В 2018 году действует обновленный порядок ведения кассовых операций. В статье читайте про то, как соблюдать кассовую дисциплину, рассчитать лимит, оформлять документы.
В 2018 году компании хранят наличные в кассе в пределах лимита. Излишки необходимо сдавать в банк.
Сверхлимит допускается:
• на время выплаты зарплаты в течение пяти рабочих дней.
• по выходным и праздникам, когда касса функционирует, а не закрыта.
В 2018 году субъекты малого бизнеса – как фирмы, так и ИП – освобождены от расчета лимита кассы, но могут применять его на свое усмотрение.
Любой вариант нужно утвердить соответствующим приказом. Образцы документа на каждый случай мы привели в данной статье. Если лимита нет, в кассе можно хранить деньги без ограничения, в любом объеме.
Регламент, по которому считают лимит, с наглядными формулами приведен в приложении к Указанию Банка России № 3210-У.
Способа расчета – два:
• исходя из наличной выручки;
• исходя из наличных трат.
Период, за который вы будете брать те или иные сведения, устанавливайте сами. При этом учитывайте специфику бизнеса, объемы и периодичность поступлений либо выдачи наличных.
Вновь созданные компании считают лимит исходя из ожидаемых (прогнозируемых) поступлений или растрат – в зависимости от выбранного способа.
Как часто можно пересматривать установленное значение. Лимит кассы можно пересматривать в течение года сколько угодно раз. Никаких запретов тут нет. Если что-то в работе у вас меняется, вы можете всегда подстроиться под новые нужды, просто выпустив новый приказ об остатке с новой – повышенной – суммой.
У компаний с «обособками» все зависит от того, куда перечисляет подразделение свою выручку. Если на собственный расчетный счет в банке, то тогда для такого ОП нужно установить и свой собственный, отдельный лимит.
Если выручка идет сразу в кассу компании, то лимит нужно считать общий в целом по компании с учетом подобной структурной единицы.
Кассовые операции по-прежнему может вести только кассовый или иной работник, определенный руководителем компании (самим ИП). Вместо руководителя утвердить кассира может и иной уполномоченный сотрудник. Занять вакансию может человек именно из штата компании. Альтернативный вариант: кассу вправе вести сам руководитель.
Со своими обязанностями и правами кассира нужно ознакомить под роспись. Для этих целей хорошо оформить должностную инструкцию.
Если бизнес крупный и объем работы большой, может потребоваться несколько кассиров. Тогда обязательно среди них нужно выбрать главного и назначить его старшим. В этом случае целесообразно разработать две должностные инструкции – под должность обычного и под должность старшего кассира.
Если структура кассового подразделения многоуровневая, то работу кассы логично регламентировать отдельным локальным актом по организации.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• ПКО (форма № КО-1);
• РКО (форма № КО-2).
Оформляются они по общему правилу каждый раз соответственно при поступлении денег в кассу и при их расходовании. Подобные документы вправе не оформлять только индивидуальные предприниматели.
В отношении ПКО в электронном виде появилась новая норма. Теперь квитанция к электронным приходникам можно отправлять вносителю средств по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
До 19 августа 2017 года действовал упрощенный порядок в отношении операций с использованием ККТ или БСО. Так, на все поступления через ККТ или по БСО разрешалось оформлять один сводный ПКО. Теперь данную норму расширили. То есть можно оформлять расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму денег, выданных на основании чеков ККМ или БСО.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по-прежнему нужна при наличии старшего кассира. В подобном регистре главный кассовый работник отражает передачу средств своим подопечным и обратно в течение дня.
Все ПКО и РКО, как и раньше, вносите в книгу по форме № КО-4. Данный регистр можно не вести только бизнесменам. При этом с 19 августа 2017 года задачу заполнять кассовую книгу можно возложить на любого сотрудника. Необязательно это должен быть кассир.
Необходимые бумаги оформляют:
• главбух;
• бухгалтер или иной сотрудник (в том числе кассир). Конкретное лицо нужно утвердить приказом;
• руководитель (при отсутствии главбуха и бухгалтера либо иного сотрудника).
