Вступил в силу новый порядок кассовых операций, а прежний, утвержденный Положением ЦБ РФ № 373-П (далее – Положение), прекратил свое действие. Что в этой связи следует учесть юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства, которые, надо отметить, ведут кассовые операции в упрощенном порядке?
Изучим Указание ЦБ РФ № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У) и разложим основные моменты по полочкам.
Но прежде всего, отметим: в связи с заменой порядка ведения кассовых операции необходимо обновить внутренние документы, делая в них ссылку на Указание № 3210-У. В первую очередь это касается приказа о лимите остатка в кассе. С него, пожалуй, и начнем.
Кассовый лимит для юридического лица: выбираем формулу расчета
Любая организация, ведущая кассовые операции, должна соблюдать определенный ею кассовый лимит – объем денежных средств, который свободно может храниться (не накапливаться!) в кассе. Если этого не сделать, лимит остатка наличных денег в кассе будет считаться нулевым, то есть все наличные, поступившие в кассу, на конец дня необходимо внести на банковский счет.
Лимит остатка наличных денег в кассе определяется в рублях; для округления указанного лимита до рубля могут применяться правила математического округления (письма ЦБ РФ № 36-3/1876, ФНС России № ЕД-4-2/4116).
В Указании № 3210-У (впрочем, как и в прежнем документе) предложены две формулы для расчета предельно допустимого остатка наличности. Но принцип выбора одной из них теперь более понятен и нет той неясности, которая (в свое время) могла привести к неприятным последствиям. (Напомним, в Положении говорилось, что при отсутствии наличной выручки лимит нужно рассчитывать по расходам, но при этом не уточнялось, когда именно должна отсутствовать выручка: в выбранном расчетном периоде, за все время существования фирмы или в том периоде, в котором будет применяться установленный лимит.)
Так вот, теперь выбор одной из формул для расчета лимита денежной наличности в кассе полностью оставлен на усмотрение организации независимо от наличия либо отсутствия выручки.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Расчет лимита кассы по первому варианту основан на наличной выручке – объеме поступлений за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. Причем если у организации имеются обособленные подразделения , которые сдают наличку в кассу головной организации, лимит остатка наличных денег организация должна определить с учетом кассового лимита, установленного для этого обособленного подразделения. Иначе говоря, у организации в этом случае один лимит, величина которого распределяется между обособленными подразделениями.
Лимит остатка наличных средств обособленного подразделения (как часть общего кассового лимита организации) устанавливается организацией, о чем издается распорядительный документ, экземпляр которого направляется в обособленное подразделение в определенном организацией порядке (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У).
Если обособленное подразделение самостоятельно сдает наличные деньги на банковский счет, открытый организацией, лимит остатка наличных денег головная организация устанавливает для «обособленца» в порядке, предусмотренном для юридического лица. Иными словами, у обособленного подразделения в указанном случае будет свой лимит кассы, отдельный от лимита по организации.
Формула расчета лимита кассы выглядит так:
L = V / P х Nc, где:
L – лимит остатка наличных денег (руб.);
V – объем наличной выручки;
Р – расчетный период (рабочие дни), за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Здесь могут учитываться периоды пиковых объемов наличных поступлений, а также динамика объемов поступлений наличности за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица;
Nc–период времени между днями сдачи в банк поступившей наличной выручки: от 1 до 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – до 14 рабочих дней.
Формула вторая: по расходованию денежных средств
Второй вариант расчета кассового лимита основан на объеме выдачи наличных денег , в котором юридическими лицами, имеющими обособленные подразделения, учитываются средства, хранящиеся в этих обособленных подразделениях. Разумеется, речь идет о ситуации, когда обособленные подразделения сдают наличные средства в кассу головной организации. В противном случае (при сдаче наличности на расчетный счет юридического лица) «обособленец» имеет свой (самостоятельный) лимит.
В формуле расчета лимита остатка наличных денег для рассматриваемого варианта (по сравнению с первой формулой) изменяется один показатель, и в результате она выглядит так:
L = R / P х Nc, где:
R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Когда допускается сверхлимит?
Подход к этому вопросу с годами не изменен. Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (далее – другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается (абз. 7 и 8 п. 2 Указания № 3210-У).
Документы
Унифицированные формы первичной учетной документации, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (впрочем, нет и запрета законодателя на их использование ). Чего нельзя сказать о «первичке», установленной уполномоченными органами (например, ЦБ РФ) в соответствии с другими федеральными законами. В числе таких документов – кассовые документы (см. также Информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).
Как Положение , так и Указание № 3210-У дают ссылки на документы, содержащие коды, присвоенные Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) . В общем, это те самые формы, которые содержатся в постановлениях Госкомстата России № 88 и № 1. Иными словами, ориентироваться нужно на привычные нам унифицированные формы, ничего не меняя при этом.
Когда рассматриваемый документ находился на стадии проекта, изменения по документальной части предполагались значительные. Однако (судя по конечному продукту) воплощать в жизнь свои задумки компетентные органы не стали.
Среди таких форм:
• приходные (0310001) и расходные (0310002) кассовые ордеры;
• кассовая книга (0310004);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (0310005);
• расчетно-платежные (0301009) и платежные (0301011) ведомости.
Документы, предусмотренные Указанием № 3210-У, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. В документах, оформленных на бумажном носителе, за исключением кассовых документов (ПКО и РКО), допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие документы подписываются электронными подписями , после чего внесение исправлений в них не допускается (абз. 3 п. 4.7 Указания№ 3210-У).
Ответственные лица
Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица. Последний, кстати, также может выполнять данные функции, что подтверждено п. 4 Указания № 3210-У.
Кассовые документы оформляются:
• главным бухгалтером;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица;
• физическим лицом, с которым заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
Последний (сторонний бухгалтер) подписывать кассовые документы не вправе: на это уполномочены (в силу п. 4.3 Указания № 3210-У) только главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир.
Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.
О том, как определять лимит кассы, в случае если в организации есть обособленные подразделения, мы уже сказали. В то же время хочется заострить внимание читателей еще на одном моменте.
Организация устанавливает порядок, в соответствии с которым она:
• принимает в кассу наличные средства, сдаваемые ей обособленным подразделением. Кстати, для этих целей используются приходные кассовые ордеры (п. 5.3 Указания № 3210-У);
• выдает из кассы обособленному подразделению наличные деньги, необходимые для проведения кассовых операций. В этом случае используются расходные кассовые ордеры (п. 6.4 Указания № 3210-У).
Кроме того, принимая во внимание срок составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, организация устанавливает порядок, по которому обособленное подразделение передает ей копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У). В Положении, напомним, эта процедура проводилась после определения в кассовой книге остатка наличных денег на конец рабочего дня и не позднее следующего рабочего дня.
Наличные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, выдаются подотчетному лицу по его письменному заявлению. Последнее составляется в произвольной форме и должно содержать не только запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются деньги, но и (обязательно) подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания № 3210-У).
В срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Выдача денежных средств для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (п. 6 Указания № 3210-У).
Продолжительность срока выдачи наличных (определяется руководителем) по расчетно-платежной (платежной) ведомости не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на данные выплаты).
В последний день выдачи указанных средств кассир в расчетно-платежной (платежной) ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подводит итоги (фактической выдачи и депонирования средств), проставляет свою подпись на документе и передает его для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной (платежной) ведомости оформляется расходный кассовый ордер (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У).
Упрощенный порядок ведения кассовых операций
Для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.
Субъектами малого предпринимательства признаются юридические лица, которые соответствуют следующим критериям (ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»):
1) соблюдены ограничения по доле участия Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций, благотворительных и иных фондов в уставном капитале;
2) средняя численность работников за предшествующий календарный год не превышает:
• 100 человек включительно – для малых предприятий;
• до 15 человек – для микропредприятий;
3) выручка от реализации (без учета НДС) или балансовая стоимость активов за предшествующий календарный год не превышает предельные значения:
• для малых предприятий – 400 млн. руб.;
• для микропредприятий – 60 млн. руб.
Во-первых, эта категория лиц может не устанавливать лимит остатка наличных денег (последний абзац п. 2 Указания № 3210-У).
Во-вторых, индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (ПКО и РКО), а также кассовая книга могут не оформляться (абз. 2 п. 4.2 и абз. 9 п. 4.6Указания № 3210-У). Как видим, данная льгота распространяется на всех предпринимателей, независимо от режима налогообложения, который они применяют. Должно быть, это обусловлено тем, что все индивидуальные предприниматели ведут книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя.
И последнее, на что хотелось бы обратить внимание при изучении нового порядка ведения кассовых операций: юридические лица и индивидуальные предприниматели могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.
Требования к программно-техническим средствам таковы: они должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ (абз. 5 п. 4 и п. 8.1 Указания № 3210-У).
Ведение кассовых операций
Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.
Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.
Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.
Положение о ведении кассовых операций
Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.
Для регулирования порядка денежного обращения, все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.
Документальное оформление кассовых операций:
1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.
Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.
По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.
Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.
Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.
В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.
Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.
2. Вся информация заносится в кассовую книгу.
Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.
Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.
Основные требования по ее оформлению:
• на первом листе должны указываться все реквизиты;
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более;
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице.
Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.
3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.
Учет кассовых операций
Для всех организаций Российской Федерации установлены единые требования к порядку учета и хранения наличных денежных средств. Все операции по приему и расходованию наличных денежных средств, а также хранение денег и денежных документов должны осуществляться в кассе организации.
Касса – это подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и денежными ценностями. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать требованиям по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
• оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
• регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
• сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
• 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
• 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение;
• 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
Контроль кассовой дисциплины
Обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях, согласно ч. IV Порядка ведения кассовых операций в РФ, возложена на банки.
Техническая укрепленность помещений касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяются органами внутренних дел.
Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.
Контроль соответствия остатка наличных денежных средств в кассе с учетными данными осуществляется проведением инвентаризации денежной наличности кассы. Ревизия кассы может проводиться периодически в соответствии с регламентом инвентаризаций, установленным в организации или в неплановом порядке при смене кассира.
Излишки, выявленные в результате инвентаризации денежных средств, оформляются приходным кассовым ордером.
Кассовые операции банка
Кассовые операции банка — это операции, связанные с инкассацией, приемом, хранением и выдачей наличных денег, иностранной валюты и других ценностей.
Для комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения операций с наличными деньгами и другими ценностями кредитные организации создают кассовый узел, оборудованный в соответствии с требованиями к устройству и технической укрепленности, разработанными Банком России.
В состав кассового узла входят:
- хранилище ценностей;
- операционные кассы (приходные, расходные, приходно-расходные, вечерние кассы, кассы пересчета);
- помещение по приему (выдаче) денег инкассаторам;
- кладовая или сейфовая комната;
- другие помещения.
В целях расширения кассового обслуживания населения кредитные организации могут открывать оборудованные операционные кассы вне кассового узла для совершения операций по приему и выдаче вкладов (в рублях и иностранной валюте), продаже и покупке ценных бумаг, приему коммунальных и других платежей от физических лиц, а также банкоматы и другие платежно-расчетные терминалы. Коммерческие банки, осуществляющие операции с наличной иностранной валютной, открывают также обменные пункты.
Руководитель, главный бухгалтер и заведующий кассой контролируют своевременность оприходования денег, поступивших в кассы кредитной организации, организуют кассовое обслуживание клиентов и несут' ответственность в соответствии с законами Российской Федерации и нормативными актами Банка России.
Порядок ведения кассовых операций кредитными организациями регламентирует Банк России. Основной документ по организации кассовой работы — Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации № 199. На базе этого документа кредитная организация разрабатывает свое положение о кассовом подразделении и должностные инструкции кассовых работников.
Обслуживание кредитных организаций по операциям с денежной наличностью осуществляют расчетно-кассовые центры Банка России, которые для каждой кредитной организации устанавливают минимальный размер денежной наличности (остаток наличных денег по операционной кассе).
Порядок совершения кассовых операций с наличными деньгами
Непосредственно операции с наличными деньгами ведут кассовые и инкассаторские работники кредитной организации.
С ними заключают договоры о полной материальной ответственности. Они обязаны строго соблюдать порядок ведения кассовых операций. Операции по приему и выдаче наличных денег могут выполняться только на основании оформленного установленным порядком учетно-операционным работником приходного и расходного кассового документа. В обязанности такого работника входит и проверка законности оформления кассовых операций.
Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей операционных работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а операционные работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов,— образцами подписей кассовых работников указанных касс. Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организации. Операционные работники имеют карточки с образцами подписей и оттисками печатей клиентов, получающих наличные деньги со своих счетов.
