Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про кассовые операции и все что с ними связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, выдачей, хранением наличных денег и оформлением кассовых документов. Ведутся кассовые операции по правилам, установленным Центробанком: Указание N 3210-У и Указание N 3073-У.
Называются эти правила кассовой дисциплиной, и в это понятие входит:
• ведение кассовых документов, оформляющих движение наличных денежных средств;
• соблюдение лимита остатка кассы;
• ограничение наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Не должны соблюдать кассовую дисциплину только те налогоплательщики, которые ведут деятельность исключительно через безналичные расчеты. На необходимость оформления кассовых операций не влияет наличие кассового аппарата или выбранный налоговый режим. Правило здесь одно – если есть любые движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину надо соблюдать.
Кассовые операции оформляются следующими документами:
1. Поступление наличности в кассу - приходный кассовый ордер по форме 0310001. Заполняется такой ордер на каждый приход денег в кассу, но если это наличность, оформляемая чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то ордер выписывают на общую сумму принятых наличных денег за день.
2. Выдача наличных денег из кассы - расходный кассовый ордер по форме 0310002. При получении такого ордера перед тем, как выдать деньги, кассир должен проверить наличие подписи бухгалтера (или руководителя, при отсутствии бухгалтера), наличие подтверждающих документов и удостовериться в личности получателя денег.
3. Данные приходных и расходных ордеров вносятся в кассовую книгу по форме 0310004. В конце дня выводится остаток наличности в кассе. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то записи в кассовую книгу не вносят.
4. Книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств по форме 0310005 ведут только в случае, когда в организации несколько кассиров. Она оформляет передачу наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня.
5. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам оформляется не только расходным кассовым ордером, но и ведомостями: расчетно-платежными по форме 0301009 и платежными по форме 0301011.
Лимит кассы – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня. Конкретную сумму этого лимита каждое предприятие устанавливает внутренним приказом, исходя из своего размера выручки по специальным формулам расчетов, приведенных в приложении к Указанию N 3210-У. Наличные деньги сверх установленного лимита не должны находиться в кассе, их надо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация в эти дни проводила кассовые операции.
Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства (предприятия, имеющие не более 100 работников и не более 400 млн. рублей годовой выручки от реализации товаров и услуг) в 2020-2021 годах лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. О том, что лимит кассы не устанавливается, надо издать специальный приказ. Если принято такое решение, то в кассе можно хранить всю наличную выручку без каких-либо ограничений.
Обращаем внимание тех ИП и ООО, которые уже работали с наличностью, а значит, должны были иметь приказ об установлении лимита. Этот приказ надо переиздать, т. к. ранее действовало Положение Банка России N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ", которое уже отменено. Прежний приказ, основанный на этом Положении, является недействительным. Вы можете установить тот же лимит, только надо изменить основание приказа на Указание N 3210-У.
Если вы хотите отказаться от установления лимита кассы, то нельзя в приказе об этом просто отменить предыдущий приказ. По мнению налоговых органов, отмена старого приказа не означает отмену установки лимита как таковой, а только отмену прежней рассчитанной суммы лимита, а значит, новый лимит равен нулю. В этом случае любая сумма наличных денег в кассе на конец дня будет являться сверхлимитной. Странная логика, которая, тем не менее, может лишить организацию 50 000 рублей (сумма штрафа за нарушение кассовых операций для ООО).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Исходя из этого, в новом приказе обязательно должна быть формулировка типа «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе». Такая фраза подойдет и для тех, кто впервые издает приказ о лимите наличных.
Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.
Если вы оплачиваете товары или услуги наличными деньгами, то можете выдать подотчетному лицу любую сумму для оплаты, при условии, что лимит в 100 тыс. рублей в рамках одного договора будет сохраняться. Например, вы направили своего менеджера по разным адресам: купить материалы для производства, оплатить какие-либо услуги, заказать выполнение работ. Если по каждой из этих сделок сумма не превышает 100 тыс. рублей, то вы можете выдать ему до 300 тыс. рублей.
Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.
Под этим понятием имеют в виду возможность отказаться от установления лимита кассы предпринимателями и малыми предприятиями, а также возможность, которую получили только ИП – не оформлять документально кассовые операции.
Но хотя такое право есть, но на деле воспользоваться им не всегда будет возможно. Однозначно такая возможность есть только у ИП без работников (или выплачивающих зарплату работникам в безналичном порядке), которые, к тому же, не принимают ни от кого наличные деньги. Почему?
Дело в том, что Указание N 3210-У содержит противоречивые нормы:
• Пункт 4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
• Пункт 5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.
• Пункт 6. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.
В пунктах 5 и 6 нет обычной оговорки (за исключением…) и получается, что требования распространяются на ИП в том числе. Учитывая, как часто могут менять свою точку зрения Минфин и ФНС по одному и тому же вопросу, можно предположить, что эти положения несут в себе риски налоговых споров. Поэтому пока по этим вопросам нет официальных комментариев, безопаснее кассовые документы вести.
