Недостача – это физическая нехватка товарно-материальных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном порядке.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России N 34н).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием товаров и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке: суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.
Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.
Для отражения недостач Планом счетов предусмотрен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита счетов учета названных ценностей.
В случае выявления недостачи имеют значение нормы естественной убыли.
Если нормы естественной убыли установлены, стоимость приобретения недостающих материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, в пределах таких норм относится на расходы по обычным видам деятельности.
В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:
- Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 10 "Материалы" (41 "Товары", 43 "Готовая продукция") - списана стоимость утраченного имущества;
- Дебет 20 "Основное производство" (25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Стоимость имущества сверх норм естественной убыли, а также стоимость имущества, для которого нормы естественной убыли не утверждены, могут быть списаны одним из двух способов:
1. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, такая стоимость будет взыскана с него. В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:
- Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 10 "Материалы" (41 "Товары", 43 "Готовая продукция") - списана стоимость утраченного имущества;
- Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами") Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - стоимость недостачи отнесена на виновное лицо;
- Дебет 50 "Касса" (51 "Расчетный счет", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда") Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами") - стоимость недостачи взыскана с виновного лица.
2. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, то стоимость такой недостачи списывается в прочие расходы. В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:
- Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 10 "Материалы" (41 "Товары", 43 "Готовая продукция") - списана стоимость утраченного имущества;
- Дебет 91 "Прочие дохода и расходы" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - сверхнормативная недостача списана в расходы (списана в расходы недостача при отсутствии виновных лиц).
Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.
В налоговом учете, согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в целях налогообложения прибыли в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли.
Далее налоговый учет недостачи сверх норм естественной убыли и недостачи, для которой нормы вовсе не утверждены зависит от наличия или отсутствия виновного лица:
1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае исходя из пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ стоимость недостачи учитывается на одну из следующих дат:
- на дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
- на дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/245). Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.
Убытки в виде недостачи материальных ценностей признаются внереализационными расходами только в случае документального подтверждения уполномоченным органом государственной власти факта отсутствия виновных лиц. Такое мнение было высказано ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении N А19-20632.
Согласно Письму Минфина России N 03-03-06/1/630 при документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц в недостаче или в хищении уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков.
Следовательно, датой признания убытка от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления.
В этом случае на основании пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимость недостачи учитывается в составе расходов на дату составления одного из следующих документов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (Письма Минфина N 03-03-06/1/31130, N 03-03-06/1/29177);
- документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (Письмо УФНС по г. Москве N 16-15/065190).
Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации.
С одной стороны, в п. 3 ст. 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС.
Указанным пунктом не установлено, что необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС в случае недостачи.
Такой позиции придерживаются и суды (см., например, Постановления ФАС Московского округа N КА-А40/13770-10 по делу N А40-17811/10-127-67, Северо-Кавказского округа по делу N А63-13595)
С другой стороны, контролирующие органы настаивают на том, что при обнаружении недостачи в результате инвентаризации и последующем списании материалов ранее правомерно принятый к вычету НДС необходимо восстановить (см. Письма Минфина России N 03-03-06/1, N 03-07-11/15015, N 03-03-06/1/387).
Таким образом, судебная практика свидетельствует о возможных рисках споров с налоговыми органами, если ранее принятый к вычету НДС по товарно-материальным ценностям, в отношении которых была выявлена недостача, не будет восстановлен.
Однако окончательное решение принимает организация самостоятельно.
Недостача проводки
Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе инвентаризации.
Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.
Проводки:
Счет Дт
Счет Кт
Описание проводки
Сумма проводки
Документ-основание
94
10.01
Выявление недостачи материалов
Сумма недостачи
Инвентаризационная опись ИНВ-3
Сличительная ведомость ИНВ-19
Бухгалтерская справка-расчет
Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.
Списание недостачи в пределах норм, когда существует резерв на списание потерь
Сумма недостачи в пределах норм
Бухгалтерская справка-расчет
20.01
94
Списание недостачи в пределах норм, когда отсутствует резерв на списание потерь
Сумма недостачи в пределах норм
Бухгалтерская справка-расчет
При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.
Проводки:
Счет Дт
Счет Кт
Описание проводки
Сумма проводки
Документ-основание
73.02
94
Списание потери материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости
Сумма недостачи в пределах балансовой стоимости материалов
Бухгалтерская справка-расчет
73.02
91.01
Проводки по списанию недостачи материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости, когда сумма к взысканию больше рыночной стоимости потерь
Разница между объемом взыскания и стоимостью в балансе
Бухгалтерская справка-расчет
Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.
Проводки:
Счет Дт
Счет Кт
Описание проводки
Сумма проводки
Документ-основание
91.02
94
Списание недостачи при неустановленных виновниках
Сумма недостачи
Бухгалтерская справка-расчет
Недостача при инвентаризации
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.
Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.
Согласно п. 4.1 Метод указаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных. Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).
На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.
В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.
Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:
- отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);
- участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);
- описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).
Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).
Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.
Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда по делу N 33а-2646).
В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ.
При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Метод указаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.
По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование. На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.
Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.
Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.
Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).
Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче.
И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.
В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.
На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.
Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товарно-материальных ценностей.
Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.
Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.
Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.
Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.
Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:
- документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);
- письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);
- Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.
Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.
По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст. 240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.
На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.
Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Данный факт может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. Для примера приведем Решение Головинского районного суда г. Москвы по делу N 2-1170. Суд посчитал, что работодателем не были созданы надлежащие условия, необходимые для обеспечения полной сохранности имущества, вверенного как работнику, так и коллективу (бригаде), не были приняты меры по выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению сохранности вверенного имущества. В связи с этим в иске было отказано. Кроме этого судьи так же указали на то, что инвентаризация проходила с нарушением требований, содержащихся в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
При принятии решения о возмещении размера ущерба работником, нужно учесть следующее. Размер ущерба должен определятся по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности, на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, принимая в расчет степень его износа. Причем, в случае, если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного суда РФ № 52).
Обратите внимание, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в тех случаях, которые указаны в статье 243 Трудового кодекса РФ. В частности, это могут быть ситуации, при которых:
- такая ответственность возложена в соответствии с действующими законами;
- выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании договора о полной материальной ответственности или полученных им по разовому документу;
- ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда или в результате административного проступка;
- работник действовал умышленно или в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, а также когда он не исполнял трудовые обязанности.
В остальных случаях размер ущерба, который можно взыскать с работника, ограничен пределами его месячного заработка. Об этом сказано в статье 241 Трудового кодекса РФ. То есть независимо от размера причиненного ущерба работник обязан возместить сумму, которая не превышает размера его средней заработной платы за месяц (определение Московского областного суда № 33-11823).
При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. При этом расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев (ст. 139 Трудового кодекса РФ).
Также нужно иметь в виду, что сумма удержания не должна превышать 20 процентов заработка, а, следовательно, взыскание ущерба может растянуться на несколько месяцев.
В случае, если работник признает свою вину и не против возместить ущерб добровольно, с него лучше взять расписку с обязательством погасить сумму материального ущерба в оговоренные сторонами сроки. Согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично; по соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.
По расписке, данной работником в качестве обязательства погашения ущерба, работник имеет право погашать сумму задолженности и более среднего месячного заработка - в той сумме, которая оговорена им в расписке. Не будет нарушением и досрочное погашение долга работником в сумме регулярных платежей большей, нежели определено в расписке, - до покрытия всей суммы ущерба. Ограничений в данном случае законом не установлено. Даже если работник будет увольняться и откажется погашать остаток задолженности по возмещению ущерба, организация-работодатель на основании этого письменного обязательства сможет взыскать с него задолженность в судебном порядке.
В силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Как рассчитывать указанное ограничение: со всей начисленной суммы или после удержания НДФЛ? По мнению представителей Минздравсоцразвития России, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо N 22-2-4852).
При этом, если работник соглашается на погашение причиненного материального ущерба и принимает на себя обязательство по возмещению ущерба в добровольном порядке, то это означает что он имеет право представить соответствующее заявление работодателю об удержании суммы ущерба из заработной платы свыше 20% (Определение Санкт-Петербургского городского суда N 33-303, Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан по делу N 33-7367 и др.).
Проще всего если работник разом внесет в кассу работодателя свои личные денежные средства в размере, соответствующем оценке причиненного им ущерба. Также с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить то, что повреждено.
Возможен и комбинированный вариант – когда часть суммы ущерба работник погашает сразу (наличными деньгами, имуществом или иным способом), а остальная часть ежемесячно удерживается из его заработной платы до полного погашения задолженности.
Пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации установлено, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
При этом работодатель вправе отказать виновному лицу в зачете излишков при определении материальной ответственности, так как в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации указано, что такой зачет допускается только в порядке исключения, т.е. обязанность работодателя осуществлять зачет не установлена.
Если же работник добровольно возмещать ущерб не хочет, работодателю нужно издать распоряжение о взыскании с виновного суммы причиненного ущерба. На его основании можно взыскать сумму, не превышающую среднего месячного заработка. Такое распоряжение составляется в произвольной форме и может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончания мероприятий по определению размера ущерба и причин его возникновения.