Наличные деньги принимаются от клиентов на основании объявлений на взнос наличными, выдаются — на основании чека. Прием и выдача денежной наличности гражданам, а также сотрудникам кредитной организации проводятся по приходным и расходным кассовым ордерам. Прием денег за коммунальные, налоговые и другие платежи проводится по извещениям и квитанциям установленных форм.
Правила ведения бухгалтерского учета в банке предусматривают, что организация расходных кассовых операций должна исключать возможность:
- оплаты неправильно оформленных документов, чеков с подписями и оттисками печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;
- поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих операционных работников и контролера банка;
- внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.
Организация кассовых операций
Для организации кассового обслуживания организаций и физических лиц, а также для выполнения операций с денежной наличностью и другими ценностями в банках создаются кассовые подразделения, осуществляющие кассовое обслуживание клиентов, организационно подчинённых филиалов и внутренних структурных подразделений (ВСП).
Все кассовые работники КБ (руководитель кассового подразделения, заведующий кассой, заведующий хранилищем, старший кассир, старший контролер-кассир, контролер-кассир, кассир, другие кассовые работники) в части работы с денежной наличностью и ценностями подотчетны заведующему кассой. Приём на работу кассовых работников производится в соответствии с определенным регламентом порядке после согласования с подразделением безопасности. С каждым кассовым работником заключается договор о полной индивидуальной ответственности, с работниками, занятыми пересчетом денежной наличности, поступающей в инкассаторских сумках и мешках, возможен договор о коллективной (бригадной) ответственности. Полный перечень обязанностей кассового работника (определяемый должностной инструкцией) является неотъемлемой частью трудового договора кассового работника. Работник допускается к самостоятельной работе с денежной наличностью и ценностями только после принятия зачета по знанию требований и умению работы с документацией. Для этого создаётся постоянно действующая комиссия с участием руководящих сотрудников основных подразделений банка.
Касса банка (филиала) обеспечивается помещением, которое должно быть технически укрепленным и оборудованным средствами защиты в соответствии с определенными требованиями. Помещение для совершения операций с денежной наличностью и другими ценностями представляет из себя специально оборудованный комплекс (хранилище, сейфовые комнаты, сейфы, помещения для конфиденциального обслуживания клиентов, операционная касса, касса пересчета, вечерняя касса, касса по приему и выдачи денежной наличности инкассаторам). Операции по пересчету и обработке денежной наличности выполняются с использованием специального банковского оборудования, средств механизации и автоматизации кассовых операций. Установка новой кассовой техники, ранее не использованной в банке возможна только по письменному разрешению руководителей банка - чему должна предше6ствовать экспертиза данной техники.
Работники кассы, занимающиеся непосредственно кассовыми операциями должны быть обеспечены кассовыми кабинками, индивидуальные средства хранения (металлический сейф, тележка закрытого типа, специальный стол, имеющие индивидуальный секрет замка, инкассаторские мешки и сумки), в которых они в течение рабочего дня может хранить денежную наличность и ценности.
Режим работы кассового подразделения необходимо устроить так, чтобы обеспечить кассовых работников всеми необходимыми ценностями до начала совершения ими операций по кассовому обслуживанию клиентов банка. Для обеспечения своевременной выдачи денежной наличности с банковских счетов и вкладов, банк (филиал) должен оставлять в хранилище на конец дня денежную наличность в размере, не менее минимально допустимого остатка. Этот остаток определяется руководством банка исходя из объема оборота денежной наличности, графика поступления денежной наличности от организаций, порядка её обработки и других особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы, но и не должен превышать нормативы для такого рода остатков, заданные ЦБ РФ. Ответственность за соблюдение остатков несут руководство банка, ответственные за сохранность ценностей, на которых возложены эти обязанности, заведующий кассовым узлом, операционной кассой.
Порядок обслуживания кредитными организациями физических лиц по вкладным операциям, приёму коммунальных и других платежей, а также работы с ценными бумагами, картами регламентирован соответствующими документами.
Организация работы по:
- совершению операций с драгоценными металлами осуществляется в соответствие с требованиями документа;
- кассовому обслуживанию банкоматов осуществляется в соответствии с требованиями документа;
- организации работы в хранилище с индивидуальными сейфами осуществляется согласно документу;
- организация работы по совершению кассовых операций с использованием "электронных кассиров" (кэш-диспенсеров) осуществляется в соответствии с документом;
- организация работы с картами и ПИН-конвертами осуществляется в соответствии с документами.
Руководители банка должны обеспечить кассовых работников образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерских работников, связанных с оформлением приходных и расходных кассовых документов образцами подписей кассовых работников. Образцы заверяются подписями руководителя, скрепляются печатями банка. Организации передачи приходных и расходных документов между кассовыми и бухгалтерскими работниками производится внутренним порядком, утвержденным вышестоящим менеджером.
Движение денежной наличности и ценностей между кассовыми работниками (за исключением случаев выполнения ими обязанностей кассиров касс пересчета) должно осуществляться только через заведующего кассой (старшего контролера-кассира), который эти операции оформляет по специальным журналам (тетрадям) учета денежной наличности, ценностей и учета ценных бланков, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы и их общее количество должно быть заверено руководством банка и банковской печатью. Вся эта документация - по мере заполнения - сдаётся в архив. Оформление бухгалтерскими работниками приходных и расходных кассовых документов (за исключением денежного чека), ведение кассовых журналов, ведомостей оборотов и остатков ценностей, операционных дневников и т.п. материалов, заполнение кассирами справок и иных документов о проведенных операциях за день могут производиться на компьютере.
По окончании операций с денежной наличностью и ценностями они в полном объеме упаковываются кассовыми работниками в корешки, пачки, мешки в порядке установленным регламентом того или иного банка.
Кассовым работникам запрещается:
- хранить личные деньги и другие ценности вместе с деньгами и ценностями банка;
- передоверять выполнение работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг обязанностей, установленных должностными инструкциями;
- оставлять при временном отсутствии на рабочем месте незакрытыми денежную наличность, ценности, кассовые документы, печати, пломбиры, ключи от сейфов, а так же ключи в скважинах замков сейфов, хранилищ и т.п.;
- выдавать (принимать) ценности без оформленных кассовых документов либо лицам (от лиц), не указанных в них;
- производить записи в кассовых журналах, ведомостях оборотов и других кассовых документах, выписывать кассовые и мемориальные ордера, если это не входит в круг их непосредственных обязанностей.
Порядок формирования и хранения денежной наличности и ценностей
В КБ (их филиалах и ВСП) применяется единый порядок формирования и упаковки денежной наличности ЦБ РФ. Банкноты и монеты сортируются по до достоинствам и годам образца. Годные к обращению и ветхие банкноты (как и годная к обращению и дефектная монета) формируется и упаковывается отдельно.
Каждые 100 листов банкнот одного достоинства формируются в корешки и обандероливаются в виде установленного образца, на которой ставятся сумма, количество и достоинство банкнот, год образца, банковские реквизиты, код РКЦ, осуществляющего кассовое обслуживание, дата упаковки, именной штамп и подпись кассира, произведшего сортировку и пересчет банкнот. Каждые 10 корешков банкнот одного достоинства формируются в полную пачку по 1000 листов, которая снабжается верхней и нижней накладками из картона, на верхнем картоне - отмеченные выше реквизиты. Каждая пачка упаковывается в полиэтиленовый рукав (пакет), на сварочном шве которого проставляется оттиск реквизитов банка. Полные корешки одного достоинства, из которых нельзя сформировать полную пачку упаковываются в неполную пачку, на которой также проставляется сумма и остальные реквизиты. Оставшиеся у кассового работника банкноты, из которых нельзя сформировать полные корешки, сдаются - по указанию зав. кассой - для упаковки одному кассовому работнику, который и формирует полные или неполные корешки. В полную (неполную) пачку могут быть упакованы лишь корешки, проверенные, подсчитанные и заверенные лишь одним кассиром. Как исключение допускается формирование пачек из корешков, сформированных одним кассиром, но в разное время.
Монеты ЦБ РФ расфасовывается в отдельные мешки, максимальная сумма которых должна составлять: для монет достоинством в 1 коп. - 40 руб.; для монет достоинством 5 коп. - 100 руб.; для монет достоинством 10 коп. - 250 руб.; для монет достоинством 50 коп. - 1000 руб.; для монет достоинством 1 руб. - 1500 руб.; для монет достоинством 5 руб. - 5000 руб.; для монет достоинством 10 руб. - 5000 руб. Мешки завязываются шпагатом глухим узлом с наложением пломбы. На ярлыках к мешкам проставляется сумма и отмеченные выше реквизиты. Возможны "сборные" мешки с обязательной "распиской" - кроме всего прочего - суммы монет по каждому достоинству.
На бандеролях корешков и верхних накладок пачек с ветхими банкнотами, на ярлыках с дефектными монетами проставляется надпись "Ветхие", "Дефектные".
Бланки ценных бумаг упаковываются в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются), оформляются надписи с реквизитам. Карты формируются в пачки. Листовые, штучные остатки ценностей упаковываются в неполные корешки и пачки. Срок хранения неполных корешков и пачек ценностей аналогичен сроку хранения полных пачек, но при выносе из хранилища такие корешки и пачки, по возможности, должны расходоваться в первую очередь.
Вся денежная наличность и другие ценности банка (филиала, ВСП) по окончании рабочего дня должны храниться в хранилище под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей - сроком - как правило, от месяца (если они находятся в упаковке другой кредитной организации) до года (если, упакованы и сформированы данным банком). Замки всех дверей хранилища, сейфов, тележек и другого инвентаря должны иметь номерные ключи и при закрытии дверей они опечатываются металлическими печатями. Номерные ключи закрепляются приказом руководства банка за должностными лицами, ответственными за хранение наличных денег и ценностей. Хранение, приём и выдача кассовым работникам (от кассовых работников) оружия и патронов производится заведующим кассой по специальному документу.
Основной комплект ключей закрепляется за должностными лицами, ответственным за хранение ценностей, ключ от решетчатой двери - за заведующим кассой, дубликаты ключей - у руководства банка (с подробной описью в специальном опечатанном мешке). При необходимости изъятия дубликатов ключей из мест хранения (например, при проведении ревизий, проверок и т.п.) оформляется акт с указанием причин изъятия. Списки должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, хранителей дубликатов ключей, образцы оттисков металлических печатей для опечатывания хранилища направляются в подразделение службы безопасности.
В течение рабочего дня, при отсутствии в хранилище должностных лиц, ответственных за хранение ценностей, хранилище закрывается ими на все ключи и опечатывается сургучом, пластилином или опломбируется пломбиром заведующего кассой. В нерабочее время дверь хранилища опечатывается металлическими печатями должностных лиц, ответственных за хранение ценностей, с использованием шпагата и деревянной плашки с углублением для наложения сургуча. Шпагат должен пропускаться в специальные ушки двери так, чтобы дверь не могла быть открыта без повреждения шпагата и оттисков печати. Оттиски печатей должны быть четкими с легко читаемым текстом. При опечатывании двери хранилища печати первая печать на шпагате заведующего кассой, вторая - лица из руководящего состава банка.
Перед открытием двери хранилища эти должностные лица - в присутствии охранника - должны убедиться в целостности и исправности входной двери, замков, шпагата и оттисков печатей. Затем необходимо сообщить на пульт централизованной охраны о готовности к снятию хранилища с пульта централизованной охраны, снять хранилище с охранной сигнализации внутренней охраны, расписаться в специальном журнале за снятие с охранной сигнализации. Путём разрезания одного оборота шпагата срезать плашку с оттисками печатей, не допуская их повреждения до окончания осмотра хранилища. По завершении осмотра хранилища эти оттиски должны быть уничтожены (замяты).
В случае повреждения дверей, замков, шпагата, оттисков, наличия подозрения о попытках иного проникновения в хранилище составляется акт ответственных лиц и представителя охраны и сообщается о этом событии руководству банка. Теперь открытие двери хранилища возможно только по прибытии представителя правоохранительных органов, после чего вместе с ним необходимо удостовериться в сохранности стен, пола, дверей и замков на сейфах, стеллажах, полках, находящихся внутри хранилища.
Вход в хранилище разрешается одновременно должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей. По письменному разрешению руководства банка разрешается вход в хранилище одному заведующему кассой. Другие лица допускаются в хранилище лишь на основании приказа первого руководителя банка и по предъявлению документов, удостоверяющих их личность. В любом случае допуск в хранилище возможен только в сопровождении должностных лиц, осуществляющих сохранность ценностей.