Вторая причина, по которой ИП должны продолжать вести кассовые документы, в том, что заполнение книги учета доходов и расходов на всех режимах, (кроме ЕНВД, при котором КУДиР не ведут) производится на базе первичных документов. Такими документами, подтверждающими приход и расход наличных денег, являются как раз ордера по форме 0310001 и 0310002. Исходя из этого, ИП, ведущие КУДиР, не могут вообще отказаться от ведения кассовых документов, т.к. у них не будет оснований для внесения записей в книгу учета.
Получается, что не вести кассовые документы в реальности могут только ИП, не выплачивающие зарплату наличными, не получающие ни от кого наличные деньги, и не вносящие данные в КУДиР (то есть только на ЕНВД). Как видим, «упрощенный порядок кассовой дисциплины» оказался весьма заковыристым. По сути, единственное реальное упрощение в ведении кассовых операций пока одно – возможность не устанавливать лимит наличности.
Если индивидуальный предприниматель решил отказаться от ведения кассовых документов (на риски мы уже указали) и не устанавливать лимит кассы, то об этом надо издать приказ. Пока такого приказа нет, ИП должен подчиняться кассовой дисциплине.
Бизнес идет, доходы растут, появляются свободные денежные средства, которые коммерсант может потратить на себя. Как это сделать? Для некоторых учредителей ООО является неожиданностью, что они не могут в любой момент получить на свои нужды деньги из кассы или снять их с наличного счета. А вот индивидуальные предприниматели – могут. Но обо всем по порядку.
Сначала – о правовом статусе имущества юридического лица. Уставный капитал в виде денежных средств или другого имущества не принадлежит учредителю ООО. Все, что было внесено при регистрации фирмы и все, что было заработано в процессе ее предпринимательской деятельности, является собственностью юридического лица. Учредитель, работающий в собственной фирме, может получать в ней зарплату на правах обычного работника, если с ним заключен трудовой договор. Даже если это единственный учредитель (участник), который сам руководит организацией, он не может по своему усмотрению распоряжаться деньгами своего ООО. К слову, возможность заключения трудового договора с единственным учредителем – руководителем до сих пор остается спорной.
Еще одна возможность (и единственная, если учредитель не работает в своей организации) получить деньги от бизнеса – это направление полученной прибыли на дивиденды. Но нас в данном случае интересует не вопрос налогов, а то, может ли учредитель взять на свои нужды наличные деньги из кассы или снять их с расчетного счета? Нет, не может, поэтому и вопрос оформления таких кассовых операций даже не стоит.
Теперь – про ИП. С одной стороны, индивидуальный предприниматель несет ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом, кроме того, которое нельзя взыскать. Но с другой стороны, все имущество и деньги ИП, в том числе полученные от предпринимательской деятельности, являются его собственностью, которой он может распоряжаться как угодно (если только нет задолженности по налогам и взносам).
Зарплату ИП от самого себя не получает, но зато может в любой момент взять наличные деньги из кассы или с расчетного счета. Право на это дает Указание № 3073-У. Если деньги будут переведены на платежную карту физического лица, то такой перевод не является кассовой операцией и не оформляется кассовыми документами. Суммы, которые ИП может тратить из кассы или с расчетного счета на свои личные нужды, не ограничены, но нельзя допускать задолженностей по налогам и страховым взносам. Если индивидуальный предприниматель отказался от ведения кассовых документов и издал об этом приказ (см. раздел Упрощенный порядок кассовой дисциплины), то получение наличных денег ничем не оформляется. Если же кассовые документы продолжают вестись, то в основании выплат денег в расходном кассовом ордере надо указать: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Ранее контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина N 133н.
На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины:
1. Учет наличных денег в кассе.
2. Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
3. Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
4. Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видео-аудио-фиксации фактов приобретения и оплаты товаров.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:
• на должностных лиц (руководителей организации или ИП) - от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.
Порядок ведения кассовых операций в 2020-2021 годах
В соответствии с п. 167 Инструкции № 157н при оформлении и учете кассовых операций бюджетные учреждения обязаны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным ЦБ РФ.
В 2020-2021 годах действуют Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденные Указанием ЦБ РФ № 3210-У (далее – Порядок № 3210-У) и регламентирующие ведение кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ.
Комментируемым Указанием ЦБ РФ № 4416-У (далее – Указание № 4416-У) в Порядок № 3210-У внесены следующие изменения.
В силу п. 4 Порядка № 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем бюджетного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. Заметим, что, как и ранее, кассовые операции может проводить руководитель.
При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.
Бюджетные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом необходимо учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.
Согласно п. 4.1 Порядка № 3210-У кассовые операции оформляются кассовыми ордерами – приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002). В соответствии с внесенными изменениями кассовые документы теперь могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее – Закон о ККТ). Напомним, что под фискальным документом понимаются фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.
Кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронном виде и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. В свою очередь, бланк строгой отчетности – первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронном виде и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчетности в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.
Указанные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• его порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях – адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах – наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети «Интернет» – адрес сайта пользователя);
• наименование бюджетного учреждения;
• ИНН бюджетного учреждения;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) – приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) – расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода);
• наименования товаров, работ, услуг (если их объем и список можно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость (за исключением осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей такого налогоплательщика, и расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС);
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам (за исключением осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей такого налогоплательщика, и расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС);
• форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов с использованием автоматических устройств, применяемых в том числе при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в Интернете);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта уполномоченного органа в Интернете, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
• абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или идентифицирующих такие чек или бланк признаков и информации об адресе информационного ресурса в Интернете, на котором такой документ может быть получен;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка в электронной форме;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения (для кассового чека или бланка строгой отчетности, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых оператору фискальных данных).
Под расчетами понимается прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа (ст. 1.1 Закона о ККТ):
• оплата реализуемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг;
• прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр;
• прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.
Следовательно, при осуществлении иных операций с наличными денежными средствами (выдача или возврат излишне выплаченной заработной платы, выдача (возврат) подотчетных сумм) использовать фискальные данные не нужно. Указанные операции, как и прежде, должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами.
Заметим, что в связи с указанными изменениями признан утратившим силу п. 5.2 Порядка № 3210-У.
Согласно п. 4.4 Порядка № 3210-У кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются. В Указании № 4416-У уточнено, что снабжать кассира указанным штампом и образцами подписей необходимо исключительно в случае оформления кассовых документов на бумажном носителе.
Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании № 4416-У предусмотрено ведение кассовой книги не только кассиром, но и другим уполномоченным лицом учреждения.
Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:
• главным бухгалтером;
• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Необходимо отметить, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем он и подписывает эти документы (п. 4.3 Порядка № 3210-У). Здесь хотелось бы обратить внимание читателей на следующее. Согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Таким образом, в данном случае Порядок № 3210-У противоречит Инструкции № 157н. Чтобы избежать негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по мнению автора, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями Инструкции № 157н.
Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004) подписью.
В силу п. 5 Порядка № 3210-У прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Наличные деньги должны приниматься полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных кассир сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ордере, кассир подписывает его, проставляет на квитанции к этому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию. Согласно изменениям, внесенным Указанием № 4416-У, при оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
При несоответствии вносимой суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных или возвращает излишне вносимую сумму. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных.
В Указании № 4416-У сказано: приходный кассовый ордер кассир перечеркивает (в случае оформления этого документа в электронном виде – проставляет отметку о необходимости его переоформления) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.
Согласно п. 6 Порядка № 3210-У выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе – ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по такому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в ордере.
В соответствии с п. 6.2 Порядка № 3210-У при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает ордер получателю денег для проставления подписи. В случае оформления такого ордера в электронном виде получатель наличных денег может проставить электронную подпись.
Напомним, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ). Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего документ.
Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ электронная подпись может быть двух видов: простая и усиленная.
Простой является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ).
Усиленная электронная подпись должна применяться в случаях, когда в соответствии с действующим законодательством или обычаями делового оборота документ должен быть не только подписан руководителем учреждения, но и заверен печатью (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). Таким образом, более часто применяется в повседневной деятельности учреждения усиленная электронная подпись. Она бывает неквалифицированной и квалифицированной.
Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Аналогичная норма содержалась и в абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У. Указанием № 4416-У из Порядка № 3210-У исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса. Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта.
В пункте 6.3 Порядка № 3210-У также установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с деятельностью учреждения, должна осуществляться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены в п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. В этом документе должны быть отражены назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.
Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.
Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием № 4416-У изменений основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с задолженностью, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н – писать заявление необходимо.
Учет кассовых операций в 2020-2021 годах
Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет».
Первичная документация:
1) приходный кассовый ордер (для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица);
2) расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды);
3) кассовая книга;
4) платежная ведомость;
5) журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
6) книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера в 2020-2021 годах должны быть заполнены без помарок, четко и ясно. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Печать организации должна стоять на каждом кассовом документе.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизованно устанавливается.
Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр (отрывной) – это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.
Прием, выдачу и безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы. Основные документы:
1) при наличных расчетах:
а) чек денежный;
б) объявление на взнос наличными;
2) при безналичных расчетах:
а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями; действительно в банк 10 дней);
б) расчеты платежными поручениями;
в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;
г) заявление об отказе от акцепта;
д) инкассовое платежное поручение – для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;
е) мемориальный банковский ордер – служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.
Основная форма безналичных расчетов – акцептная (расчет платежными требованиями). Поставщик при посредничестве банка получает деньги от плательщика на основании расчетных документов.
Инкассо – поручение банку на получение суммы с покупателя.
