Организационные меры по управлению дебиторской задолженностью:
1. Составляем график документооборота.
2. Грамотно и своевременно оформляем договоры с контрагентами-заказчиками. В договоре прописываем:
• обязательства сторон;
• сроки оплаты;
• стоимость работ;
• порядок расчетов;
• ответственность сторон, например: За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему Договору исполнитель и заказчик несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В случае неисполнения заказчиком условий действующего договора исполнитель вправе приостановить проведение работ, оказание услуг на объекте заказчика до полного погашения задолженности последнего перед исполнителем. Перед заключением договора следует проверить контрагента, оценить его финансовое положение, платежеспособность.
3. Контролируем дебиторскую задолженность и принимаем меры по ее взысканию. Задача учреждения — получить денежные средства от заказчиков за выполненные работы, оказанные услуги, поэтому:
• после того как факт задолженности зафиксирован, звоним клиенту и напоминаем об оплате долга;
• если срок оплаты превысил 30 дней — направляем должнику письменную претензию;
• если срок оплаты превысил 90 дней — подаем исковое заявление в суд.
4. Своевременно выдаем и получаем первичные документы (счета на оплату, акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры), которые подтверждают возникновение финансового обязательства. Факт возникновения дебиторской задолженности у учреждения должен быть обязательно подтвержден первичными документами:
• договором, в котором указан срок погашения обязательства;
• актами сверки. Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ (в ред.) «О бухгалтерском учете».
5. Контролируем денежные поступления, полученные от контрагентов, по доходам, по структурным подразделениям и в целом по учреждению.
6. Проводим инвентаризацию расчетов и обязательств с последующей сверкой взаиморасчетов с дебиторами.
7. Не скрываем дебиторскую задолженность.
За нарушение ведения бухгалтерского учета предусмотрен штраф.
Наибольший удельный вес в дебиторской задолженности имеет задолженность, связанная с продажей товаров, работ, услуг. Она в основном обусловлена формами расчетов с покупателями и заказчиками и предоставленными коммерческими кредитами.
Задолженность возникает в момент отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и погашается в момент ее оплаты заказчиком. Подтверждающим документом является акт выполненных работ (услуг), при отпуске товаров — накладная. Сроки оплаты устанавливаются в договоре между двумя сторонами.
Для анализа дебиторской задолженности в еженедельном режиме формируются реестры по выписанным счетам, оцениваются результаты работы с клиентами-должниками. Долги по оплате должны быть погашены в полном объеме.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
