Командировка – временное отправление сотрудника в другой город в целях исполнения поручения руководства. Она позволяет работнику расти по карьерной лестнице, набираться опыта и навыков, повышать квалификацию, обучаться ведению деловых переговоров и прочим возможностям.
Но вдобавок к этому формируется определенная нагрузка на бюджет сотрудника, отправившегося в командировку, которая должна быть компенсирована силами работодателя.
Согласно общим нормам Трудового кодекса, есть определенные лимиты на суточные расходы, которые могут быть понесены во время пребывания вне рабочего места.
Официальная расшифровка понятия «суточные» есть в законодательстве. Согласно положениям, суточные представляют собой дополнительные расходы сотрудника на проживание в другом населенном пункте.
То есть, когда сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется в полном размере, а также работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда. На практике сотрудник может рассчитывать на суточные только в том случае, если он провел в командировке более одного дня, то есть ему пришлось искать ночлег вне дома.
Понятие «суточные» включает в себя несколько основных групп издержек:
• размещение в другом городе, связанное с непосредственным наймом жилого помещения (аренда квартиры, комнаты, гостиницы, отеля);
• питание в заведениях общепита, покупка продуктов питания в супермаркете;
• проезд на общественном транспорте – корабле, поезде, автобусе, автомобиле, самолете до пункта назначения, а также передвижение в его пределах и затраты на возврат на Родину;
• деловой обед с партнерами, посещение мероприятий, которые запланированы для улучшения работы компании, в которой работает сотрудник;
• прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.
На практике часто случалась неразбериха касательно того, какие расходы стоит отнести к суточной норме, а какие затраты можно считать лишними. Если принять во внимание определенные лимиты, данная задача может быть решена быстро. В 2018 году нормы суточных претерпели некоторые изменения.
Возмещение суточных затрат осуществляется каждому работнику, который отправляется заграницу. Их возврат подразумевает учет всего времени, пока работник пребывает в командировке. Сюда включены не только рабочие дни с понедельника по пятницу, но также и отработанные выходные, праздники, включая дни нахождения в пути, вынужденные остановки.
Если речь идет об однодневных выездах за пределы рабочей территории, то они в России не компенсируются. Однако в рамках локальных нормативных актов работодатель имеет возможность предусмотреть организацию этого процесса по подобным поездкам. Ведь, даже если сотрудник уезжает на день, он несет определенные расходы, которые подлежат обязательному возврату.
Общий порядок возмещения расходов выглядит так:
• при отправлении сотрудника в командировку работодатель сообщает ему о лимитах;
• работник отправляется в поездку и тратит денежные средства в соответствии с лимитами;
• по возвращении на рабочее место сотрудник предоставляет доказательства затрат (проездные билеты, чеки);
• расходы на командировку в сутки умножаются на количество дней, проведенных вне постоянного места проживания, и выплачиваются совместно с положенной заработной платой за этот период.
На некоторых предприятиях порядки возмещения расходов могут быть другими, но общая суть остается той же.
Общие размеры суточных выплат, связанных с расходами на командировки, регулируются Трудовым кодексом, в частности – статьей 168. Согласно этим нормам, при направлении сотрудника на исполнение поручения работодатель обязуется возместить дополнительные расходы.
Согласно законодательству, действующему с 1 января 2016 года, работодатели, как и прежде, обязуются платить эти суммы. Размер их определяется в самостоятельном порядке и впоследствии закрепляется в соответствующих локальных актах организации. Например, это может быть Положение о командировках.
На практике, в соответствии со ст. 217 НК РФ, предполагаются определенные максимальные размеры, которые не предполагают начисления налога на доходы физических лиц:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Если говорить о расходах по России – лимит 700 руб.
2. Если сотрудник отправляется в командировку заграницу – 2500 руб.
То есть если сотрудник отправился в командировку из Москвы в Красноярск и в сутки потратил 1000 рублей, то 300 рублей подлежит налогообложению. А если он отправился в Европу, то он может потратить 2500 рублей.
В случае затрат суммы свыше этого лимита, например, 3000 руб., оставшаяся часть (500 рублей) подлежит уплате налога.
Согласно Постановлению Правительства РФ №729, происходит регулирование начисления всех командировочных выплат. В этом документе также предписана фиксированная величина начислений по суточным расходам для поездок по территории России.
Размер средних суточных на каждого сотрудника составляет 100 рублей. Регулируется этот процесс Постановлением Правительства РФ №812. К этому документу есть специальное приложение, регулирующее выплаты в соответствии с расчетом по каждой стране.
Согласно законодательству, минимальный срок командировки не регулируется. Иногда поездка по поручению работодателя может быть однодневной. После приезда сотрудник обязуется отчитаться за поездку.
Работодатель возмещает ему все затраты, но эти суммы (например, на проезд, питание) должны подлежать согласованию заранее. Закон, как уже говорилось, гласит о том, что мини-поездки не предполагают выплаты суточных.
Но здесь дело уже в совести работодателя: оставить сотрудника совсем без денег, даже если это законно, или самостоятельно установить лимиты. Если работодатель все-таки планирует возместить работнику какие-то расходы, это может быть некая фиксированная сумма.
Абсолютно на каждом предприятии происходит установление суточных расходов по командировкам, при этом размер расходов определяется локальными актами. Если принимать во внимание расчет и оформление этих выплат, здесь есть несколько ключевых особенностей.
Служебная командировка – это временная поездка работника в другой город, осуществляемая на базе письменного распоряжения, отданного директором. В правительственном Постановлении установлены общие правила и порядки, в которых сотрудник направляется в служебную командировку.
Как уже отмечалось, в качестве расходов, связанных с командировкой, выступают такие направления, как проезд до места исполнения обязательств, аренда жилого помещения, средний заработок за время служебного отъезда, дополнительные расходы на проживание, позволенные со стороны руководителя.
Выплата командировочных расходов осуществляется в день начисления, согласно требованиям НК РФ.
Основные изменения, которые коснулись этой сферы, затронули суточные для определения базы страховых взносов. В расчетную базу не включены страховые взносы по травматизму. Размер суточных командировочных расходов не подлежит обложению сборами в сумме 700 рублей для РФ, и 2500 рублей, если работник отправляется за рубеж.
Определение нормы командировочных расходов в 2018 году осуществлено исключительно для расчета базы, которая регламентируется Налоговым кодексом Российской Федерации. К ней относится страховой взнос и подоходный налог.
Законодательными положениями не запрещено установление индивидуального размера суточных, который был бы выше суммы лимита. В этом случае с суммы превышения просто уплачиваются налоговые и страховые сборы.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