Акцепт – есть различные виды акцепта (предварительный, последующий и пр.). Если в 3-дневный срок плательщик не заявил об отказе от акцепта, платежное требование считается акцептованным, но отказ должен быть документированно обоснован.
Авизо – официальное банковское извещение о произведенной расчетной операции (о перемещении средств со счета плательщика на счет поставщика).
Типичные операции по поступлению и расходу наличных денежных средств:
1) получение из банка наличных денежных средств: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет»;
2) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных сумм: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) погашение задолженности покупателя за товары, работы, услуги: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
4) погашение задолженности по недостачам и хищениям: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
5) оприходование излишков, выявленных в результате инвентаризации (ревизии) кассы: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»;
6) получение из банка наличных денежных средств в иностранной валюте: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 52 «Валютный счет»;
7) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных средств: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
8) отражение выплат работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т. д.): Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 50 «Касса».
Ведение кассовых операций в банке в 2020-2021 годах
При осуществлении кассовых операций кредитная организация, ВСП осуществляют идентификацию клиентов в соответствии с требованиями Федерального закона N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 33, ст. 3418; "Официальный интернет-портал правовой информации") и Положения Банка России N 499-П "Об идентификации кредитными организациями клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации N 39962, N 43196.
Операции по приему наличных денег от клиентов должны осуществляться кассовым работником на основании приходных кассовых документов: объявлений на взнос наличными 0402001, представляющих собой комплект документов, состоящий из объявления (далее - объявление 0402001), квитанции (далее - квитанция 0402001), ордера (далее - ордер 0402001); приходных кассовых ордеров 0402008; препроводительных ведомостей к сумкам 0402300, представляющих собой комплект документов, состоящий из ведомости (далее - ведомость к сумке 0402300), накладной (далее - накладная к сумке 0402300), квитанции (далее - квитанция к сумке 0402300).
Операции по выдаче наличных денег клиентам должны осуществляться кассовым работником на основании расходных кассовых документов: денежных чеков, расходных кассовых ордеров 0402009.
Количество экземпляров приходных кассовых ордеров 0402008, расходных кассовых ордеров 0402009 определяется кредитной организацией с учетом требований настоящего Положения.
К кассовым документам в 2020-2021 годах относится приходно-расходный кассовый ордер 0402007, представляющий собой комплект документов, состоящий из приходной части приходно-расходного кассового ордера 0402007 и расходной части приходно-расходного кассового ордера 0402007.
В кассовых документах работником кредитной организации, ВСП, клиентом указываются источники поступлений наличных денег и направления их выдач в соответствии с символами отчетности по форме 0409202 "Отчет о наличном денежном обороте", предусмотренной Указанием Банка России N 4927-У "О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации N 52992, N 56796.
Кассовые операции с физическими лицами, являющимися инвалидами по зрению, с использованием факсимильного воспроизведения их собственноручной подписи, проставляемого с помощью средства механического копирования, должны осуществляться кассовым работником в присутствии контролирующего работника с учетом требований статьи 14.1 Федерального закона N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 48, ст. 4563; N 30, ст. 4268). В этом случае контролирующий работник до осуществления кассовой операции устно доводит до сведения физического лица, являющегося инвалидом по зрению, информацию о характере осуществляемой кассовой операции и сумме операции (сумме наличных денег).
Для сдачи, получения наличных денег организация может представлять в кредитную организацию, ВСП заявку в виде электронного документа (далее - заявка).
В заявке указываются: наименование кредитной организации, или наименование филиала, или наименование ВСП; дата сдачи, получения наличных денег; наименование организации; номер банковского счета организации; общая сумма сдаваемых, получаемых наличных денег (суммы могут указываться по номиналам банкнот и монеты Банка России); источники поступления наличных денег, направления выдач наличных денег; фамилия, имя, отчество (при наличии) вносителя, получателя наличных денег.
В случае сдачи организацией сумки с наличными деньгами в заявке дополнительно указывается номер сумки. В случае сдачи нескольких сумок с наличными деньгами в заявке указывается информация по каждой сумке с наличными деньгами.
Заявка, оформляемая на получение наличных денег, подписывается лицом (лицами), уполномоченным (уполномоченными) распоряжаться денежными средствами, находящимися на банковском счете; заявка, оформляемая на сдачу наличных денег, подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом организации. Заявка подписывается электронной подписью (электронными подписями).
Кассовые работники, осуществляющие приходные, расходные кассовые операции, должны снабжаться образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные, расходные кассовые документы, а бухгалтерские работники, осуществляющие оформление приходных, расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников, осуществляющих приходные, расходные кассовые операции, за исключением случая, предусмотренного пунктом 2.5 настоящего Положения, а также при оформлении кассовых документов в виде электронных документов.
