Если компания отправляет инженера в другой город для установки своих станков – это командировка. А если он едет в другой город навестить родственников, и попутно самочинно решает зайти на производство посмотреть, как работает станок. Расходы на такую ездку к командировочным отнести никак нельзя.
Причин для командировки очень много: отправка специалиста для проведения испытаний, устранения поломок, налаживание оборудования, поиск новых клиентов, открытие филиалов, презентация продукции фирмы и т.д. Список может быть очень длинным. Тут важно, что поездка имеет строго целевое назначение.
Если служебные обязанности работника связаны с регулярными разъездами, например дальнобойщик, то такие поездки нельзя считать командировкой.
При отправке работника в командировку, компания делает ему следующие выплаты:
• Зарплата;
• Командировочные (это оплата проезда, проживания, иных нужд);
• Суточные (в них входит в первую очередь питание и оплата дневных нужд, связанных со служебной необходимостью).
Все эти выплаты и составят как раз командировочные расходы в 2018 году. Это положение одинаково для всех предприятий и ИП, независимо от вида налогообложения. А теперь давайте поговорим о каждом виде расходов подробнее.
Суточные затраты – это важная статья командировочных расходов в 2018 году. Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Но не все так просто.
Максимальная величина суточных, не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами в 2018 году:
• 700 рублей в день, если речь идет о поездках по России;
• 2500 рублей в день, если вы отправляете работника за границу.
Компания может выдать суточные сверх лимита, но тогда разница между фактически выплаченными деньгами и лимитом, будет облагаться подоходным налогом, взносами. Ко всему прочему вы не сможете включить этот сверхлимитный довесок в расходы при определении базы по налогу на прибыль.
Взносы на травматизм не берутся с любой суммы суточных, даже со сверхлимитной.
Чтобы правильно учесть суточные в командировочных расходах, нужно знать правила их выдачи:
1. Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также дни, когда он находится в дороге, и дни, если вынужден сделать временную остановку.
2. Суточные должны быть выданы авансом до начала командировки. Если деньги сотрудник не получит, он имеет право не ехать в деловую поездку. Бухгалтер проводит эти деньги по 71 счету в подотчет работнику.
3. Если командировка связана с поездкой в близко расположенную местность, и работник намерен ежедневно возвращаться домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не платятся. Например, ваша компания расположена в Москве, и вы направляете работника в командировку в Московскую область.
4. Суточные платятся также, если в командировке работник заболел, что подтверждается листом нетрудоспособности. Кроме суточных, вы также платите ему пособие по больничному.
Рассчитываются суточные путем умножения дневного расхода на количество дней командировки с учетом дороги. Вот как это выглядит в примере.
Пример. ООО «Улыбка» отправляет работника самолетом в командировку с 03.04.2018 по 05.04.2018. На первый взгляд кажется, что время командировки – 3 календарных дня. Это правильно, но не все так просто, так как при расчете суточных нужно учесть еще время на дорогу.
Время в пути
Числовое выражение времени в пути
Время вылета
0ч.15 мин. 03.04.2018
Время прилета обратно
23ч. 45 мин. 05.04.2018
Дорога до аэропорта*
2 часа
*Обратите внимание, что налоговая требует считать время до вокзала или аэропорта и обратно от места работы сотрудника, а не от местожительства. Даже если очевидно, что командированный отправится в поездку из дому.
А теперь считаем. Если брать время с учетом пути до аэропорта и регистрации на рейс, то наш работник уедет с места работы в командировку 02.04.2018 года приблизительно в 21 час. То же самое касается и приезда. Если прибавить к времени прилета получение багажа, паспортный контроль и дорогу из аэропорта, то вернется он не ранее 1ч.30 мин. 06.04.2018.
А это значит, что суточные расходы нужно считать с 2 апреля по 6 апреля 2018 года, а это уже 5 календарных дней. Вот за пять дней компания ему и выплатит суточные.
Отправляя работника в поездку за границу, нужно учесть некоторые особенности при подсчете командировочных расходов в 2018 году. В первую очередь это связано с суточными расходами.
Дело в том, что суточные в такой ситуации можно выдать в иностранной валюте. Важно при этом не превысить рублевый лимит в 2500 рублей.
Мы составили таблицу, которая поможет вам избежать излишних налогов, если вы решитесь оплатить командировочные расходы иностранными банкнотами:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Форма выдачи суточных
Будут ли облагаться подоходным налогом и взносами*
Фирма расплатилась российскими деньгами в пределах 2500 рублей
Не облагаются
Фирма расплатилась российскими банкнотами, обозначив в приказе эту сумму в валюте
Если выдали не более чем 2500 рублей за каждый день командировки, то не облагается. Пересчет по курсу ЦБ не требуется
Фирма выдала суточные в валюте согласно сумме, указанной в приказе
Бухгалтер делает перевод валюты в рубли по курсу, установленному ЦБ на последний день месяца, в котором был составлен авансовый отчет. Если рублевый эквивалент окажется меньше или равным 2500 – не облагаются. Все, что сверху – придется платить НДФЛ и взносы.
*Даже если компания оплатит суточные в валюте и превысит лимит, взносы на травматизм все равно не взимаются.
Бухгалтер предприятия учитывает в командировочных расходах все целевые фактически произведенные и документально подтвержденные сотрудником затраты.
К ним относятся:
1. Билеты на проезд от места проживания сотрудника до места его пребывания в командировке, и обратно. Причем не важно, каким видом транспорта пользовался сотрудник. Это могут быть железнодорожные билеты, авиабилеты, билеты на автобус;
2. Расходы на бензин, если работник отправился в командировку на автомобиле, в том числе и личном. Топливные затраты считаются в данной ситуации по чекам ГСМ (с автозаправок);
3. Проживание. Это может быть как гостиница, так и съемное жилье. Но тут нужно учесть один важный нюанс. Очень часто в стоимость номера в отеле включается завтрак. Так вот в расходах на проживание этот завтрак учесть компания не может. Так как на питание командированному выдают суточные. Бухгалтеру нужно будет вычесть из оплаты номера стоимость завтрака, либо заранее предупреждать работников, чтобы они завтрак оплачивали раздельно. Если работник решит проживать в частном секторе, то ему нужно запросить с физлица документы, которыми сможет подтвердить свои затраты;
4. Различные сборы и услуги (например, обслуживание в аэропорту, комиссионные сборы, провоз багажа, расходы при пересадке с одного вида транспорта на другой);
5. Прочие расходы, имеющие строго целевое назначение, такие как пошлина за получение какой-то документации, траты связанные с обменом валюты, дополнительные расходы и прочие;
6. В 2018 году добавился новый вид командировочных расходов – курортный сбор, если сотрудник отправляется в поездку в Крым, Краснодарский край, Ставропольский край, или на Алтай. При этом сбор будет браться с любого человека посещающего данные регионы сроком более чем на 24 часа. Цель поездки при этом значения не имеет.
Компания не включает в командировочные расходы траты на личные нужды сотрудника, не имеющие отношения к цели поездки. Например, поход в сауну или СПА салон. Если только цель командировки не тестирование качества пара в парной.
Чтобы правильно учесть командировочные расходы в 2018 году, командировка должна быть оформлена в надлежащем виде.
В 2018 году будет необязательным командировочное удостоверение, а также служебное задание и отчет по командировке.