В рабочие для банка дни хранилище подлежит обязательному открытию и проверке. В хранилище денежная наличность и другие ценности хранятся в металлических емкостях (сейфах, шкафах, полках и т.п.), имеющих решетчатые дверцы с замками, закрываемые ключом заведующего кассой. Мешки с монетой могут храниться в лотках, установленных на полу. Предварительно подготовленная наличность для выдачи клиентам банка на следующий рабочий день может хранится в отдельных мешках, тележках. Сумки, приготовленные для скорой отправки в филиалы, ВСП банка хранятся также отдельно. Денежная наличность, иностранная валюта и платежные документы (в том числе и в иностранной валюте), драгоценные металлы, оружие и патроны хранятся раздельно. Хранение драгоценных металлов осуществляется в соответствие с требованиями.
Денежная наличность и другие ценности (в том числе и для их пересчета) выдаётся заведующим кассой по специальной Книге (журналу), и принимаются у них по Книге (журналу). До закрытия хранилища банка заведующий кассой выводит обороты по движению ценностей за день, производит записи общих остатков денежной наличности и ценностей на начало следующего дня в специальных Книгах - по каждому виду ценностей. Правильность остатков, выведенных в указанных книгах, ежедневно удостоверяется подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Исправления в книгах учета ценностей заверяются подписями всех должностных лиц. Книги учета в течение дня хранятся у заведующего кассой, по окончании дня - в хранилище. На выявленные излишки денежной наличности, как и на недостачу наличности составляется специальный кассовый ордер, суммы выявленных излишков (недостачи) отражаются в Книге.
Перед закрытием хранилища должностные лица проверяют:
- все ли ценности, книги и документы внесены в хранилище;
- соответствует ли фактическое наличие ценностей кассы данным бухгалтерского и депозитарного учета и остаткам, указанным в книгах учета ценностей. Остатки ценностей, записанные в книгах учета ценностей, главный бухгалтер сверяет с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета;
- все ли металлические шкафы и стеллажи по окончании операций (независимо от наличия в них ценностей) закрыты на ключи.
После закрытия на ключи хранилища заведующий кассой ставит его под охрану, получая подтверждение об этом от представителей внутренней и внешней охраны.
Положение о ведении кассовых операций
В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.
Где и какая в компании касса. Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).
Кто в компании кассир. Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно. Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями. В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе, потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке. Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам. Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.
Какие в компании документы — электронные или бумажные. Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У). Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.
Кто оформляет кассовые документы. Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает. На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).
Где и сколько времени надо хранить документы. В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).
Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных. В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь. Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику. Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира. В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.
Ссылка на правила расчетов с подотчетниками. В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя. Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками. Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д. А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег. В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис). Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое. Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба. Что добавить в положение об обособленных подразделениях Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.
Куда подразделение сдает наличку. Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов. Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.
Как передать допофису приказ о его лимите. Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа. Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.
Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу. В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У). По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом дополнительном офисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте. Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности. А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.
Ведение кассовых операций банка
Кассовые операции - совокупность материально-технических процедур по приему, хранению и выдаче наличных денег (валюты). Указанные процедуры урегулированы нормами финансового права, представляющими в своей совокупности специальный финансово-правовой институт.
Законодательством установлены различия в ведении кассовых операций в зависимости от субъектного состава.
Так, установлены особенности осуществления кассовых операций:
1) банками и другими кредитными организациями;
2) предприятиями, учреждениями и иными организациями;
3) предприятиями и другими организациями по непосредственному приему от населения платежей за товары, услуги и работы.
Источниками правового регулирования порядка ведения кассовых операций являются федеральные и региональные нормативно-правовые акты. Особая роль здесь принадлежит и нормативно-правовым актам Банка России, так как регулирование кассовых операций отнесено к его функциям Федеральным законом "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)".
Основные, наиболее общие положения, касающиеся порядка ведения кассовых операций на территории РФ, были закреплены еще в Указе Президента РФ "О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения", которым были установлены единые для всех предприятий, организаций и учреждений правила в сфере кассовых операций.
Так, все указанные субъекты:
во-первых, обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;
во-вторых, производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;
в-третьих, могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий;
в-четвертых, обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, с учреждением банка;
в-пятых, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. Кассовый ордер наличность валюта.
Решением Совета директоров Банка России утвержден Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, которым детально регламентируется ведение кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями (далее - предприятиями) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности. Установлено, что все предприятия должны производить расчеты по обязательствам с другими как правило, в безналичном порядке через или применять другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ. Для осуществления расчетов деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При этом наличные деньги, полученные в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий: на хозяйственно-операционные расходы, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги отчет, не трех дней по истечении срока, на который они выданы, или возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия счет сумм и окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или оформленным другим документам, ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др., которые должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или уполномоченными лицами. Особо урегулировано ведение кассовой книги и хранение денег. Предприятие имеет только одну кассовую книгу, должна быть пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью. В ней фиксируется каждое поступление и выдача наличных денег. При условии обеспечения кассовых документов кассовая книга может вестись ровным способом.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. На руководителей предприятия возложена обязанность оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Установлено правило о проведении ревизии кассы и осуществлении контроля за ним кассовой дисциплины. Так, в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой их ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Для субъектов, получающих от населения деньги за оказываемые услуги, работы, продаваемые товары, установлен особый порядок ведения кассовых операций - с обязательным использованием контрольно-кассовых машин (Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Порядок ведения кассовых операций в кредитных организациях регулируется Положением Центрального банка РФ № 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации", которым устанавливается порядок совершения кассовых операций, а также инкассации денежных средств и других ценностей для кредитных организаций и их филиалов, действующих на территории РФ.
Порядок приема и выдачи денежной наличности клиентам-юридическим лицам
Прием денежной наличности в кассу производится по объявлению на взнос наличными (форма 0402001). Клиенты могут вносить наличные деньги только на свой счет, открытый в кредитной организации, и не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов, минуя свой расчетный счет. Для взноса денег клиент передает объявление бухгалтерскому работнику, который проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале и передает в кассу. Кассовый работник, получив объявление на взнос наличными, последовательно проверяет наличие и тождественность подписи бухгалтерского работника имеющемуся образцу подписи, соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя и принимает от него банкноты полистным пересчетом и монеты пересчетом по кружкам. При соответствии внесенной суммы сумме, указанной в объявлении на взнос наличными, кассовый работник подписывает объявление, квитанцию, ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю, оставляет у себя объявление, а ордер передает бухгалтерскому работнику. В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление переоформляется клиентом.
Первоначально оформленное объявление перечеркивается кассовым работником, на обороте указывается фактически принятая сумма средств, после чего объявление передается бухгалтерскому работнику для внесения изменений в кассовый журнал. После оформления нового объявления на взнос наличными первоначально оформленное объявление и ордер уничтожаются. Если до закрытия кассы клиент не внес денежные средства, кассовый работник возвращает объявление на взнос наличными бухгалтерскому работнику, который аннулирует записи в кассовом журнале, а перечеркнутое объявление на взнос наличными помещается в кассовые документы дня. После окончания работы кассы на основании приходных документов кассовый работник составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых денег. В бухгалтерском учете приходные кассовые операции отражаются на основе кассового журнала по приходу после сверки его бухгалтерским и кассовым работниками.
Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовом журнале и бухгалтерского работника - на справке кассового работника. Все поступившие в течение операционного дня наличные средства должны быть оприходованы в кассу и зачислены на счета клиентов в тот же рабочий день. Кредитные организации могут принимать от клиентов денежную наличность, упакованную в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости упаковки. В кредитной организации должен вестись список клиентов, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем количества и номеров сумок, закрепленных за каждой организацией. Клиенты, сдающие таким образом денежную наличность, представляют в кредитную организацию образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбироваться сумки. Все поступившие в течение операционного дня денежные средства в сумках должны быть пересчитаны и зачислены на счета клиентов в тот же рабочий день. Для максимального удовлетворения потребностей клиентов в сдаче денежных средств в кредитную организацию в послеоперационное время кредитные организации могут организовывать вечерние кассы. О времени работы таких касс вывешивается объявление. Документы, оформляемые вечерними кассами, заверяются печатью с надписью "Вечерняя касса".
Прием кассовым работником вечерней кассы сумок с денежной наличностью от старшего бригады инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов на основании предъявляемых вторых экземпляров препроводительных ведомостей-накладных к сумкам и явочных карточек. Прием работниками вечерней кассы денежной наличности и других ценностей в сумках, доставленных из операционных касс вне кассового узла, осуществляется по приходным кассовым ордерам, составленным на основании описей, с отражением суммы принятой денежной наличности в кассовом журнале по приходу. Пересчет денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу в сумках, производится кассовыми работниками в присутствии контролирующего работника не позднее следующего рабочего дня. Денежные средства, принятые вечерней кассой, подлежат зачислению на счета клиентов не позднее следующего рабочего дня.
Выдача наличных денег клиентам - юридическим лицам с их расчетных (текущих) счетов производится по денежным чекам из чековых книжек, выдаваемых клиентам в соответствии с их заявлениями. Номера выдаваемых клиентам чековых книжек подлежат обязательному внесению в карточку с образцами подписей и оттиском печати. Количество денежных чеков, которые могут быть оплачены с расчетного счета клиента в течение одного операционного дня, не ограничено.
Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек бухгалтерскому работнику, который при наличии средств на счете клиента, достаточных для оплаты чека, проверяет:
- обоснованность требований клиента на снятие наличных средств;
- правильность заполнения чека;
- тождественность подписей и печати чекодателя образцам подписей и оттиску печати в карточке с образцами подписей и оттиском печати;
- правильность заполнения в чеке сведений о предъявленном документе, удостоверяющем личность получателя денег;
- для предотвращения ситуаций предъявления в кассу кредитной организации правильно оформленных, но утерянных бланков чеков бухгалтерскому работнику следует проверять оригинал документа, удостоверяющего личность лица, предъявившего чек;
- срок действия чека. Чеки могут приниматься к исполнению только в течение 10 дней со дня их выписки без исправления даты, первоначально указанной на чеке;
- соответствие номера чека номерам в чековой книжке, выданной клиенту.
Кредитные организации отказывают в приеме чека и не несут ответственности за этот отказ, если документ, подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны кредитной организацией сомнительными. После проверки чека клиенту выдается контрольная марка для предъявления в кассу.
Кассовый работник на основании полученного денежного чека с контрольной подписью, разрешающей выдачу денежных средств:
- проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность их подписей имеющимся образцам;
- проверяет тождественность сумм, проставленных в денежном чеке цифрами и прописью;
- проверяет наличие на денежном чеке росписи клиента в получении денег и данных документа, удостоверяющего его личность;
- подготавливает сумму денег, подлежащих выдаче;
- вызывает получателя средств по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;
- сверяет номер контрольной марки с номером чека и приклеивает контрольную марку к чеку;
- повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента, выдает деньги и подписывает чек.
Недопустимо совершение операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными. После окончания работы кассы кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денежных средств с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денежных средств и составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности. Данные справки сверяются с данными кассового журнала бухгалтерского работника. Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовом журнале и бухгалтерского работника - на справке кассового работника. Суммы полученных наличных денег списываются с расчетных (текущих) счетов клиентов текущим операционным днем.
Порядок работы с денежной наличностью при обслуживании физических лиц
Прием во вклады и на банковские счета денежных средств от физических лиц и выдача с них денежных средств производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров с заполнением всех предусмотренных в них реквизитов, позволяющих идентифицировать вносителя/получателя средств. Операции по приему и выдаче денежных средств со счетов и вкладов физических лиц подтверждаются соответствующей записью в документе, остающемся у клиента. Полученные от клиента средства пересчитываются таким образом, чтобы он мог наблюдать за действиями кассового работника. Во избежание каких-либо претензий кассовый работник должен попросить клиента пересчитать полученные деньги, не отходя от кассы. В случае возникновения у клиента каких-либо претензий к кассиру повторный пересчет денег производится в присутствии заведующего кассой, который при необходимости принимает решение о снятии остатка денег в кассе.
Прием от физических лиц денежных средств в уплату платежей, а также для проведения иных операций без открытия счета производится на основании заявлений, извещений, квитанций, разработанных кредитными организациями самостоятельно и согласованных, если это предусмотрено договорами, с получателями платежей. Используемые формы заявлений, извещений, квитанций для оформления платежей должны иметь все необходимые реквизиты для идентификации платежей. При осуществлении операций по приему, выдаче денежной наличности физическому лицу кассовый сотрудник обязан осуществлять его идентификацию в соответствии с требованиями Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма". После совершения операции по приему денежных средств для проведения платежа без открытия счета кассовый работник выдает клиенту документ, подтверждающий прием наличных денежных средств, с подписью кассового работника и печатью кассы и чек контрольно-кассовой машины на сумму комиссии, уплаченной клиентом за перевод в соответствии с установленными тарифами.
