В рассматриваемом случае учреждению необходимо установить нулевой лимит остатка денежных средств в кассе. Лимит остатка денежных средств в кассе учреждения необходимо утвердить приказом руководителя. Учреждению необходимо организовать сдачу наличных средств в учреждения банка по такому графику, который позволит не допустить остатка наличных денег на конец рабочего дня в кассе учреждения.
Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги регламентируется Указанием о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденным Банком России № 3210-У (далее – Порядок № 3210-У).
Юридическое лицо в 2020 году самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдачи наличных денег.
Напомним, что в соответствии с абз.10 п. 2 Указания № 3210-У не устанавливать лимит остатка наличных денежных средств могут только индивидуальные предприниматели, а также субъекты малого предпринимательства.
Таким образом, учреждение обязано устанавливать лимит остатка наличных денег, и только на основании положений, изложенных в Порядке № 3210-У.
В п. 1 в Приложения к Порядку № 3210-У установлено, что для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Напомним, что в п. 1 Приложения к Порядку № 3210-У приведена формула для расчета лимита остатка в кассе исходя из наличной выручки.
В п. 2 Приложения к Порядку № 3210-У установлено, что ля определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Напомним, что в п. 2 Приложения к Порядку № 3210-У приведена формула для расчета лимита остатка в кассе исходя из наличных расходов.
В п. 1 и 2 Приложения к Указанию № 3210-У установлено, что учреждение при определении расчетного периода может учитываться периоды пиковых объемов движения наличных средств за аналогичные периоды прошлых лет, существует лишь ограничение в том, что расчетный период не должен составлять более 92 рабочих дней.
Таким образом, при расчете Лимита организация вправе самостоятельно выбрать расчетный период, за который наблюдались пиковые периоды выдачи или приема наличных денежных средств, что в определенной степени позволяет учесть специфику движения наличности в организации.
В рассматриваемом случае движение наличных денежных средства в кассе учреждения происходит только в случае возврата остатка по командировочным расходам и в случае возмещения расходов по причине превышения лимита за мобильную связь.
Данные виды поступлений наличных денежных средств не относятся к видам поступлений, которые в соответствии с п. 1 и п. 2 Приложения к Указаниям 3 3210-У можно учесть при расчете лимита остатка наличных денежных средств.
Учитывая изложенное полагаем, что в рассматриваемом случае учреждению необходимо установить нулевой лимит остатка денежных средств в кассе.
Лимит остатка денежных средств в кассе учреждения необходимо утвердить приказом руководителя.
Учреждению необходимо организовать сдачу наличных средств в учреждение банка по такому графику, который позволит не допустить остатка наличных денег на конец рабочего дня в кассе учреждения.
В соответствии с абз. 7 и 8 п. 2 Указания № 3210-У накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
В случае накопления в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита проверяющие из ИФНС могут наложить одновременно два вида штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 Письма ФНС № ЕД-4-2/13338):
• на организацию - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
• на ее руководителя - в размере от 4000 до 5000 руб.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