Фактически, деловая поездка производится на основе следующих документов:
• Приказ руководителя об отправке в командировку;
• Табель учета времени (для выплаты командированному зарплаты). Его могут заменить билеты, квитанции и иные документы, подтверждающие пребывание работника в том или ином месте;
• Авансовый отчет (составляется командированным по возвращении на рабочее место);
• По желанию предприятие может также вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Если подобный документ у вас практикуется, и это прописано в нормативных актах компании.
Итак, командировка сотрудника в 2018 году начинается с составления приказа. Фирмы вправе использовать свободную форму приказа или воспользоваться готовым унифицированным бланком Т-9.
Вне зависимости от того, фирменным или свободным бланком воспользуется компания, важно указать там обязательную информацию.
В приказе директор предприятия подробно прописывает:
• ФИО и должность работника;
• Время командировки;
• Цель командировки;
• Служебные задачи, которые предстоит выполнить рабочему;
• Документ, обосновывающий поездку (если таковой имеется). Например, договор с партнерами об установки станка и т.д.
Служебные задачи можно указать следующим образом: подготовить презентацию, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, осуществить монтаж и наладку оборудования и т. п.
Теперь поговорим об авансовом отчете, без которого вы не сможете списать командировочные расходы в затраты при определении базы для налога на прибыль.
Роль этого документа возросла вместе с отменой командировочных удостоверений, служебных заданий и отчета о выполненной работе.
Командировочные расходы в 2018 году фактически подтверждаются только оправдательными документами, привезенными сотрудником, из которых и состоит авансовый отчет.
К таким оправдательным документам относятся:
• билеты (авиа, железнодорожные, автобусные, электричка);
• чеки и квитанции;
• ваучер о регистрации в гостинице;
• иные документы, фиксирующие проживание работника в том или ином месте;
• договора, накладные;
• путевой лист;
• служебные записки;
• отметки в загранпаспорте о пересечении границы.
Данные из всех перечисленных первичных документов переносятся в авансовый отчет. В дальнейшем он будет являться основанием для того, чтобы отразить в учете предприятия командировочные расходы в 2018 году.
h3>Командировочные расходы суточные в 2018 году
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены.
Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные. Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ.
Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
• за 9 дней — 40 евро за каждый день,
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.
Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные 1 день по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.).
По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
• 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.
Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).
Например, если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам в 2018 году:
• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ.
Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
1. Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходов на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ № 4357/12).
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
Размер командировочных расходов в 2018 году
Работа многих граждан связана с командировками. Организация обязана оплачивать их в соответствии со ст. 167 НК РФ. Кроме среднего заработка, командированный сотрудник вправе претендовать на оплату проезда, проживания и суточных. Закон не устанавливает конкретные размеры данных выплат. Поэтому, они могут утверждаться индивидуально в каждой организации.
Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:
Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.
Когда выплачиваются суточные, как считать дни, должен знать не только бухгалтер, но и само командированное лицо. Кроме непосредственных дней командировки, в расчет включается день отъезда и возвращения, включая возможную задержку.
День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.
Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.
Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.
Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.
Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2018 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.
Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут быть отличны для руководителя и простого служащего.
На законодательном уровне существуют ограничения для начисления налогов и взносов.
Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы суточных в командировке 2018 г.:
• командировка по РФ – 700 руб.;
• командировка за рубеж – 2500 руб.
Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений. Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.
Получается, размер суточных при командировках в 2018 году работодатель устанавливает самостоятельно. Но, забывать о начислении налогов не стоит.
Если командированному сотруднику на территории РФ за сутки выплачивается, к примеру, 500 рублей, налоги платить не нужно. А при выплате суточных сумм по РФ, предположим 1400 руб., с суммы (1400 – 700) = 700 рублей, придется заплатить страховые взносы в ПФ и ФСС, а также НДФЛ 13 %. Поэтому, как рассчитать суточные, напрямую зависит от размера выплачиваемых сумм.
Рассмотрим, как рассчитать суточные в командировке работникам, на конкретном примере.
Предположим, сотрудник был направлен в командировку по России на срок 14 дней: на 1 июля 2018 г. 13 - 00 у него куплен билет на поезд, 14 июля в 17- 00 он прибывает назад. Размер ежедневных суточных в организации составляет 650 рублей. Получаем следующий расчет:
• 14 х 650 = 9100 рублей – суточные.
За 14 дней у командированного лица в любом случае будут выходные дни. Оплата суточных в выходные дни в командировке производится также в полном объеме, поэтому дни отдыха выкидывать из расчета нельзя.
Пример, как считаются суточные в командировке при превышении лимита.
Если, допустим, сотрудник отправляется в командировку на тот же срок, но сумма командировочных расходов суточных в 2018 году составит 800 рублей, расчет будет несколько иным:
1. С разницы (800 – 700) = 100 рублей, работодатель удержит НДФЛ 13 %:
• 100 – (100 х 13 %) = 87 руб.
2. Сумма суточных составит тогда:
• (700 + 87) х 14 = 11018 руб., а в бюджет надо перечислить 13 руб. х 14 дней = 182 руб. НДФЛ
3. Дополнительно с суммы превышения лимита организация за счет собственных средств заплатит страховые взносы в ПФ и ФСС.
Также, сотруднику будут оплачены билеты на поезд и каждый день на оплату жилья, в зависимости от потраченных сумм. Заработная плата на время пребывания в командировке выплачивается по среднему заработку.
Норма суточных командировочных расходов в 2018 году не установлена законом. Организации вправе утверждать такие суммы самостоятельно специальными локальными актами. При этом, существуют минимальные суточные по РФ – 100 руб. Выплата суточных при командировках в 2018 году сверх установленных законом норм, подразумевает удержание НДФЛ 13 %. Оплата положенных сумм производится до отъезда в командировку. Если такое условие не исполнено, сотрудник вправе не ехать в командировку.
Нормы командировочных расходов в 2018 году
Командировка – временное отправление сотрудника в другой город в целях исполнения поручения руководства. Она позволяет работнику расти по карьерной лестнице, набираться опыта и навыков, повышать квалификацию, обучаться ведению деловых переговоров и прочим возможностям.
Но вдобавок к этому формируется определенная нагрузка на бюджет сотрудника, отправившегося в командировку, которая должна быть компенсирована силами работодателя.
Согласно общим нормам Трудового кодекса, есть определенные лимиты на суточные расходы, которые могут быть понесены во время пребывания вне рабочего места.
Официальная расшифровка понятия «суточные» есть в законодательстве. Согласно положениям, суточные представляют собой дополнительные расходы сотрудника на проживание в другом населенном пункте.
То есть, когда сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется в полном размере, а также работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда. На практике сотрудник может рассчитывать на суточные только в том случае, если он провел в командировке более одного дня, то есть ему пришлось искать ночлег вне дома.
Понятие «суточные» включает в себя несколько основных групп издержек:
• размещение в другом городе, связанное с непосредственным наймом жилого помещения (аренда квартиры, комнаты, гостиницы, отеля);
• питание в заведениях общепита, покупка продуктов питания в супермаркете;
• проезд на общественном транспорте – корабле, поезде, автобусе, автомобиле, самолете до пункта назначения, а также передвижение в его пределах и затраты на возврат на Родину;
• деловой обед с партнерами, посещение мероприятий, которые запланированы для улучшения работы компании, в которой работает сотрудник;
• прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.
На практике часто случалась неразбериха касательно того, какие расходы стоит отнести к суточной норме, а какие затраты можно считать лишними. Если принять во внимание определенные лимиты, данная задача может быть решена быстро. В 2018 году нормы суточных претерпели некоторые изменения.