Конечно же, в распоряжении (приказе) о взыскании ущерба должна присутствовать и подпись виновного работника о его ознакомлении и согласии с содержанием приказа.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, то взыскать его можно только через суд.
В судебном порядке придется взыскивать ущерб и в случаях, когда:
- работник не согласен добровольно возместить ущерб, размер которого превышает его средний месячный заработок (ст. 248 Трудового кодекса РФ);
- работник дал письменное обязательство о возмещении ущерба, но затем уволился и отказался его исполнять (ст. 248 Трудового кодекса РФ).
При этом необходимо учитывать следующее. На основании ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных ч. 1 и 2 ст. 392 ТК РФ, они могут быть восстановлены судом (Апелляционное определение Омского областного суда по делу N 33-5469).
В соответствии с пп. "б" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, пп. "б" п. 30, п. 128 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм покрываются за счет виновных лиц. Недостача материальных ценностей списывается со счетов учета по их фактической себестоимости и отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций расчеты с работниками организации по возмещению материального ущерба, причиненного ими организации, ведутся на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". В дебет этого субсчета с кредита счета 94 списывается сумма недостающих МПЗ по фактической себестоимости в соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа.
В силу абз. 3 п. 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации" возмещение причиненных организации убытков признается в составе доходов в бухучете в отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны должником. Это касается образующейся разницы между рыночной стоимостью МПЗ, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью, по которой эти ценности были учтены в балансе. То есть эту сумму нужно учесть в доходах на дату признания причиненного ущерба виновным лицом независимо от фактического погашения (возмещения) долга.
Выявление недостачи и взыскание ущерба с виновных лиц отражаются в бухгалтерском учете аптеки следующим образом:
• Дебет 94 Кредит 41 - выявлена недостача товара на основании результатов инвентаризации;
• Дебет 73-2 Кредит 94 - отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновных лиц, на основании приказа руководителя;
• Дебет 91-2 Кредит 94 - отражена разница между размером недостачи и суммой, которая взыскивается с работников;
• Дебет 70 Кредит 73-2 - произведено удержание из заработной платы в счет возмещения ущерба;
• Дебет 50 Кредит 73-2 - отражено погашение недостачи наличными денежными средствами в кассу организации;
• Дебет 94 Кредит 73-2 - отражена сумма ущерба, во взыскании которой отказано по решению суда.
Законодательство не предусматривает особой методики расчета среднемесячного заработка в таком случае. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднедневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его.
Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В данном случае среднемесячный заработок следует рассчитывать на основании среднедневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ, п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 922).
Акт недостачи
Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.
Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству.
Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.
Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции.
При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара:
• Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
• Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
• Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.
При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.
Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов:
• ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
• ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
• ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.
Сотрудникам, ответственным за заполнение этих документов необходимо ознакомится с каждым из них и знать тонкости их заполнения. Так как это даст возможность избежать проблем с контролирующими органами в будущем.
Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке:
1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
• Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
• Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
• Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.
На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.
Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.
Что делать дальше с таким документом:
• После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
• Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.
Недостача в кассе
По результатам инвентаризации в операционной кассе выявлена недостача. Ущерб возможно взыскать с кассира. Причем подобный случай может быть основанием для увольнения работника. Однако, совершая данные действия, следует помнить о нормах законодательства. В противном случае трудовых споров не избежать.
В соответствии со статьей 242 Трудового кодекса РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством. Среди таких случаев можно, в частности, указать недостачу ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора.
Согласно статье 244 Трудового кодекса РФ, письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда России № 85. В частности, к таким должностям относятся должности кассиров, контролеров, кассиров-контролеров (в том числе старших), а также других работников, выполняющих обязанности кассиров (контролеров).
Таким образом, кассир на основании указанного выше договора будет нести полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный фирме как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками следует провести проверку для установления размера нанесенного ущерба и причин его возникновения. Для этого, как правило, создают комиссию с участием соответствующих специалистов.
Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 Трудового кодекса РФ).
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднемесячного заработка, производится по распоряжению руководства. Причем распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, то взыскание возможно только в судебном порядке.
При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.
Человек, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.
При увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но в дальнейшем отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность может быть взыскана только в судебном порядке (ст. 248 Трудового кодекса РФ).
Следует учитывать, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 Трудового кодекса РФ).
Если кассир отказывается заключать договор. Данный факт можно рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей работником со всеми вытекающими отсюда последствиями. Об этом сказано в пункте 36 постановления Пленума Верховного суда РФ № 2. Данная норма действует только в том случае, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника.
Помимо материальной ответственности, кассир может быть привлечен к административной и даже к уголовной ответственности. При этом возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ст. 248 Трудового кодекса РФ).
Административная ответственность грозит в случае нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившегося:
- в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
- в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
- в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Совершение данного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
В случае присвоения или растраты кассиром вверенных ему материальных ценностей (то есть хищения указанных ценностей) он подлежит уголовной ответственности (ст. 160 Уголовного кодекса РФ).
Возможно ли увольнение? Чтобы ответить на поставленный вопрос, следует проанализировать нормы Трудового кодекса РФ.
Там определено, что работник может быть уволен по инициативе работодателя, если имеет место:
- совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;
- совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Причем увольнение работника по данному основанию в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, совершены работником вне места работы или по месту работы, но не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не допускается позднее одного года со дня обнаружения проступка работодателем.
Списание недостач
При списании недостач, выявленных в ходе проведения инвентаризации, следует придерживаться определенного алгоритма.
Сначала недостающие ценности – по остаточной стоимости (для основных средств), фактической себестоимости (для материалов и готовой продукции), покупной стоимости (для товаров) – списываются с кредита счетов учета соответствующего имущества в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Туда же следует отнести транспортно-заготовительные расходы или отклонения в стоимости ценностей (если ценности числились по учетным ценам).
Далее следует проверить, применимы ли к этим ценностям нормы естественной убыли. Если да, то рассчитанная сумма естественной убыли списывается на затраты (с кредита счета 94 в дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»). О том, что восстанавливать НДС по недостачам в пределах норм естественной убыли не нужно, сообщил Минфин России в своем письме № 03-03-04/1/628.
А вот дальше встает проблема – нужно ли восстанавливать НДС по недостачам сверх норм естественной убыли? Ведь данное имущество уже не будет использовано в деятельности, облагаемой НДС. А согласно п. 2 ст. 171 НК РФ это является основанием для восстановления НДС. Об этом не раз говорили специалисты Минфина России, например, в письме № 03-04-11/132 и в недавнем письме № 03-07-15/120. О проблемах, поднятых в последнем письме, уже говорилось на нашем сайте – в статье «Хищение имущества – прав ли Минфин?») и в новости «Минфин дал новое определение «реализации».
Суть проблемы в следующем. Действительно, с одной стороны, недостающие ценности уже никогда не будут использованы при осуществлении операций, облагаемых НДС, поэтому налоговики и финансисты и требуют, чтобы НДС был восстановлен. Однако в ст. 171 НК РФ выявление недостачи прямо не упомянуто в качестве основания для восстановления НДС. Более того, если в момент оприходования данное имущество планировалось использовать в облагаемой НДС деятельности, «входящий» НДС был предъявлен к вычету абсолютно правомерно. И прямой обязанности восстанавливать данные суммы НДС при обнаружении недостач (как и хищений) глава 21 Налогового кодекса РФ не содержит. А раз так, то налогоплательщик не должен производить восстановление НДС при обнаружении недостач.
Таким образом, на практике у бухгалтера есть два варианта действий:
1) восстановить НДС, соглашаясь с требованиями специалистов Минфина и ФНС, и отразить соответствующую сумму (равную покупной или остаточной стоимости недостачи сверх нормы естественной убыли, умноженной на ставку налога – 18% или 10%) по дебету счета 94 в корреспонденции с кредитом счета 68;
2) не восстанавливать НДС, ссылаясь на приведенные выше доводы, но тогда высока вероятность споров с налоговыми инспекторами.
Итак, после списания естественной убыли на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» осталась фактическая стоимость ценностей, недостача которых превышает естественную убыль (плюс восстановленный НДС по этим ценностям, если руководство фирмы решило все-таки восстановить его, чтобы избежать споров с налоговыми органами).
Дальнейшая судьба этой суммы зависит от того, выявлены ли виновные лица или нет. Но в любом случае нужно списать данную сумму с кредита счета 94 – либо в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», либо в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При принятии решения о взыскании сумм недостач с виновных лиц следует учесть положения Трудового кодекса РФ.
В частности, согласно ст. 242 – 244 Трудового кодекса РФ взыскать с работника прямой действительный ущерб в полном размере можно только в том случае, если с данным работником – например, с кладовщиком или кассиром – заключен договор о полной материальной ответственности, а также в некоторых других случаях, прописанных в ст. 243 ТК РФ – например, если ущерб был причинен умышленно либо в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. В остальных случаях – например, если руководство организации забыло заключить с кладовщиком договор о полной материальной ответственности – в соответствии со ст. 241 ТК РФ работник несет ответственность только в пределах своего среднего месячного заработка.
