Документ Расходный кассовый ордер (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным операциям:
- расчеты с контрагентами (оплата поставщику, возврат денежных средств покупателю, расчеты по кредитам и займам);
- выдача денежных средств подотчетнику;
- выдача денежных средств в кассу ККМ;
- прочий расход денежных средств;
- взнос наличными в банк;
В строке «Организация» указывается полное наименование организации, которое выдает из кассы денежные средства и его код по ОКПО.
Если выдача денег производится в структурном подразделении организации, то необходимо заполнить поле «Структурное подразделение» (а именно- наименование). В противном случае ставится прочерк.
В графах бланка расходного кассового ордера «Номер документа» и «Дата составления» указываются порядковый номер расходного кассового ордера и дата выдачи денег из кассы.
В графе бланка расходного кассового ордера «Код структурного подразделения» указывается обособленные подразделения предприятия согласно кодам, которые им присвоены.
В графе бланка расходного кассового ордера «Корреспондирующий счет» прописывается счет в дебет, которого относится денежная сумма, выдаваемая из кассы.
В графе «Код аналитического учета» указывается код по системе аналитического учета.
В графе бланка расходного кассового ордера «Кредит» указывается счет 50 (т.к. деньги выдаются из кассы).
В графе «Сумма» цифрами указывается сумма выданных денежных средств.
Графа «Код целевого назначения» заполняется в случае, когда деньги выдаются в порядке целевого финансирования (это ориентировано для некоммерческих организаций).
Далее в графе бланка расходного кассового ордера «Выдать» указывается ФИО лица (физического или юридического), которому выдается денежная сумма из кассы.
В графе «Основание» указывается содержание операции по выдаче денег (к примеру: «сдана выручка в банк», «выдано в подотчет» и пр.).
В строке расходного кассового ордера «Сумма» с заглавной буквы прописью указывается сумма выданных денег (копейки прописываются цифрами), пустое место прочеркивается.
В «Приложение» указываются все реквизиты приложенных документов (наименование, номер и дата составления), на основе которых выдается денежная сумма из кассы (к примеру: заявление сотрудника, расчетно-платежная ведомость и т.д.).
В строке бланка расходного кассового ордера «Получил» лицо, получаемое деньги, пишет полученную сумму прописью, пустое место прочеркивается.
В строке бланка расходного кассового ордера «По» указываются реквизиты документа, удостоверяющие личность получателя.
Форма выписывается сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и уполномоченным лицом. КО-2 регистрируется в журнале по форме КО-3 (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров).
Расходный кассовый ордер. Учет кассовых операций
Приходный и расходный кассовый ордер, а так же документы их заменяющие применяются для документального учета и оформления кассовых операций в организации.
По расходному кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2) осуществляется ыыдача денег из кассы предприятия , для этого в расходном кассовом ордере необходимо заполнить следующие реквизиты:
- наименование предприятия и структурного подразделения, а также коды предприятия по ОКПО и структурного подразделения;
- регистрационный номер и дата выписки расходного ордера;
- номер корреспондирующего счета, субсчета;
Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным (старшим) бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.
Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Расходный кассовый ордер так же предназначен для ведения выдачи денежных средств из кассы организации (счет 50) подотчетным лицам, сотрудникам, а также за оплату товаров и услуг поставщиков. Для указания цели расхода, по умолчанию используются следующие счета:
51 - Расчетный счет организации
60 - Расчеты с поставщиками и подрядчиками
70 - Расчеты с персоналом по оплате труда
71 - Расчеты с подотчетными лицами
В зависимости от выбранного Счета, вызывается соответствующий справочник аналитики. Используя план счетов, Вы можете самостоятельно настроить новые счета, с указанием используемых для этих счетов видов аналитик.
Расходный кассовый ордер печатается по типовой унифицированной форме № КО-2.
На основании утвержденных Расходных кассовых ордеров в дальнейшем формируются кассовые отчеты:
Кассовая книга - формируется в виде печатного отчета установленного образца по форме № КО-3 за каждый кассовый день
Журнал регистрации кассовых ордеров - формируется в виде печатного отчета установленного образца по форме № КО-4 за указанный период.
При выдаче заработной платы из кассы организации, в Расходном ордере можно создать список сотрудников с указанием для каждого сотрудника, суммы его начислений. На основании данного списка формируется печатный отчет Платежная ведомость по унифицированной форме № T-53.
При утверждении расходного ордера, содержащего платежную ведомость, формируются бухгалтерские проводки отдельно по каждому сотруднику.
Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.
Все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Таким образом, законодательство не предусматривает, чтобы расходный кассовый ордер в обязательном порядке заверялся печатью выдающей денежные средства организации и уж, тем более, получающей эти денежные средства организацией.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