С 19 августа подотчетные суммы можно выдавать не только на основании заявления сотрудника, согласованного с руководителем. Добавлен альтернативный вариант: можно просто издать соответствующий приказ руководителя (с указанием суммы и срока подотчета). Тогда традиционного заявления от подотчетника не требуется. Пример приказа смотрите в данной статье.
Кроме того, выдавать деньги в подотчет разрешили даже должникам. То есть в том случае, когда сотрудник не отчитался по предыдущему случаю выдачи денег в подотчет.
Ведение кассовых операций в 2018 году
Внедрение онлайн-касс у экономических субъектов происходит поэтапно. Так, в соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона № 290-ФЗ, с 1 февраля 2017 года новая контрольно-кассовая техника может использоваться только через оператора фискальных данных.
С 1 июля 2017 года наступила обязанность применять только новую ККТ, то есть с этой даты прекращена регистрация ККТ в порядке, установленном старой редакцией закона № 54-ФЗ. Поэтому с 1 июля пробивать чеки нужно только с помощью онлайн-касс.
Эти изменения пока не коснулись (пункты с 7 по 11 ст. 7 закона № 290-ФЗ) следующих ЭС:
• организаций и индивидуальных предпринимателей, не применявших ККТ на основании старой редакции 54-ФЗ, в т. ч. выполняющих работы, оказывающих услуги населению и (или) являющихся налогоплательщиками на патентной системе (для ИП);
• организаций и ИП, являющихся налогоплательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности;
• организаций и ИП, осуществляющих торговлю с использованием торговых автоматов.
Все перечисленные выше лица вправе не применять ККТ до 1 июля 2018 года.
На сегодняшний день существует уже более 40 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.
По 54-му закону оператор фискальных данных обязан:
• хранить, обрабатывать и защищать от модификации фискальные данные, обеспечивая их конфиденциальность;
• передавать фискальные данные из ККТ в ФНС;
• отправлять покупателю чек в электронном виде и обеспечивать возможность онлайн-проверки чека.
По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь можно проверить через Интернет за считаные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.
Новостью для всех владельцев онлайн-касс стала появившаяся с 19 августа обязанность выполнять только через личный кабинет ККТ следующие действия (приказ ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):
• отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
• сообщать о неприменении ККТ или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
• сообщать о своем согласии/несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.
Передаваемые сведения должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете ККТ квитанцию о приеме.
Как и прежде, кассовые операции в 2018 году оформляются обязательными к применению унифицированными формами первичных учетных документов. Это формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 88: приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001), расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002), кассовая книга (код ОКУД 0310004). При выдаче из кассы сумм заработной платы применяется платежная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. пост. Госкомстата РФ № 1.
Письмом от 21.07.2017 г. № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что в настоящее время применять унифицированные формы, связанные с применением ККТ, утв. пост. Госкомстата России № 132 в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин ...», утв. МФ РФ № 104, необязательно!
В том числе необязательными стали следующие формы:
• журнал кассира-операциониста;
• справка-расчет кассира-операциониста;
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
• акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
• журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;
• акт о проверке наличных денежных средств кассы.
Изменения в «Порядок ведения кассовых операций...», утв. Указанием ЦБ РФ № 3210-У, вступили в силу с 19.08.2017. Эти изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, которое поменяло порядок составления ПКО и РКО на основании чеков ККТ, ввело новое правило оформления кассовых документов в электронной форме, а также изменило оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.
Для наглядности представим эти изменения в таблице:
Указание ЦБ РФ № 3210-У
отменено/изменено
суть изменений
п. 5.2. утратил силу
п. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1. Фед. закона № 54-ФЗ
п. 5.1. изменен
п. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанция к ПКО может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты
п. 6.1. изменен
п. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе
п. 6.2. изменен
п. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись
п. 6.3. изменен
п. 6.3. С 19 августа отдельное заявление на подотчет можно не составлять, если на подотчетное лицо есть приказ
п. 6.3. изменен — абзац третий утратил силу
п. 6.3. С 19 августа выдавать аванс можно при непогашенном долге по предыдущему
Как видим, кассовая дисциплина в 2018 году значительно изменилась.