В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба определятся исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа).
Поэтому в случае, если недостача сверх норм естественной убыли по решению руководителя организации взыскивается с виновного лица, бухгалтер составляет две проводки:
- сначала списывает балансовую стоимость недостачи с кредита счета 94 в дебет счета 73, субсчет 2;
- а затем отражает разницу между рыночной и фактической стоимостью недостающих ценностей по дебету счета 73, субсчет 2, в корреспонденции с кредитом счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоим остью по недостачам ценностей».
В результате данных записей по дебету счета 73-2 будет сформирована сумма, подлежащая взысканию с виновного лица, исчисленная исходя из рыночной стоимости недостающих ценностей.
По мере погашения задолженности работника – путем внесения наличных денег в кассу, передачи работником ценностей, аналогичных недостающим, или путем удержания из заработной платы – соответствующие суммы будут списываться с кредита счета 73-2. И одновременно по мере погашения недостачи соответствующая часть суммы дохода будет списываться с дебета счета 98-4 в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Пример:
В результате инвентаризации на складе торговой фирмы «Рассвет» обнаружена недостача макаронных изделий в количестве 10 кг. Покупная (учетная) стоимость данных макаронных изделий составляет 15 руб. за кг. На момент обнаружения рыночная стоимость аналогичных макаронных изделий составляет 16,80 руб. за кг.
Предположим, что в рассматриваемой ситуации естественная убыль макарон (в пределах норм естественной убыли в соответствии с нормами письма Минторга РСФСР № 085) составляет 2 кг.
Допустим также, что руководство фирмы «Рассвет» решило не восстанавливать НДС по недостачам.
Недостача была удержана из заработной платы кладовщика.
При отражении данной ситуации в учете бухгалтер торговой фирмы составит такие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41-1 - 150 руб. (10 кг х 15 руб.) – списана недостача макарон, выявленная при проведении инвентаризации;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94 - 30 руб. (2 кг х 15 руб.) – списана недостача в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94 - 120 руб. (150 руб. – 30 руб. = (10 кг – 2 кг) х 15 руб.) – списана недостача на виновное лицо (по балансовой стоимости);
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 98-2 - 14,40 руб. (8 кг х (16,80 руб. – 15 руб.) = 8 кг х 16,80 руб. – 120 руб.) – отражена разница между рыночной стоимостью ценностей и балансовой стоимостью недостачи (в результате чего по дебету счета 73-2 отражается вся взыскиваемая с кладовщика сумма – исходя из рыночной стоимости недостающих сверх норм естественной убыли макарон в размере 8 кг х 16,80 руб. = 134,40 руб.);
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2 - 134,40 руб. – удержана сумма недостачи из зарплаты кладовщика;
ДЕБЕТ 98-2 КРЕДИТ 91-1 - 14,40 руб. – включена в состав доходов фирмы разница между рыночной стоимостью ценностей и балансовой стоимостью недостачи после ее фактического взыскания.
При удержании суммы ущерба из зарплаты виновника следует также учесть, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50%) заработной платы, причитающейся работнику.
Бывают случаи, когда виновное лицо не установлено или во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом. Кроме того, ст. 240 ТК РФ позволяет работодателю отказываться полностью или частично от взыскания ущерба с работника с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб.
В таких ситуациях сумма недостачи сверх норм естественной убыли списывается с кредита счета 94 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Пример:
Вернемся к условиям примера 1 и предположим, что руководство торговой фирмы решило не взыскивать недостачу с кладовщика.
В этом случае бухгалтер составит такие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41-1 - 150 руб. (10 кг х 15 руб.) – списана недостача макарон, выявленная при проведении инвентаризации;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94 - 30 руб. (2 кг х 15 руб.) – списана недостача в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94 - 120 руб. (150 руб. – 30 руб. = (10 кг – 2 кг) х 15 руб.) – списана недостача сверх норм естественной убыли.
Конечно, на практике при проведении инвентаризации обычно виновником недостачи является кладовщик, продавец или иное материально ответственное лицо, с которым обычно заключен договор о полной материальной ответственности, что позволяет взыскать с него всю сумму недостачи (полностью или по частям в зависимости от суммы недостачи и уровня заработной платы виновника).
Однако в этом случае работодателю следует обратить внимание на соблюдение всех норм трудового законодательства.
В частности, в ст. 248 ТК РФ сказано, что по распоряжению работодателя – без обращения в суд – с виновного лица можно взыскать только сумму ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. Причем сделать такое распоряжение необходимо не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если же месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
Впрочем, в той же статье 248 ТК РФ сказано, что работник может добровольно согласиться возместить всю сумму ущерба, возможно даже – с рассрочкой платежа. Однако в этом случае работник должен предоставить работодателю письменное обязательство с указанием конкретных сроков платежей – тогда если впоследствии работник будет отказываться возмещать данный ущерб, работодатель сможет взыскать непогашенную задолженность через суд.
Учет недостачи
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
За исключением обязательных инвентаризаций, организация самостоятельно устанавливает приказом руководителя:
• Количество инвентаризаций в отчетном году;
• Даты проведения инвентаризаций;
• Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.
Выявленные в процессе инвентаризации излишки относятся на финансовые результаты в сумме рыночной стоимости обнаруженного имущества.
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
• на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли;
• за счет виновных лиц – сверх норм естественной убыли;
• к прочим расходам организации – в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
В соответствии с п.5.3Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 – итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде.
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету.
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) – отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
• решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
• либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
• либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
В соответствии с п.58 методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, недостачи и порча материалов учитываются по фактической себестоимости, в которую включается стоимость недостающих и испорченных материалов, пошлины и сборы и сумма транспортно-заготовительных расходов, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам.
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости – по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение – по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме №03-03-06/1/829.
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.
Положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. №16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина №03-03-06/1/245.
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России N 03-03-04/1/160).
Недостача в магазине
Недостача денежных средств в магазине — одна из самых неприятных ситуаций, существенно влияющих на отношение работодателя к своему рабочему персоналу.
Такое нарушение подразумевает обнаружение разницы между реальной стоимостью товаров, зафиксированной в бухгалтерских документах, и фактической, которую владелец магазина на самом деле имеет.
Существует два распространённых метода выявления недостачи. Это оценка розничной цены и расчёт по стоимости закупки. В обоих методах убыток хозяев исчисляется в денежных единицах, вне зависимости от того, что именно было утрачено — товар или денежные суммы.
Главная неприятность для работодателей заключается в том, что потери на самом деле оказываются больше товарной стоимости. Ведь к этой стоимости можно отнести и упущенную прибыль, которую бы получил магазин, окажись товар на прилавке.
Но не всегда виноват именно рабочий персонал. Совершенно необязательно, что причиной убытка является воровство или другие, уголовно наказуемые и осознанно совершаемые работниками, махинации.
Другими причинами, приводящими к ошибкам в учёте товара, влияющим на прибыль и, соответственно, появление недостачи, может быть:
• Занижение цены. Такое случается, если работодателем не отлажен механизм формирования окончательной стоимости товара. Если в магазине активно используется система скидок, она и является главной причиной занижения. В этом случае при ревизии необходимо учесть разницу между первоначальной и скидочной стоимостью.
• Невнимательность кассиров к содержимому тележек. Покупатели укладывают более тяжёлые пакеты на дно тележек, что требует от работников магазина предельной внимательности при взимании стоимости товара и проверке его количества.
• По недосмотру в бухгалтерских документах не учитываются списанные на нужды магазина товары. Если какой-либо предмет (товар) не был своевременно списан, его обязательно включают в недочёт при проведении годовой или квартальной ревизии. В результате работодатель вводится в заблуждение относительно размеров убытка.
• Также могут не списываться повреждённые товары (закупленные с дефектами или утратившие целостность в результате хранения). Такой товар должен быть зарегистрирован и списан (оформляется специальный бланк по форме 13).
• Не исключены ошибки и при инвентаризации. Работник может случайно ошибиться и не учесть какие-то товары, находящиеся на полках.
• Но даже при правильном подсчёте не исключены ошибочные данные, которые вносятся в отчёт при указании инвентарного номера и закупочной стоимости. Лучшим выходом из ситуации будет внеочередная проверка, чтобы исключить вероятность недостачи.
• Ещё одна ошибка связана с просрочкой. Товар не списывается должным образом (не оформляется соответствующий бланк) и засчитывается, как недостача.
• Неотлаженность контроля новых поставок. В этом случае товар оплачивается, но его забывают сосчитать и произвести инвентаризацию. Новая партия попросту лежит на складе и её не учитывают при общих расчётах.
Последствия недостачи для продавцов зависят от составления основных документов — акта (отчёта) об инвентаризации и договор о коллективной материальной ответственности.
Также важно, сможет ли обвиняемый работник доказать свою непричастность или нарушения со стороны работодателя (например, не были созданы все условия для нормальной работы и сохранности вверенных ценностей).