На кассового работника распорядительным документом кредитной организации допускается возложение обязанностей бухгалтерского работника в части составления, оформления:
• приходного, расходного кассового документа;
• валютного кассового ордера 0401106, состоящего из кассового ордера (далее - кассовый ордер 0401106) и валютного ордера 0401106;
• ордера по передаче ценностей 0402102;
• кассового журнала по приходу 0401704;
• журналов учета принятых сумок и порожних сумок 0402301 (далее - журнал 0402301) (приложение 4 к настоящему Положению).
При возложении обязанностей бухгалтерского работника на кассового работника операции по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента должны осуществляться этим кассовым работником с применением компьютерного оборудования, в котором установлена система контроля, исключающая единоличный доступ кассового работника к осуществлению операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента без распоряжения клиента.
Кредитная организация должна обеспечить должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассовых работников, осуществляющих операции с наличными деньгами, индивидуальными устройствами для хранения, именными и другими штампами, печатями (далее - штамп), пломбами, устройствами для опломбирования (далее - пломба), клише, считывающими устройствами (в случае их использования), обеспечивающими считывание штрихового кода, размещенного на пачке банкнот, мешке с монетой, а также на сумке с наличными деньгами (далее - идентификатор сумки с наличными деньгами), и позволяющими однозначно распознать принимаемую пачку банкнот, мешок с монетой, сумку с наличными деньгами в автоматизированной системе кредитной организации (далее - считывающие устройства).
При указании фамилии, инициалов на накладках пачек банкнот, ярлыках к мешкам с монетой, кассетам с пачками (корешками, банкнотами), мешкам с монетой, сумкам с наличными деньгами и на документах, составляемых при осуществлении операций с наличными деньгами, должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми работниками используются именные штампы.
Виды указанных штампов, пломб, клише, считывающих устройств определяются кредитной организацией с учетом требований настоящего Положения.
При осуществлении в кредитной организации, ВСП приходных, расходных кассовых операций на экземплярах приходных, расходных кассовых документов, выдаваемых клиентам, должен содержаться оттиск штампа кассы либо оттиск автоматического устройства с реквизитами, принятыми к использованию в кредитной организации в подтверждение осуществления кассовых операций.
При осуществлении кассовых операций кассовым работникам запрещается:
• выполнять поручения клиентов по осуществлению операций с наличными деньгами по банковским счетам, счетам по вкладам (депозитам) при отсутствии системы контроля, предусмотренной абзацем восьмым пункта 2.5 настоящего Положения;
• убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, кассовые документы до окончания операции;
• хранить на рабочем столе ранее принятые от клиентов наличные деньги;
• уничтожать, производить гашение сомнительных денежных знаков Банка России, неплатежеспособных денежных знаков Банка России, наличие признаков подделки которых не вызывает сомнения у кассового работника (далее - имеющие признаки подделки денежные знаки Банка России), в том числе путем проставления оттисков штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.
Выдача наличных денег из касс кредитной организации, ВСП осуществляется в упаковке кредитных организаций, ВСП, подразделений Банка России, организации, входящей в систему Банка России, или печатных фабрик, монетных дворов акционерного общества "Гознак".
Банкноты Банка России, выдаваемые кредитной организацией, ВСП клиентам полными и неполными пачками банкнот, отдельными корешками, сформированными кредитной организацией, ВСП, а также отдельными банкнотами Банка России из указанных упаковок кредитной организации, ВСП, должны быть обработаны с использованием счетно-сортировальных машин, имеющих функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России в соответствии с абзацами четырнадцатым - девятнадцатым пункта 1.1 настоящего Положения и осуществляющих сортировку банкнот Банка России на годные к обращению и не подлежащие выдаче клиентам.
Информация об автоматических устройствах, счетно-сортировальных машинах, прошедших тестирование в Банке России и рекомендованных к использованию в кредитных организациях при приеме, обработке банкнот Банка России, размещается Банком России на официальном сайте Банка России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Банкноты Банка России, принятые от клиентов кассовым работником полистным пересчетом, должны быть проверены им с применением прибора контроля подлинности банкнот в проходящем свете, увеличительного стекла (с увеличением не менее 10 крат), источника ультрафиолетового света, линейки измерительной, прибора для визуального контроля меток, обнаруживаемых под воздействием инфракрасного облучения, для выдачи клиентам этим кассовым работником в течение рабочего дня.
Кассовым работником клиентам не должны выдаваться платежеспособная монета Банка России, имеющая повреждения механического, химического или термического характера (далее - дефектная монета Банка России), и платежеспособные банкноты Банка России, имеющие одно и более из следующих повреждений (далее - ветхие банкноты Банка России):
• загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
• постороннюю надпись (посторонние надписи), состоящую из двух и более знаков (символов);
• посторонний рисунок (посторонние рисунки), оттиск (оттиски) штампа;
• контрастное пятно (контрастные пятна) диаметром 5 мм и более;
• разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
• сквозное отверстие (отверстия), прокол (проколы) диаметром 4 мм и более;
• нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
• утраченный угол (углы) площадью 32 кв. мм. и более;
• утраченный край (края), вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
• частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.
