Акт о прогуле — официальный документ информационного характера. Он создается, если работник отсутствует на предприятии более 4 часов без уважительной причины, список которых оговорен в законодательстве.
Подобные меры являются профилактикой прогулов, которые относятся к грубым нарушениям обязанностей, и дают возможность наказать провинившегося. Длительность рабочего дня при этом не учитывается.
В судебном разбирательстве акт может сыграть большую роль. При неправильном оформлении прогульщик легко уйдет оправданным.
К уважительным причинам относят:
• Пребывание на больничном (официальном).
• Возникновение стихийных бедствий.
• Отпуск.
• Болезни родственников (детей).
• ДТП, пожары.
• Посещение суда, следственных органов.
Важно убедиться в реальном отсутствии человека. Например, он может покинуть рабочее место, но быть на территории предприятия. За прогул это не считается.
Правила составления и содержание
До формирования документа необходимо написать докладную записку, где указывают фамилию, дату и время неявки. Ее направляют к руководству организации. После рассмотрения и визирования начальник отдела или лицо, заменяющее его, вправе создать акт.
Унифицированной формы не существует, но следует учитывать некоторые правила.
Так, в документе обозначают:
• данные сотрудника (ФИО, подразделение и т. д.);
• причину прогула;
• дату;
• присваивают ему регистрационный номер.
Составитель пишет свою должность с фамилией и инициалами. Шапка должна выглядеть так, как и у всей внутренней документации. Комиссия вносит информацию о мерах, предпринятых для выявления причин отсутствия. Акт регистрируется в соответствующем журнале кадрового делопроизводства.
Прогульщик обязан ознакомиться и поставить свою подпись, при отказе непосредственный руководитель фиксирует это в нижнем свободном углу листа.
Помимо «виновника» и составителя документ предполагает наличие свидетелей.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Достаточно найти двух сотрудников, чтобы они прочитали содержимое и подписались в соответствующих графах. Без перечисленных параметров акт можно считать недействительным. Примечательно, что нежелание подписываться не снимает ответственность, а влечет дополнительные санкции. Условия увольнения или штрафа не могут противоречить трудовому законодательству и коллективному договору.
Все записки и акты подобного рода могут привести к заслуженным штрафам либо увольнению при систематическом непосещении рабочего места.
Такие документы визируются у начальства высшего звена и прилагаются к личному делу.
Перед начислением зарплаты инспектор по кадрам обязан учесть прогулы и занести их в специальный табель. Далее за расчет берется бухгалтерия.
При длительных прогулах, когда работник долго не появляется, проводится его розыск.
Дополнительная мера – отправление заказного письма или телеграммы с просьбой направить объяснение в письменном виде, с личной подписью и указанием даты по адресу работодателя.
Только после таких действий составляется данный документ и производятся другие процедуры по кадровым вопросам.
Чтобы нивелировать действие акта, работнику необходимо оформить объяснительную записку. Однако причины прогулов должны быть доказаны фактами или документами.
Каждое предприятие может самостоятельно разработать форму для составления акта и заготовить распечатки.
Допускается написание от руки, но с соблюдением всех указанных условий. При увольнении такого сотрудника в трудовой книжке делают запись с пометкой «по причине прогулов».
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