В качестве подтверждающего документа клиенту могут выдаваться копия заявления на перевод денежных средств без открытия счета, отрывная часть извещения (квитанции) установленной формы с отметкой о приеме денежных средств с подписью кассового работника и печатью кассы. В качестве подтверждающего документа может выдаваться приходный кассовый ордер, если кредитная организация устанавливает порядок, при котором приходный кассовый ордер оформляется на каждую операцию.
В соответствии с пунктом 2.6.1 Положения N 199-П приходные кассовые ордера могут составляться бухгалтерскими работниками после сдачи кассовым работником реестра операций по приему денежных средств для проведения платежа без открытия банковского счета в бухгалтерию. При этом приходный кассовый ордер может составляться на общую сумму денежных средств, принятых для осуществления платежей без открытия счета, либо могут составляться несколько приходных кассовых ордеров по видам принятых платежей. Порядок оформления приходных кассовых ордеров определяется кредитными организациями самостоятельно, но в обязательном порядке должен быть отражен во внутренних документах кредитной организации. Кассовый работник отражает суммы принятой денежной наличности для осуществления переводов денежных средств без открытия счета, в том числе коммунальных, налоговых и прочих платежей, в специальном реестре.
Данный реестр в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:
- наименование кредитной организации;
- наименование филиала;
- наименование структурного подразделения;
- дату заполнения реестра;
- наименование операции;
- суммы принятой наличности.
Кредитные организации при необходимости могут вносить в реестр дополнительные графы. По окончании совершения операций подписанный кассовым работником реестр передается в бухгалтерию для оформления приходных кассовых ордеров. В конце дня кассовый работник, оформляющий операции по приему денежных средств от физических лиц, сверяет сумму денежных средств, выданную ему под отчет, с суммами по приходным и расходным кассовым ордерам и лентой контрольно-кассовой машины (по суммам комиссий, уплаченных клиентами) и суммой денег, имеющейся у него в наличии, и составляет сводную справку о суммах принятой и выданной денежной наличности. Остаток денежных средств, справку, реестр, ленту контрольно-кассовой машины, приходные и расходные кассовые документы кассовый работник сдает заведующему кассой под роспись в книге учета принятых и выданных денег. Операции с наличной иностранной валютой, осуществляемые в соответствии с Инструкцией Банка России N 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц", подлежат отражению в реестре операций с наличной валютой и чеками. При этом следует отметить, что операции по приему денежной наличности для осуществления перевода денежных средств без открытия счета должны включаться только в один реестр - в реестр переводов без открытия счета. Кредитные организации могут производить кассовое обслуживание физических лиц в послеоперационное время, выходные и праздничные дни. Соответствующий режим работы кассы и порядок хранения денежных средств во внерабочее время устанавливаются распорядительным документом кредитной организации.
Для осуществления операций в послеоперационное время, выходные и праздничные дни кассовому работнику выдается аванс по расходному кассовому ордеру, который учитывается на балансовых счетах для учета наличных денежных средств по отдельному лицевому счету, открываемому на кассу, проводящую операции в послеоперационное время, выходные и праздничные дни:
На следующий рабочий день после работы в послеоперационное время или в первый рабочий день после выходных или праздничных дней кассовый работник сдает заведующему кассой остаток денег по приходному кассовому ордеру, справку, реестр, ленту контрольно-кассовой машины, приходные и расходные кассовые документы. Оформляемые документы по совершаемым кассовым операциям в послеоперационное время, выходные и праздничные дни датируются соответствующей календарной датой, отражение операций в балансе кредитной организации производится следующим или первым после выходных и праздничных дней рабочим днем.
Аудит кассовых операций
Цель аудита кассовых операций — установить их законность, достоверность и целесообразность совершения, а также правильность отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности.
К основным задачам аудита относятся:
- проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами;
- правильное документальное оформление операций с денежными средствами;
- контроль за сохранностью денежных средств и документов в кассе;
- своевременное проведение инвентаризации денег в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета. Основным нормативным документом является Порядок ведения;
- кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением ЦБ РФ №40).
К источникам получения аудиторских доказательств относятся: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, акт инвентаризации наличных денежных средств, справка из банка об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, журнал кассира-операциониста, справка-отчет кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации, регистры бухгалтерского учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств.
МЕТОДИКА АУДИТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ:
1. Установление соответствия данных бухгалтерского баланса по статье «Денежные средства» и отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации.
2. Проверка организации материальной ответственности, инвентаризация денежной наличности.
3. Определение возможности использования результатов работы внутреннего аудита.
4. Проверка документального оформления движения денежных средств — полноты и своевременности их оприходования и списания.
При аудите кассовых операций последовательно проверяются:
- правильность документального оформления кассовых операций;
- сохранность наличных денежных средств и документов в кассе; соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе;
- полнота и своевременность оприходования денежных средств и отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;
- правильность применения контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов с населением;
- порядок расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами и с индивидуальными предпринимателями (не более 100 тыс. руб. по одному договору); соответствие оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» с выписками банка.
Основные виды нарушений:
- недостача или излишек денег в кассе;
- несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств и денежных документов; подделка подписей в первичных документах;
- наличие исправлений в приходных и расходных кассовых ордерах;
- выдача денег на выплату заработной платы без доверенности;
- превышение установленного банком кассового лимита;
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
- выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
- несоблюдение предела расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одному договору;
- продажа товаров, выполнение работ, либо оказание услуг без применения контрольно-кассовой техники;
- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков по счетам в учетных регистрах;
- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах.
Оформление кассовых операций
Каждая хозяйственная операция предприятия обязательно должна иметь документальное подтверждение.
Кассовые операции, а именно, прием и выдача денег подпадают под эту категорию, поэтому законодательством предписывается документальное оформление всех кассовых операций.
Подробно это расписано в Положении о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» № 373-П Центрального банка (далее – Положение).
Там, в частности указано, что предприятия должны оформлять кассовые операции типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Государственным комитетом статистки России и согласованными с Министерством финансов и Центральным банком России.
Документальное оформление кассовых операций
Госкомитетом статистики РФ утверждены унифицированные формы первичной учетной документации.
Это документы, при помощи которых должна вестись документация кассовых операций, проводимых на предприятии:
Остановимся чуть подробнее на документах, которыми должны оформляться кассовые операции предприятия. Все они отражены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Кассовая книга
Кассовая книга ( ОК 0310004) - это документ, в котором ведется учет наличных денег, поступающих в кассу предприятия.
Этой теме – правильному ведению кассовой книги полностью посвящен (пятый) раздел Положения. Там отмечено, что кассовая книга может вестись как в бумажном виде, так и в электронном.
В случае традиционного ведения книги, т.е. на бумаге, все листы документа должны быть пронумерованы еще до начала записей.
Скрепляющая бумага должна быть подписано главным бухгалтером и руководителем предприятия. Она должна быть также заверена печатью организации или ИП (при наличии).
Если книга ведется в электронном виде, то обязательно должны быть приняты все возможные меры для того, чтобы сведения в книге изменить или подделать было невозможно.
Записи в такой книге должны быть заверены цифровыми электронными подписями уполномоченных лиц. Решение о сроках, когда нужно распечатывать информацию (раз в день, еженедельно, ежеквартально и т.п.) принимает руководитель.
Нужно при этом учитывать, что в случае проведения внешней проверки кассовую книгу придется распечатывать.
Нумерация страниц ведется и в электронном варианте книги, в этом случае она появляется автоматически, в хронологическом порядке.
Экземпляры распечатанных листов кассовой книги нужно собирать в отдельную папку. Лучше делать это мере желания или возможности, но не затягивать: в течение календарного года книгу нужно собрать.
Записи в кассовой книге должен делать кассир, получая приходные и расходные ордера, причем только на те средства, которые поступают непосредственно в кассу.
Принятые банковским субагентом или платежным агентом наличные деньги, фиксируются в тех кассовых книгах, которые обязаны вести сами агенты.
Кассир в завершении каждого рабочего дня обязан сверить данные книги с данными всех кассовых документов и зафиксировать своей подписью остаток наличных средств. Далее сверку данных проводит либо главный бухгалтер, либо руководитель предприятия (если нет бухгалтера) и тоже ставит свою подпись.
Если в какой-то один день или даже несколько дней не производится ни одной кассовой операции, то каждый раз остаток выводить не нужно, так как суммой остатка можно считать выведенный в последний день, когда производились кассовые операции.
Если кассовая книгу ведется не старший кассиром, а просто кассиром (или заменяющим его работником) какого-либо отделения, то после того как будет выведен остаток наличных средств, этот лист кассовой книги передается руководителю. В том случае, когда книга существует в бумажном виде, должен передаваться отрывной лист, если книга электронная – распечатка.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер предприятия, а в его отсутствие – руководитель.
Приходный ордер
ПКО – приходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310001 и служит для документального оформление всех кассовых операций, то есть поступления наличных денег в кассу.
Ордер заполняется и вручную, и на компьютере или же на печатной машинке. Исправления и помарки не допускаются ни при каких условиях.
Кроме регистрационного номера у ордера должны иметься следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения;
- указанием его кодов и структурного подразделения по ОКПО;
- дата заполнения;
- номер субсчета или корреспондирующего счета.
Кассир должен обязательно проверить все сведения, содержащиеся в приходном ордере на полноту и правильность всех прилагаемых документов.
Расходный ордер
РКО – расходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310002 и является необходимым для оформления выдачи денежных средств из кассы предприятия.
Реквизиты расходного ордера не отличаются от реквизитов приходного, он должен быть обязательно заверен главным бухгалтером предприятия и подписан либо руководителем, либо лицом, уполномоченным руководителем.
Кассир, выдавая средства, обязан проверить у получателя расписку, которая заполняется только получателем, и где сумма рублей должна быть указана прописью, а копеек – цифрами. Необходим и документ, подтверждающий личность (это может быть даже удостоверение), а также реквизиты документа.
Если деньги выдаются по доверенности, в ордере после ФИО получателя обязательно указывается имя доверенного лица. При выдаче денежных средств по ведомости перед распиской в получении кассир обязательно должен сделать соответствующую отметку - «По доверенности». Сама доверенность прикладывается к ордеру или же к ведомости.
Оформление кассовых операций
Книга учета средств должна вестись старшим кассиром, и предназначена для документирования кассовых операций, которые происходят между старшим кассиром предприятия и остальными кассирами в течение рабочего дня. Такой учет ведется лишь на крупных предприятиях, в небольшой компании необходимости в такой книге просто нет. Код книги согласно ОК 0310005.
В начале каждого рабочего дня главбух выдает наличные деньги необходимому кругу людей под роспись в книге, а в конце работы остаток средств под роспись сдается.
Если средства выдаются для выплаты зарплаты, отчитаться за них необходимо до окончания срока, который указан в платежной ведомости. Остаток денег ежедневно опечатывается в конверте с точным указанием суммы, и сдается под расписку главному бухгалтеру. Если по окончании срока, отмеченного в платежной ведомости, какая-то сумма остается, то она должна быть возвращена в центральную кассу.
Расчетно-платежная ведомость
Это документ, который учитывает отработанное время, начисления, удержания и выплаты работникам предприятия. Согласно общему классификатору – код 0301009.
Ведомость составляется в бухгалтерии в единственном экземпляре на основе первичных документов по учету фактически отработанного времени, выработки и т. п.
Если работникам перечисляют заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость.
В этой ведомости должны быть указаны необходимые к выдаче сотруднику суммы: это заработная плата, надбавки и премии, социальные выплаты, а также все удержания и вычеты. Общая сумма отражается на титульном листе.
Если работникам по каким-либо причинам по окончанию определенного срока зарплата не была выплачена, бухгалтер делает отметку - «депонировано». Последняя графа ведомости содержит информацию об общей сумме выплат, и на нее составляется РКО. Номер и дату ордера фиксируют в ведомости.
Платежная ведомость
Этот документ ведется для учета выдачи зарплаты и прочих выплат сотрудникам предприятия. Согласно общему классификатору – код 0301011.
Оформляется ведомость так же, как и расчетно-платежная. Заработную плату работникам выплачивают иногда и по расходному кассовому ордеру, однако, разумнее вести такой учет в ведомости.
Все документирование кассовых операций ведет главный бухгалтер (или лицо его заменяющее) или руководителем. В документах исправления не допускаются.