Согласно 243-й статьи ТК полная материальная ответственность для работника наступает в следующих случаях:
• если такая ответственность наложена на работника положениями трудового законодательства (работник занимает определённую должность, указанную в законе) или отдельным коллективным договором;
• ущерб был нанесён не при исполнении трудовых обязанностей (прекрасный пример такого нарушения — это использование служебного транспорта в нерабочее время лицом, которому этот транспорт доверен согласно должностным обязанностям).
То есть, отвечать за недостачу может исключительно работник, несущий материальную ответственность.
Следует отметить, что у работника может взиматься не более 20% от размера месячного оклада. Больший размер компенсационных выплат (возмещающих убытки владельцам магазина) устанавливается в судебном порядке (138-я статья ТК). При этом размеры материальной ответственности не могут превышать размеров должностного оклада (248-я статья ТК). Исключение — выплаты, установленные судебным решением.
Если речь идёт о коллективном договоре, в этом случае тоже учитываются свои особенности:
• Выплаты для каждого работника не могут быть одинаковыми, они начисляются в пропорциональном размере (например, кто-то был в отпуске или в больнице, и по этой причине не должен отвечать за недостачу; а для новых сотрудников выплаты начисляются в пропорции к отработанным дням).
• Если подписан договор о возложении материальной ответственности на определённых лиц, они должны присутствовать на проводимой ревизии. При обнаружении недостачи с таких лиц берутся объяснительные записки. После чего издаётся соответствующий приказ на удержание определённой суммы с размеров месячного оклада.
Как было сказано выше, такие отчисления в пользу работодателя не должны превышать 20%. То есть, руководство магазина может взимать компенсацию только с материально ответственных лиц и только в размерах, установленных трудовым законодательством.
Следует иметь в виду, что ответственность с продавцов не снимается даже в том случае, если они не подписывали договор о полной ответственности. Но при этом работодатель должен доказать нарушения со стороны сотрудника.
Если факт утраты товара выявлен и подтверждён документами, спор между работодателем и работником можно разрешить на добровольных началах. А вот отказ сотрудника возмещать убытки приводит к обращению работодателя в судебные инстанции.
Документальное оформление нарушения включает в себя такие этапы:
• По инициативе руководителя проводится ревизия. Её результаты фиксируются в специальных актах.
• У сотрудника, который допустил недостачу, просят объяснительную записку. Также дополнительно работодатель может собрать докладные записки у других работников.
• Руководитель в письменной форме просит сотрудника возместить убыток, нанесённый магазину.
• Если работник отказывается это сделать, составляется отдельный акт. На этом этапе работодатель вправе подать исковое заявление в суд.
• Для рассмотрения в суде важно представить грамотно составленный акт, фиксирующий результаты ревизии (инвентаризации), а также бухгалтерские документы с указанием первичной стоимости товаров. Кроме того, в суд передаётся переписка с сотрудником (письмо с просьбой возместить обнаруженную недостачу).
• Принудительное взыскание с размеров месячного оклада производится в соответствии с приказом руководства либо согласно судебному постановлению. Приказ издаётся не позднее одного месяца с момента проведения ревизии.
Если продавец уверен в своей невиновности, он должен обратиться в суд с просьбой разобраться в сложившейся ситуации.
Поскольку рассмотрение такого дела является достаточно сложной процедурой, лучше всего прибегнуть к помощи профессионального юриста, который поможет составить заявление и собрать все доказательства невиновности.
Если сотрудник непричастен к недостаче, но его шантажирует руководство, принуждая к выплате возмещения (компенсации) убытка, он вправе обратиться в местное отделение полиции с жалобой на злоупотребление руководителей своим положением.
Необходимо самостоятельно контролировать процесс проверки (ревизии). В ней принимают участие только специально обученные люди. Составленный акт подписывается лицом, несущим материальную ответственность. Например, кассиром. Если ревизия проводилась с нарушениями процедуры (в ней участвовали люди, не имеющие на это права, или не был оформлен акт), сотрудник также имеет право на обращение в суд.
Денежная недостача
Как правило, крупные торговые компании, принимающие от покупателей наличные денежные средства, самостоятельно не отвозят их в банк, так как это не только неудобно, но и небезопасно. Для организации доставки выручки в банк компании заключают договоры с инкассаторскими службами учреждений банков или специализированными инкассаторскими службами, имеющими лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей. Право организаций на заключение подобных договоров установлено в п. 2.2. Положения Центрального Банка Российской Федерации «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» № 14-П (далее – Положение об организации наличного денежного обращения).
Порядок ведения кассовых операций, а так же правила хранения, перевозки и инкассации наличных денежных средств отражены в Положении Центрального Банка Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» № 318-П (далее – Положение о порядке ведения кассовых операций).
Согласно п. 1.7 Положения о порядке ведения кассовых операций с должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Оказание банком услуг по инкассации денежной наличности осуществляется на основании договора, заключенного между банком и организацией. Это требование содержится в п. 1.12 Положения о порядке ведения кассовых операций.
При заключении договора об инкассации денежной наличности организация представляет в банк образцы пломб, которыми будут опломбировываться сумки, или описание вида упаковки. Предоставленные образцы пломб или описание вида упаковки заверяются руководителем банка или его заместителем на основании п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций. Только после проведения этой процедуры организация может пользоваться услугами инкассаторов.
Согласно п. 4.2 о порядке ведения кассовых операций сумки с наличными деньгами, подлежащие сдаче в банк, формируются и опломбировываются кассовым работником организации таким образом, чтобы их вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы. На сумку с наличными деньгами, подлежащую сдаче в кредитную организацию, в организации составляется препроводительная ведомость к сумке 0402300 (Приложение 8 к Положению о порядке ведения кассовых операций).
В случае сдачи сумки с наличными деньгами инкассаторскими работниками ведомость к сумке 0402300 вкладывается организацией в сумку с наличными деньгами, квитанция к сумке 0402300 остается в организации, накладная к сумке 0402300, явочная карточка 0402303 (Приложение 12 к Положению о порядке ведения кассовых операций) представляются в банк вместе с сумкой с наличными деньгами (абз. 3 п. 4.2 Положения N 318-П). Кроме того, в сумку вкладывается реестр проведенных операций (абз. 4 п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций).
Так как организация сдает наличные денежные суммы в пломбированной сумке, то пересчет денежных средств производится непосредственно в банке перед зачислением их на расчетный счет организации.
В бухгалтерском учете операция по передачи денежных средств инкассаторам и дальнейшее их зачисление на расчетный счет организации оформляется следующими записями:
№ п/п
Дебет
Кредит
Документ-основание
Хозяйственная операция
1
57 «Переводы в пути»
50 «Касса»
Квитанция к сумке
Денежные средства переданы инкассаторам для перевозки в банк
2
51 «Расчетный счет»
57 «Переводы в пути»
Выписка банка
Денежные средства, переданные инкассаторам для перевозки в банк, зачислены на расчетный счет организации
В п. 1.12 Положения о порядке ведения кассовых операций указано, что при выявлении излишков, недостач наличных денег, сомнительных, неплатежеспособных и имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России при пересчете в банке, а также несоответствия фактического наличия наличных денег данным кассовых документов банк устанавливает причины возникновения указанных расхождений и принимает меры по их урегулированию. Так, согласно п. 4.6 Положение о порядке ведения кассовых операций, при выявлении недостачи в сумке с наличными деньгами, принимаемой от инкассаторских работников, составляется акт пересчета наличных денег в трех экземплярах. Такой акт составляется в произвольной форме или по форме, утвержденной банком. Первый экземпляр акта пересчета передается заведующему кассой, второй экземпляр акта пересчета направляется организации, третий экземпляр акта пересчета передается инкассаторским работникам.
Получив акт пересчета, руководитель организации назначает внеплановую ревизию кассы, для того, чтобы определить, чем вызвана недостача при инкассировании денежных средств.
Если по результатам инвентаризации обнаружится, что на сумму недостачи в инкассаторской сумке имеется излишек в кассе, то выявленные излишки приходуются по дебету счета 50 «Касса». Дело в том, что, согласно п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного ЦБ РФ N 40, выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с материально-ответственного лица (с кассира). Согласно ст. 238 Трудового кодекса РФ, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного имущества работодателя.
Однако в данном случае сумма выявленной банком недостачи равна сумме излишка, выявленного при инвентаризации денежных средств в кассе организации, подтвержденного результатами проведенной инвентаризации.
№ п/п
Дебет
Кредит
Документ-основание
Хозяйственная операция
1
50 «Касса»
57 «Переводы в пути»
Результаты проведенной инвентаризации
Оприходованы излишки, выявленные при инвентаризации
Если же в результате инвентаризации обнаружено, что остаток денежной наличности совпадает с данными бухгалтерского учета, то недостача, обнаруженная при пересчете инкассированных денежных средств в банке, взыскивается с материально-ответственного лица организации (с кассира):
№ п/п
Дебет
Кредит
Документ-основание
Хозяйственная операция
1
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
57 «Переводы в пути»
Результаты проведенной инвентаризации
Отражен размер выявленной недостачи
2
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Приказ руководителя организации
Выявленная недостача отнесена на счет материально-ответственного лица
Сумму недостачи материально-ответственное лицо может внести в кассу организации:
№ п/п
Дебет
Кредит
Документ-основание
Хозяйственная операция
1
50 «Касса»
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Приходный кассовый ордер
Сумма недостачи возмещена материально-ответственным лицом путем внесения денежных средств в кассу организации
Так же сумма недостачи может быть удержана из заработной платы материально-ответственного лица. Согласно ст. 138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику.
