При списании недостач, выявленных в ходе проведения инвентаризации, следует придерживаться определенного алгоритма.
Сначала недостающие ценности – по остаточной стоимости (для основных средств), фактической себестоимости (для материалов и готовой продукции), покупной стоимости (для товаров) – списываются с кредита счетов учета соответствующего имущества в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Туда же следует отнести транспортно-заготовительные расходы или отклонения в стоимости ценностей (если ценности числились по учетным ценам).
Далее следует проверить, применимы ли к этим ценностям нормы естественной убыли. Если да, то рассчитанная сумма естественной убыли списывается на затраты (с кредита счета 94 в дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»). О том, что восстанавливать НДС по недостачам в пределах норм естественной убыли не нужно, сообщил Минфин России в своем письме № 03-03-04/1/628.
А вот дальше встает проблема – нужно ли восстанавливать НДС по недостачам сверх норм естественной убыли? Ведь данное имущество уже не будет использовано в деятельности, облагаемой НДС. А согласно п. 2 ст. 171 НК РФ это является основанием для восстановления НДС. Об этом не раз говорили специалисты Минфина России, например, в письме № 03-04-11/132 и в недавнем письме № 03-07-15/120. О проблемах, поднятых в последнем письме, уже говорилось на нашем сайте – в статье «Хищение имущества – прав ли Минфин?») и в новости «Минфин дал новое определение «реализации».
Суть проблемы в следующем. Действительно, с одной стороны, недостающие ценности уже никогда не будут использованы при осуществлении операций, облагаемых НДС, поэтому налоговики и финансисты и требуют, чтобы НДС был восстановлен. Однако в ст. 171 НК РФ выявление недостачи прямо не упомянуто в качестве основания для восстановления НДС. Более того, если в момент оприходования данное имущество планировалось использовать в облагаемой НДС деятельности, «входящий» НДС был предъявлен к вычету абсолютно правомерно. И прямой обязанности восстанавливать данные суммы НДС при обнаружении недостач (как и хищений) глава 21 Налогового кодекса РФ не содержит. А раз так, то налогоплательщик не должен производить восстановление НДС при обнаружении недостач.
Таким образом, на практике у бухгалтера есть два варианта действий:
1) восстановить НДС, соглашаясь с требованиями специалистов Минфина и ФНС, и отразить соответствующую сумму (равную покупной или остаточной стоимости недостачи сверх нормы естественной убыли, умноженной на ставку налога – 18% или 10%) по дебету счета 94 в корреспонденции с кредитом счета 68;
2) не восстанавливать НДС, ссылаясь на приведенные выше доводы, но тогда высока вероятность споров с налоговыми инспекторами.
Итак, после списания естественной убыли на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» осталась фактическая стоимость ценностей, недостача которых превышает естественную убыль (плюс восстановленный НДС по этим ценностям, если руководство фирмы решило все-таки восстановить его, чтобы избежать споров с налоговыми органами).
Дальнейшая судьба этой суммы зависит от того, выявлены ли виновные лица или нет. Но в любом случае нужно списать данную сумму с кредита счета 94 – либо в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», либо в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При принятии решения о взыскании сумм недостач с виновных лиц следует учесть положения Трудового кодекса РФ.
В частности, согласно ст. 242 – 244 Трудового кодекса РФ взыскать с работника прямой действительный ущерб в полном размере можно только в том случае, если с данным работником – например, с кладовщиком или кассиром – заключен договор о полной материальной ответственности, а также в некоторых других случаях, прописанных в ст. 243 ТК РФ – например, если ущерб был причинен умышленно либо в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. В остальных случаях – например, если руководство организации забыло заключить с кладовщиком договор о полной материальной ответственности – в соответствии со ст. 241 ТК РФ работник несет ответственность только в пределах своего среднего месячного заработка.
В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба определятся исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа).
Поэтому в случае, если недостача сверх норм естественной убыли по решению руководителя организации взыскивается с виновного лица, бухгалтер составляет две проводки:
- сначала списывает балансовую стоимость недостачи с кредита счета 94 в дебет счета 73, субсчет 2;
- а затем отражает разницу между рыночной и фактической стоимостью недостающих ценностей по дебету счета 73, субсчет 2, в корреспонденции с кредитом счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоим остью по недостачам ценностей».