Возмещение суточных затрат осуществляется каждому работнику, который отправляется заграницу. Их возврат подразумевает учет всего времени, пока работник пребывает в командировке. Сюда включены не только рабочие дни с понедельника по пятницу, но также и отработанные выходные, праздники, включая дни нахождения в пути, вынужденные остановки.
Если речь идет об однодневных выездах за пределы рабочей территории, то они в России не компенсируются. Однако в рамках локальных нормативных актов работодатель имеет возможность предусмотреть организацию этого процесса по подобным поездкам. Ведь, даже если сотрудник уезжает на день, он несет определенные расходы, которые подлежат обязательному возврату.
Общий порядок возмещения расходов выглядит так:
• при отправлении сотрудника в командировку работодатель сообщает ему о лимитах;
• работник отправляется в поездку и тратит денежные средства в соответствии с лимитами;
• по возвращении на рабочее место сотрудник предоставляет доказательства затрат (проездные билеты, чеки);
• расходы на командировку в сутки умножаются на количество дней, проведенных вне постоянного места проживания, и выплачиваются совместно с положенной заработной платой за этот период.
На некоторых предприятиях порядки возмещения расходов могут быть другими, но общая суть остается той же.
Общие размеры суточных выплат, связанных с расходами на командировки, регулируются Трудовым кодексом, в частности – статьей 168. Согласно этим нормам, при направлении сотрудника на исполнение поручения работодатель обязуется возместить дополнительные расходы.
Согласно законодательству, действующему с 1 января 2016 года, работодатели, как и прежде, обязуются платить эти суммы. Размер их определяется в самостоятельном порядке и впоследствии закрепляется в соответствующих локальных актах организации. Например, это может быть Положение о командировках.
На практике, в соответствии со ст. 217 НК РФ, предполагаются определенные максимальные размеры, которые не предполагают начисления налога на доходы физических лиц:
1. Если говорить о расходах по России – лимит 700 руб.
2. Если сотрудник отправляется в командировку заграницу – 2500 руб.
То есть если сотрудник отправился в командировку из Москвы в Красноярск и в сутки потратил 1000 рублей, то 300 рублей подлежит налогообложению. А если он отправился в Европу, то он может потратить 2500 рублей.
В случае затрат суммы свыше этого лимита, например, 3000 руб., оставшаяся часть (500 рублей) подлежит уплате налога.
Согласно Постановлению Правительства РФ №729, происходит регулирование начисления всех командировочных выплат. В этом документе также предписана фиксированная величина начислений по суточным расходам для поездок по территории России.
Размер средних суточных на каждого сотрудника составляет 100 рублей. Регулируется этот процесс Постановлением Правительства РФ №812. К этому документу есть специальное приложение, регулирующее выплаты в соответствии с расчетом по каждой стране.
Согласно законодательству, минимальный срок командировки не регулируется. Иногда поездка по поручению работодателя может быть однодневной. После приезда сотрудник обязуется отчитаться за поездку.
Работодатель возмещает ему все затраты, но эти суммы (например, на проезд, питание) должны подлежать согласованию заранее. Закон, как уже говорилось, гласит о том, что мини-поездки не предполагают выплаты суточных.
Но здесь дело уже в совести работодателя: оставить сотрудника совсем без денег, даже если это законно, или самостоятельно установить лимиты. Если работодатель все-таки планирует возместить работнику какие-то расходы, это может быть некая фиксированная сумма.
Абсолютно на каждом предприятии происходит установление суточных расходов по командировкам, при этом размер расходов определяется локальными актами. Если принимать во внимание расчет и оформление этих выплат, здесь есть несколько ключевых особенностей.
Служебная командировка – это временная поездка работника в другой город, осуществляемая на базе письменного распоряжения, отданного директором. В правительственном Постановлении установлены общие правила и порядки, в которых сотрудник направляется в служебную командировку.
Как уже отмечалось, в качестве расходов, связанных с командировкой, выступают такие направления, как проезд до места исполнения обязательств, аренда жилого помещения, средний заработок за время служебного отъезда, дополнительные расходы на проживание, позволенные со стороны руководителя.
Выплата командировочных расходов осуществляется в день начисления, согласно требованиям НК РФ.
Основные изменения, которые коснулись этой сферы, затронули суточные для определения базы страховых взносов. В расчетную базу не включены страховые взносы по травматизму. Размер суточных командировочных расходов не подлежит обложению сборами в сумме 700 рублей для РФ, и 2500 рублей, если работник отправляется за рубеж.
Определение нормы командировочных расходов в 2018 году осуществлено исключительно для расчета базы, которая регламентируется Налоговым кодексом Российской Федерации. К ней относится страховой взнос и подоходный налог.
Законодательными положениями не запрещено установление индивидуального размера суточных, который был бы выше суммы лимита. В этом случае с суммы превышения просто уплачиваются налоговые и страховые сборы.
Командировочные расходы военнослужащих в 2018 году
Военнослужащим, направляемым в командировку, производятся выплаты на командировочные расходы (возмещаются расходы по бронированию и найму жилого помещения, проезду к месту командировки и обратно к месту службы, а также возмещаются суточные расходы).
Расходы на проезд включают в себя:
а) стоимость проезда до пункта командировки и обратно до места службы;
б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
в) оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;
г) затраты на пользование постельными принадлежностями на железнодорожном транспорте;
д) стоимость проезда транспортом общественного пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из пункта, где проходит военную службу командированный военнослужащий, а днем приезда – день прибытия транспорта в указанный пункт. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.
Если станция отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до этой станции. В таком же порядке определяется день приезда командированного военнослужащего в пункт постоянной дислокации или временного расквартирования воинской части (подразделения). День выезда в командировку и день возвращения из командировки определяются по местному времени.
В случае болезни военнослужащего в пункте командировки дни болезни в продолжительность командировки не засчитываются. При этом ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда военнослужащий находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего периода времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного задания или вернуться к постоянному месту жительства.
Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути по независящим от него причинам и время на пересадки.
Возмещение суточных расходов, связанных со служебными командировками, военнослужащим за счет средств федерального бюджета осуществляется в размере 300 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
Возмещение суточных расходов военнослужащим, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту служебной командировки, за счет средств федерального бюджета осуществляется в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
Возмещение вышеуказанных расходов производится за счет и в пределах бюджетных средств, выделенных в установленном порядке на служебные командировки.
Командирам воинских частей предоставляется право, в порядке исключения, принимать решение о дополнительных выплатах, связанных с командировками, сверх размеров, установленных в соответствии с пунктом 130 настоящего Порядка.
Возмещение суточных расходов в размере, устанавливаемом в соответствии с пунктом 130 настоящего Порядка, производится за время нахождения в пути военнослужащим:
а) направленным (переместившимся) в другие населенные пункты на лечение в лечебные учреждения (кроме санаториев и домов отдыха), на амбулаторное медицинское обследование военно-врачебными комиссиями и обратно к месту военной службы;
б) проходящим военную службу по призыву (кроме офицеров), направленным (переместившимся) к новому месту военной службы или переместившимся в связи с передислокацией воинской части (подразделения), если они в пути следования не обеспечивались питанием бесплатно и им не выдавался продовольственный паек.
