Акт выполненных работ по грузоперевозкам является неотъемлемой частью документооборота логистических компаний и всех организаций, работа которых связана с осуществлением перевозок автомобильным транспортом. Документ является подтверждением фактической перевозки товара в пункт назначения.
Установленного и верного для всех случаев бланка этого документа не существует. Иногда для фиксации реальности перевозки прибегают к использованию стандартного акта на оказание услуг. Но суммы на них иногда столь внушительные, что нелишним будет подстраховаться и оформить специализированный бланк.
Еще один довод в пользу использования «расписанного» бланка акта выполненных работ по грузоперевозкам – это возможность внесения оплаты посреднику. На практике часты ситуации, когда между перевозчиком и клиентом есть связующее звено в виде третьей организации. В акте можно прописать комиссию, которая полагается посреднику.
Главный документ, на основании которого оформляется акт, – это товарно-транспортная накладная (ТТН). Она обязательно должна быть у заказчика услуги (в виде одного из экземпляров либо заверенной копии). Также важна оформляемая непосредственно перед совершением поездки заявка на осуществление работ по грузоперевозкам.
ТТН и заявка раскрывают информацию о:
• Сроках, в которые должна быть осуществлена перевозка.
• Начальном и конечном пункте перевозки.
• Наличии остановок в пути следования, наименовании этих населенных пунктов. Логисты называют это «точками». От количества «точек» может зависеть общая стоимость перевозки.
• Водителе. Указываются его ФИО, контактный номер телефона, паспортные данные, номер водительского удостоверения.
• Данных на машину (номер, марка, модель).
Все эти моменты сложно будет отразить в акте, так как у него другой функционал, поэтому информативные части этой документации разделяют.
Акт имеет шапку, основной текст, а также нижнюю часть с подписями сторон. Верхняя часть оформляется в соответствии с общими требованиями к документам этого типа: указываются номер и дата подписания акта, город и ссылка на договор, приложением которого является документ.
Основная часть акта состоит из введения (констатирующей части документа) и отдельных пунктов.
В констатирующей части упор делается на описание:
• Сторон действующего договора. Должны быть прописаны полные наименования организацией.
• ФИО представителей взаимодействующих компаний.
• Того, на основании каких документов представители имеют право подписи акта.
• Того, что участники именуются «сторонами» и имеют одинаковое мнение относительно пунктов, представленных ниже.
Пункты бумаги пронумерованы арабскими цифрами и должны содержать информацию о:
• Конкретном пункте подписанного между сторонами договора об оказании услуг, согласно которому одна сторона осуществляет грузоперевозку. В документе должны содержаться номер этого пункта, номер и дата подписания договора, упоминание о том, какая именно из сторон осуществляет работы.
• Том, что оказание услуг должно соответствовать указанным в предоставленной заявке требованиям.
• Сумме стоимости транспортных услуг, которая была оплачена одной из сторон. Во втором пункте акта указывается номер соответствующего счета.
• Сумме, на которую фактически были оказаны транспортные услуги.
• Разнице между прописанными суммами. Если организации работают с НДС, то к каждой из сумм она высчитывается и прописывается в акте.
• Организации-посреднике. Именно ей следует перечислить разницу между фактической стоимостью осуществления работ по грузоперевозкам и суммой, которую оплатил заказчик.
• Платежных реквизитах компании посредника для перечисления денежных средств.
Естественно, последние два пункта включаются в акт, только если стороны договариваются взаимодействовать через посредника и он в процессе играет важную роль.
Вообще, посредничество при осуществлении грузоперевозок в текущей ситуации остается весьма актуальным. Есть несколько сервисов, которые содержат базу машин с водителями, готовых предоставить эти услуги.
Но заказчики предпочитают посреднические услуги, потому что:
• Не хотят тратить свое ценное время на поиск конкретного лица, обсуждать условия и метраж, подбирать нужную машину и пр.
• Желают получить гарантию на доставку, привязанную ко времени.
• Хотят быть уверенными в том, что доставляемый товар достигнет желаемого места. Посредник дает дополнительные гарантии, берет часть рисков на себя.
Одним словом, практика привлечения посредника распространена весьма широко по веским причинам.
При заключении договора на оказание услуг по грузоперевозке стороны договариваются о соблюдении ряда правил. К соглашению может прилагаться бланк акта выполненных работ, который удовлетворяет всех участников.
Заполнение этого документа необходимо осуществлять по факту прибытия автотранспорта на место разгрузки. К тому же содержимое бумаги не должно вступать в противоречия ни с одним из пунктов заключенного договора.
В том числе:
• Суммы, прописываемые в актах, должны соответствовать той стоимости перевозки за километр, которая была указана в договоре оказания услуг.
• Сроки как самой доставки, так и предоставления соответствующих документов должны неукоснительно соблюдаться. Особенно это касается маршрутных листов, которые частенько забывают представить на подпись водители.
• Составление предварительной заявки на осуществление грузоперевозки.
• Если стороны работают без НДС, то его не должно быть в акте. В прикрепленном образце этот момент прописывается, но возможно его исключение.
При заключении сделки может возникнуть еще множество разных нюансов. В каждой конкретной ситуации действовать следует по-разному. Одно должно оставаться неизменным: соответствие данных в акте выполненных работ по грузоперевозкам подписанному договору. Если будут неточности, то при возможных судебных разбирательствах одна или обе из этих бумаг могут быть признаны недействительными.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