Контроль кассовых операций
Выдача денежных средств юридическими или физическими лицами называется кассовой операцией. В данной статье будет описаны только те кассовые операции, которые проводятся исключительно юридическими лицами.
Любое предприятие при ведении деятельности должно иметь кассу или кассовую книжку. Данное правило установлено Центральным банком Российской Федерации. За соблюдением всех правил внимательно следит налоговая служба.
Однако нужно знать, что под словами “наличие кассы” нужно понимать не наличие кассового аппарата, а конкретного места, в котором хранится вся наличность данного предприятия. Именно из такого места должны производиться перечисления средств на заработную плату работников, а также, на непредвиденные расходы.
Правила оборудования кассы
Оборудование кассы – весьма непростой процесс, к которому каждый предприниматель должен отнестись с полной серьёзностью. Для кассы подойдёт специально изолированное помещение. Доступ к данному помещению должен иметь только кассир. Все перемещения средств из кассы должны быть полностью на совести руководитель предприятия. Никто, кроме предпринимателя, не может перемещать средства в банк. Все ключи от кассы должны быть только у лиц, которые отвечают за сохранность кассы. То есть, ключи доступны только кассирам и предпринимателю.
Порядок работы с кассой
Перед работой, любой кассир должен провести осмотр кассы на попытку проникновения. Только в случае, когда касса находится в нужном состоянии, а попыток проникновения не было, можно начинать работать. В том случае, когда обнаружены какие-либо свидетельства проникновения, необходимо обратиться в органы внутренних дел.
Только в присутствие сотрудников из внутренних органов кассу можно проверять на наличие в ней денежных средств. Результат данной проверки необходимо занести протокол, который составляется сразу в четырёх экземплярах. Первый экземпляр пойдёт органам внутренних дел, второй – самому предприятию, третий – страховой компании, четвёртый – вышестоящей компании.
Ответственность за кассу несёт кассир. Кассир – это человек, с которым заключён договор о материальной ответственности. Именно кассир ведёт все операции, связанные с кассой. Также, он несёт ответственность за всё содержимое кассы.
Предприниматель, как и его работники, не имеет право хранить в кассе свои личные вещи. Касса предназначена только для хранения тех вещей и ценностей, которые принадлежат предприятию.
Для каждой кассы существует лимит, который нельзя превышать. Этот лимит устанавливается исходя из режима работы предприятия, а также, из объёма товарооборота. Превышение заданного лимита возможно только тогда, когда рабочим выдаётся заработная плата. Однако, даже в этом случае денежные средства не должны находиться в кассе более трёх дней, с того момента, как они были взяты в банке.
Стоит помнить, что первого января касса любого предприятия должна быть пуста.
Выдача средств из кассы
Средства из кассы могут идти на различные нужды предприятия: заработная плата, расходы на командировки, расходы на хозяйственную деятельность предприятия. При этом, кассир должен отразит все подобные действия в кассовой книжке. Все примеры выдачи средств из кассы должны быть подтверждены документальным образом.
В случае выдачи кассовых средств одному лицу, это лицо не может передать их другому.
Порядок работы кассира
В том случае, когда размер предприятия не очень крупный, работу кассира могут выполнять лица, прошедшие специальную подготовку и имеющие необходимые знания. Часто, вместо кассира работает бухгалтер. С работниками, заменяющими кассира, также подписывается договор о материальной ответственности.
Прежде чем брать человек на работу кассиром, необходимо проверить всю информацию об этом человеке в органах внутренних дел.
Существует несколько типов лиц, которые не допускаются к работе кассиром:
1. Лица, наркозависимые, а также, часто употребляющие алкогольные напитки.
2. Лица, которые ранее привлекались к уголовной ответственности, и у которых есть непогашенная судимость.
3. Лица, часто нарушающие общественный порядок.
4. Лица, психически ненормальные. Страдающие сильными хроническими заболеваниями.
Передача обязанностей кассира, в случае его ухода в отпуск, осуществляется с помощью письменного приказа, а также, акта о приеме и передаче всех ценностей. Если обязанности кассира передаются внезапно, необходимо присутствие руководителя предприятие и главного бухгалтера.
Проверка ведения кассовых операций
Проверять кассу имеют право только банки и некоторые финансовые органы.
Проверяется не только сама касса, но и наличие всех документов, которые напрямую с ней связанны. Проверяется правильность использования всех денежных средств, отражение всех кассовых операций на бухгалтерских отчётностях.
Все результаты подобных проверок заносятся в специальный акт.
Контрольно-кассовый аппарат
Все предприятия, которые ведут деятельность, связанную с торговлей, обязаны иметь в наличие кассовый аппарат. При помощи кассового аппарата должны проводится все расчёты с клиентами. Приобрести контрольно-кассовый аппарат можно только у тех лиц, которые имеют специальную лицензию, разрешающую им вести торговлю подобным товаром.
После покупки кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в налоговой службе. Также, в налоговую службу нужно обращаться в случае списания кассового аппарата.
Кассовый аппарат создан специально для облегчения всех кассовых операций. И пока, он полностью справляется со своими обязанностями.
Контроль кассовых операций
Весь контроль над кассовыми операциями должен проводиться строго внутри предприятия. Все проверки и ревизии необходимо проводить только в запланированное время. Ревизии должны проводиться всегда, когда кассир уходит в отпуск или меняется совсем. Также, главный предприниматель может запланировать внеплановую проверку. Часто это происходит из-за подозрений в наличие денежных средств.
Комиссия для проверки кассы, всегда должна состоять из разных людей. Все люди, из этой комиссия, должны быть назначены письменным приказом. Расчёт всех средств в кассе, по возможности, должны производить те люди, которые не имеют никакого отношения к формированию этих средств.
Часто контроль кассовых операций подразумевает наличие камеры видеонаблюдения, которая помогает предотвратить множество махинации со стороны кассира.
Камера видеонаблюдения поможет индивидуальному предпринимателю предотвратить следующие нарушения:
1. Нелегальные операции, производимые с платёжными картами.
2. Операции с наличными средствами, происходящие как выдача сдачи.
3. Возврат товара без предварительного проведения всех операций возврата.
4. Изменения формы и содержания чека.
Сейчас подобную систему кассовых операций предлагает большее количество организаций.
Проверка кассовых операций
Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой на предприятии методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим нормативным документам Российской Федерации.
Кассовые операции проверяют сплошным методом, так как именно в этом участке учета возможны нарушения и злоупотребления.
Источниками проверки кассовых операций являются:
• нормативные документы;
• бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств);
• приказ об учетной политике предприятия;
• регистры учета кассовых операций (ведомость № 1 и журнал-ордер № 1);
• первичные документы по учету кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, книги учета приходных и расходных кассовых ордеров, платежные ведомости).
Аудиторская проверка кассовых операций организуется в следующей последовательности:
1. инвентаризация кассовой наличности и исследование условий хранения денежных средств;
2. проверка правильности документального оформления операций;
3. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
4. проверка правильности списания денег в расход;
5. проверка соблюдения кассовой дисциплины;
6. проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
7. оформление результатов проверки.
Прибыв на место проверки, аудитор сразу проводит инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера предприятия.
При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег в одной кассе за счет других, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные кассовые документы комиссии предъявлены полностью и к моменту инвентаризации в кассе неоприходованных или не списанных в расход денег нет.
Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.
В результате инвентаризации денежной наличности в кассе могут быть обнаружены излишки или недостачи. Бухгалтер должен отразить результаты в бухгалтерском учете в течение 10 дней. Так излишки денег приходуются и относятся на финансовые результаты (Д 50 «Касса» К 91 «Прочие доходы и расходы»). Недостачи относятся на кассира (при наличии его объяснительной), то есть составляются проводки: Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 50 – при выявлении недостачи, Д 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К 94 – при отнесении недостачи на кассира.
Одновременно с инвентаризацией проводиться проверка условий хранения денежных средств. В ее ходе аудитор должен выяснить:
• обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
• имеется ли для хранения денег в кассе сейф или несгораемый шкаф;
• соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа или несгораемого шкафа. Так в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от сейфов печати хранятся у кассиров, которым запрещается передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводиться их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;
• соблюдается ли установленный лимит денег в кассе;
• имеется ли договор о полной материальной ответственности кассира.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководством предприятия. Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. По предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная денежная наличность – сверхлимитной.
К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита кассы предприятия. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам предприятия. В районах Крайнего Севера этот срок продлен до 5 дней.
Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников предприятия и других.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера, в условиях исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются печатью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Использование денежных средств и их целевое использование предприятие определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных средств. Согласно действующему законодательству меры ответственности к предприятиям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование полученных денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования.
Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от продажи продукции, работ, услуг. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордеров с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по продаже продукции, работ, услуг.
Правила осуществления расчетов в России и предельные расчеты наличными деньгами устанавливает Центральный банк РФ. В настоящее время предельный расчет наличными деньгами по одной сделке между юридическими лицами установлен в размере 60000 рублей.
В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными деньгами между предприятиями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.
Аудиторская проверка показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.
Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям, которые подписывает руководитель и главный бухгалтер. Все выдачи денег должны содержат подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а сам доверенность прикрепляет к ведомости.
При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям аудитору следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками предприятия.
Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
При проверке расходования денег аудитор проверяет операции по выдаче денег подотчет.
Подотчетные лица – это работники предприятия, получающие наличные деньги из касс на хозяйственные и командировочные расходы. В бухгалтерском учете для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В Порядке ведения кассовых операций указано, что подотчетные лица обязаны в течение 3-х рабочих дней, после совершения последнего расхода или по возращению из командировки, предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Аудитор должен проводить процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли на предприятии погашают подотчетные суммы. Если проверкой будут выявлено, что подотчетные суммы числятся за работниками, получившими их, дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в облагаемый оборот по налогу на доходы физических лиц.
Все случаи нарушений по расходным кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором в рабочей документации. По ним подсчитывают итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса» для определения уровня существенности ошибок.
В соответствии с Законом РФ № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых аппаратов при осуществлении расчетов с населением» при ведении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации все предприятия (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица) обязаны применять контрольно-кассовые аппараты (ККМ). Только некоторые предприятия, в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения, могут осуществлять расчеты с населением без применения ККМ.
Для проверки полноты оприходования выручки через контрольно-кассовые аппараты аудитор сверяет идентичность суммы по данным кассовой ленты, книги кассира-операциониста и кассовой книги. Одновременно он проверяет, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета продаж.
Контроль за соблюдением правил использования ККМ и полнотой учета выручки осуществляют налоговые органы. За нарушение порядка ведения кассовых операций предприятие может быть оштрафовано в сумме от 400 до 500 МРОТ.
Аудитор должен предупредить руководство предприятия о возможных негативных последствиях, в связи с нарушением порядка использования контрольно-кассовых аппаратов.
Приходные кассовые операции
Приходные кассовые операции – это поступление в кассу предприятия наличных средств.
Оформляются они приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1. Такой ордер выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и содержит сведения о сути хозяйственной операции.
Как только в кассу поступают наличные средства, выписывается квитанция ПКО, фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. Квитанция передается лицу, предоставившему ордер, а сам ордер остается в кассе.
К приходным кассовым операциям относятся те, которые приносят в кассу предприятия наличные средства. Данные операции оформляются с помощью ПКО. Данный ордер может быть выписан только в одном экземпляре. Ордер должен содержать информацию о проведённой операции.
Квитанция ПКО выписывается сразу, как только средства поступают в кассу, эта же квитанция выписывается в журнале расходных документов. Далее эта квитанция предаётся тому лицу, которое предоставила ордер, сам ордер остаётся в кассе.
Бухгалтерский учет кассовых операций
/h3>
Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным Центральным банком РФ №40.
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу. Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.
Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.) предназначен активный счет 50 «Касса».
К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.
Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.
Постановлением Госкомстата РФ №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации кассовых операций:
В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Ошибки исправляются следующим образом: неправильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.
Если предприятие осуществляет продажу продукции за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста.
Учет по операциям в инвалюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3, согласно которому датой совершения кассовых операций с инвалютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Записи в регистрах бухучета производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях. В «Отчете кассира» (второй отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены две суммы - в инвалюте и в рублях.
В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.
В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе организации, возникают курсовые разницы. Стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.
Возникающие курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете организации записями:
Д 50 К 91 - положительная курсовая разница;
Д 91 К 50 - отрицательная курсовая разница.
