Налоговым кодексом установлено, в каком размере нормируются представительские расходы в 2018 году. Этот тип издержек не всегда может быть зачтен в налоговом учете в полном объеме. При расчете внутренних лимитов на траты по организации переговорного процесса или конференций необходимо опираться на показатель совокупного годового фонда по оплате труда.
Издержки для их отражения в учетных данных должны быть документально подтверждены.
К нормируемым представительским расходам относятся такие статьи затрат:
• платежи, связанные с организацией официальных мероприятий по совместным консультациям и переговорам с действующими контрагентами, партнерами и потенциальными клиентами;
• оплата трансфера до места встречи;
• денежные ресурсы, направленные на закупку продукции, необходимой для фуршета;
• средства, выделенные для оплаты услуг, оказанных компании переводчиком.
Лимит устанавливается на год и поквартально корректируется в зависимости от текущих возможностей и потребностей фирмы.
В нормы представительских расходов нельзя закладывать такие виды затрат:
• платежи, направленные на организацию увеселительных мероприятий;
• оплата путевок на отдых или реабилитационное лечение;
• платежи, связанные с декоративным оформлением зала для переговоров;
• оплата счетов за сувенирную продукцию, даже если предполагается ее вручение участникам переговорного процесса.
Налоговым кодексом закреплено правило, по которому представительские расходы нормируются с привязкой к суммам, потраченным на оплату наемного труда. Для признания издержек в учете необходимо не только иметь запас лимита по ним, но и документальные подтверждения обоснованности трат, доказательства того, что встреча носила официальный характер. Нельзя списать на представительский тип издержек расходы, которые были понесены предприятием в результате проведения неформальной встречи с бизнес-партнерами.
По законодательным стандартам нормы представительских расходов определяются исходя из текущих трат на оплату труда. Издержки учитываются и сопоставляются поквартально с накопительным эффектом.
Схематично этот процесс выглядит так:
• по итогам квартала вся сумма представительских затрат в бухгалтерском учете должна быть списана в составе расходов от обычной деятельности;
• для оптимизации налогового учета после окончания каждого квартала подсчитывается объем ресурсов, затраченных на оплату труда персонала с начала года;
• по полученному значению ФОТ осуществляется нормирование представительских расходов за период с начала года по текущую дату;
• списание в налоговом учете представительских трат на прочие издержки в части, которая не превышает лимит на дату закрытия квартала;
• расходы, которые не удалось списать в налоговом учете в течение текущего периода, могут переноситься на следующие кварталы в рамках одного налогового года.
Затраты, оставшиеся несписанными на конец года, относятся к категории издержек, не уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Представительские расходы нормируются в размере 4% от величины ФОТ.
Показатель заработной платы определяется одним из способов:
• если предприятие применяет метод начисления, ориентироваться надо на начисленную сумму зарплаты;
• если компания пользуется приемам кассового метода, за основу надо брать фактически выплаченные работникам доходы;
• если организация по одному из направлений деятельности применяет ЕНВД, из общей величины ФОТ необходимо отнять зарплату персонала, который занят на работах в рамках бизнес-проекта, функционирующего на условиях спецрежима.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