Если ранее, до изменения порядка кассовых операций, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то в настоящее время его осуществление поручено ФНС.
При проведении выездной налоговой проверки комиссия может проверить не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:
• производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
• как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
• соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
• соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
• выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона № 54-ФЗ.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в 2018 году наказуемо, как и в предыдущие годы.
За такое правонарушение предусмотрен административный штраф по статье 15.1. КоАП РФ:
• для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Учет кассовых операций в 2018 году
С 19 августа 2017 года вступили в силу новые правила выдачи денег в подотчет, которые утверждены указанием ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У. Документ зарегистрирован 4 августа.
Выдать деньги в подотчет теперь можно даже если работник не погасил предыдущий авансовый отчет.
Заявление на выдачу денег в подотчет стало не обязательным. Их можно выдавать на основании распоряжения или приказа руководителя.
При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
Расходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных данных контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, других документов на общую сумму выданных наличных денег.
И приходники, и расходники можно оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов.
Приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и ведомости в 2018 году не изменились.
Они оформляются по прежним унифицированным формам, но с учетом новых правил заполнения.
Установить лимит кассы можно по выручке или расходам - как выгоднее.
Формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У).
Можно сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов.
Приходные и расходные кассовые ордера может оформить как штатный, так и приглашенный бухгалтер.
Кто имеет право оформлять кассовые документы и работать с наличностью в кассе:
Сотрудники
организации
Право на оформление приходных и расходных к/о
Право на подпись к/о
Право на прием и выдачу наличных
Главный бухгалтер
Имеет право
Имеет право
Имеет право на основании приказа директора
Директор организации
Имеет право при отсутствии других уполномоченных на то лиц
Имеет право при отсутствии других уполномоченных на то лиц
Имеет право при отсутствии других уполномоченных на то лиц
Бухгалтер или другой штатный сотрудник
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право на основании приказа директора
Частный бухгалтер, если заключен договор бухгалтерского обслуживания
Имеет право на основании договора бухгалтерского обслуживания
Не имеет право
Не имеет право
Кассир организации
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право
Директор организации может доверить оформление кассовых документов бухгалтеру сторонней организации или частному бухгалтеру, с которой (которым) заключен договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У).
Если в организации нет штатного или внештатного бухгалтера, то подписывает кассовые документы руководитель, в том числе и за кассира.
Выполнять обязанности кассира, выдавать и принимать наличные деньги по-прежнему может только штатный работник (п. 4 Указания № 3210-У).
В заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег.
Заявление о выдаче денег из кассы подотчетному лицу должен подписывать директор.
Ему не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги (п. 6.3 Указания № 3210-У). А эти сведения остаются обязательными.
На заявлении о выдаче подотчетных сумм нужна только подпись директора. Остальную информацию может вписать само подотчетное лицо или бухгалтер.
В расходном кассовом ордере сумму можно писать от руки или распечатать на компьютере.
От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).
Если директор сам ведет бухучет, он подписывает расходный ордер и за главбуха.
Составляется расходный ордер по унифицированной форме, где предусмотрен такой реквизит, как подпись директора.
Иначе налоговая посчитает расходный ордер недействительным и если с учетом выданной по нему суммы остаток в кассе окажется сверхлимитным, организации грозит штраф на сумму до 50 000 руб.
Кассовую книгу можно распечатывать в одном экземпляре, а не в двух, как было ранее.
Исключение составляет кассовая книга обособленного подразделения.
Кассовая книга ведется по старой форме.
При бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде не надо.
Кассовые документы можно вести и в электронном виде.
Электронные документы заверяются квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).
Приходники и расходники исправлять нельзя, а другие кассовые документы можно.
Исправление документов:
1) Электронные документы нельзя исправлять после того, как они подписаны. Документ с ошибкой удаляется и создается новый. Такой порядок предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью.