Кредитные организации, ВСП обязаны сдавать ветхие банкноты Банка России, дефектную монету Банка России в подразделения Банка России.
Передача наличных денег между заведующим кассой и кассовыми, контролирующим, инкассаторскими работниками осуществляется:
• пачками банкнот по надписям на верхних накладках пачек банкнот;
• мешками с монетой по надписям на ярлыках к мешкам с монетой;
• отдельными корешками, банкнотами Банка России, монетами Банка России полистным, поштучным пересчетом;
• сумками с наличными деньгами по надписям на ярлыках к сумкам с наличными деньгами.
Передачу пачек банкнот, мешков с монетой, сумок с наличными деньгами между заведующим кассой и кассовыми, контролирующим, инкассаторскими работниками и проведение ими операций с наличными деньгами допускается осуществлять с использованием считывающих устройств. В этом случае ярлыки к мешкам с монетой, сумкам с наличными деньгами допускается не оформлять.
Передача наличных денег, сумок с наличными деньгами и документов между заведующим кассой и кассовыми, контролирующим работниками в операционное время осуществляется по книге передачи наличных денег, за исключением случая, когда операции с наличными деньгами осуществляются совместно указанными работниками.
Передача наличных денег и документов между заведующим кассой и кассовыми, контролирующим работниками в случае, если время работы кассовых, контролирующего работников не совпадает с временем работы заведующего кассой (далее - послеоперационное время), а также при ведении кассовыми, контролирующим работниками кассовых операций в выходные дни, нерабочие праздничные дни осуществляется по приходным кассовым ордерам 0402008, расходным кассовым ордерам 0402009, приходно-расходным кассовым ордерам 0402007.
При приеме, выдаче наличных денег клиентам в послеоперационное время, в выходные дни, нерабочие праздничные дни на всех экземплярах приходных, расходных кассовых документов должен содержаться оттиск штампа кассы, указывающий на проведение операций в послеоперационное время, в выходные дни, нерабочие праздничные дни.
Кассовые операции в бухучете в 2020-2021 годах
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу (и поступившие денежные документы), а по кредиту – суммы, выданные наличными (и выданные денежные документы).
Субсчет 50/1 предназначен для учета денежных средств в кассе организации, когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
Субсчет 50/2 предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.
Субсчет 50/3 предназначен для учета находящихся в кассе организации ценных бумаг (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки и другие денежные документы). Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Основанием для записей по счету 50 "Касса" в 2020-2021 годах служат отчеты кассира.
Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 "Касса".
В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 "Касса", а в ведомости № 1 – по дебету счета 50 "Касса".
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3–5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1–3, 15–17 и т.д.
Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
Учет операций с наличной иностранной валютой в большинстве организаций связан с оплатой заграничных командировок. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками определяется ЦБ РФ в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
Приобретение иностранной валюты с целью направления работников организации в служебные командировки за пределы Российской Федерации, помимо поручения на покупку валюты, производится на основании заявки на получение иностранной валюты, приказа о направлении работника в командировку, приказа о норме суточных расходов.
Приобретенную валюту уполномоченный банк выдает вместе со справкой о покупке (форма № 0406007), выписанной на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы.
По указанию ЦБ РФ № 2054-У "О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации" прием наличной иностранной валюты для зачисления (перечисления) на банковский счет клиента, выдача наличной иностранной валюты с банковского счета клиента должны осуществляться по приходному кассовому ордеру (форма № 0402008) и расходному кассовому ордеру (форма № 0402009).
При наличии операций в наличной иностранной валюте записи в бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определенных путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в иностранной валюте.
При учете денежных средств в иностранной валюте следует руководствоваться нормами ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте".
В кассе организации помимо наличных денежных средств могут храниться документы строгой отчетности (денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности). К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты на транспорт, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).
Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.
Рассмотрим типовые записи по учету приобретения и выдачи денежных документов.
Бланки строгой отчетности – это документы определенной формы, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Их унификация и стандартизация способствуют ускорению и упрощению процессов составления документов.
К бланкам строгой отчетности план счетов бухгалтерского учета относит квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Они учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".
Начиная с бухгалтерской отчетности предприятия обязаны представлять отчет о движении денежных средств, в том числе по оборотам, совершаемым по кассе в соответствии с нормами ПБУ 23 "Отчет о движении денежных средств".
Кассовые операции в иностранной валюте в 2020-2021 годах
В основном выплата наличной иностранной валюты из кассы учреждения связана с выплатой командировочных расходов сотрудникам, откомандированным за пределы Российской Федерации.
До недавнего времени выдача командировочных при выезде за рубеж в иностранной валюте признавалась незаконной валютной операцией, которая квалифицировалась как административное правонарушение. Точка в давнем споре о правомерности выдачи наличной валюты была поставлена в Постановлении Президиума ВАС РФ № 10840/07.
