Недостачу материальных запасов согласно п. 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункту 109 Инструкции № 174н следует отразить с использованием счета 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальным запасам».
При выявлении недостачи следует установить размер причиненного ущерба.
При этом нужно исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей (то есть суммы, необходимой для их восстановления) на день обнаружения ущерба.
Бюджетные учреждения отражают ущерб от недостачи движимого имущества на счете 209.00 «Расчеты по ущербу имуществу и иным доходам» по КФО 2 «Приносящая доход деятельность».
Так отражается и ущерб от недостачи имущества, которое было приобретено за счет средств субсидий и числилось по КФО 4.
При этом поступления от виновных лиц в возмещение ущерба являются собственными доходами учреждения.
Перечислять эти средства в бюджет учреждение не обязано. Это связано с тем, что в доход бюджета средства от реализации движимого имущества бюджетных учреждений не зачисляются ( абз. 3 п. 3 ст. 41 Бюджетного кодекса РФ).
В учете следует отразить: начисление задолженности по недостачам нефинансовых активов (по текущей восстановительной стоимости) в части материальных запасов:
- дебет 2.209.74.560 кредит 2.401.10.172.
Списание материальных запасов:
- дебет 4.401.10.172 кредит 4.105.32.440-списание продуктов питания;
Поступление в кассу средств в возмещение ущерба от недостачи:
- Дебет 2.201.34.510 кредит 2.209.74.660.
Денежные средства за недостачу продуктов, сданные на расчетный счет нельзя отнести на восстановление кассовых расходов по субсидии.
При ведении бухгалтерского учета необходимо проводить четкую границу между "доходными" операциями и операциями по восстановлению кассовых выплат.
Под "восстановлением кассовой выплаты", как правило, понимается поступление денежных средств, направленное на восстановление конкретных кассовых расходов госучреждения - денежные средства должны поступать от того юридического (физического) лица (контрагента), которому такая выплата была произведена ранее, и в рамках того же договора (в рамках той же операции).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