Поступление и выдача денежных документов, (путевок, авиабилетов) производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:
Денежное обращение, движение денежной наличности осуществляется в результате проведения кредитными организациями и их клиентами кассовых операций. Кассовые операции проводятся в соответствии с Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ» № 199-П. Отношения кредитных организаций с клиентами, а также с учреждениями Банка России осуществляются на договорной основе, путем заключения договора на кассовое обслуживание.
Основными задачами кассового обслуживания клиентов являются:
• безусловная сохранность денежных средств и ценностей;
• своевременное и полное зачисление наличных денег на счета клиентов;
• своевременное удовлетворение требований клиентов на получение наличных денег;
• организация рационального оборота наличных денег и сокращение издержек на его осуществление;
• контроль за покупюрным составом банкнот и качеством денежной массы.
Для осуществления кассового обслуживания физических и юридических лиц, для выполнения операций с наличными деньгами и другими ценностями банки создают кассовый узел. Он образуется в соответствии с требованиями к устройству и технической укрепленности кассового узла.
Кассовый узел банка состоит из ряда помещений:
- хранилища ценностей банка, хранилища ценностей клиентов;
- операционных касс (приходных, расходных, приходно-расходных, разменных);
- касс пересчета;
- вечерней кассы;
- помещения по приему-выдаче денег инкассаторов;
- помещения для персонала;
- архива кассовых документов и других.
В целях улучшения кассового обслуживания клиентов банк может открывать операционные кассы вне кассового узла для совершения операций по приему и выдаче денег, продаже и покупке ценных бумаг, приему платежей и т.п. Об открытии такой кассы банк уведомляет учреждение Банка России.
Руководитель кредитной организации обеспечивает сохранность денежных средств и ценностей, организацию кассового обслуживания клиентов, контроль за оприходованием наличных денег, поступивших в кассы кредитной организации, и несет ответственность в соответствии с законодательством РФ. Для выполнения функций по кассовому обслуживанию клиентов и обработке денежной наличности в структуре банка создается кассовое подразделение (управление, отдел, группа). Непосредственное выполнение операций с наличными деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники. Операции, выполняемые указанными работниками, определяются функциональными обязанностями, возложенными на них распорядительным документом кредитной организации. С каждым работником, осуществляющим операции с денежной наличностью и другими ценностями, заключается договор о полной материальной ответственности. Допуск неподготовленных работников к совершению операций с ценностями запрещается.
В банках для осуществления кассового обслуживания клиентов формируется операционная касса, т.е. определенный объем наличных денег во всех кассах данного банка.
Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег банку устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. Минимальный остаток наличных денег устанавливается учреждением Банка России, исходя из объема оборота денег, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного.
Виды кассовых операций кредитных организаций отражены в таблице. Порядок исполнения и документального оформления данных операций подробно регламентирован в ранее указанном нормативном документе Банка России.
Кассовые операции кредитных организаций:
Содержание операции
Место проведения
Документ
1. Прием денежной наличности от организаций
Приходные кассы, вечерние кассы
Объявление на взнос наличными
2. Прием денежной наличности через инкассаторов
Приходные кассы, вечерние кассы
Препроводительная ведомость
3. Выдача денежной наличности организациям
Расходные кассы
Денежный чек
4. Размен денежной наличности организациям
Разменные кассы
-
5. Прием и выдача денежной наличности физическим лицам
Приходно-расходные кассы
Приходные и расходные кассовые ордера
6. Выдача и прием денежной наличности через банкоматы
(место установки)
Приходные и расходные кассовые ордера
7. Выдача и прием денежной наличности через электронных кассиров
(место установки)
Приходные и расходные кассовые ордера
8. Прием денежной наличности через автоматические сейфы
При совершении кассовых операций кредитные организации могут применять программно-техническое оборудование (банкоматы, электронные кассиры и автоматические сейфы).
Банкомат – автомат (электронный программно-технический комплекс), предназначенный для совершения без участия уполномоченного работника банка операций выдачи (приема) денежной наличности и передачи распоряжений кредитной организации о перечислении денежных средств с банковского счета клиента. Электронный кассир – автомат, предназначенный для приема и выдачи денежной наличности клиентам, в том числе с использованием персонального компьютера, установленного на рабочем месте кассового работника. Автоматический сейф – терминал, функционирующий в автоматическом режиме и предназначенный для приема денежной наличности от клиентов и ее хранения.
Расходные кассовые операции
1. Сдача выручки в банк.
Выручка от продажи товаров ежедневно сдается аптекой для зачисления на расчетный счет непосредственно в банк или путем перевода через отделение связи или сберегательные кассы. Сдача денежной выручки в банк через инкассатора оформляется комплектом документов, состоящих из препроводительной ведомости, накладной и копии препроводительной ведомости по форме АП-37.
Инкассационное обслуживание осуществляется на основании договора с учреждениями банка. Денежная выручка сдается в специальных сумках, которые имеют номер и надпись «Банк РФ». Аптеки должны представить в банк в 2-х экземплярах образцы пломб или сургучных печатей с четким оттиском. Один экземпляр оттиска, заверенный банком, возвращается аптеке. Он предъявляется инкассатору при вручении сумки с выручкой.
Выручку к сдаче готовит старший кассир, кассир или другое ответственное лицо. В банк сдается вся выручка сверх лимита денег в кассе, разрешенного банком.
Деньги подбираются покупюрно в пачки и перевязываются. После вложения денег и сопроводительного документа сумка закрывается, пломбируется (опечатывается сургучной печатью). При явке за выручкой инкассатор должен предъявить удостоверение личности, доверенность банка на право инкассации выручки, явочную карточку, в которой отмечают время инкассации (если выручка не готова по каким-либо причинам, это указывается в карточке), порожнюю сумку с номером, закрепленным за аптекой, комплект документов по форме АП-27 заполняется под копирку, 1 экземпляр – «Препроводительная ведомость» вкладывается в специальный карман денежной сумки, 2 экземпляр – «Накладная» – выдается на руки инкассатору при вручении сумки, 3 экземпляр – «Копия препроводительной ведомости» остается в аптеке в качестве квитанции, на нем расписывается инкассатор в получении сумки, ставит штамп банка и дату. Также этот 3-й экземпляр служит основанием для списания в расход сданной выручки в Журнал кассира-операциониста, и в кассовом отчете. В конце месяца подводятся итоги, и общая сумма выручки за месяц отражается в месячном отчете в разделе о движении денежных средств.
При сдаче денег через отделение связи выписывается квитанция, в которой наряду с суммой перевода указывается стоимость перевода. Такая квитанция дважды расходный документ по кассе.
При сдаче выручки непосредственно в дневные или вечерние отделения банка, в сберегательные кассы выписывается приходный кассовый ордер, а аптеке выдается квитанция, которая прикладывается к отчету кассира.
2. Выдача заработной платы сотрудникам.
Выплата заработной платы производится кассиром по платежной ведомости без составления расходного ордера на каждого получателя. При получении суммы работник обязан расписаться в ведомости, которая служит подтверждением выдачи денег из кассы. Не выданная заработная плата по истечении 3-х дней сдается кассиром в банк для депонирования, а на общую сумму выплаченной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер. Платежная ведомость вместе с расходным кассовым ордером прикладывается к отчету кассира. Суммы выданной заработной платы отражаются в Журнале кассира-операциониста и кассовом отчете. В конце месяца эти суммы указываются в месячном отчете (форма АП-72) в разделе «Расход» движение денежных средств. По приказу №330 расчетно-платежная ведомость может сама выполнять роль расходного кассового ордера. Для этого необходимо поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер» и затем списать фактически выданную сумму. Разовые выдачи денег на заработную плату (например, депонированную) отдельным лицам производится, как правило, по расходным кассовым ордерам.
3. Выдача денег под отчет на командировки и другие нужды.
Под отчет наличные деньги из кассы аптеки выдаются на:
• командировочные расходы в пределах сумм, необходимых для оплаты стоимости проезда, расходов по найму жилья и суточных;
• хозяйственные расходы, производимые по месту нахождения аптеки (оплата посуды, приобретение канцтоваров и т.д.);
• расходы, выполняемые вне места нахождения аптеки в размере не более 10 дневной потребности и на срок не более 15 дней. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного расчета по ранее выданным под отчет суммам.
Для получения денег работник пишет заявление на имя заведующего аптекой, указывает размер и цель аванса. Заведующий аптекой визирует заявление и передает бухгалтеру для оформления расходного кассового ордера, который затем оплачивается. Оплата ордера происходит в день его выписки, в нем работник расписывается и указывает сумму прописью.
4. Оплата лекарственного растительного сырья.
Производится по заготовительным ценам на основании «Приемной квитанции» по форме АП-4, второй экземпляр которой является основанием для выдачи денег из кассы.
5. Оплата аптечной посуды.
Оплата за принятую аптечную посуду, бывшую в употреблении, производится в соответствии с «Инструкцией о порядке приема использованной посуды», утвержденной приказом №690. Прием посуды оформляется в «Ведомости покупки аптечной посуды, бывшей в употреблении» формы АП-8 в 2-х экз. Оплата производится из денег, полученных материально-ответственными лицами под отчет из кассы. Стоимость скупленной посуды отражается в товарном отчете в розничных и закупочных ценах. Прием посуды от ЛПУ оформляется накладной формы М-15.
6. Оплата транспортных и других услуг.
Производится на основании соответствующих документов, подтверждающих произведенные услуги и расходных кассовых ордеров, при этом на каждом документе (счете, товарном чеке и т.д.) отмечается, что ценности в аптеку поступили, а работа выполнена и принята. После их оплаты по расходным кассовым ордерам они погашаются кассиром штампом «Оплачено» с указанием даты (год, месяц, число).
Регистрация всех приходных и расходных кассовых ордеров и документов их замещающих (приемная квитанция, расчетно-платежная ведомость, счет за мелкие работы и т.д.) производится в аптеке с начала года раздельно в «Журнале регистрации приходных и расходных ордеров» по форме КО-3 кассиром или старшим кассиром.
Все поступления и выдачи наличных денег аптека учитывает в «Кассовом отчете» по форме АП-32.
Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, включает в отчет и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходно-расходными кассовыми документами под расписку в кассовом отчете. Оставшиеся не сданные наличные деньги хранятся в специально выделенном сейфе или его отделениях.
Бланки строгой отчетности (квитанции, доверенности, чековые книжки, накладные) регистрируются в журнале учета их выдачи по форме АП-40. Он должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера.
Все оправдательные документы по приходу и расходу денежных средств вместе с выпиской из банка прикладывается к месячному отчету.
7. Расчеты наличными с юридическими лицами.
При любых расчетах наличными деньгами с представителями юридических лиц обязательно выполнение определенных условий.
Первое условие: необходимо соблюдать предельный размер расчетов по одному платежу – 100 000 руб. (установленный указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами»).
Под одним наличным платежом понимается платеж между одними и теми же юридическими лицами по одной сделке, совершенный в течение одного банковского дня, по одному или нескольким документам в сумме до 100 000 рублей. Платеж и сделка – понятия разные, поэтому в рамках одной сделки может быть произведено множество платежей, но в пределах 100 000 рублей каждый. Если сделка между юридическими лицами заключена на 360 000 рублей, а расчеты ведутся наличными деньгами в течение 4 дней по 100000 рублей первые три дня и 60 000 рублей в 4-й день, то нарушением это не является. В договоре должна быть указана форма оплаты – «наличные». Документом, подтверждающим обращение наличных денег, является расходный кассовый ордер. Рассчитываться наличными деньгами можно только через кассу.
Согласно действующим положениям выручка предприятий может использоваться только на выплату зарплаты, социальные выплаты, командировки, покупку канцтоваров, ГСМ и оплату срочных ремонтных работ. Закупка товара за наличный расчет может производиться только в том случае, если на эти цели деньги получены в банке.
Вторым условием при любых расчетах наличными с представителями юридических лиц является предоставление доверенности.
Для подтверждения факта наличных расчетов с уполномоченным представителем юридического лица необходимо оставлять доверенность, выданную юридическим лицом своему представителю на получение им денег за реализованные товары.
Расчетно-кассовые операции банка
Расчетно-кассовые операции банков связаны с открытием и ведением счетов клиентов в рублях и иностранной валюте. К ним относятся осуществление по поручению клиентов расчетов и платежей с данных счетов, а также получение и зачисление причитающихся им средств на данные счета в безналичной форме, выдача наличных денег со счета, внесение их на последний, хранение и перевозка. Отношения клиентов с банком по поводу выполнения перечисленных операций регулируются договором банковского счета, который на практике получил название договора на расчетно-кассовое обслуживание. Стоит заметить, что он определяет права и обязанности сторон, а также содержит перечень оказываемых банковских услуг, тарифы и сроки выполнения.