2) Можно исправлять бумажные кассовую книгу, платежные и расчетно-платежные ведомости (пункте 4.7 Указания № 3210-У).
Приходные и расходные к/о не исправляются, как и ранее.
При исправлении кассовой книги или расчетно-платежной ведомости ошибочные данные зачеркиваются, рядом указывается правильная информация и дата исправления.
Сотрудники, допустившие ошибку, повторно свои подписи с расшифровкой.
При применении ЕНВД налог рассчитывается исходя из потенциально возможного дохода, и показатели наличной выручки значения не имеют.
Для малого бизнеса и предпринимателей установлен упрощенный кассовый порядок.
Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У).
Они должны на каждую кассовую операцию выписывать ордера.
Утвержденное ранее значение остатка наличных денег можно отменить по приказу.
Можно и дальше придерживаться лимита, если это Вам удобно (например, для пополнения денег на расчетном счете).
Предприниматели освобождены от ведения кассовой книги, так как они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов (п. 4.6 Указаний № 3210-У).
С предпринимателями вышла неясность: они вправе не оформлять приходники и расходники (пункт 4.1 Указаний № 3210-У).
А пункт 5 требует оформлять приходный ордер каждый раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу.
Вообще, согласно налоговому учету, без приходников и расходников не обойтись, поскольку предприниматель ведет учет на основании первичных документов.
При получении наличной выручки предприниматель раньше оформлял приходник. На основании этого документа вносил запись о полученном доходе в книгу учета.
Если приходный кассовый ордер больше не оформлять, то нет оснований для внесения записи в книгу.
Обособленные подразделения теперь будут реже сдавать кассовую книгу в головной офис.
Все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных и должны вести свою кассовую книгу (п. 2, 4.6 Указаний № 3210).
В головной офис передаются не листы кассовой книги (как раньше), а их копии, заверенные руководителем подразделения (п. 4.6 Указания № 3210).
Это связано с тем, что теперь можно оформлять листы кассовой книги в одном экземпляре и больше не требуется передавать их в головной офис на следующий рабочий день. Сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис теперь можно и раз в год перед составлением годовой отчетности.
Уточнения в учете кассовых операций:
А) Не нужно составлять кассовую книгу за дни, в которых не было наличных расчетов. Ранее формулировка была путаной, поэтому организации заводили листы и на пустые дни.
Б) На квитанции к приходному к/о кассир должен поставить штамп. Для подписи четких правил нет, но в унифицированной форме на квитанции есть строка для подписи кассира. Поэтому лучше, чтобы кассир подписал квиток.
В) Наличность между кассирами можно передавать без расходного к/о. Для этого достаточно сделать запись в книге учета принятых и выданных кассиром наличных.
Г) Суммы из всех бланков строгой отчетности за день можно объединить в одном приходном ордере. Такое правило раньше было прописано только для сумм, пробитых по кассе.
Аудит кассовых операций в 2018 году
В связи с изменениями в законодательстве изменился и упростился аудит кассовых операций в 2018 году у индивидуальных предпринимателей. Законодатель отменил для индивидуальных предпринимателей обязанность ведения кассовых операций наравне с юридическими лицами.
Однако необходимость для ИП проводить учет и аудит, хоть и не закреплена законодательно, но осталась актуальной, поскольку ведение хозяйственной деятельности – дело ответственное, требующее учета движения всех денежных средств и активов.
Целью проведения аудита является установление достоверности, точности и полноты предоставляемых сведений, а также правильности их отображения в отчетности.
Рассмотрим цели и задачи аудита:
• проверка отображаемых показателей в бухгалтерской и финансовой отчетности предпринимателем (их правильность и точность, достоверность данных);
• проверка правильности оформления движения денежных средств;
• контроль движения денег в кассе и их сохранности;
• контроль над своевременностью и правильность отражения в бухгалтерских документах результатов проведения инвентаризации денежных наличных средств в кассе;
• проведение проверки правильности оформления первичной документации, ее заполнения, наличия нужных реквизитов и подписей должностных и ответственных лиц.