№ п/п
Дебет
Кредит
Документ-основание
Хозяйственная операция
1
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Приходный кассовый ордер
Сумма недостачи возмещена материально-ответственным лицом путем внесения денежных средств в кассу организации
В то же время работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Причем такой отказ допустим независимо от того, несет ли работник ограниченную материальную ответственность либо материальную ответственность в полном размере, а также независимо от формы собственности организации (п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»). В таком случае выявленная недостача списывается с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом сумма выявленной недостачи не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации пп. 5 п. 2 ст. 265, п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ).
№ п/п
Дебет
Кредит
Документ-основание
Хозяйственная операция
1
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
57 «Переводы в пути»
Результаты проведенной инвентаризации
Отражен размер выявленной недостачи
2
91 «Прочие доходы и расходы»
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Приказ руководителя организации
Выявленная недостача списана в убыток организации
Недостача при приемке товара
В случае, если в процессе приемки товаров обнаруживается недостача - дальнейшая приемка товаров приостанавливается, ответственными сотрудниками склада составляется односторонний акт о факте выявления недостачи товаров. Ответственные сотрудники, которые производят приемку, обязаны принять комплекс мер по обеспечению сохранности всего поступившего на склад товара.
Если по факту установлено несоответствие массы брутто отдельных мест товара (груза) той массе, что указана в сопроводительных или транспортных документах, покупатель не должен производить вскрытие упаковки или тары.
Для продолжения операций по приемке товара и для составления двустороннего акта следует вызвать на склад ответственного представителя отправителя груза (например фирмы-производителя или посредника). Это положение касается и одногородних, и иногородних представителей отправителя (поставщика). Представитель одногороднего отправителя (поставщика) обязан прибыть на место для участия в процессе приемки товаров не позднее, чем на следующий день с момента получения им вызова (причем по скоропортящейся продукции он должен прибыть не позднее четырех часов с момента получения вызова). Ответственный представитель иногороднего отправителя (поставщика) должен прибыть на место в течение трех дней с момента получения им вызова (время на проезд не учитывается).
В случае, если ответственный представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием:
- ответственного представителя иной организации, выделенного руководителем этой организации;
- представителя общественности организации-получателя груза (товара), который назначается руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома.
С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно производить в одностороннем порядке силами предприятия-получателя.
Представитель, который выделен для участия в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно.
По окончании приемки товаров составляется акт, в котором следует указать:
- его номер и дату составления;
- место приемки товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;
- время начала приемки и ее окончания;
- полное наименование грузополучателя и его адрес (юридический, фактический);
- ФИО лиц, принимающих участие в процессе приемки, место их работы и занимаемые ими должности;
- номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;
- сведения о том, что все лица, участвующие в приемки товаров (грузов) ознакомлены с установленными правилами приемки товаров (грузов) по их количеству.
В акте указывается наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления.
Тут же должны быть указаны сведения о том:
- какой именно массой или за чьими именно пломбами были отгружены товары (грузы);
- об общей фактической массе и о той массе, которая значится по транспортно-сопроводительной документации;
- о массе каждого отдельного места, в котором выявлена недостача;
- каким именно способом или методом установлено число недостающих товаров;
- точное число недостающих товаров (грузов), их общая стоимость.
Важный момент в акте - заключение о месте и причинах возникновения недостачи.
Если же в процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке).
Акт о приемке товаров по их количеству подписывается всеми ответственными лицами, которые принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.
В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.
Недостача денежных средств
Термин «недостача» в общем смысле, означает отсутствие или нехватку чего-либо. Применив данный термин к кассе организации, получаем недостачу денежных средств. Как правило, она обнаруживается в ходе бухгалтерской проверки, называемой инвентаризацией.
содержится в Методических указаниях, утвержденных Приказом российского Министерства Финансов за № 49.
Сроки ее проведения, комиссия и материально ответственные лица устанавливаются на каждом предприятии индивидуально путем издания руководителем соответствующего приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись.
Следует знать, что на должность кассира не могут привлекаться лица в случаях:
• наличия уголовной ответственности ранее или в настоящее время;
• предоставления справки, подтверждающей факт серьезного хронического нарушения психики человека;
• установления за ними поступков, связанных с нарушением общественного порядка;
• медицинских заключений об установлении у гражданина заболеваний или склонности к алкоголизму и наркомании.
К помещению кассы также выставляются достаточно серьезные требования: оно должно иметь металлические двери и несгораемый сейф.
В соответствии с правилами ведения кассовых операций в организации, утвержденных решением Совета Директоров Центрального российского Банка, бухгалтер обязан ежедневно пересчитывать денежные средства в кассе организации, которые хранятся в сейфе. Для проверки наличности необходимо выполнить ряд последовательных действий.
В конце рабочего дня бухгалтер – кассир или другой сотрудник, в обязанности которого входит ведение кассы обязан сверить остаток в кассовой книге с наличием денежных средств в кассе.
В случае, если среди кассовых документов есть не подписанные суммы, то они подлежат возмещению кассиром, так как он является материально ответственным лицом, с которым заключен соответствующий договор.
Далее, если в кассе организации при пересчете найдены излишки или недостача, следует составить документ установленной формы под названием акт о результатах инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15). Затем составляется ведомость результатов бухгалтерской проверки (№ ИНВ -26).
В итоге всех произведенных действий происходит выявление результата инвентаризации с указанием ответственных лиц, которые будут нести ответственность. В случае обнаружения недостачи бухгалтер сделает проводку со счетом 94 «Недостача материальных ценностей» корреспондирующего счета 50 «Касса организации».
Далее кассир возмещает сумму недостачи либо удержанием из его заработной платы, либо наличностью. Если данный инцидент произошел по вине инкассаторов, то денежные средства подлежат возврату на расчетный счет организации.
В случае, когда в организации при проведении инвентаризации обнаружили недостачу денежных средств, следует обратиться за консультацией к специалистам. В качестве профессионалов данного профиля могут выступать квалифицированные юристы, опытные бухгалтера с опытом работы и аудиторы. Они помогут легко и без особых проблем произвести документальное оформление данного процесса.
Недостача продавца
В торговле нередко возникают случаи, когда возникает недостача. Работодателю нужно взыскать недостачу с работника, не нарушив требования закона.
Рассмотрим последовательно, как нужно действовать, если вы обнаружили недостачу:
1. Создать комиссию, чтобы установить факт недостачи и причину ее возникновения.
2. Потребовать от продавца письменно объяснить, почему возник ущерб. Если получите отказ, обязательно зафиксируйте это в акте.
3. Подписать приказы о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии. В комиссию включить работников АХО: руководство, кадровиков, бухгалтера. Посоветую включить и незаинтересованных лиц из других организаций.
Если присутствуют не все члены комиссии, это будет основанием признать результаты инвентаризации недействительными.
При проведении инвентаризации нельзя нарушать Методические указания по инвентаризации имущества и фин. обязательств (далее – Методические указания).
Там указано: «Инвентаризация всегда должна проводиться в присутствии мат. ответственного лица. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и мат. ответственные лица. В конце описи они дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение». Значит, документы инвентаризации, составленные без продавца, суд может не принять.
Чтобы взыскать недостачу нужно доказать:
- законность подписания договора о полной мат. ответственности с продавцом;
- в документах установлена обязанность продавца участвовать в инвентаризации;
- работнику письменно сообщили, что ему нужно присутствовать при инвентаризации;
- продавец отсутствовал при инвентаризации без уважительных причин. Я бы посоветовала не назначать инвентаризацию на нерабочие дни, поскольку отказ от инвентаризации в это время является правомерным.
Если в течение 3 дней после вручения уведомления об инвентаризации, работник так и не даст объяснений, нужно составить об этом акт.
На мой взгляд, нужно обязательно давать для ознакомления под подпись всем мат. ответственными сотрудникам, принимаемым в организацию, инструкцию о порядке проведения инвентаризации. В ней обязательно должно быть определено, как оформляются итоги инвентаризации, проведенной без мат. ответственного лица.
Проанализируем ошибки работодателей, которые приводят к фиаско в суде. Нужно стараться таких ошибок не допускать.
Апелляционное определение Омского областного суда по делу № 33-7810.
Работодатель потерпел поражение в суде, поскольку при инвентаризации нарушил требования Методических указаний:
- не изданы приказы об инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии, ответчика с приказами не знакомили;
- в инвентаризационных описях нет подписи председателя комиссии, сам ответчик включен в состав комиссии;
- не составлены сличительные ведомости по итогам инвентаризации;
- у других продавцов также был доступ к мат. ценностям.