Судьи ВАС РФ указали, что состав правонарушения по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ образует осуществление незаконных валютных операций, то есть действий:
- (или) прямо запрещенных Федеральным законом № 173-ФЗ;
- (или) совершенных с несоблюдением установленного органами валютного регулирования порядка осуществления валютных операций, порядка использования счетов (включая использование специального счета).
Если порядок осуществления валютных операций, использования счетов (включая установление требования об использовании специального счета) не установлен органами валютного регулирования, то валютные операции производятся без ограничений (п. 2 ст. 5 Федерального закона № 173-ФЗ).
Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона № 173-ФЗ оплата расходов сотрудников, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, валютным законодательством разрешена, процедура осуществления таких действий не регламентируется, следовательно, эта операция проводится без ограничений и не образует состава правонарушения.
В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухучет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ – в рублях. В связи с этим для отражения операций в иностранной валюте осуществляется ее пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
Кассовые операции в иностранной валюте в 2020-2021 годах также оформляются типовыми формами первичной учетной документации. При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный кассовый ордер. Выдача производится по расходным кассовым ордерам.
Операции с иностранной валютой отражаются в той же кассовой книге, что и операции в рублях.
В данном случае в кассовой книге сумма указывается как в валюте, так и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, нужно взять курс Банка России на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).
Если курс иностранной валюты меняется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее нужно показать отдельной строкой и записать в приход или расход. Кроме того, к кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.
Чтобы дополнительных курсовых разниц не возникало, выдачу в подотчет иностранной валюты целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России № 94н, для учета операций с иностранной валютой к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Например, к субсчету 50-1 «Касса организации» могут быть открыты субсчета второго порядка 50-1-1 «Касса организации в рублях» и 50-1-2 «Касса организации в долларах США».
Инструкция по кассовым операциям в 2020-2021 годах
Выполнение кассовой дисциплины обязательно для предпринимателей при использовании ими в обороте наличных денег. При этом инструкцией для ООО и ИП служат правила ведения кассовых операций, устанавливаемые финансовым регулятором - центробанком. К кассовым относятся операции, когда принимаются, выдаются банкноты или монеты и оформляются подтверждающие эти действия документы (указание ЦБР №3210-У).
Кассовая дисциплина подразумевает соблюдение:
• ведения кассовой документации;
• лимита остатка налички в кассе;
• предела наличных платежей между хозяйствующими субъектами;
• расхода наличных поступлений.
До начала операций с наличкой необходимо установить максимальную сумму средств, разрешенную к хранению в кассе по завершении работы – лимит остатка. Лимит определяется самостоятельно с учетом планируемых денежных потоков в кассе (поступление и расход за день) и утверждается внутренним распоряжением (приказом). Если у ООО есть обособленные подразделения, работающие с наличкой, необходимо установить лимиты в кассе по каждой структуре и потом уже определить итоговый общий лимит.
Аккумулирование денег сверх лимитированного остатка в 2020-2021 годах запрещено. Исключение составляют:
• дни выплат пособий, зарплаты;
• работа в выходные, праздничные дни.
Сверхлимитные остатки сдаются в банк на счет.
Операции в кассе осуществляет кассовый работник, который назначается приказом. Кассира необходимо ознакомить с должностной инструкцией под личную подпись. Если кассиров несколько, на одного возлагается исполнение обязанностей старшего.
Операции с наличными фиксируются документально. Для этого предусмотрены:
• кассовые ордера по приходу 0310001 и расходу 0310002;
• кассовая книга для учета поступления и выдачи 0310004;
• книга учета принятых и выданных денег 0310005 (если есть старший кассир);
• ведомости для выплат зарплаты расчетно-платежная 0301009 и платежная 0301011.
Все формы унифицированы Госкомстатом (постановления №88, №1). Оформление разрешено на бумаге или электронно. Для подтверждения операции кассиру выдается печать.
Предел расчетов наличкой между хозяйствующими субъектами также регулируется Центробанком. Лимит оплаты по одному договору, включая дополнительные соглашения составляет 100 000 рублей (указание ЦБФ №3073-У). Кассовая дисциплина по порядку ведения кассовых операций в этой части не менялась и на сегодня этот лимит актуален.
При исчерпании 100 000 рублей по одному договору, рассчитываться необходимо через расчетный счет. Предел наличных платежей не распространяется на расчеты с физлицами (не ИП), на выдачу подотчетных средств, зарплаты и социальных пособий.
Указанием №3073-У запрещено расходовать выручку, принятую в кассу, помимо направления на следующие цели:
• зарплата и пособия социального характера;
• страховые возмещения физлицам при уплате ими страховой премии в кассу;
• личные траты для ИП;
• оплата работ/услуг и товаров (исключая ценные бумаги);
• выдача под отчет своим работникам;
• возврат за товар, неполученную услугу/работу, которые были оплачены наличкой;
• выдача банковскому платежному агенту на текущую деятельность.