Как видно, аудит служит тем самым фактором, который не позволяет злоупотреблять ответственному лицу при указании сведений и данных в финансовой отчетности.
Предприниматель имеет право и возможность провести контроль над движениями денег в кассе, и их показателями во избежание неурядиц. Вступило в силу Указание ЦБ РФ № 3210-У, утвердившее новый порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
Программа аудита кассовых операций должна составляться на основании изложенных изменений в нормативно-правовых актах.
Аудит по кассовой дисциплине ИП может осуществляться по следующей методике:
• анализ движения наличных средств предпринимателя и правильности его оформления, отражение полноты сведений в отчетности;
• ревизия результатов внутреннего аудита и возможности его применения при процедуре проверки кассовых операций;
• проведение исследования о правильности и своевременности инвентаризации и учета денежных средств в кассе;
• проверка оформления документации на материально ответственных лиц, их полномочий; сверка данных в бухгалтерских проводках денежных средств предпринимателя.
При проведении проверки операций по кассе ИП основное внимание уделяется следующим факторам:
• правильно ли оформлены документы по проведенным действиям в кассе;
• соблюдение, а также наличие/отсутствие обеспечительных мер по сохранности денег; Своевременно ли оприходованы денежные средства и отражены в финансовой документации предпринимателя;
• надлежащее оформление счетов бухгалтерского учета;
• правильность пользования кассовой техникой и оформления расчетов с потребителями-клиентами ИП.
По принятому Указанию Банка России, который регулирует порядок ведения кассовых операций юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, теперь для ИП нет обязанности устанавливать лимит остатка наличных денег в своей кассе. Это существенно упрощает жизнь малому бизнесу, и соответственно, облегчает аудит кассы и кассовых операций.
Ранее за несвоевременную инвентаризацию денежных средств или при наличии остатка денег свыше лимита грозил денежный штраф. Теперь же предпринимателю остается только следить за правильностью отражения сведений по факту проведения хозяйственных операций в своей бухгалтерской отчетной документации.
Кроме этого, ИП, которые ведут учет доходов и расходов, могут не оформлять кассовые документы.
Практически все ИП по своим физическим показателям деятельности освобождены от ведения бухгалтерского учета. Таким образом происходит так называемое совершенствование аудита кассовых операций у предпринимателя.
В соответствии с Указанием Банка, в случае ведения предпринимателем учета доходов или расходов, а также при других объектах налогообложения можно теперь не вести кассовую книгу. То есть, она, конечно, может вестись предпринимателем, но только по желанию – требовать ее в обязательном порядке права не имеют.
Несмотря на некоторую упрощенность, все же ИП рекомендуется проводить время от времени самостоятельную проверку операций по кассе. В основном этого требуют субъекты малого бизнеса с растущими оборотами, которые имеют несколько счетов, а также заключенные договоры о материальной ответственности кассиров, несколько торговых точек или касс. Данные меры призваны помочь и самому предпринимателю разобраться в финансовых вопросах своего бизнеса.
Как правило, все операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться сплошным методом. Таким образом проверяются все документы и записи, существующие в регистрах отчетности. Нужно проверять денежные средства и их движение по остатку, обозначенному в книге с балансовыми данными, после этого просмотреть записи в учетных регистрах.
Существуют такие виды сплошной проверки: анализ части документов за все месяцы проверяемого периода, а также всех документов за несколько месяцев сразу.
Чтобы предпринимателю было легче контролировать соблюдение порядка в процессе осуществления кассовых действий, правильность отражения денежных средств в отчетности, используется метод взаимного контроля, где сравнивается отражение одной операции в различных учетных регистрах.
Итак, зачем же все-таки нужен аудит индивидуальному предпринимателю:
• для проверки условий и сохранности денежных средств, как при получении их из банка, так и при их нахождении в кассе;
• для того, чтобы установить порядок выдачи и хранения расчетно-кассовых документов;
• для правильности проведения кассовых действий с денежными средствами при их получении или выдаче;
• проверки лимита для хранения в кассе или для их целевого использования: на расходы ИП, выдачу зарплаты и т.п.
