Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.
Наличные деньги поступают в кассу организации:
• с банковских счетов организации
• от покупателей (выручка от продаж)
• от продажи имущества
• от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)
• в оплату за денежные документы
• от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)
• от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в приходном кассовом ордере не допускаются. Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.
Заполнения полей приходного кассового ордера и квитанции:
Организация – указывается наименование организации. Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован приходный кассовый ордер. Номер документа – содержит порядковый номер приходного кассового ордера. При формировании приходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов. Дата составления – указывается дата формирования приходного кассового ордера. Дебет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса». Код структурного подразделения – указывается код подразделения, на которое приходуются денежные средства. Корреспондирующий счет, субсчет – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Код аналитического учета – указывается объект аналитики корреспондирующего счета. Сумма, руб. коп. – указывается сумма приходуемых в кассу денег цифрами. Принято от – указывается лицо, от которого принимаются наличные денежные средства. Основание – указывается содержание хозяйственной операции. Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты. В том числе – указывается сумма НДС, записанная цифрами (в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)"). Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.
Корреспонденция счетов по приходу денежных средств
1. Поступила выручка от реализации за наличный расчет. Дебет – 50. Кредит – 90-1.
2. Поступили деньги с расчетного счета. Дебет – 50. Кредит – 51.
3. Поступили деньги от покупателей. Дебет – 50. Кредит – 62.
4. Возвращен остаток подотчетных сумм. Дебет – 50. Кредит – 71.
5. Поступления от сотрудников организации. Дебет – 50. Кредит – 73.
6. Поступления от учредителей. Дебет – 50. Кредит – 75.
Обязанности кассира
При получении ПКО кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
Если какое-либо из вышеперечисленных требований несоблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.
На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный орде.
Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью "Получено" с указанием даты (числа, месяца, года).
После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.
Обязательно ли печать должна цеплять корешок приходного кассового ордера?
Нет, не обязательно, так как такого требования «кассовое» законодательство не содержит.
Правила приема наличных денежных средств в кассе предприятия оговорены п. 3.3 Положения № 637. Так, согласно этому пункту прием наличности в кассу производится по приходным кассовым ордерам (ПКО), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия. При этом о приеме предприятием наличных в кассу по приходным кассовым ордерам выдается заверенная оттиском печати этого предприятия квитанция (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера) за подписями главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем. Итак, как видим, оговаривая особенности заполнения ПКО, нюансы проставления при этом на нем печати Положением № 637 не уточняются.
Вместе с тем, обратившись к форме приходного кассового ордера, состоящего из корешка (остающегося у предприятия) и квитанции (отрывной части, выдаваемой на руки лицу, вносящему наличность), можно увидеть, что такой реквизит, как «место печати», помещен исключительно на его отрывной части — квитанции. А вот корешок ПКО такого же реквизита не содержит. В результате, следуя самой форме ПКО, выходит, что печати отведено место именно на отрывной части приходного кассового ордера — квитанции, поэтому захватывать одновременно еще и корешок она не обязана.
Кстати, аналогичные разъяснения на этот счет можно встретить и в Методрекомендациях № 210, в п. 4.1 которых, когда речь идет о заполнении кассовых документов, и в частности, приходных кассовых ордеров, отмечается, что оттиском печати при этом заверяется отрывная часть приходного кассового ордера — квитанция. Остается добавить, что по большому счету именно такой порядок проставления печати также и в интересах лиц, вносящих наличность и получающих в подтверждение этого отрывную квитанцию с «полноценной» печатью, что тем самым исключает возможность появления к ней каких-либо придирок со стороны контролирующих органов при проверках.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