В Апелляционном определении Ростовского областного суда № 33-2809 указано, что недостаточно доказать факт недостачи. Нужно доказать вину продавцов в возникновении ущерба, поскольку основанием для возложения на ответчиков мат. ответственности являются виновные действия.
В Постановлении Пленума ВС № 52, указано, что работодатель должен доказать отсутствие обстоятельств, исключающих мат. ответственность работника; противоправность поведения продавца, его вину в причинении ущерба; причинную связь между ущербом и поведением работника; наличие прямого действительного ущерба; его размер; соблюдение правил заключения договора о полной мат. ответственности.
Чтобы установить размер ущерба, работодателю нужно создать комиссию для проведения служебного расследования и установления причин возникновения ущерба.
В Апелляционном определении Красноярского краевого суда по делу № 33-1849 указано: «работодателю нужно доказать, что он создал все условия для сохранности имущества, доверенного мат. ответственному работнику». Работодателю не удалось взыскать ущерб с продавца, поскольку к товарам был открыт доступ для других работников, самого истца, и его дочери.
Теперь приведу примеры, когда с продавцов удалось взыскать недостачу – Апелляционное определение Самарского областного суда по делу № 33-1932, Апелляционное определение Красноярского краевого суда по делу № 33-1656. Истец доказал вину продавщиц в возникновении недостачи, что они плохо выполняли свои обязанности и не утруждались заботами о целостности товара. Инвентаризация проведена истцом в соответствии с требованиями рекомендаций.
Суд определил, сколько должны возместить продавцы своему работодателю, исходя из их трудовых обязанностей, отработанного на предприятии времени, формы, тяжести вины и размера зарплаты.
Недостача основных средств
Перед составлением годовой отчетности бюджетное учреждение должно провести инвентаризацию. Но что делать, если обнаружена недостача объекта основных средств? Правильно оформить ситуацию и отразить ее в учете поможет наша статья.
В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете» инвентаризация проводится как перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, так и при выявлении в бюджетном учреждении фактов хищения, злоупотреб-ления или порчи имущества.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием «до инвентаризации на… (дата)». Они служат основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Результаты инвентаризации основных средств закрепляются в формах первичной учетной документации, утвержденных приказом Минфина России № 173н.
К таким учетным документам относятся:
– Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В ней указываются наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единица измерения, сведения о фактическом наличии активов по данным бюджетного учета (количество, сумма), результаты инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма);
– Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
– Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Все перечисленные формы должны быть подписаны председателем и членами инвентаризационной комиссии учреждения. Акт о результатах инвентаризации является основанием для составления бухгалтерских записей. Важно знать, что выявленная недостача отражается в учете в том месяце, в котором закончена инвентаризация, а не тогда, когда пропало имущество. Данная норма прописана в пункте 5.5 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России № 49.
За причиненный ущерб виновный работник несет материальную ответственность в пределах своего среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ). Но если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, работник обязан возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере (ст. 243, 244 Трудового кодекса РФ).
Причиненный ущерб может быть возмещен виновником добровольно или по решению суда. В случае его отказа добровольно возместить ущерб руководство учреждения должно подать заявление о преступлении в органы внутренних дел (ст. 140, 141 Уголовно-процессуального кодекса РФ).
Для учета сумм ущерба в бюджетных учреждениях предусмотрен счет 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу».
Аналитический учет по данному счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба, виду имущества и (или) сумм ущерба. Операции по данному счету отражаются в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071).
При определении размера ущерба следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Это установлено пунктом 220 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России № 157н (далее – Инструкция № 157н).
Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи этих активов на дату принятия их к учету. Но как ее определить на день обнаружения ущерба?
Комиссия по поступлению и выбытию активов, созданная в учреждении на постоянной основе, должна использовать данные о ценах на аналогичные объекты, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, органов госстатистики, торговых инспекций, из СМИ и специальной литературы, а также экспертные заключения (п. 25 Инструкции № 157). При определении размера ущерба следует помнить, что он не может быть ниже стоимости имущества (с учетом его износа) по данным бухгалтерского учета (ст. 246 Трудового кодекса РФ).
Бухгалтерские записи в указанной ситуации предусмотрены для бюджетных учреждений пунктами 109–110 Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России № 174н (далее – Инструкция № 174н).
В бюджетном учреждении украден компьютер – иное движимое имущество, приобретенный за счет субсидии на выполнение муниципального задания.
Первоначальная стоимость компьютера – 28 000 руб., остаточная – 5000 руб. Рыночная стоимость данного актива по данным рекламных каталогов составляет 12 000 руб.
Виновное в хищении лицо может погасить задолженность по недостаче путем передачи аналогичного имущества в добровольном порядке.
Если лицо, которое виновно в краже, не возместило ущерб добровольно, начинается процедура судебного производства.
Оформленные в установленном порядке материалы на суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иных ущербов, не признанных виновными лицами к возмещению, передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела.
При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно российскому законодательству (п. 220 Инструкции № 157н). В случае признания виновного лица неплатежеспособным, то есть подлежащим привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается.
Приостановив предварительное следствие, следователь уведомляет об этом потерпевшего, в данном случае бюджетное учреждение.
При этом учреждение вправе получить копию постановления о приостановлении производства по уголовному делу, которая в свою очередь служит документальным подтверждением основания для списания суммы ущерба на аналитический счет 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».
Воспользуемся условиями предыдущего примера и допустим, что виновное в краже компьютера лицо признано неплатежеспособным.
При возобновлении процедуры взыскания задолженности или ее погашении такая задолженность списывается с забалансового учета.
Если виновное лицо не установлено уточнением решения суда, то суммы списываются с баланса записью по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу» и дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».
Списание с балансового учета дебиторской задолженности, признанной нереальной к взысканию, производится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения (Инструкция № 174н). В этом случае сумма ущерба учитывается на забалансовом счете 04 для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения ситуации.
В свою очередь, согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, суммы недостачи материальных ценностей при отсутствии виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, подлежат включению в состав внереализационных расходов. В таких ситуациях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Органы государственной власти, которые уполномочены в зависимости от рода преступления вести предварительное следствие, названы в статье 151 Уголовно-процессуального кодекса РФ. В частности, по хищениям имущества предварительное следствие проводят следователи органов внутренних дел РФ. Если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается, о чем следователь выносит соответствующее постановление, копию которого направляет прокурору.
На основании подпункта 13 пункта 2 статьи 42 Уголовно-процессуального кодекса РФ учреждение вправе получить копию указанного постановления, которым и подтверждается факт отсутствия виновных лиц.
Недостача НДС
Каждая компания старается следить за тем, чтобы имущество оставалось в целости и сохранности. Но ни одна фирма не застрахована от того, что фактические и учетные данные могут не совпасть. Причем такое несоответствие может произойти по разным причинам. Например, ценности могут быть утеряны, испорчены или даже похищены. А вычет по НДС по таким товарам уже сделан. Может быть, надо восстановить НДС? Попробуем разобраться.
Как правило, недостачу ценностей в связи с их утерей или порчей выявляют по результатам инвентаризации. Ведь только в ходе инвентаризации можно проверить и документально подтвердить наличие имущества, его состояние и оценку (п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А уж если выявлен факт хищения, то инвентаризацию надо проводить в обязательном порядке (п. 2 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете»).
Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России № 49 (далее — Методические указания).
Для инвентаризации различных видов имущества установлены свои правила, указанные в разделе 3 Методических указаний. При этом при проверке различных ценностей заполняется свой пакет документов. Но есть и общий порядок оформления бумаг. В частности, по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний).
После утверждения результатов ревизии недостачу ценностей можно отразить в учете. Причем записи в учете делают в тот день, когда была закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний). А не на дату обнаружения недостачи.
В бухгалтерском учете стоимость недостающего имущества сначала списывают на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Записи в учете зависят от того, какой именно вид имущества пропал.
Так, если обнаружена недостача основных средств, то делают проводки:
- ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 – списана амортизация по недостающим основным средствам;
- ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01 – списана остаточная стоимость недостающих основных средств.
Если пропал нематериальный актив, то записи будут такие:
- ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 – отражена недостача денег в кассе.
Недостачу ценностей в пределах норм естественной убыли в бухучете списывают на расходные счета (20, 44 и т. п.). Недостачу сверх норм относят на виновных в ней лиц. Если виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумму недостачи включают в состав внереализационных расходов.
В бухучете делают такие записи:
- ДЕБЕТ 20 (44) КРЕДИТ 94 – списана недостача в пределах норм естественной убыли;
- ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 94 – недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц;
- ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94 – списана недостача сверх норм при отсутствии виновников (или если во взыскании с них недостачи отказано судом).
Что касается учета по налогу на прибыль, то здесь действует аналогичный порядок. Недостачи в пределах норм естественной убыли включают в состав материальных расходов фирмы (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Сверхнормативные потери относят на внереализационные расходы (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Но только в том случае, если виновники отсутствуют или не установлены. Обратите внимание: факт отсутствия виновных должен быть обязательно «документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти».