Порядок и размер выплат на командировочные расходы при командировках военнослужащих по вызову органов дознания, предварительного следствия, в прокуратуру или суд в качестве свидетелей, потерпевших, законных представителей потерпевших, экспертов, специалистов, переводчиков и понятых определяются в соответствии с постановлением Совета Министров РСФСР № 245 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов и выплаты вознаграждения лицам в связи с их вызовом в органы дознания, предварительного следствия, прокуратуру или в суд».
Военнослужащим, направленным в командировки, возмещаются фактические расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, но не более размеров, установленных постановлением Правительства Российской Федерации № 467.
Возмещение командировочных расходов не производится военнослужащим:
а) имеющим по условиям сообщения возможность ежедневно возвращаться к месту военной службы или жительства, если выполнение служебного задания не требует непрерывного пребывания в пункте командировки, о чем должно быть указано в командировочном удостоверении, а также возвратившимся из командировки в день убытия;
б) являющимся слушателями или курсантами, в том числе проходящими военную службу по контракту, направленными для ознакомления с новыми вооружением и военной техникой или театрами бывших военных действий;
в) при выездах по личным вопросам без вызова вышестоящего командования;
г) при выездах, связанных с поступлением на обучение и обучением в заочных государственных образовательных учреждениях профессионального образования, заочной адъюнктуре;
д) при выездах на учебные сборы по подготовке военнослужащих к вступительным экзаменам в военные образовательные учреждения профессионального образования;
е) осужденных к наказанию в виде ареста (с содержанием на гауптвахте).
Командировочные расходы за границу в 2018 году
В новом документе объединены нормы суточных и расходы по найму жилого помещения.
Минфин России устанавливает такие нормы на основании пункта 2 постановления Правительства РФ № 1261, в соответствии с которым Минфину России по согласованию с МИД РФ в случае необходимости поручено вносить изменения в размеры командировочных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств.
Прежде чем ответить на вопрос, как применять новые нормы, определимся с тем для каких учреждений и целей предназначены новые нормы. В самом письме об этом ничего не говориться. Вообще в России так принято: сначала выходит нормативный документ, а потом циркулярные письма с туманными разъяснениями и запретами. Бедные налогоплательщики и рады бы не нарушать законодательство, только они не могут понять, о чем говорят чиновники в циркулярах и что делать, чтобы ничего не нарушать. Давайте разбираться в вопросе вместе.
Во-первых, нормы, изложенные в приказе 64н, в первую очередь адресованы бюджетным учреждениям. Постановление Правительства РФ № 729 устанавливает нормы для них только для командировок сотрудников по территории РФ.
По зарубежным командировкам бюджетным учреждениям необходимо руководствоваться:
• предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, которые установлены Приказом Минфина России № 15н;
• нормами выплаты суточных, установленных Приказом Минфина России № 92н с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России № 16н.
Суточные, превышающие законодательно установленные размеры, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
На бюджетные организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность, распространяются нормы, установленные для коммерческих организаций в целях исчисления налога на прибыль. При этом бюджетные организации ведут раздельный учет доходов и расходов по деятельности, финансируемой из бюджета, и по предпринимательской деятельности.
Коммерческие организации устанавливают нормы выплаты суточных самостоятельно в соответствии со статьей 168 ТК РФ в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. При этом следует учитывать, что размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Новые нормы служат для расчета валютного аванса на командировочные расходы, выдаваемого командированному лицу накануне командировки. Конечно, если в организации нет приказа, который устанавливает такие нормы. В настоящее время в связи с вступлением в силу Федерального закона № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее по тексту - Закон) существуют некоторые трудности с выдачей валюты на зарубежные командировки, так как названный закон не предусматривает в качестве валютных операций снятие сумм иностранной валюты на командировочные расходы. Однако подпунктом 9 статьи 1 данного Закона российским организациям - резидентам разрешено без ограничений осуществлять приобретение у других резидентов, а также отчуждение нерезидентам валютных ценностей на законных основаниях, к которым относится и направление сотрудника организации в служебную командировку за рубеж. В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах, организации - резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки (пункт 1 статьи 11 Закона).
Одновременно ЦБ РФ отменил ранее регулировавшее данный вопрос Положение Банка России № 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов", где регулировались вопросы документооборота между клиентом и банком по данному виду расхода валюты.
В отсутствие новых инструкций по данному вопросу банки зачастую отказываются приобретать валюту для клиентов при ее недостаточности на расчетном счете и отправляют их приобретать валюту в обменные пункты от имени физического лица. Данная практика является нарушением валютного законодательства и ведет к выгоде коммерческих банков, тогда как расходы предприятия по приобретению валюты не могут быть учтены для целей налогообложения как экономически неоправданные и незаконные.
Следует сказать, что в Ассоциации российских банков под председательством Президента Ассоциации российских банком Г.А. Тосуняна состоялось совещание представителей более 130 кредитных организаций с директором Департамента валютного регулирования и валютного контроля Банка России Е.И. Ищенко Е.И. по вопросу: "Изменения в системе валютного контроля в связи с вступлением в силу Федерального закона "О валютном регулировании и валютном контроле".
Представитель Банка России сообщила участником совещания следующее. При принятии решения о порядке совершения валютной операции следует прежде всего руководствоваться нормой части 2 статьи 5 закона о валютном регулировании и контроле, согласно которой если порядок осуществления валютных операций, порядок использования счетов не установлены органами валютного регулирования в соответствии с Законом, валютные операции осуществляются, счета открываются и операции по счетам проводятся без ограничений. Под действие данного положения попадают, в частности выдачи наличных денежных средств на командировочные расходы (при этом применяются стандартные лимиты выдачи наличных юридическим лицам).
В связи с тем, что Банк России проинструктировал по данному вопросу коммерческие банки, они не должны создавать проблемы клиентам по операциям с валютой для командировочных расходов. А проблемы отмены Положения № 62, думается, в ближайшее время разрешаться.
Итак, новые нормы могут служить для расчета валютного аванса, который необходимо выдать командированному лицу, а также для снятия данной суммы с валютного счета или приобретения ее уполномоченным банком по заявке клиента.
Состав командировочных расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, определен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для целей уплаты единого налога при упрощенной системе налогообложения - подпункте 13 пункта 1 и 2 статьи 346.16 НК РФ.
Нормы данных статей позволяют принимать для целей налогообложения документально подтвержденные расходы за найм жилья в полном объеме. Поэтому руководствоваться в этой части приказом № 64н не следует.
Какими нормами следует руководствоваться при определении размера суточных?
Правительством РФ было принято специальное постановление по данному вопросу для коммерческих организаций, уплачивающих налог на прибыль (Постановление Правительства РФ № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией"). Нормами этого же постановления следует руководствоваться и при применении упрощенной системы налогообложения, а также системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога). Об этом сказано в тексте документа.
Если организация является плательщиком налога на прибыль и выплачивает суточные сверх норм, установленных главой 25 НК РФ, то для целей бухгалтерского учета они будут приняты полностью, а для целей налогообложения прибыли - в пределах установленных норм. Суточные, превышающие законодательно установленную норму, на основании пункта 38 статьи 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли.
До сегодняшнего дня нормы, утвержденные Правительством РФ, для определения налоговой базы по налогу на прибыль (Постановление № 93) и нормы, утвержденные приказом Минфина России (приказ № 92Н) были одинаковы (за исключением норм для Афганистана).