В результате данных записей по дебету счета 73-2 будет сформирована сумма, подлежащая взысканию с виновного лица, исчисленная исходя из рыночной стоимости недостающих ценностей.
По мере погашения задолженности работника – путем внесения наличных денег в кассу, передачи работником ценностей, аналогичных недостающим, или путем удержания из заработной платы – соответствующие суммы будут списываться с кредита счета 73-2. И одновременно по мере погашения недостачи соответствующая часть суммы дохода будет списываться с дебета счета 98-4 в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В результате инвентаризации на складе торговой фирмы «Рассвет» обнаружена недостача макаронных изделий в количестве 10 кг. Покупная (учетная) стоимость данных макаронных изделий составляет 15 руб. за кг. На момент обнаружения рыночная стоимость аналогичных макаронных изделий составляет 16,80 руб. за кг.
Предположим, что в рассматриваемой ситуации естественная убыль макарон (в пределах норм естественной убыли в соответствии с нормами письма Минторга РСФСР № 085) составляет 2 кг.
Допустим также, что руководство фирмы «Рассвет» решило не восстанавливать НДС по недостачам.
Недостача была удержана из заработной платы кладовщика.
При отражении данной ситуации в учете бухгалтер торговой фирмы составит такие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41-1 - 150 руб. (10 кг х 15 руб.) – списана недостача макарон, выявленная при проведении инвентаризации;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94 - 30 руб. (2 кг х 15 руб.) – списана недостача в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94 - 120 руб. (150 руб. – 30 руб. = (10 кг – 2 кг) х 15 руб.) – списана недостача на виновное лицо (по балансовой стоимости);
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 98-2 - 14,40 руб. (8 кг х (16,80 руб. – 15 руб.) = 8 кг х 16,80 руб. – 120 руб.) – отражена разница между рыночной стоимостью ценностей и балансовой стоимостью недостачи (в результате чего по дебету счета 73-2 отражается вся взыскиваемая с кладовщика сумма – исходя из рыночной стоимости недостающих сверх норм естественной убыли макарон в размере 8 кг х 16,80 руб. = 134,40 руб.);
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2 - 134,40 руб. – удержана сумма недостачи из зарплаты кладовщика;
ДЕБЕТ 98-2 КРЕДИТ 91-1 - 14,40 руб. – включена в состав доходов фирмы разница между рыночной стоимостью ценностей и балансовой стоимостью недостачи после ее фактического взыскания.
При удержании суммы ущерба из зарплаты виновника следует также учесть, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50%) заработной платы, причитающейся работнику.
Бывают случаи, когда виновное лицо не установлено или во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом. Кроме того, ст. 240 ТК РФ позволяет работодателю отказываться полностью или частично от взыскания ущерба с работника с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб.
В таких ситуациях сумма недостачи сверх норм естественной убыли списывается с кредита счета 94 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Пример:
Вернемся к условиям примера 1 и предположим, что руководство торговой фирмы решило не взыскивать недостачу с кладовщика.
В этом случае бухгалтер составит такие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41-1 - 150 руб. (10 кг х 15 руб.) – списана недостача макарон, выявленная при проведении инвентаризации;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94 - 30 руб. (2 кг х 15 руб.) – списана недостача в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94 - 120 руб. (150 руб. – 30 руб. = (10 кг – 2 кг) х 15 руб.) – списана недостача сверх норм естественной убыли.
Конечно, на практике при проведении инвентаризации обычно виновником недостачи является кладовщик, продавец или иное материально ответственное лицо, с которым обычно заключен договор о полной материальной ответственности, что позволяет взыскать с него всю сумму недостачи (полностью или по частям в зависимости от суммы недостачи и уровня заработной платы виновника).
Однако в этом случае работодателю следует обратить внимание на соблюдение всех норм трудового законодательства.
В частности, в ст. 248 ТК РФ сказано, что по распоряжению работодателя – без обращения в суд – с виновного лица можно взыскать только сумму ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. Причем сделать такое распоряжение необходимо не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если же месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
Впрочем, в той же статье 248 ТК РФ сказано, что работник может добровольно согласиться возместить всю сумму ущерба, возможно даже – с рассрочкой платежа. Однако в этом случае работник должен предоставить работодателю письменное обязательство с указанием конкретных сроков платежей – тогда если впоследствии работник будет отказываться возмещать данный ущерб, работодатель сможет взыскать непогашенную задолженность через суд.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