Правда, кодекс не дает ответа на вопрос, куда относить сверхнормативные недостачи, если виновники установлены, но суд отказал во взыскании с них убытков (в бухучете этот вопрос решен – на прочие расходы). По нашему мнению, поскольку потери сверх норм – это внереализационные налоговые расходы, а перечень этих расходов, приведенный в кодексе, не закрыт, недостачи, по которым суд отказал во взыскании убытков с виновных, можно также включить в состав внереализационных затрат.
Кроме того, в состав внереализационных налоговых расходов включаются ценности, испорченные или утраченные в результате чрезвычайных обстоятельств (стихийных бедствий, пожаров, аварий и т. п.): таково требование подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Разумеется, факт чрезвычайной ситуации тоже должен быть подтвержден документально.
Проблема вычета НДС по утраченному имуществу возникла давно. Ведь, как правило, компании приобретают ценности для того, чтобы использовать их в облагаемых операциях (п. 2 ст. 171 НК РФ). И соответственно предъявляют НДС к зачету. Но если имущество утрачено, то как быть с налогом?
Чиновники всегда настаивали на том, что принять к вычету можно только тот НДС, который относится к имуществу, используемому в операциях, являющихся объектом налогообложения (п. 2 ст. 171 НК РФ). Если же ценности утрачены, то никакой речи о таких операциях не идет. А это означает, что налог принять к вычету нельзя. Поэтому его надо восстановить в том периоде, когда недостающие ценности списывают с учета (письмо Минфина России № 03-04-11/132). При этом не имеет значения причина, по которой имущество выбывает. Это может быть хищение, порча, утеря, чрезвычайные обстоятельства. В любом случае НДС необходимо восстановить. Единственное послабление, которое предоставляет Минфин предпринимателям, – это возможность учесть сумму восстановленного НДС в составе внереализационных налоговых расходов по ценностям, утраченным в результате пожара (письмо Минфина России № 03-03-04/1/421). Но при условии, что факты пожара и утраты подтверждены документально.
И уж тем более необходимо восстанавливать налог, если имущество теряет товарный вид по истечении срока хранения (письмо Минфина России № 03-03-04/1/369). То же самое относится и к похищенному имуществу (письмо Минфина России № 03-07-15/120).
Налоговые контролеры, разумеется, разделяют такую точку зрения. Аргументы те же: раз имущество утрачено, то оно не участвует в производственной деятельности и не числится в учете. Значит, ценности не используются для налогооблагаемых операций. Следовательно, суммы налога, ранее правомерно принятые к вычету, подлежат восстановлению и уплате в бюджет.
Фирмы не всегда соглашались с таким мнением чиновников и пытались отстоять свои права, используя судебную систему. Действительно, почему надо восстанавливать НДС, если он в свое время был принят к вычету на вполне законных основаниях?
Следует отметить, что по этому вопросу сформировалась весьма противоречивая арбитражная практика. Так, некоторые судьи вставали на сторону предпринимателей (постановления ФАС Северо-Западного округа № А26-4963/2005-29, № А56-9808, № А05-6493/04-12).
А другие поддерживали контролеров (постановления ФАС Московского округа № КА-А41/839-05, ФАС Северо-Кавказского округа № Ф08-1521/06-644А).
В частности, ФАС Северо-Кавказского округа (постановление № Ф08-1521/06-644А) констатировал, что выбытие объекта основных средств в результате хищения не является операцией, облагаемой НДС, поскольку основные средства не используются в предпринимательской деятельности. Поэтому сумма НДС по похищенному объекту, ранее принятая к вычету, подлежит восстановлению в размере, пропорциональном остаточной балансовой стоимости этого объекта.
С таким подходом трудно согласиться. Ведь глава 21 НК РФ содержит закрытый перечень случаев, когда надо восстанавливать НДС (п. 3 ст. 170 НК РФ). Такие основания, как недостача имущества, его порча или хищение, здесь не названы. Поэтому восстанавливать налог по утраченному имуществу нет необходимости.
Такие же аргументы приводит и ВАС РФ в решении № 10652. Высшие судьи специально указали, что нельзя возлагать на налогоплательщиков не предусмотренную кодексом обязанность вносить в бюджет ранее принятые к вычету суммы НДС. Недостача товара, обнаруженная при инвентаризации, или хищение имущества к числу ситуаций, когда кодекс требует восстанавливать налог, не относятся. Значит, делают вывод судьи, возлагая на фирмы дополнительную, не предусмотренную кодексом обязанность, контролеры нарушают налоговое законодательство.
Однако чиновники так и не смогли смириться с подобным решением. Ведь бюджет лишается определенной доли поступлений, поскольку списание имущества компаниями вследствие его недостачи не такая уж редкость. Поэтому финансисты продолжают настаивать на восстановлении НДС. Они выпустили очередное письмо – № 03-07-15/175, в котором еще раз подтвердили свою точку зрения. ФНС России довела его до сведения инспекций, значит, именно такой позиции будут придерживаться инспекторы на местах.
Порча материальных ценностей (бой, усушка-утруска и т. п.) – обычное дело.
Как мы уже говорили, порчу в пределах норм естественной убыли относят на счета учета затрат (в бухгалтерском учете) и включают в состав материальных налоговых расходов (в налоговом учете). Сверхнормативные потери относят на виновных лиц. Если же виновники не найдены (о чем имеется соответствующий документ), то потери сверх норм отражают в составе прочих расходов (в бухгалтерском учете) и в составе внереализационных расходов (в налоговом учете).
Казалось бы, раз нормативные потери списываются на расходы производства, то «входной» НДС по ним можно принять к вычету. А восстанавливать надо лишь ту часть налога, которая относится к сверхнормативной части недостач. Однако финансисты ни в одном из своих писем никак не разграничивают недостачи в пределах норм и недостачи сверх норм с точки зрения НДС. Они говорят лишь о том, что раз потерянное (испорченное, похищенное) имущество не участвует в облагаемой НДС деятельности (из-за того, что его просто физически нет), то и «входной» налог по нему принять к вычету нельзя.
Еще один вопрос, который возникает при восстановлении НДС: можно ли учесть суммы восстановленного налога при расчете прибыли? Действующим законодательством этот вопрос никак не урегулирован. А финансисты, как мы уже говорили, пока дали положительный ответ, только когда речь зашла об имуществе, утраченном в результате пожара.
По нашему мнению, действовать нужно так. Если сама стоимость утраченных ценностей участвует в расчете налоговой прибыли (при недостачах в пределах норм и потерях, виновники которых отсутствуют или не установлены), то и восстановленный НДС по ним можно учесть в составе налоговых затрат. Если: нет, то «входной» НДС в расходах при расчете налога на прибыль не учитывается.
И еще один момент. Поскольку ранее зачтенный «входной» НДС восстанавливается и должен быть уплачен в бюджет, компании придется зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж. Это не означает, что фирма должна будет выписать счет-фактуру сама себе. Просто нужно будет отразить в книге продаж входящий счет-фактуру, на основании которого НДС ранее был принят к вычету. Разумеется, указав именно ту сумму налога, которая восстанавливается. Таково требование пункта 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур…, утвержденных постановлением Правительства РФ № 914.
Удержания недостачи
В соответствии с положениями действующего трудового законодательства, работодатель в случае обнаружения недостачи материально-товарных ценностей обязан осуществить специальную проверку задачей, которой является установление размера полученного ущерба, а также причин способствовавших возникновению последнего. Для проведения вышеупомянутой проверки работодателем создаётся специальная комиссия, в которую должны входить соответствующие специалисты.
В том случае, если в результате проверки выясняется, что вина в возникновении недостачи лежит на субъекте, являющимся работником данной организации, то обязанность по возмещению причинённого ущерба возлагается именно на него.
Необходимо, однако, заметить, что неполученные работодателем доходы, а также вероятная упущенная выгода, взысканию с виновного в возникновении недостачи работника не подлежат.
Существует ряд некоторых правил удержания:
1. С виновного в нанесении ущерба субъекта в обязательном порядке истребуется оформленное в письменном виде объяснение о причинах, вследствие которых последним был причинён ущерб организации.
2. Если работник по тем или иным причинам отказывается или же пытается уклоняться от предоставления указанного объяснения, то комиссией должен быть составлен соответствующий акт, в котором фиксируются упомянутые факты.
3. По результатам проведения назначенной работодателем проверки и установленным в ходе её фактам, последним издается распоряжение, согласно которому с виновного работника осуществляется удержание недостачи из заработной платы, в размере, не превышающем величины среднемесячного заработка последнего.
4. Виновный субъект должен быть ознакомлен под роспись с означенным распоряжением, которое должно быть издано работодателем в срок, не превышающий одного месяца с момента окончательного установления величины ущерба который был причинён виновным субъектом.
5. После ознакомления с распоряжением, согласно которому осуществляется удержание недостачи из зарплаты, виновный в причинении ущерба субъект, должен внести в кассу организации сумму недостачи в размере, не превышающем величину среднемесячного заработка.
В том случае, если работник отказывается в добровольном порядке возместить сумму причинённого им ущерба, работодатель обладает правом осуществить взыскание данной суммы исключительно в порядке судебного разбирательства.