С принятием Минфином России новых норм единообразие нарушится, если до конца года в Постановление Правительства № 93 не будут внесены изменения. Итак, что же отличает новый документ от старого:
По многим странам суточные Минфин России увеличил, поэтому их размер не будет совпадать с размером, установленным в Постановлении Правительства № 93.
Впрочем, для исчисления налога на прибыль эти расхождения не важны, руководствоваться придется все равно нормами, установленными Постановлением № 93.
Переходим к другим налогам.
Перечень командировочных расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход работника, приведен в пункте 3 статьи 217 НК РФ. При оплате работодателем расходов на командировки внутри страны и за ее пределами, в доход работника, не подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.
В связи с этим возникает вопрос - какие нормы командировочных расходов имеются в виду в пункте 3 статьи 217 НК РФ? Юристы и эксперты не раз говорили, что это должны быть нормы, установленные организацией самостоятельно в соответствии со статьей 168 ТК РФ. Область применения Постановления Правительства № 93 распространяется только на главу 25 НК РФ и не дает никакого повода применить его к другим главам НК РФ, в частности к главе 23 "Налог на доходы физических лиц". Фискальные органы не сразу определились с мнением по данному вопросу и тому свидетельством письма УМНС по г. Москве № 27-08а/28297, № 27-08н/42413, № 27-08а/ 51162, которое отменяет предыдущие разъяснения, письма Минфина России № 04-04-06/191, № 04-04-06/11, которое и поставило точку в этом затянувшемся деле и, наконец, письмо МНС России № 04-2-06/127 "О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками", которое согласовано с первым заместителем министра финансов РФ.
В соответствии с этим письмом командировочные расходы, выплачиваемые работникам при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных приказом Минфина России № 92н. Тем не менее оба ведомства признают, что специальных норм компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов для целей обложения налогом на доходы физических лиц не установлено. А письма - не текст НК РФ. По мнению автора, решение по данному вопросу каждый налогоплательщик должен принимать самостоятельно, но следует иметь в виду, что если оно не совпадет с письмами чиновников, правоту придется отстаивать в суде.
И поскольку в письме МНС России № 04-2-06/127, согласованном с Минфином России, предписано освобождение от НДФЛ суточных в размерах, установленных приказом Минфина России N 92н, то остается думать, что новые нормы, установленные в приказе 64н, относятся только к НДФЛ. Параллельно не отозвано и письмо Минфина России № 04-04-06/11, где для целей исчисления НДФЛ и ЕСН предписано руководствоваться нормами Постановления правительства № 93.
И если раньше нормы совпадали, то теперь они разные...
Порядок его уплаты регулируется главой 24 "Единый социальный налог" НК РФ. Общий принцип начисления ЕСН следующий:
Во-первых, не начисляется ЕСН на расходы, прямо поименованные в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. К ним относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством и фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе расходы по найму жилого помещения.
Во-вторых, не начисляются ЕСН на те расходы, которые не учитываются для целей налогообложения (п. 3 ст. 236 НК РФ). В пункте 38 статьи 270 НК РФ прямо названы сверхнормативные суточные, поэтому ЕСН на них не начисляется.
Те организации, которые не формируют базу по налогу на прибыль, например, использующие УСН, переведенные на уплату ЕНВД, бюджетные учреждения, некоммерческие организации, на сумму суточных сверх установленных норм должны начислять страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Так как на такие организации норма пункта 3 статьи 236 НК РФ не распространяется. Такие организации будут руководствоваться нормами суточных, изложенными в приказе № 64н для целей исчисления ЕСН, постановлением Правительства РФ № 93 руководствуются только организации, формирующие налоговую базу по налогу на прибыль.
Итак, в отношении суточных у бухгалтера коммерческих организаций, формирующих базу по налогу на прибыль, вопросов не возникает, поскольку они не облагаются ЕСН в любом случае. Суточные в пределах норм не облагаются ЕСН в соответствии с подпунктом 2 пунктом 1 статьи 238 НК РФ. А со сверхнормативных суточных не нужно начислять налог, потому что они не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 3 ст. 236 и п. 38 ст. 270 НК РФ). А фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы относятся к компенсационным выплатам и также не облагаются ЕСН.
Следует ли сверхнормативными считать в целях ЕСН суточные, установленные приказом 64 н? На взгляд автора - нет. Во-первых, так в письме не сказано. Во-вторых, Минфин России в письме № 04-04-06/11 разъясняет, что следует использовать для этих целей Постановление правительства № 93, а МНС России в письме № 04-2-06/127, согласованном с Минфином России, сослалось на нормы приказа Минфина России № 92н только для целей исчисления НДФЛ.
Объект обложения страховыми взносами в Пенсионный фонд и база для начисления страховых взносов совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Федерального закона № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".
Поэтому для целей исчисления страховых взносов фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по командировке относятся к компенсационным выплатам и, соответственно, не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.
Не надо платить взносы в Пенсионный фонд и со сверхнормативных суточных, поскольку ЕСН они не облагаются.
Порядок уплаты этих взносов установлен в Правилах начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые утверждены постановлением Правительства РФ № 184. В пункте 3 этого документа сказано, что страховые взносы следует начислять на все доходы работника.
Исключения оговорены Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации (утвержден Постановлением Правительства РФ № 765). Он продолжает действовать и для целей исчисления взносов на страхование от несчастных случаев (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержденных постановлением Правительства № 184).
Согласно пункту 10 этого Перечня, не надо начислять взносы на выплачиваемые суммы суточных в пределах норм, установленных законодательством, а также на документально подтвержденные фактические расходы в том числе оплату расходов по найму жилья.
В отношении суточных, как мы сказали, вопрос остался открытым.
Взносами не облагаются суточные в "пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации". И дело организации - решить, что же она понимает под термином "законодательство" - ТК РФ или письма МНС России и Минфина России.
В зависимости от ее решения взносами на страхование от несчастных случаев не облагаются суточные в пределах норм, установленных самим предприятием, или упомянутыми документами. Таким образом, взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев следует начислять только на разницу между выплаченными суточными и установленной нормой суточных. Конечно, только в том случае, если все остальные расходы командированный сотрудник подтвердил документами.
При возмещении суточных необходимо иметь в виду следующие обстоятельства, определенные постановлением Совмина РФ № 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств". Оно действует в части, не противоречащей другим нормативным документам по данному вопросу. В постановлении № 1261 сказано:
в случае выезда в командировку за рубеж и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются командируемым работникам в размере 50 процентов установленной нормы (п. 6); если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит (п. 3); в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5); если принимающая сторона не выплачивает указанным работникам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает этим лицам суточные в размере 30 процентов установленной нормы (п. 3).
Сумма командировочных расходов в 2018 году
Служебная командировка — это поездка работника в другой город по нуждам компании. Работодатель обязан возместить не только стоимость проезда к месту назначения и проживания, но и все другие расходы в рамках фиксированного лимита на один день командировки. Такая выплата называется суточными, и о ее размере и особенностях пойдет речь в этой статье.
По закону всем командированным положены суточные выплаты — это покрытие дополнительных расходов работника, связанных с его нахождением вне постоянного места жительства. Максимальные нормы суточных при командировках в 2018 году по-прежнему регулируются государством и, по сравнению с прошлым годом, не изменились. Рассмотрим, в каких случаях и какую сумму может заплатить работодатель командированному сотруднику без обложения этих выплат налогами.
Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ.
Такие расходы делятся на:
• затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
• затраты на проживание;
• прочие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).
В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное руководителем компании Положение о командировках, а также учетную политику.
Для того чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных таким образом денег НДФЛ, максимальные нормы командировочных расходов в 2018 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ.
Максимальные размеры суточных, которые не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ, зависят от направления командировки:
• если работник направлен в любую точку на территории России, необлагаемая сумма составляет 700 рублей;
• в заграничных поездках сумма существенно больше — 2500 рублей.
Организация-работодатель имеет полное право установить выплаты в большем размере, но с любой суммы превышения необходимо удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по обычной ставке 13 %. Например, если в фирме предусмотрены суточные в размере 1500 рублей при внутренних поездках, то при выплате сотруднику бухгалтер вычтет из этой суммы необлагаемый лимит (700 руб.), а оставшуюся часть умножит на 13 %:
(1500 - 700) х 13 % = 104 руб.
Это сумма НДФЛ, которую следует удержать и перечислить в бюджет. На руки командированный получит:
1500 - 104 = 1396 руб.
На уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или УСН идет вся выплаченная сумма, если ее размер закреплен во внутренних нормативных актах компании. То есть в данном примере на расходы можно отнести всю сумму в 1500 рублей.
Сотрудник должен получить компенсацию за каждый день нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом заработная плата сотруднику начисляется в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные же платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также должен получить суточные.
Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.
Хотя законодательство не устанавливает ограничений по максимальному и минимальному сроку служебной поездки, если такая поездка длится всего один день, то компенсация дополнительных расходов человеку не положена. Он может получить только те деньги, которые были фактически истрачены в поездке и на которые есть подтверждающие документы. Фиксированные выплаты в этом случае не положены при командировках в пределах страны. При выезде за ее пределы предусмотрена оплата 50 % установленного максимума, т. е. 1250 рублей.
Однако работодатель имеет право провести такую выплату на собственное усмотрение. Правда, если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других расходов (например, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере. Если же подтверждающих документов и других компенсаций за однодневную командировку нет, то от НДФЛ все равно освобождается сумма 700 рублей, если сотрудник находился в пределах РФ и 2500 рублей, если он успел побывать за пределами страны. Такую позицию высказал Минфин России в письме № 03-04-07/6189.
Оплата командировочных расходов в 2018 году
Командировка — это поездка сотрудника по делам организации. Поэтому все понесенные для ее осуществления расходы должны быть возмещены. Как происходит возмещение командировочных расходов в 2018 году, расскажет эта статья.
Командировкой является не всякая поездка по заданию организации. Такие служебные поездки необходимо отличать от разъездного характера работа. Например, если специалист отдела продаж едет в другой город заключать договор — это командировка, а если водитель-дальнобойщик уехал в очередной рейс, то это его обычный режим работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.
Учитывая, что отправляясь по делам компании, работник несет затраты на:
• проезд до места назначения и обратно;
• на проживание;
• на проезд в городе назначения;
• на питание;
• на прочие нужны (канцелярия, связь, использование Интернета и т. д.).
то организация обязана ему их возместить. Порядок такого возмещения определен законодательно. Поэтому оплата командировочных расходов в 2018 году строго регламентирована и имеет ряд особенностей. Разберемся, каких именно.
Для начала определимся, что именно относится к личным затратам командированного сотрудника, а что — к общественным. Например, если человека командировали в город его детства и он решил там задержаться и взял несколько дней за свой счет сразу после завершения служебных дел, нужно ли ему возмещать стоимость проезда? Или если командированный сотрудник заключил выгодный контракт и пригласил своих партнеров по бизнесу в ресторан для того, чтобы отметить это событие, за чей счет будет происходить банкет?
Оказывается, такие ситуации нередко вызывают затруднения у работодателей, и выплата командировочных расходов в 2018 году может обернуться проблемой с налоговыми органами, если они сочтут затраты необоснованными экономически. Поэтому в этом вопросе следует обращать внимание на официальную позицию Минфина, а также на статью 264 Налогового кодекса РФ. Например, в части ситуации, когда сотрудник остался в пункте командировки на отдых, Минфин России считал, что затраты на оплату обратной дороги возмещать нельзя, но потом изменил свою позицию в связи с принятым по этому вопросу решением суда, в котором судьи отметили возможность не только такого возмещения, но и учета расходов в целях налогообложения прибыли.
Стоит отметить, что строго регламентированы нормами статьи 264 НК РФ только суточные (возмещение прочих командировочных затрат в связи с нахождением работника в чужом городе) и затраты на полевое довольствие (если речь идет о командировке в места, удаленные от цивилизации, например для геологов или археологов). Все остальные расходы организация имеет право регламентировать самостоятельно. Главное, написать об этом в Положении о командировках, коллективном договоре или издать соответствующий приказ директора фирмы. Поэтому даже стоимость банкета с коллегами из другой организации в честь заключения договора командированному сотруднику могут возместить. Главное, чтобы он смог предоставить чек или другой оправдательный документ.
Кстати, документы обязательно должны быть на все понесенные расходы, кроме суточных:
• билеты на проезд;
• счет и квитанция из отеля за проживание;
• чеки об оплате времени в интернет-кафе;
• квитанция за проезд на такси.
Если в таких документах будет указан НДС, то его также возместят сотруднику. А также этот налог организация сможет принять к вычету, ведь получение счета-фактуры на такие операции не требуется.
Как уже было сказано выше, суточные регламентируются законодательно. Заплатить больше установленной суммы работодатель, конечно, может. Но тогда и работнику придется заплатить НДФЛ с суммы превышения, и работодателю отнести ее за счет своей прибыли.
В 2018 году лимиты установлены статьей 217 НК РФ и составляют:
• для поездок по стране — 700 рублей в день;
• для поездок за пределы России — 2500 рублей в день.
Заграничные вояжи оцениваются намного дороже из-за того, что выплата происходит в рублях, а не в валюте того государства, куда направлен командированный сотрудник. Кстати, и для однодневных поездок зарубеж в пиетете: определено, что за поездку без ночевки за пределы России работодатель должен заплатить 50 % от установленных суточных, то есть 1250 рублей. Тогда как за внутренние однодневные командировки суточные не предусмотрены совсем.
Иногда командировка связана не с нуждами самой организации, а с потребностью в ее специалистах другой фирмы. В этом случае все командировочные затраты на проезд и проживание работников оплачивает принимающая сторона. Но такой подход не регулирует Трудовой кодекс, ведь в соответствии с его нормами, отправка в командировки, а значит, и все командировочные выплаты, предусмотрены только для «своих» работников, с которыми установлены трудовые отношения. По нормам НК РФ, такие выплаты принимающая сторона не сможет отнести на расходы в целях налогообложения. Этот вывод Минфин России сделал еще в письме № 03-03-06/1/723 и за 10 лет ни нормы налогового законодательства в этом вопросе, ни позиция чиновников не изменились.
Командировочные расходы в 2018 в бюджетном учреждении
Работодатель обязан возмещать работнику, направленному в служебную командировку: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Дополнен перечень расходов, возмещаемых командированному работнику. Ранее можно было возмещать расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачивать суточные.
Сейчас наряду с перечисленными расходами работнику возмещаются и иные расходы, произведенные им с разрешения руководителя организации, к ним относятся:
- оплата багажа,
- услуг связи,
- услуги залов официальных лиц и делегаций,
- услуги автостоянок,
- услуги камеры хранения и другие.