Оформлением и подписанием кассовых документов занимаются:
• главный бухгалтер;
• бухгалтер/кассир/иное должностное лицо, назначенное директором;
• сам директор, если отсутствуют главбух и бухгалтер.
У кассира должны находиться образцы подписей, уполномоченных визировать кассовые документы (если они оформляются на бумаге). При электронном варианте оформления, документы подписывают электронными подписями, после чего исправления вносить уже нельзя.
Кассир материально ответственен за вверенные ему деньги и совершаемые операции в кассе. В связи с этим обязателен договор о полной материальной ответственности с кассовым работником, согласно которому он должен возместить ущерб, если виноват в растрате (постановление Минтруда и социального развития № 85; ст. 242-244 ТК).
По завершении работы, кассиром выводится и записывается остаток в кассовой книге, сверяется с фактическим остатком в кассе на основании проведенных приходных и расходных операций, запись в кассовой книге заверяется подписью. Если операций не было, записи не производятся. Обособленная структура кассовую книгу ведет самостоятельно, отправляя по внутренней установленной процедуре откопированный лист.
Ежедневно главный бухгалтер сверяет кассовую книгу с документами (ордерами, ведомостями) и визирует подписью факт проверки. Контролировать кассовую книгу – обязанность главного бухгалтера или руководителя при отсутствии главбуха. Главным бухгалтером (директором) заверяются и авансовые отчеты сотрудников, получающих деньги под отчет. Выдача под отчет осуществляется только после письменного распоряжения директора.
Каждая операция отражается в учете бухгалтерской проводкой по счету 50 «Касса». Дополнительно можно вести субсчета с выделением операционной кассы и т.п. ИП и ООО сами организовывают сохранность денег в кассе, их транспортировку, процедуру ревизий.
Указанием 3210-У даются некоторые послабления в кассовой дисциплине ИП и организациям, относящимся к малому бизнесу (закон №209-ФЗ).
Упрощенный режим позволяет:
• ИП и малым предприятиям не устанавливать лимит остатка в кассе.
• ИП, учитывающим для расчета налога доходы, расходы, другие конкретные показатели, обходиться без кассовой книги и кассовых документов.
За несоблюдение требований кассовой дисциплины финансово наказываются как должностные лица, так и сама организация.
Штраф составляет (ст. 15.1 КоАП) 4000-5000 рублей на должностное лицо, 40 000-50 000 рублей на юрлицо в случаях:
При нарушениях применения онлайн-кассы штрафы следующие:
• расчеты без применения ККТ – от 1/4 до 1/2 от платежа (мин. 10 тыс. руб.) на должностное лицо, от 3/4 до полной величины платежа (мин. 30 тыс. руб.) на организацию;
• несоответствие ККТ нормативным требованиям – 1,5-3 тыс. рублей на должностное лицо, 5-10 тыс. рублей на организацию;
• невыдача чека – 2 тыс. рублей на должностное лицо, 10 тыс. рублей на организацию.
Нормативное регулирование кассовых операций в 2020-2021 годах
В настоящее время порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регулируется следующими нормативными документами:
• “Порядок ведения кассовых операций в РФ”, утвержденное Решением Совета Директоров ЦБ России № 40;
• “Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением” Минфина РФ № 104;
• Закона РФ «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» № 54-ФЗ;
• “Положения по применению ККМ”, утвержденного Постановлением Совета Министров Правительства РФ № 745;
• Положения Банка России N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации";
• Указание Банка России № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами»;
• Постановление № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ;
• Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99). Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации N 43н.
Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ России № 40, устанавливает порядок ведения кассовых операций предприятиями, организациями, учреждениями. Так данное положение обязывает организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее - банках).
Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для осуществления расчетов наличными деньгами в 2020-2021 годах каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Кассовая книга является первичным документом по учету кассовых операций, поэтому ее форма утверждена постановлением Госкомстата РФ N 88. Однако согласно п. 2 указанного постановления оно распространяется на юридических лиц всех форм собственности.
Кассовая книга как документ, применяемый для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе, является документом бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет согласно ст. 1 Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" представляет собой систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Кроме того, Согласно п. 2 ст. 4 указанного Закона граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством. Действие же Закона распространяется только на организации, т.е. юридические лица.
Анализ указанных правовых норм позволяет сделать вывод, что на предпринимателей без образования юридического лица не распространяется требование законодательства об обязательном ведении кассовой книги». Аналогичная позиция изложена в письме МНС РФ N НВ-6-08/112 "О методическом пособии по учету доходов и расходов физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью».
Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации установлена обязанность предприятий, прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением производить с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Условия и порядок применения контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов установлен Федеральным законом № 54-ФЗ.
Согласно данного Закона, «Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг». Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, в случае оказания услуг населению, при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности, либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности:
• продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;
• продажи ценных бумаг;
• продажи лотерейных билетов;
• продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
• обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;
• торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