Хотя ведение кассовой книги не является обязательным для ИП, юристы все же рекомендуют не пренебрегать данным документом, поскольку не всегда налоговые органы быстро принимают нововведения законов, а также для того, чтобы самому быть в курсе всей финансово-хозяйственной информации по движению средств.
При проверке предприниматель всегда сможет с достоверностью ответить на все каверзные вопросы налоговиков, зная о приходе/расходе средств, полученных в результате предпринимательской деятельности.
Привлекая аудитора к проверке или проводя проверку самостоятельно, так сказать, для себя, следует ориентироваться в этапах проведения рассмотрения операций по кассе.
На данном этапе происходит планирование ревизии, сбор и анализ необходимой документации по материальной ответственности кассира, по оформлению и сохранности чековых книжек, квитанций, соблюдение законодательства в оформлении документации.
Происходит проверка наличного капитала предпринимателя, соответствие ведения кассовой документации нормам, установленным законодательством. Учитывается и анализируется полнота и правильность сведений, отсутствие вины должностных лиц в нарушении финансовой дисциплины, проверка наличия достаточности правовых оснований для выдачи денежных средств из кассы.
Как правило, формируются рекомендации и замечания в отношении ошибок и неточностей, которые следует устранить.
Главной задачей аудита служит недопущение и выявление фактов злоупотребления должностными лицами при проведении кассовых операций, присвоения или неправильного учета денежных средств, что может, в свою очередь, ударить по карману предпринимателя и вызвать множество вопросов у налоговиков, с применением последующих штрафных санкций.
Также при проверке становится ясно, какие ошибки и когда были допущены бухгалтером или самим бизнесменом в ходе ведения хозяйственной деятельности.
Таким образом, проверка – это не всегда хлопотно, но всегда результативно. Аудиторский анализ ситуации всегда имеет положительный эффект для бизнеса, так как указывает на нарушения или неточности в существующих документах. Главное при проведении проверочных мероприятий – чтобы методика проверки кассовых операций всегда была направлена на полный и всесторонний анализ соблюдения норм законодательства при ведении бизнеса предпринимателем и в его кассовой дисциплине.
Нормативные документы по кассовым операциям в 2018 году
Основной нормативный документ, регулирующий порядок ведения учета кассовых операций - Положение Банка России № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
Для синтетического учета кассовых операций предназначен активный счет 50 «Касса». К счету 50 могут быть открыты субсчета. Например, субсчет 1 – «Касса организации», субсчет 2 – «Операционная касса», субсчет 3 – «Денежные документы». Дебетовое сальдо счета – остаток свободных наличных денежных средств в кассе предприятия на начало месяца, оборот по дебету — поступление наличных денег в кассу, оборот по кредиту — выдача наличных денег из кассы, сдача их в банк на расчетный счет.
Основные бухгалтерские проводки по дебету счета 50 «касса»:
1. Дт 50 «Касса» Кт 51 «Расчетные счета» - поступили наличные денежные средства в кассу с расчетного счета;
2. Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - поступили в кассу остатки подотчетных сумм;
3. Дт 50 «Касса» Кт 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - поступили в кассу денежные средства от дебиторов;
4. Дт50 «Касса» Кт 66 "Краткосрочные кредиты банка», 67 «Долгосрочные кредиты банка» - поступили наличные денежные средства в качестве кредита;
5. Дт 50 «Касса» Кт 75.1 «Расчеты с учредителями» - поступили наличные денежные средства от учредителей в счет вклада в уставный капитал предприятия;
6. Дт 50 «Касса» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - поступили в кассу денежные средства в погашение задолженности по недостачам, кредитам, займам;
7. Дт 50 «Касса» Кт 91 «Прочие доходы и расходы» - отражена сумму излишков, выявленная при инвентаризации кассы и др.
