Решение об установлении коллективной ответственности принимается работодателем единолично и отдается приказом или распоряжением с последующим объявлением коллективу (бригаде).
Этот приказ должен прилагаться к договору о коллективной материальной ответственности сотрудников.
Этот вид договора удобен не только в случаях, когда сложно определить конкретного виновного в недостаче.
При значительной текучке кадров, например на низших позициях в розничном бизнесе (грузчики, кассиры), при найме нового сотрудника не будет необходимости перезаключать договор: вместо выбывшего работника подпись поставит новый. Перезаключать договор необходимо только при смене 50 и более процентов коллектива.
Члены коллектива должны иметь право ходатайствовать перед работодателем об исключении халатного работника, по вине которого постоянно происходят серьезные потери и образуются недостачи, если таковой будет выявлен.
Кроме того, рекомендуется указывать и соответствующую этому праву коллектива обязанность работодателя рассмотреть вопрос о выводе работника из состава коллектива (в случае заявленного коллективом отвода) и его дальнейшей работе в организации, причем это необходимо сделать в присутствии сотрудника, о котором идет речь.
Договор о коллективной материальной ответственности сотрудников (за недостачу товара в том числе) определяет и ваши обязанности как работодателя.
Это и обеспечение условий для сохранности имущества (товара), и информирование сотрудников о правилах хранения, транспортировки, реализации, а также обязанность регулярно инвентаризировать товар, не препятствуя участию в инвентаризации членов коллектива.
Обратите внимание, что в разделе «Возмещение ущерба» нужно оговорить не только ущерб, выявленный в ходе инвентаризации, но и ущерб, который мог возникнуть у работодателя в результате претензий от третьих лиц.
Например, со склада ушла партия товара в количестве меньшем, чем указано в накладной, или по вине коллектива товар был погружен без учета требований к перевозке и значительная его часть была повреждена.
Инвентаризация не всегда покажет ущерб, который причинен работодателю низким качеством выполненной работы, а возмещать его все равно придется.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
