Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа:
1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты.
3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей.
4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть).
5. Указываем в 2020-2021 годах фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность.
6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки. Далее переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.
7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму.
8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего.
9. Далее указываем сколько израсходовал сотрудник.
10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть. Далее переходим к заполнению оборотной стороны бланка. Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).
11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов.
12. Далее заносим сведения о документе, подтверждающего проживание в гостинице.
13. Вносим сведения о сумме выданных суточных.
14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3). После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию. Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).
15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается.
16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз.
17. Далее бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику.
18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать.
19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах.
20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору.
21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком.
На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.
Так же начальство может запросить отчет о командировке в свободной форме.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