Также только в порядке судебного разбирательства может быть осуществлено удержание недостачи из заработной платы субъекта, если сумма означенной недостачи, превышает среднемесячный заработок последнего и подлежит удержанию с данного субъекта в соответствии с заключённым с ним договором, о полной ответственности материального характера.
В соответствии с положениями действующего трудового законодательства, полная ответственность материального характера предполагает возмещение виновным субъектом причиненного им ущерба в размере фактической его стоимости, исходя из действующих непосредственно на день причинения ущерба, рыночных цен.
В том случае, если работодателем не соблюдается установленный действующим трудовым законодательством порядок, согласно которому предусматривается удержание недостачи из зарплаты работника, последний имеет право на обжалование действий работодателя в соответствующих судебных инстанциях.
Возмещение недостачи
Недостачу материальных запасов согласно п. 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункту 109 Инструкции № 174н следует отразить с использованием счета 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальным запасам».
При выявлении недостачи следует установить размер причиненного ущерба. При этом нужно исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей (то есть суммы, необходимой для их восстановления) на день обнаружения ущерба.
Бюджетные учреждения отражают ущерб от недостачи движимого имущества на счете 209.00 «Расчеты по ущербу имуществу и иным доходам» по КФО 2 «Приносящая доход деятельность».
Так отражается и ущерб от недостачи имущества, которое было приобретено за счет средств субсидий и числилось по КФО 4. При этом поступления от виновных лиц в возмещение ущерба являются собственными доходами учреждения.
Перечислять эти средства в бюджет учреждение не обязано. Это связано с тем, что в доход бюджета средства от реализации движимого имущества бюджетных учреждений не зачисляются ( абз. 3 п. 3 ст. 41 Бюджетного кодекса РФ).
В учете следует отразить: начисление задолженности по недостачам нефинансовых активов (по текущей восстановительной стоимости) в части материальных запасов:
Поступление в кассу средств в возмещение ущерба от недостачи:
- Дебет 2.201.34.510 кредит 2.209.74.660.
Денежные средства за недостачу продуктов, сданные на расчетный счет нельзя отнести на восстановление кассовых расходов по субсидии. При ведении бухгалтерского учета необходимо проводить четкую границу между "доходными" операциями и операциями по восстановлению кассовых выплат.
Под "восстановлением кассовой выплаты", как правило, понимается поступление денежных средств, направленное на восстановление конкретных кассовых расходов госучреждения - денежные средства должны поступать от того юридического (физического) лица (контрагента), которому такая выплата была произведена ранее, и в рамках того же договора (в рамках той же операции).
Ответственность за недостачу
Решение об установлении коллективной ответственности принимается работодателем единолично и отдается приказом или распоряжением с последующим объявлением коллективу (бригаде). Этот приказ должен прилагаться к договору о коллективной материальной ответственности сотрудников.
Этот вид договора удобен не только в случаях, когда сложно определить конкретного виновного в недостаче. При значительной текучке кадров, например на низших позициях в розничном бизнесе (грузчики, кассиры), при найме нового сотрудника не будет необходимости перезаключать договор: вместо выбывшего работника подпись поставит новый. Перезаключать договор необходимо только при смене 50 и более процентов коллектива.
Члены коллектива должны иметь право ходатайствовать перед работодателем об исключении халатного работника, по вине которого постоянно происходят серьезные потери и образуются недостачи, если таковой будет выявлен. Кроме того, рекомендуется указывать и соответствующую этому праву коллектива обязанность работодателя рассмотреть вопрос о выводе работника из состава коллектива (в случае заявленного коллективом отвода) и его дальнейшей работе в организации, причем это необходимо сделать в присутствии сотрудника, о котором идет речь.
Договор о коллективной материальной ответственности сотрудников (за недостачу товара в том числе) определяет и ваши обязанности как работодателя. Это и обеспечение условий для сохранности имущества (товара), и информирование сотрудников о правилах хранения, транспортировки, реализации, а также обязанность регулярно инвентаризировать товар, не препятствуя участию в инвентаризации членов коллектива.
Обратите внимание, что в разделе «Возмещение ущерба» нужно оговорить не только ущерб, выявленный в ходе инвентаризации, но и ущерб, который мог возникнуть у работодателя в результате претензий от третьих лиц.
Например, со склада ушла партия товара в количестве меньшем, чем указано в накладной, или по вине коллектива товар был погружен без учета требований к перевозке и значительная его часть была повреждена. Инвентаризация не всегда покажет ущерб, который причинен работодателю низким качеством выполненной работы, а возмещать его все равно придется.
Выявление недостач
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.
Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации.
Отражение на счетах недостачи, выявленной при инвентаризации: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 01 «Основные средства», Кт 10 «Материалы», Кт 41 «Товары», Кт 43 «Готовая продукция», Кт 50 «Касса».
Списание недостачи в пределах норм естественной убыли: Дт 20 «Основное производство» Дт 23 «Вспомогательные производства» Дт 25 «Общепроизводственные расходы» Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Дт 29 «Обслуживающие производства» Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Списание недостачи за счет виновного лица:
а) Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 43 «Готовая продукция»-2: Дт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;
в) погашение задолженности: Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы субсчет 1 «Прочие доходы»;
г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
д) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо: Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
е) возмещение виновным лицом суммы недостачи: Дт 50 «Касса» субсчет 1 «Касса организации» Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Списание недостачи на финансовые результаты: Дт 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:
а) на сумму недостачи: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 10 «Материалы» Кт 41 «Товары» и др.;
б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
в) списание недостачи: Дт 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы»; Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
Недостача от порчи ценностей
Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей используют счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". На этом счете учитывают недостачи и потери от порчи материальных и иных ценностей, выявленные в процессе их заготовления, хранения и продажи, подлежащие отнесению на счета учета затрат на производство, расходов на продажу и на виновных лиц. Потери ценностей, возникающие в результате стихийных бедствий, относят на счет 99 "Прибыли и убытки".
В дебет счета 94 с кредита счетов недостающих или полностью испорченных ценностей списывается их фактическая себестоимость (по товарно-материальным ценностям) или остаточная стоимость (по основным средствам и нематериальным активам). По частично испорченным материальным ценностям в дебет счета 94 списывают сумму определившихся потерь.
При выявлении недостач или порчи при приемке материальных ценностей от поставщиков сумму недостачи в пределах предусмотренных в договоре величин покупатель относит при оприходовании ценностей в дебет счета 94 с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Сумму потерь сверх предусмотренных в договоре величин покупатель предъявляет поставщику или транспортной организации и учитывает по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям") и кредиту счета 60. При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций эти суммы списывают со счета 76 на счет 94. Если суд принял решение о взыскании с поставщика сумм недостач и потерь ценностей сверх предусмотренных в договоре величин, то поставщик сторнирует ранее отраженную сумму продажи на сумму недостач и потерь (дебетует счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредитует счет 90 "Продажи"), а также обороты по дебету счета 90 "Продажи" и кредиту счета 43 "Готовая продукция". Восстановленная таким образом на счете 43 сумма недостач списывается затем в дебет счета 94 с кредита счета 43.
С кредита счета 94 недостачи и потери от порчи ценностей списывают следующим образом:
1. недостачи и порчи ценностей в пределах предусмотренных в договоре величин - на счета учета материальных ценностей (когда они выявлены при заготовлении);
2. недостачи и порчи ценностей в пределах норм естественной убыли на затраты на производство и расходы на продажу (когда они выявлены при хранении или продаже);
3. недостачи ценностей сверх величин (норм) убыли, потери от порчи - в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба");
4. недостачи ценностей сверх величин (норм) убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостач, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, - на счет 91 "Прочие доходы и расходы".
По кредиту счета 94 отражаются суммы в размерах и величинах, принятых по дебету данного счета. На счетах учета затрат и расходов на продажу недостающие или испорченные материальные ценности списывают по их фактической себестоимости.
При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между их стоимостью, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной на счете 94, учитывается на счете 98 "Доходы будущих периодов". По мере взыскания с виновных лиц причитающихся сумм эти суммы списывают в дебет счета 98 и кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Недостачи ценностей, выявленные в отчетном периоде, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 и кредиту счета 98. Одновременно на эти суммы дебетуют счет 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", и кредитуют счет 94. По мере погашения задолженности дебетуют счет 98 и кредитуют счет 91.
Объяснительная по недостаче
В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.
Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия.
Она должна включать в себя 2 части:
• фактическую – это утверждение факта опоздания;
• объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.
Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации. Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.
Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:
• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
• затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
• дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
• заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
• текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
• затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Работодатель должен проводить инвентаризацию материальных и денежных средств на своём предприятии. Если за денежные средства отвечает бухгалтерия, то товарные ценности хранятся на складе. Отвечает за них кладовщик и заведующий складом.
Если по итогам инвентаризации на складе была обнаружена недостача товаров, то работник склада и заведующий должны писать объяснительную записку.
Пишется она точно так же, как и при обнаружении недостачи на складе.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