Безналичные расчеты. Наибольшая часть времени операционных работников банка занята осуществлением межхозяйственных безналичных расчетов внутри страны, а также производством международных расчетов по экспортно-импортным сделкам своих клиентов с зарубежными партнерами.
Принципы безналичных расчетов. В основе безналичных денежных расчетов лежат следующие принципы их организации:
• списание банками средств со счетов предприятий и организаций только на основании их распоряжений и в пределах остатка средств;
• свобода субъектов хозяйствования в выборе форм безналичных расчетов с закреплением их в хозяйственных договорах;
• совершение субъектами хозяйствования платежей в сроки, определенные в хозяйственных, кредитных договорах, договорах страхования, коллективных договорах с рабочими и служащими и т. д.;
• обеспеченность платежей средствами на расчетном (текущем) счете текущими или будущими поступлениями на него, а также правом на получение банковского кредита.
Формы безналичных расчетов. Межхозяйственные безналичные расчеты в РФ осуществляются посредством расчетов платежными поручениями и по инкассо (платежными требованиями с акцептом и без него), с помощью аккредитивной и чековой форм расчетов. Стоит сказать, что каждая из данных форм имеет свои особенности и предназначение. Самой распространенной и уникальной в настоящее время будет форма безналичных расчетов посредством платежных поручений, которая используется как в расчетах за товары, услуги, выполненные работы, так и в расчетах по нетоварным операциям (при перечислениях со счетов средств в уплату налогов, погашение банковских ссуд и процентов по ним, для платежей в различные внебюджетные фонды, страховым организациям и т. д.).
Банки не имеют права определять конкретные формы расчетов для своих клиентов, но они могут консультировать их по вопросам выбора наиболее эффективных форм с учетом характера и периодичности поставок, графика выполнения работ, сроков и условий погашения обязательств и т. п.
В расчетах по экспортно-импортным сделкам отечественные банки используют такие предусмотренные международной банковской практикой формы расчетов, как документарное инкассо, документарный аккредитив, банковский перевод. Порядок осуществления международных расчетов регламентирован унифицированными для всех стран правилами их организации, документооборота и отражения в бухгалтерском учете, принятыми Международной торговой палатой.
Кассовые операции. Стоит заметить, что они связаны с получением, выдачей, хранением и перевозкой денежной наличности. Все предприятия независимо от их организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета данных предприятий.
Наличные деньги последние могут сдавать:
• непосредственно в кассы учреждений банков;
• через объединенные кассы на предприятиях;
• предприятиям Госкомсвязи РФ для перевода на соответствующего счета в банках;
• через инкассаторскую службу учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются учреждениями банков каждому обслуживаемому предприятию по согласованию с их руководителями. При этом учитывается необходимость ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, определенных банком по согласованию с руководством предприятия. Стоит заметить, что они устанавливаются ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Прогноз кассовых оборотов. Стоит сказать, для определения объема и источников поступлений наличных денег в кассы банков и направлений их выдачи, а также выпуска или изъятия из обращения в областях, краях, республиках и в целом по РФ составляется план-прогноз кассовых оборотов на каждый квартал года с разбивкой по месяцам. В его разработке участвуют все кредитные организации, расчетно-кассовые центры Центрального банка РФ, его территориальные управления и он сам.
Планирование денежных оборотов по выдаче и поступлению наличных денег в банк начинается с составления и представления всеми предприятиями и организациями в обслуживающий их банк кассовых заявок по установленной форме, в которых должны быть указаны объемы наличных денег, подлежащих сдаче в банк и (или) получению в нем, с указанием их целевого назначения.
Кроме собственно кассовых заявок предприятия должны подать в банк дополнительные расчеты к ним:
• торговые организации - сведения о поступлении торговой выручки;
• транспортные организации, зрелищные, коммунальные, предприятия бытового обслуживания - сведения о поступлении денежной выручки от соответствующих услуг;
• финансовые органы - сведения о поступлении налогов и сборов и т. д.
Составленный на очередной квартал прогноз кассовых оборотов сообщается банком РКЦ, в котором ему открыт корреспондентский счет, за 14 дней до начала планируемого квартала. Расчетно-кассовые центры составляют прогнозы кассовых оборотов по приходу, расходу и эмиссионному результату в целом по обслуживаемым кредитным организациям на основе анализа оборотов наличных денег, проходящих через их кассы и получаемых от кредитных организаций сообщений об ожидаемых оборотах наличных денег. Это делается ежеквартально с распределением по месяцам, и за 7 дней до начала прогнозируемого квартала сведения подаются в территориальное учреждение Банка России.
Отметим, что территориальные учреждения Банка России составляют прогнозы кассовых оборотов по области, краю, республике, источникам поступления наличных денег в кассы банков и направлениям их выдачи на предстоящий квартал. Информационной базой данного прогноза служат оценки перспектив социально-экономического развития региона, отчетных данных за предыдущие периоды, а также полученных от расчетно-кассовых центров сообщений о прогнозируемых оборотах наличных денег и эмиссионном результате. Прогнозные расчеты кассовых оборотов по регионам сообщаются территориальными учреждениями Банка России Департаменту регулирования денежного обращения Центрального банка РФ за 3 дня до начала прогнозируемого квартала. При этом Департамент, обобщив полученные данные, составляет сводный расчет потребности страны в денежной наличности. Учитываются и такие факторы, как происходящие в экономике структурные изменения, темпы инфляции, а также принимаемые Банком России меры в области денежно-кредитной политики по стабилизации денежного обращения. Составленный сводный прогноз потребностей народного хозяйства в денежной наличности на предстоящий квартал передается в Департамент эмиссионно-кассовых операций Центрального банка РФ и в итоге определяет механизм эмиссионно-кассового регулирования денежной массы в обращении в предстоящем квартале.
Основная задача банков всех уровней в работе по прогнозированию кассовых оборотов заключается в достижении наибольшей достоверности и реальности составляемых расчетов и определении изменений наличной денежной массы в обороте. Не стоит забывать, что важным этапом будет также и разработка мероприятий по увеличению поступления наличных денег в банки, их экономному использованию с целью ограничения эмиссии.
Кассовый узел. Стоит сказать, для работы с наличными деньгами коммерческие банки создают у себя кассовый узел, оборудованный в соответствии с требованиями к устройству и технической обеспеченности, разработанными Банком России. В состав кассового узла входят кассы различного назначения, хранилище ценностей, помещение по приему и выдаче денег инкассаторам, хранилище ценностей клиентов, кладовая для хранения архива кассовых документов и ряд других помещений.
Для комплексного обслуживания физических и юридических лиц кредитная организация создает кассовое подразделение, в которые (в зависимости от размеров учреждения банка) входят следующие специализированные кассы:
• приходные;
• расходные;
• приходно-расходные;
• вечерние. Вечерняя касса принимает денежную наличность от организаций и сумки от инкассаторов после окончания операционного дня банка. Принятые в нее деньги должны быть зачислены на соответствующие счета клиентов не позднее следующего операционного дня;
• кассы пересчета.
Для улучшения кассового обслуживания населения банк может открывать операционные кассы вне кассового узла для совершения операций по:
• приему и выдаче вкладов (в рублях и иностранной валюте);
• продаже и покупке ценных бумаг;
• приему коммунальных и других платежей от физических лиц.
Прием наличных денег в кассу. Стоит отметить, что основной формой поступления наличных денег в банк будет сдача их непосредственно самими клиентами в кассу банка на базе объявления на взнос наличными в течение операционного дня (в дневную кассу) и после его окончания (в вечернюю кассу). При соответствии суммы фактически сданной в кассу банка сумме, указанной в приходном документе, кассир подписывает все три его составные части (объявление, квитанцию, ордер), ставит печать на квитанции и вручает ее клиенту - вносителю денег. Объявление он оставляет в кассовых документах банка, а ордер к объявлению передает операционисту для зачисления сданных клиентом наличных денег на его расчетный счет.
Поступления наличных денег в банк осуществляются и через аппарат инкассации. Банк может осуществлять инкассацию и доставку своих денежных средств и ценностей, а также денежных средств и ценностей клиентов собственными силами и средствами либо на договорных условиях через специализированные службы инкассации, имеющие лицензию Банка России на проведение данных операций. Важно знать, что большинство банков, которые не имеют своей службы инкассации, пользуются услугами служб Российского объединения инкассации (РОСИНКАС). Стоит заметить, что оно создано в 1988 г. как акционерное общество и имеет статус хозрасчетного государственного объединения, одним из акционеров которого будет Центральный Банк РФ.
Выдача наличных денег. Выдача наличных денег предприятиям и организациям производится по денежным чекам. Последние будут бланками строгой отчетности и выдаются клиенту в виде чековых книжек. Стоит сказать, для получения наличных денег со своего расчетного счета владелец чековой книжки должен заполнить денежный чек, указав в нем наименование получателя денег, номер счета, с которого они будут сниматься, их сумму цифрами и прописью, целевое назначение (на обороте чека), поставить подписи первых должностных лиц и печать. Уместно отметить, что операционный работник банка проверяет правильность заполнения чека, наличие средств на расчетном счете клиента, а затем, отрезав от чека контрольную марку, передает ее получателю денег для последующего вручения кассиру банка, а сам чек - непосредственно в расходную кассу банка.
Работа банка с денежной наличностью по обслуживанию клиентов - физических лиц, а также сотрудников самого банка производится по приходным и расходным кассовым ордерам соответственно для приема и выдачи наличных денег.
Проверка кассовой дисциплины. Действующая нормативно-правовая база по налично-денежному обращению и кассовым операциям предусматривает проведение банками систематических (не реже 1 раза в год) проверок соблюдения предприятиями и организациями кассовой дисциплины и условий работы с денежной наличностью по специальной программе. Нужно помнить, такие проверки проводятся для принятия налоговыми органами мер финансовой ответственности в случае выявления нарушений условий работы с денежной наличностью, расчетов наличными деньгами с юридическими лицами сверх предельной нормы, неоприходования в кассу денежной наличности, накопления в кассе сверхлимитных остатков денег. По полученным от банка представлениям налоговые инспекции рассматривают дела об административных нарушениях и наложении штрафов на виновных в соответствии с п. 9 Указа Президента РФ № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».
В соответствии с данным Указом применяются следующие меры финансовой ответственности за:
• осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;
• несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.
На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, согласно законодательству РФ налагаются административные штрафы в пятидесятикратном размере минимальной месячной оплаты труда. Суммы взысканных штрафов зачисляются в федеральный бюджет.
Кассовое обслуживание банков. Эту операцию для самих кредитных организаций и их филиалов осуществляют расчетно-кассовые центры Банка России (на договорной основе).
Стоит отметить - они подкрепляют денежной наличностью кассы кредитных организаций, а также принимают излишки при превышении кредитной организацией установленного ей РКЦ лимита остатка операционной кассы. РКЦ также проверяют достоверность отчетности банков о кассовых оборотах, составляют на базе данных кредитных организаций календарь выдачи наличных денег на оплату труда и представляют его в территориальное учреждение Банка России, участвуют в ежеквартальном планировании кассовых оборотов на обслуживаемой территории, проводят регулярные проверки кредитных организаций по вопросам соблюдения лимита операционной кассы и порядка ведения ими кассовых операций по обслуживаемой клиентуре.
Осуществление кассовых операций
Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.
Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.
Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе.
Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:
1. Соблюдение лимита остатка кассы.
Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).
2. Использование наличной выручки.
Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.
3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами.
Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 60 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.
4. Применение контрольно-кассовой техники.
При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр.
Анализ кассовых операций
Анализом банковского баланса в настоящее время в современных условиях в той или иной степени должны владеть практически все работники, имеющие отношение к банковской сфере, начиная от работников экономических служб и кончая специалистами коммерческих фирм, отвечающих за выбор банка для расчетного обслуживания и размещения свободных денежных средств предприятий. Существует довольно большое количество приемов для анализа бухгалтерского баланса банка. В данной работе хотелось бы обобщить подходы к оценке ликвидности балансов при их предварительной оценке в оперативном режиме.
Существующие различные подходы к анализу деятельности банков определяются во многом различными его видами и методами.
Например, существует несколько уровней анализа деятельности коммерческих банков:
• предварительный;
• текущий;
• комплексный.
Между собой они различаются, в основном, объемом задействованных при анализе отчетных бухгалтерских и статистических данных.
