в электронном виде.
Бумажные бланки должны содержать подписи уполномоченных лиц, электронные документы заверяются специальной электронной подписью.
Обязанность по проведению операций по кассе возлагается на кассового работника. Руководитель организации или ИП могут выполнять функции кассира самостоятельно при отсутствии в штате уполномоченного сотрудника.
Формирует вышеуказанные кассовые документы главный бухгалтер или другое ответственное лицо, назначенное приказом руководителя.
Если кассовых работников в компании несколько, один из них назначается на должность старшего кассира.
Количество денег, которое может находиться в кассе субъекта после окончания рабочего дня, ограничено установленным лимитом. Всю сверхлимитную наличность следует хранить на банковском счете.
Лимит разрешается не соблюдать:
• в дни расчетов по оплате труда и прочих выплат, входящих в ФОТ;
• в выходные и праздничные дни, если компания функционировала и получала наличную выручку.
Лимит устанавливается фирмой самостоятельно путем издания соответствующего приказа. Для расчета переходящего остатка наличности следует руководствоваться формулами, приведенными в Указании ЦБ РФ №3210-У.
Срок действия установленного лимита законодательно не установлен. Если такой период не предусмотрен действующим приказом, организация пользуется утвержденным расчетом до издания нового распоряжения руководителя.
Если лимит остатка наличности в компании не утвержден, он признается равным нулю. За хранение в кассе сумм, превышающих допустимый предел, инспекторы выпишут штраф.
Как отмечалось ранее, малые организации и ИП лимит могут не устанавливать.
Финансовые средства под отчет выдаются сотрудникам на оплату расходов, относящихся к хозяйственной деятельности компании.
Приказом директора компании утверждаются:
1. Список таких сотрудников;
2. Максимальные суммы выдаваемых средств;
3. Предельные сроки для совершения необходимых действий.
Указаниями ЦБ РФ № 4416-У был изменен ранее действующий порядок получения подотчетных средств, а именно:
• выдача денег только на основании личного заявления работника (теперь достаточно распорядительного документа руководителя организации);
• запрет на получение новых подотчетных сумм работниками, которые не отчитались по ранее полученным средствам (теперь разрешено выдавать деньги при наличии задолженности).
При этом работодателям не запрещается производить выдачу денег под отчет по старому порядку – на основании заявления сотрудника.
Работник обязан в течение трех рабочих дней по окончании периода, на который были выданы наличные, подать авансовый отчет с приложением первичных документов, обосновывающих произведенные расходы.
Кассовой дисциплиной предусмотрено ограничение расчетов наличными деньгами между организациями (ИП) в пределах 100 000 рублей по одной сделке.
Данное требование не касается расчетов с гражданами (физлицами).
Также не лимитируются размеры выплат по заработной плате, социальным платежам и подотчетным суммам (послабление не применяется, если подотчетник оплачивает договорные обязательства компании по доверенности).
Из полученной в кассу выручки запрещается погашать и выдавать ссуды, оплачивать аренду недвижимости и дивиденды.
Процедура проведения наличных расчетов утверждена Указанием ЦБ РФ № 3073-У.
Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.
Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.
Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.
Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.
При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:
• все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
• приказ об утверждении кассового лимита;
• бухгалтерские регистры;
• авансовые отчеты;
• книги (журналы) по учету БСО.
За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:
1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.
Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.
В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:
• превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
• отражение поступившей выручки в неполном объеме;
• невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
• применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
• несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
• необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.
Следует отметить, что привлечь к административной ответственности налогоплательщика возможно в течение двух месяцев с момента совершения нарушения.
И при однократном нарушении кассовой дисциплины субъект может избежать штрафов. Но такой факт неизбежно привлечет внимание налоговых органов и при обнаружении дополнительных недочетов в работе субъекта может спровоцировать проведение выездной проверки.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
