В случае, если на обеспечении сотрудника-резидента есть дети, то он вправе получать стандартные налоговые вычеты. Правда, применить их можно только к доходам, которые облагают НДФЛ по ставке 13 процентов.
Детские вычеты положены сотруднику на каждого ребенка – первого, второго, третьего и т.д. Но нужно учитывать их возраст. Поскольку вычеты будут законными, только если ребенку не исполнилось 18 лет. Но есть исключения, детские вычеты распространяются и на детей до 24 лет, если они очно учатся в вузе, колледже, аспирантуре.
При этом право на вычет имеют не только родители, но и их супруги, а также усыновители, попечители и опекуны. Чтобы получить детский вычет у работодателя, в бухгалтерию нужно подать заявление в произвольной форме. Об этом сказано в абзацах 7–12 подпункта 4 пункта 1 статьи 218, пунктах 3–4 статьи 210, пункте 1 статьи 224 НК.
Чтобы получать стандартные налоговые вычеты, сотрудник должен представить в бухгалтерию заявление в произвольной форме и документы, которые подтверждают право на такие вычеты. В некоторых ситуациях могут потребоваться и другие документы. Например, заявление матери или отца ребенка о том, что супруг участвует в его обеспечении.
Копии документов, которые сотрудник представляет для стандартных вычетов, заверять у нотариуса не надо (письмо ФНС № ЕД-4-3/8418).
Если сотрудник имеет право на получение стандартных вычетов по разным основаниям, он вправе подать в бухгалтерию два заявления о предоставлении вычетов – на себя и на детей, в том числе ребенка-инвалида. Оба заявления можно объединить в одном документе – это не запрещено.
В Налоговом кодексе нет связи между возникновением права на вычет и датой подачи заявления. Сроков, когда сотрудник должен написать такое заявление, тоже не предусмотрено.
При этом вычет полагается за каждый месяц календарного года до тех пор, пока сотрудник не потеряет право на него. Поэтому, если сотрудник подал заявление в пределах текущего года, то вычеты предоставляйте с начала этого периода. Излишне удержанную сумму НДФЛ в некоторых случаях нужно вернуть.
В связи с этим даже если о своем праве на вычет сотрудник заявил в середине или в конце года, вычеты нужно представить с января. Также иногда нужно будет пересчитать налог и вернуть сотруднику деньги. Все это следует из подпунктов 1, 2 и 4 пункта 1 и пункта 3 статьи 218 НК. Аналогичные разъяснения есть и в письме Минфина № 03-04-06/8-118.
Заявление на вычет на ребенка – один из основных документов, по которому налоговый агент будет удерживать НДФЛ в меньшем размере. Этот документ пишут каждый год или один раз на неопределенный срок. Новое заявление оформляют, если у работника что-то изменится. Например, появится еще один ребенок.
Форма заявления не утверждена на законодательном уровне. Поэтому бланк на вычеты на детей по НДФЛ в 2021 году разработайте самостоятельно. Заявление можно написать в свободной форме – от руки, на компьютере. Главное правильно указать основание и вид запрашиваемого вычета.
В документе лучше не уточнять год, за который работник просит вычет. Это избавит вас от необходимости ежегодного оформления одинаковых бумаг. А вот размеры вычетов стоит привести, чтобы избежать путаницы.
Статью подготовила начальник отдела по формированию налоговой отчетности Железнова Яна Константиновна. 