Основные бухгалтерские проводки по кредиту счета 50 «касса»:
1. Дт 51 «Расчетные счета» Кт 50 «Касса» - сданы наличные денежные средства на расчетный счет в банк;
2. Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса» - выданы из кассы наличные денежные средства под отчет;
3. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 50 «Касса» - погашена кредиторская задолженность;
4. Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» - отражена недостача денежных средств в кассе в результате инвентаризации;
5. Дт 66,67 «Кредиты и займы» Кт 50«Касса» - погашена задолженность по кредиту наличными денежными средствами;
6. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 50«Касса» - выплачена из кассы заработная плата, премия, пособие;
7. Дт 91»Прочие доходы и расходы», 84 «Нераспределенная прибыль» Кт 50 «Касса» - выплачена из кассы материальная помощь;
8. Дт 81 «Собственные акции, выкупленные у акционеров» Кт 50 «Касса» - выкуплены у акционеров собственные акции и т. п.
Регистрами синтетического учета кассовых операций являются журнал - ордер №1 (основной регистр) и ведомость № 1. Записи в журнал - ордер и в ведомость производятся на основании отчета кассира, проверенного бухгалтером. В журнал - ордер записи производятся по кредиту счета «Касса», а в ведомость – по дебету счета «Касса». Записи в ведомости носят контрольный характер, так операции по дебету счета 50 «Касса» находят отражение в других журналах - ордерах.
Инвентаризация кассы проводится в сроки, назначаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц. Инвентаризацию проводит комиссия, назначаемая приказом руководителя организации. Инвентаризация должна быть внезапной. При этом комиссия в присутствии кассира проверяет денежную наличность, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.
Перед началом проведения инвентаризации кассир в присутствии комиссии составляет кассовый отчет за последний операционный день. Прилагает к нему кассовые ордера и другие документы. Которые визируются председателем комиссии «До инвентаризации» с указанием даты и ставится подпись председателя комиссии. Только потом комиссия приступает к проверке ценностей. По результатам ревизии составляется акт в двух экземплярах: один кассиру (с данных акта кассир начнет свой следующий рабочий день), другой - бухгалтерии. Если инвентаризация связана с заменой кассира, акт составляют в трех экземплярах.
Недостача денег в кассе отражается следующей записью на счетах бухгалтерского учета:
1. Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» - отражена недостача денег в кассе;
2. Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - недостача отнесена на материально - ответственное лицо;
3. Дт 50 «Касса» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - недостача погашена внесением денег в кассу;
4. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям – недостача удержана из заработной платы.
Излишки, обнаруженные в результате инвентаризации, приходуются:
5. Дт 50 «Касса» Кт 91 , субсчет «Прочие доходы» - отражена сумма излишков, обнаруженная в результате инвентаризации.
Окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель предприятия.
Пример 1. 15 марта 2018 года в кассе ООО «Протон» была проведена инвентаризация. Данные инвентаризации нашли отражение в акте.
Пример 2. Остаток наличных денежных средств в кассе предприятия ООО «Протон» по состоянию на 12 января 2018 года составили 1 200 рублей.
В течение дня по кассе были совершены следующие хозяйственные операции:
- по чеку № АН 3822150 в банке были получены денежные средства в сумме 3000 рублей на командировочные расходы;
- денежные средства, полученные в банке, оприходованы по кассе на основании приходного кассового ордера № 04;
- денежные средства в сумме 3000 рублей были выданы по расходному кассовому ордеру № 06 работнику предприятия Иванову Ивану Ивановичу;
- поступила в кассу выручка от реализации собственной продукции в сумме 5600 рублей 78 копеек. Ее сдала продавец Соколова надежда Михайловна, оформлен ПКО № 05;
- выручка сдана в банк на расчетный счет в сумме 5600 рублей 78 копеек на основании объявления на взнос наличными;
- составлен расходный кассовый ордер № 07 на сданную в банк сумму;
- кассовые ордера зарегистрированы в журнале регистрации кассовых ордеров;
- составлен кассовый отчет за 12 января 2018 года;
- произведены записи в журнале - ордере №1 и в ведомости №1.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
