Итак, учитесь концентрироваться, что и поможет вам разрешать свои проблемы. Умение концентрироваться позволит заглянуть в самую глубину проблемы, чтобы определить шаги по ее преодолению.
Возьмите лист бумаги и запишите одну проблему, что мешает вам жить именно сейчас. Думаю, так и произойдет – она существует в более чем расплывчатом виде. Теперь, когда вы сформулировали ее письменно, станет очевидно, что многие несущественные детали, ее окружающие, можно проигнорировать, они не имеют к проблеме никакого отношения. Вероятно, это не более чем ожидания или страхи. Это обычные «что может случиться» и «может быть». Сейчас они не должны вас волновать.
Наконец переходим к самому важному; вы раскрываете сущность проблемы во всей ее мерзкой наготе. В настоящий момент, прямо сейчас, вы всецело концентрируетесь на ней. Отлично, теперь, когда вы разогнали весь туман, можете предпринимать шаги по ее решению.
Если проблема четко обозначена, она уже наполовину решена.
Перечислите все препятствия, стоящие на пути ее решения. Рядом укажите любые решения, которые только придут на ум. Не волнуйтесь, некоторые покажутся вам глупыми или надуманными. Все равно запишите их. Благодаря им вы подойдете к решению ближе, чем когда-либо ранее. По крайней мере, будете знать, как действовать, чтобы облегчить проблему, что не менее важно.
Используйте этот метод ко всем вещам, что доставляют вам беспокойство, и не успеете вы и глазом моргнуть, как появится время наслаждаться жизнью, а не на то, чтобы забивать себе голову бесконечными проблемами.
Я не пытаюсь представить все в розовом свете или все упростить. Умение решать проблемы – искусство, которому учатся всю жизнь; люди постоянно заняты этим. Предлагаю всего лишь сделать этот процесс проще, насколько это возможно. Мне прекрасно известно, что есть масса проблем, которые слишком серьезны, чтобы решить их, просто записав на листе бумаги.
Но умение концентрироваться, дополненное письменными формулировками, послужит трамплином для дальнейших действий. Как сказал Бенджамин Дизраэли: «Действия не всегда приносят счастье; но без действия счастья не бывает».
Как только начнете предпринимать продуманные шаги на пути решения своих проблем, шансы на успех поднимаются выше.
Эффективность работы менеджера на производстве во многом зависит от того, насколько эффективно менеджер может решать возникающие проблемы. При этом, он не должен отвлекать на их решение существенные ресурсы, обеспечивая выполнение основных показателей по исполняемому процессу. Практика показывает, что основной упор в работе по решению проблем должен делаться на глубоком их анализе с целью выявления ключевых причин. В противном случае работа по решению проблем превратится в бесконечный процесс борьбы с симптомами. Единый подход к системному анализу возникших проблем, выявлению ключевых причин, и выработке эффективного решения, включающий соответствующий инструментарий получил название – «Практическое решение проблем».
Суть данного инновационного подхода заключается в том, устанавливается строгий порядок работы по определению, анализу и решению проблем, отбору инструментов решения проблем в зависимости от их характеристик, срокам, ролям и ответственности каждого участника процесса при решении проблем, а так же порядку отслеживания проблем и подтверждения достигнутых результатов.
В отличие от часто применяющегося инструмента решения проблем G8D, инструмент PPS (практическое решение проблем) используется в том случае если:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• проблема напрямую влияет на ключевой показатель эффективности процесса;
• причины возникновения не известны;
• место возникновения не известно;
• проблема затрагивает внешнего Заказчика.
В ходе решения проблемы составляется паспорт, который является документом строгого учета, и отслеживается на протяжении всего жизненного цикла от начала разработки до подтверждения результатов.
Сам процесс решения состоит из 8 последовательно реализуемых шагов:
- Шаг 1. Постановка проблемы. Вся работа начинается с выявления проблемы. Главным показателем при проведении анализа является отклонение фактического показателя от планового, причем как и в лучшую и в худшую стороны.
- Шаг 2. Определение и уточнение проблемы. На данном этапе должна быть детально описана проблема в измеряемых показателях. Когда произошла, сколько раз, в чем проявилась, как повлияла на показатель эффективности процесса, и т.д. Описание должно проводиться с помощью диаграмм, графиков, гистограмм, для конкретизации проблемы, и определения зоны её распространения. В дальнейшем вся работа по решению проблемы будет проводиться именно с этой информацией. Здесь будет эффективным использование 7 инструментов качества.
- Шаг 3. Место возникновения проблемы. Место возникновения проблемы может не совпадать с местом обнаружения проблемы, необходимо провести расследование по всей цепочке, до обнаружения фактического места возникновения проблемы. Каждый этап и каждый фактор должны последовательно отсекаться, следуя от места обнаружения проблемы до места её возникновения. После обнаружения места возникновения проблемы формулируется возможная причина, с наибольшей степенью вероятности приведшая к возникновению данной проблемы.
- Шаг 4. Меры по сдерживанию. Меры по сдерживанию – это немедленные действия, направленные на остановку проблемы и предотвращение её распространения, вплоть до того момента пока не будут выработаны контрмеры, направленные на полное устранение проблемы. Меры должны быть простыми и легкореализуемыми, необходимо сразу определить:
- Шаг 5. Расследование причин возникновения проблемы. Расследование причин возникновения проблемы заключается в том, что бы из множества причин выбрать те, которые оказывают максимальное влияние, и на которых необходимо сконцентрировать все усилия и ресурсы. Как правило на этом этапе эффективным будет применение таких инструментов как диаграмма «Ишикава», которая позволяет из групп влияющих факторов выбрать одну.
- Шаг 6. Определение коренной причины. Это следующий этап уточнения причин, выявленных в процессе построения диаграммы «Ишикава». Определяются причины, влияющие на проблемы напрямую, и каждая из определенных «прямых» причин разбирается с помощью инструмента «5 почему» до выявления коренной причины. Найденная коренная причина является ожидаемым результатом всей ранее проводимой работы.
- Шаг 7. Контрмеры. В данном случае это серия мероприятий. Направленных на решение выявленных в шестом шаге коренных причин. Необходимо четко определить контрмеры, сроки реализации, ответственных. Реализация должна быть быстрой.
- Шаг 8. Последующие действия. После завершения мероприятий в рамках реализации контрмер необходимо подтвердить тот факт, что проблема решена. Провести закрепление достигнутых результатов, посредством корректировки стандартов.
Такой подход к решению проблем позволяет решить ряд задач: существенно сократить время решения проблем, сфокусировать внимание на проблемах, оказывающих максимальное влияние на процесс, организовать межфункциональное взаимодействие, особенно если проблема выходит за пределы структурного подразделения или зоны компетенции руководителя, и главное расследовать истинные причины возникновения проблемы, и тем самым полностью убрать её повторяемость.
Успех работы во многом зависит так же от позиции руководителя, который должен ежедневно, лично подтверждать результаты каждого этапа. Заполняемый в процессе паспорт решения проблем, содержащий только главные выводы по каждому шагу является удобным инструментом организации командной работы, а в случае необходимости, представления своих идей вышестоящему руководству. Посредством практического решения проблем реализуется важнейший принцип работы любого современного менеджера – управление процессами и решение проблем в месте создания ценности.
Статью подготовила доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Волгушева Алла Александровна. 