Эти расходы не ограничиваются никакими нормами, и возмещаются работнику в их фактическом размере, при условии представления соответствующих документов. Рассмотрим услуги залов официальных лиц и делегаций. Данными услугами пользуются отдельные категории федеральных государственных гражданских служащих. Пунктом 23 Указа №813, указано, что перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент Российской Федерации.
В соответствии с Приказом №168н расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:
- 212 «Прочие выплаты» - расходы по оплате суточных;
- 222 «Транспортные услуги» - расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;
- 226 «Прочие услуги» - расходы по найму жилого помещения;
- 290 «Прочие расходы» - расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.
Минфин России по согласованию с МИД России устанавливает предельные нормы оплаты расходов по найму жилого помещения для работников, направленных в зарубежные служебные командировки. Эти нормы разработаны исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице среднего разряда.
После вступления в силу нового Положения работникам возмещаются не только расходы по проезду к месту командировки на территории России и обратно, но и расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.
Если раньше командированному работнику оплачивались расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, то сейчас ему оплачиваются и расходы по проезду от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Кроме того, Положением уточняется, что расходы по проезду возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Перечень возмещаемых работнику расходов по проезду дополнен также страховым взносом на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте. Предусмотренный Инструкцией такой вид расходов, как "оплата услуг по предварительной продаже проездных документов", исправлен на "оплату услуг по оформлению проездных документов". Возмещение расходов по проезду, производится бюджетными учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.
В бюджетных учреждениях работающие подразделяются на различные категории, в частности:
Порядок возмещения командировочных расходов для различных категорий работников имеет некоторые отличия.
В соответствии с пунктом 21 Указа №813 расходы по проезду гражданским служащим возмещаются согласно следующим нормам:
- замещающим высшие должности категории «руководители»:
• воздушным транспортом - по билету I класса;
• морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров;
• железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес - класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес – класса;
- замещающим должности категории «помощники (советники)», «специалисты»:
• воздушным транспортом - по тарифу бизнес - класса;
• морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;
• железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения.
Для бюджетных организаций для возмещения оплаты проживания следует руководствоваться Постановлением №729, которое устанавливает, что возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются различным категориям служащих бюджетного учреждения различным образом. Так в пункте 18 Указа №813 сказано, что для федеральных гражданских служащих не установлен предельный размер по найму жилого помещения, но, в то же время, он не должен превышать размер, определенный для служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», то есть, стоимости двухкомнатного номера, а для остальных служащих - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера. А при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, федеральным государственным гражданским служащим возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере 30% от установленной нормы суточных (в настоящее время - 100 рублей) за каждый день нахождения в служебной командировке.
Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда к постоянному месту работы. Если командированный работник был вынужден сделать остановку по пути следования, то в этом случае, возмещение расходов по найму жилья будет производиться только при наличии подтверждающих документов. В случае отсутствия таких документов ни 12 рублей, ни 30% от установленной нормы суточных не выплачиваются. Документами, подтверждающими расходы по найму жилья, являются кассовые чеки, счета-фактуры, счета формы №3-Г.
Довольно часто командированные работники представляют к отчету только счета по форме №3-Г, без кассового чека. Минфин Российской Федерации в Письме №03-05-01-04/164 дает следующие разъяснения по этому вопросу. Организации и частные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, имеют право проводить денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи бланков строгой отчетности.
Приказом Минфина Российской Федерации №121 рекомендована к применению для гостиниц форма строгой отчетности №3-Г. Поэтому, для подтверждения расходов на оплату жилья счета по форме №3-Г вполне достаточно. Подпунктом «б» пункта 1 Постановления №729 установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути.
Следует отметить, что статья 168 ТК РФ предоставляет право организациям, в том числе и бюджетным учреждениям, самостоятельно определить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив их в коллективном договоре либо в локальном нормативном акте (например, в приказе об учетной политике). Это означает, что если бюджетное учреждение осуществляет деятельность, приносящую доход, то оно может увеличить норму суточных на любую сумму, если будет выплачивать ее за счет средств, полученных в результате этой деятельности.
В постановление Правительства РФ № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" появились совершенно новые положения и требования. Раньше вопрос о том, можно ли направлять в командировки граждан, не состоящих с организацией в трудовых отношениях, был поводом для горячих дискуссий. Теперь в новом Положении четко указано, что в командировки могут направляться только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Еще одно серьезное нововведение - определение правил оформления командировочного удостоверения. Инструкция № 62 не регулировала порядок направления работников в командировки за пределы территории России. Сейчас появилась четкая процедура направления сотрудника в заграничную командировку. Ряд требований, присутствовавших в Инструкции № 62, в новом документе отсутствует. Так, в частности, согласно п. 2 Инструкции № 62 командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Положение такого разрешения не содержит.
В этой связи следует заметить, что Инструкция № 62 в связи с выходом нового нормативного акта не прекращает своего действия, она продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и новому Положению об особенностях направления работников в служебные командировки.
Новый документ содержит совершенно иные нормы. Так, ранее Инструкция ограничивала срок командировки работников, определяемый руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, следующими сроками:- 40 дней, не считая времени нахождения в пути;- 1 год для командировок рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ.
В настоящее время срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Цель командировки, ранее фиксировавшаяся в командировочном удостоверении, теперь должна быть указана в служебном задании, которое утверждается работодателем. Отныне не нормативными актами, а решениями организации (коллективным договором, локальными нормативными актами) определяются размеры возмещения расходов командированным работникам, включая размеры суточных и расходов по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути. Возмещение расходов за наем жилого помещения в случае, если работник по окончании рабочего дня остается в месте командировки при наличии у него возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ранее согласно Инструкции № 62 производилось, если работник остается в месте командировки "по своему желанию". Согласно новому нормативному документу такие расходы возмещаются, если работник остается в месте командировки "по согласованию с руководителем организации".
Вопрос о возмещении расходов работнику в случае его временной нетрудоспособности также возмещаются работнику, но период возмещения не ограничен каким-либо сроком. Кроме того, отсутствует и указание на то, что дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. Перечислен круг вопросов, которые, согласно новому Положению, должны быть урегулированы коллективным договором или локальным нормативным актом.
Порядок направления в командировки - новый, порядок регистрации командированных - пока прежний.
Формы и порядок регистрации сотрудников, выбывающих в командировки из данной организации в другие организации и прибывающих из других организаций в данную организацию, в соответствии с новым Положением должны быть определены Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации. Однако в настоящее время ни форма, ни порядок регистрации еще не разработаны.
До их опубликования организациям следует руководствоваться журналами регистрации, предусмотренными Инструкцией № 62.
В соответствии с этой инструкцией формы регистрации командированных - это:
- журнал учета работников, выбывающих в командировки из организации;
- журнал учета работников, прибывающих в командировки в организацию.
Лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировки, и производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя. В журнале учета работников, выбывающих в командировки из организации, указываются фамилии, имена и отчества командированных работников; занимаемая должность; номер командировочного удостоверения; фамилия, имя и отчество работника, подписавшего командировочное удостоверение; дата фактического выбытия и дата фактического прибытия. В журнале учета работников, прибывающих в командировки в организацию, указывается фамилия, имя и отчество командированного работника; занимаемая им должность; наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение; дата прибытия и дата выбытия.