Анализ, проводимый аудиторскими службами при решении вопросов привлечения клиента, является внешним и, в силу сложившихся причин, ограниченным в источниках информации, основным из которых является бухгалтерская отчетность. Анализ баланса позволяет определить общее финансовое состояние и выявить структуру собственных и привлеченных денежных средств на определенную дату или за определенный период, а также установить специализацию и значимость деятельности банка или группы банков в банковской системе.
Анализ пассива баланса вскрывает основные источники средств банка:
• собственные средства банка;
• депозиты и их характер;
• текущие счета или срочные вклады.
Анализ актива баланса носит более сложный характер, так как его статьи не всегда дают возможность судить об операциях банков.
В литературе приводятся различные методы анализа: факторный, сравнительный, балансовый, оптимизационный и др. Проводя предварительный анализ, можно ограничиться самыми простейшими методами: группировки, сравнения и коэффициентов.
Метод группировки позволяет путем систематизации данных баланса разобраться в сущности анализируемых явлений и процессов.
Критерии, степень детализации, а также прочие особенности группировок статей актива и пассива баланса определяются целями проводимой аналитической работы. Возможны следующие виды группировок.
Пассив баланса по стоимости привлеченных, собственных и заемных ресурсов; степени востребования пассивов; срокам; экономическим контрагентам; видам операций; возможностям использования.
Актив баланса по уровню доходности; степени ликвидности; срокам вложения средств; видам операций и степени риска.
Ресурсы банка делятся на две части: собственные и привлеченные средства.
Собственные средства – это, прежде всего, различные фонды:
• уставный фонд (балансовый счет 010);
• резервный фонд (балансовый счет 011);
• фонды производственного и социального развития (балансовый счет 016);
• а также нераспределенная прибыль текущего года и прошлых лет (балансовые счета 980, 981).
Следует отметить, что в балансах на отчетные даты вся заработанная прибыль, как правило, уже распределена по фондам: на дивиденды акционерам или на внутренние нужды банка.
При этом действительное использование прибыли остается неясным. Из балансов на промежуточные даты можно узнать больше. В них, помимо счетов 980 и 981, присутствуют счета доходов банка 960 - 969 по пассиву, счета расходов банка 970 - 979 - по активу баланса, а также счета использования прибыли 950 и 951.
Привлеченные средства могут быть подразделены для анализа на следующие подгруппы:
• срочные депозиты;
• депозиты до востребования;
• средства государственного бюджета и бюджетных организаций;
• расчетные и текущие счета предприятий, организаций, арендаторов, предпринимателей, населения, а также средства в расчетах;
• средства, поступившие от продажи ценных бумаг;
• кредиты других банков.
Привлеченные средства состоят из:
• средств на расчетных счетах предприятий и организации (счета по пассиву баланса 070, 071,200 - 709, 715 - 729, 740 - 75);
• средств других банков и кредитных учреждений, имеющих корсчета в данном банке (счета по пассиву баланса 073, 081. 087, 163, 164, 168);
• вкладов граждан и депозитов предприятий (счета 199, 710, 711, 713, 714, 730 - 739);
• межбанковских кредитов (счет 823).
Анализ структуры источников средств предполагает выявление размера и доли источников собственных средств банка.
При изучении структуры направления использования средств банка используются следующие статьи актива баланса:
• денежные средства в кассе (счета 031, 060) и на корреспондентских счетах (счета 072, 080,082 и 167);
• выданные кредиты, в том числе факторинговые и лизинговые операции (кредиты, выданные банком, отражаются по активу баланса на счете 054, 074, на счетах 210 - 720 (кроме счета 615) и с 760 по 780;
• межбанковские кредиты отражаются на счетах 615 и 822);
• вложения в негосударственные ценные бумаги, включая средства, перечисленные для участия в деятельности других предприятий (счета 191, 192, 193, 195 - 197, 825);
• вложения в государственные ценные бумаги (счет 194).
Упрощенный порядок кассовых операций
Изменения коснулись субъектов малого предпринимательства и ИП, для них введен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Субъекты малого предпринимательства – это юрлица, которые отнесены к малым предприятиям согласно условиям закона №209-ФЗ (п.1 Указания №3210-У).
Это (приведем упрощенный перечень условий, полный читайте в законе, ст.4):
- потребительские кооперативы и коммерческие организации (кроме ФГУП и МУП);
- доля участия РФ, субъектов, общественных организаций, фондов, организаций – не субъектов малого и среднего предпринимательства в уставном капитале не более 25%; - средняя численность работников (включая работников по гражданско-правовым договорам) за предшествующий год не более 100 чел.;
- предельное значение выручки от реализации (без НДС, по правилам НК) или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств по данным бухучета) за предшествующий год не более 400 млн. руб.
Несмотря на то, что по закону №209-ФЗ к категории субъектов малого предпринимательства относятся и ИП, Указание №3210-У выделяет их в отдельную категорию, вне зависимости от того, удовлетворяют ли они критериям, имеющимся в законе или нет. Проще говоря, для ИП всегда будет упрощенный кассовый порядок, независимо от масштабов их бизнеса, численности работников, выручки.
Лимит кассы
Субъекты малого предпринимательства имеют право не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (п.2 Указания). Это означает, что если нет лимита по кассе, то нет и обязанности вносить деньги на расчетный счет. Выручка сдается в банк по своему усмотрению.
Остальные организации рассчитывают и утверждают лимит кассы по тем же формулам, которые перекочевали в новое Указание из старого. Однако теперь у вас есть право выбирать, по какой формуле вам удобнее вести расчет – по наличной выручке или по снятиям с расчетного счета. Выбираете тот, который выгоднее. Это помогает увеличить лимит по кассе, если наличная выручка у организации есть, но она совсем маленькая (преобладают безналичные поступления от покупателей).
Сдавать наличные деньги для зачисления на расчетный счет можно теперь только в организации, входящие в систему Банка России. Почта РФ к таковым не относится. Поэтому вносить деньги через почтовые отделения нельзя.
Для ИП установлены следующие «поблажки»:
- для них не определено понятие кассы;
- могут так же, как и субъекты малого предпринимательства, не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе;
- не обязаны вести кассовую книгу;
- могут не оформлять кассовые ордера по отдельным операциям.
Кассовые документы не нужно теперь оформлять на операции с «самим собой», например, выдача денег на личные нужды ИП, внесение ИП наличных на предпринимательские нужды, снятие наличных с расчетного счета ИП. Однако если ИП осуществляет кассовые операции с другими лицами, например, выдает денежные средства под отчет, получает остаток неизрасходованных сумм от подотчетного лица, выдает заработную плату (оплату по гражданско-правовым договорам физлицам) по РКО, принимает наличную выручку от организаций, то составлять кассовые документы (к ним относятся ПКО и РКО) обязательно.
Обособленное подразделение
В прежнем Указании много споров вызывало указание в формулировках, касающихся обособленного подразделения, конкретизации – филиал, представительство. В новом документе этот вопрос снят.
Обособленным подразделением признается подразделение юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется рабочее место (места).
Есть два возможных варианта:
1. Обособленное подразделение сдает деньги на банковский счет – лимит устанавливается в порядке, аналогичном для юрлица.
2. Обособленное подразделение сдает наличные в головную кассу – лимит наличных устанавливается в целом, с учетом лимитов для обособленных подразделений. Например, пусть ООО «Ромашка» имеет два обособленных подразделения – А и Б. По расчету лимит главной кассы составил 200 тыс. руб.
В пределах общего лимита:
- лимит кассы подразделения А установлен в размере 50 тыс. руб.,
- лимит кассы подразделения Б – 80 тыс. руб.
Для обособленного подразделения составляются локальные акты: установление кассового лимита, порядок сдачи выручки (в банк или головную кассу), назначение лица, ответственного за кассовые операции в подразделении. Ежедневно листы кассовой книги в головную организацию предоставлять теперь не надо.
Кассовые операции в иностранной валюте
Поскольку в России расчеты в инвалюте запрещены, доллары и евро могут поступать в кассу турфирмы либо от работника, вернувшегося из командировки (как остаток неизрасходованного аванса), либо из банка (как средства, снятые с валютного счета). Причем в последнем случае наличную валюту можно использовать исключительно для оплаты командировочных расходов. Нюансы кассовых операций в инвалюте мы рассмотрели в статье.
Где приобрести иностранную валюту
Денежные средства в иностранной валюте турфирма может получить со своего валютного счета в банке. При этом, чтобы проверить цель получения наличной валюты (ее можно использовать только для выдачи аванса на загранкомандировку), банк вправе потребовать от турфирмы копию приказа на командировку. Если у турфирмы недостаточно валюты на счете, она может приобрести ее через уполномоченные банки (п. 1 ст. 11 Федерального закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Или поступить по-другому.
Отметим, что сейчас не действует Положение ЦБ РФ «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», которое запрещало организациям покупать наличную валюту в обменных пунктах. Поэтому турфирма может выдать работнику рубли для покупки наличной иностранной валюты на командировочные расходы в обменном пункте. Но помните: такая операция должна быть документально подтверждена. Это означает, что работник турфирмы должен принести бухгалтеру документ, содержащий сведения, идентифицирующие его личность как покупателя валюты. Иначе турфирма не сможет принять расходы по обмену валюты к учету и возместить их работнику.
Вывоз валюты ограничен
Вывоз наличной иностранной валюты физическими лицами за границу ограничен (письмо ФТС России № 01-06/25300 «О порядке перемещения валюты и ценных бумаг»). Единовременный вывоз наличной иностранной валюты и рублей в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 долл. США, не допускается. А сумму, превышающую в эквиваленте 3000 долл. США, нужно отразить в таможенной декларации.
Первичка по валютной кассе
При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1), выдача производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Унифицированные формы кассовых ордеров утверждены постановлением Госкомстата России № 88. Следует отметить, что порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой нормативными актами ЦБ РФ не установлен. В свое время Центробанк рекомендовал вести учет кассовых операций с иностранной валютой в отдельной кассовой книге. Однако в силу пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ № 40, каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу.
Как же быть? Можно сделать так. Поскольку проверку кассовой дисциплины проводят банки и именно они выступают в качестве агентов валютного контроля, вопрос об учете валютных кассовых операций лучше согласовать с банком, который обслуживает валютный счет турфирмы. А уже затем утвердить этот порядок в учетной политике фирмы.
Курсовые разницы
Если турфирма производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
В бухгалтерском учете все записи по счетам учета активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производятся в рублях (п. 20 ПБУ 3). При этом суммы, переданные под отчет, пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи денег (п. 9 ПБУ 3). В свою очередь при возврате неизрасходованных подотчетных средств используют курс, установленный на дату поступления валюты в кассу фирмы (п. 7 ПБУ 3). При этом возникают курсовые разницы, которые в бухучете отражаются в составе прочих доходов или расходов (п. 11, 13 ПБУ 3).
Чтобы этого избежать, можно выдавать подотчетным лицам наличную валюту из кассы в день поступления денег из банка, а сдавать в банк наличную валюту в день ее возврата подотчетными лицами.
В налоговом учете курсовые разницы включаются в состав внереализационных доходов или расходов (п. 11 ст. 250, подп. 5 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Отметим: субъекты «упрощенки» могут включать отрицательную курсовую разницу в расходы, что им позволяет сделать подпункт 34 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ (при объекте «доходы минус расходы»). Положительную курсовую разницу нужно включать в доходы (при любом объекте налогообложения).
Расходы на инкассацию
Все деньги сверх лимита, согласованного с обслуживающим банком, турфирмы обязаны сдавать в банк. Причем делать это можно и через инкассаторов (п. 6 Порядка ведения кассовых операций). Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, расходы на оплату услуг банков относятся в целях налогообложения прибыли к прочим. Эти расходы принимаются и при «упрощенке» (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
А инкассация денежных средств относится как раз к банковским операциям (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 395-1 «О банках и банковской деятельности»). Поэтому такие расходы можно учесть и при обычной системе налогообложения, и при «упрощенке». При этом их, конечно же, нужно документально подтвердить (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Ответственность за нарушение валютного законодательства
При несанкционированной выдаче из кассы иностранной валюты турфирме и ее должностным лицам грозит штраф в размере от 3/4 до одного размера суммы незаконной валютной операции (п. 1 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Выявить нарушение валютного законодательства может:
– банк, в котором осуществляется расчетно-кассовое обслуживание турфирмы, при проверке соблюдения кассовой дисциплины;
– налоговая инспекция при проверке соблюдения валютного законодательства в качестве агента валютного контроля;
– территориальные органы Росфиннадзора.
Однако рассматривать такие дела и выносить решения по ним могут только органы валютного контроля в лице руководителя федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области валютного контроля, его заместителя, а также структурных подразделений и территориальных органов, то есть Росфиннадзор.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