В заключение стоит отметить, что в Положении сохранены нормы в отношении порядка исчисления среднего заработка за период нахождения в командировке, в отношении целесообразности возврата к месту постоянного проживания при командировке работника в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневного возвращаться, и т. п. Таким образом, новым Положением, с одной стороны, ужесточены требования к оформлению документов, подтверждающих экономическую целесообразность понесенных расходов, а с другой - расширен перечень возмещаемых командированному работнику расходов и сняты ограничения при учете ряда затрат в целях налогообложения.
Учет командировочных расходов в 2018 году
В связи с очередными нововведениями, учет командировочных расходов изменился. И хотя изменения эти незначительны, бухгалтеру придется их учитывать при заполнении документов.
Отправка сотрудников в другие города с важными поручениями – это довольно частое явление на предприятиях. Такие поездки называются командировками. Средства, выделяемые на такие поездки должны фиксироваться в бухгалтерском учете особым образом. Работодатель оплачивает пребывание сотрудника в другом городе или государстве, в соответствии с принятым в РФ трудовым законодательством. При этом за работником сохраняется средний заработок и должность.
Выдача денег осуществляется, чаще всего, через кассу предприятия. При этом сумма рассчитывается и выдается заранее, то есть до отъезда сотрудника. Для этого бухгалтер производит расчеты на основании приказа и письменного решения руководителя о направлении сотрудника в командировку. По возвращению, он обязан будет предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.
Как бухгалтеру рассчитать сумму аванса для выдачи его подотчетному лицу?
Ниже приведен список того, что следует учитывать при выдаче аванса и составлении авансового отчета:
• сумма транспортных расходов, до места назначения и обратно;
• оплата за проживание в гостинице или хостеле;
• деньги на питание (суточные);
• средства на прочие расходы, разрешенные работодателем.
Сумма, выдаваемая в качестве суточных, не зависит от расходов на транспорт и жилье и учитывается отдельно. В 2018 году размер не облагаемых налогом суточных составляет не более 700 рублей по РФ и 2,5 тыс. рублей при командировках за рубеж. Если они превышают указанную сумму, с них вычитается налог (НДФЛ).
Средства выплачиваются как за будничные, так и за выходные дни. Также оплачиваются праздничные и дни вынужденной задержки в пути. После возвращения, работник должен отчитаться в течение 3 дней в бухгалтерии за потраченные суммы. На основании представленных документов формируется отчет.
В 2018 году отпала необходимость делать командировочное удостоверение и служебное задание сотруднику. Однако, с целью подстраховки, многие предприниматели продолжают их выдавать сотрудникам, чтобы не иметь лишний раз проблем с налоговыми службами. К тому же нередко такие сотрудники используют для поездок личный транспорт, что делает невозможным точно определить дату отправки и прибытия. Даже проездные документы или служебная записка не будет в этом случае весомым оправдательным документом. Поэтому, для многих предпринимателей эта возможность попросту неосуществима.
По своей сути, учет расходов на рабочую загранпоездку мало чем отличается, от такой же поездки, но только по России. Но все же она имеет некоторые особенности, которые следует учитывать. Они касаются, в первую очередь, расходов на оформление виз и загранпаспорта, а также обмена отечественной валюты на иностранную.
Если сотрудник приобрел валюту за рубежом, он обязан представить документы, подтверждающие факт обмена. При отсутствии этих документов, бухгалтер производит перерасчет в соответствии с курсом Центрального банка на дату совершения сделки. Все первичные документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский.
Суточные рассчитываются исходя из даты выбытия из страны отправленного сотрудника, указанной в паспорте, и прибытия его в Россию.
После возвращения, сотрудник обязан предоставить отчет. Все потраченные в иностранной валюте средства пересчитываются по курсу на дату, указанную в отчетном документе и указываются в отчете в рублях.
При такой системе, командировочные расходы учитываются точно также, как и при обычной системе налогообложения. После возмещения, понесенных таким работником расходов, предприятие может уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли. Но эти расходы должны быть обоснованы и подтверждены документально. Так как при УСН предприятие использует кассовый метод начисления, то дата утверждения авансового отчета считается днем, в котором должны учитываться произведенные расходы.
В командировку может быть направлен как работник организации, так и работник ИП. Однако, считается, что индивидуальный предприниматель не может быть работодателем и работником сам для себя. Это значит, что отправить себя в командировку он, по определению, не может.
Авансовый отчет составляется с использованием бланка строгой отчетности АО-1. В документе указываются суммы, выданные под отчет и полученные в кассу после прибытия сотрудника на предприятие.
В авансовый отчет, к форме АО-1 также прилагаются оправдательные документы: путевой лист, чеки, квитанции, билеты за проезд. То есть, все сделки, совершенные сотрудником во время рабочей поездки, на которые расходовались выданные средства, должны быть задокументированы. Не стоит забывать, что расходы за жилье также должны быть документально оформлены, хотя бы договором или распиской об аренде жилого помещения, с указанной в нем суммой оплаты. При проверке учитываются только фактически выданные средства и оплаченные товары и услуги.
Командировочные расходы, как и любые другие, уменьшают налогооблагаемую базу. Так как их не так просто выявить налоговым службам, те очень внимательно следят за этой статьей расходов. Поэтому бухгалтеру нужно быть особенно щепетильным к предоставляемым работником оправдательным документов и составлению авансового отчета.
Проводки командировочные расходы в 2018 году
Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:
• Дебет 71 Кредит 50 (51).
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:
• Дебет 50 Кредит 71.
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:
• Дебет 71 Кредит 50.
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:
• Дебет 68 НДС Кредит 19.
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:
• по дебету 76 счета и кредиту 51.
Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:
• Дебет 50.3 Кредит 76.
Выдачу сотруднику:
• по дебету 71 и кредиту 50.3.
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
Пример проводок:
Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы– 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.
Проводки:
Счет Дт
Счет Кт
Описание проводки
Сумма проводки
Документ-основание
50.3
76
Поступили билеты в кассу
31 270
Билеты
71
50.3
Выданы билеты сотруднику
31 270
Билеты
71
50
Проводка по выдаче суточных
4200
Расходный кассовый ордер
71
50
Проводка по командировочным расходам
12 000
Расходный кассовый ордер
20
71
Списаны расходы на гостиницу
13 000
Авансовый отчет Счет-фактура
19
71
Учтен входной НДС
1983
Счет-фактура
68 НДС
19
НДС принят к вычету
1983
Бухгалтерская справка
20
71
Расходы на транспорт
250
Авансовый отчет
26
71
Представительские расходы
3000
Авансовый отчет
71
50
Компенсированы расходы работника
4250
Авансовый отчет
Командировочные расходы и НДФЛ в 2018 году
НДФД с командировочных расходов в 2018 году удерживается в порядке, предусмотренном НК РФ. Какие расходы считаются командировочными, какие суммы облагаются НДФЛ, а какие нет, рассмотрим в данной статье.
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
Данные аспекты регламентируются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
• на проезд;
• аренду жилого помещения;
• дополнительные расходы на проживание (суточные);
• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (чч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, п. 15 ст. 2 закона «О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации “О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях”» № 55-ФЗ).
Суммы возмещения командированных расходов не облагаются НДФЛ в пределах установленных НК РФ норм (п. 3.ст. 217 НК РФ).
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• при нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.
Пример:
В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.
Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 июня на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.
Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т.е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):
• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
