Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации.
В самом общем виде она подразделяется на две категории:
К первой категории (для всех организаций) относятся:
• штатное расписание,
• положение об оплате труда,
• правила внутреннего трудового распорядка,
• график отпусков,
• положение о защите персональных данных работников.
Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:
• график сменности,
• положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).
Вторая категория — более многочисленная — включает:
• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.
Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов:
• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.
Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?
Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.
ГОСТ Р 6.30, по которому ранее оформлялась документация, перестает действовать с 1 июля 2018 года. Ему на смену приходит ГОСТ Р 7.0.97 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.
Новые требования в кадровом делопроизводстве в 2018 году
Трудовое законодательство России в 2018 году ожидает немало изменений. Главная задача таких новаций - найти компромисс между правами работника и правами работодателя. Для этой цели Минтруд подготовил Дорожную карту, а законодатели разработали ряд поправок - в том числе и в Трудовой кодекс.
Кадровикам в этом году надо быть крайне внимательными. Изменений в трудовом законодательстве так много, что очень легко запутаться и попасть под штрафы и санкции ГИТ.
На 2018 год Министерство труда совместно с Министерством здравоохранения подготовило так называемую «Дорожную карту».
Это целый комплекс поправок, направленных на улучшение трудового законодательство. Здесь есть и поправки в ТК РФ, и приказы, и федеральные законы - все новшества, о которых нужно знать кадровику в 2018 году.
Как изменится трудовое законодательство в 2018 году, вы можете посмотреть в таблице ниже. В ней отражена суть поправок, а также даты вступления их в силу.
Изменения трудового законодательства:
Название
Суть изменения
Дата вступления в силу изменения
Сфера применения
Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2017 г. № 1080
Инспекция труда при плановых проверках начнет использовать проверочные листы
1 января 2018 года
Все организации
Формирование новых предложений по изменению пункта 8 Методики проведения специальной оценки условий труда, представленной в Приложении №1 к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ № 33н
Изменение процедуры действий в случае, если по результатам спецоценки на рабочем месте не было выявлено никаких вредных/опасных производственных факторов
2-й квартал 2018 года
Все организации
Формирование новых предложений по внесению дополнений в пункт 5 Инструкции по заполнению формы отчета о проведении специальной оценки условий труда, представленной в Приложении №4 к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ № 33н
Изменения правил заполнения раздела 3 Отчета о проведении спецоценки
2-й квартал 2018 года
Все организации
Актуализация обязательных требований в Перечне вредных/опасных факторов и видов работ, подлежащих обязательным медосмотрам, который представлен в Приложении № 8 к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ № 33н
Внесение изменений в Перечень вредных/опасных факторов производства, а также видов работ, для проведения которых необходимо проходить обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры
2-й квартал 2018 года
Организации, где на рабочих местах установлено наличие вредных и(или) опасных производственных факторов
Закон от 29 июля 2017 г. № 214-ФЗ
Вводят курортный сбор в Крыму, Алтайском, Краснодарском и Ставропольском краях. Максимальная сумма сбора – 100 руб. за сутки. Поэтому командировочные расходы сотрудникам в эти регионы придется увеличить
1 мая 2018 года
Все организации
Создание нового законопроекта «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской федерации (в части исключения дублирования полномочий федеральных органов исполнительной власти в сфере охраны труда)»
Проект федерального закона, который поможет разграничить и разделить полномочия контрольно-надзорных органов в области охраны труда
4-й квартал 2018 года
Федеральные контрольно-надзорные органы
Формирование новых предложений по изменению статьи 58 Трудового кодекса РФ
Снятие избыточных требований к процедуре заключения трудового договора
4-й квартал 2018 года
Все организации
Формирование новых предложений по изменению статьи 84.1 Трудового кодекса РФ
Изменение процедуры прекращения трудового договора
4-й квартал 2018 года
Все организации
Формирование новых предложений по изменению статьи 140 Трудового кодекса РФ
Изменения в сроках расчета в случае прекращения трудового договора
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Название
Суть изменения
Дата вступления в силу изменения
Сфера применения
Новые федеральные законы: № 238-ФЗ № 239-ФЗ Внесение изменений в процедуру независимой оценки квалификации Охрана труда
Утвержден порядок независимой оценки квалификации работников. Независимая оценка квалификации – подтверждение соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным законодательством. Оценку проводят независимые центры оценки квалификации
1 января 2017 года
Все организации
Приказ ФСС России № 381
Утверждение новой формы 4-ФСС, по которой оформляется расчет по взносам на обязательное социальное страхование
1-го квартала 2017 года
Все организации
Постановление Правительства РФ № 858
Утверждение типовой формы трудового договора для микропредприятий
1 января 2017 года
Малый бизнес
Новый федеральный закон № 348-ФЗ
Новая глава 48.1 в ТК РФ, которая дополнительно регулирует особенности работы микропредприятий
1 января 2017 года
Малый бизнес
Поправка в статью 65 ТК РФ
Дополнение к перечню документов, обязательных при приеме на работу
1 января 2017 года
Все организации
Постановление Правительства РФ № 1255
Правительство установило предельную базу для начисления страховых взносов на 2017 год
1 января 2017 года
Все организации
Закон № 250-ФЗ
Изменился срок подачи отчета по форме СЗВ-М. Так, отчет нужно сдавать до 15-го числа месяца, следующего за отчетным
1 января 2017 года
Все организации
Закон № 250-ФЗ
Ввели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП РФ
1 января 2017 года
Все организации
Постановление Правительства РФ № 1315
Установлены допустимые доли на прием иностранцев в отдельных отраслях экономики на 2017 год
1 января 2017 года
Все организации, которые принимают на работу иностранцев
Приказ Минздрава России № 803н
Временно пребывающие граждане государств, которые входят в Евразийский экономический союз, могут оформить полис обязательного медицинского страхования
1 января 2017 года
Все организации, которые принимают на работу иностранцев
Постановление Правления Пенсионного фонда РФ № 1077п
Утвержден новый электронный формат СЗВ-М
1 января 2017 года
Все организации
Приказ Минтруда России № 709н
Утвердили административный регламент, по которому территориальные ГИТ рассматривают разногласия по проведению спецоценки условий труда
8 января 2017 года
Все организации
Приказ Минтруда России № 851н
Утвердили новый Классификатор видов экономической деятельности по классам профессионального риска. Приказ Министерства труда и социальной защиты России № 625н утратил силу
8 января 2017 года
Все организации
Приказ Минтруда России от 9 января 2017 г. № 1н
Изменили форму справки о заработке за два календарных года, утвержденную приказом Минтруда России № 182н
6 февраля 2017 года
Все организации
Постановление ПФР от 11 января 2017 г. № 2п
Утвердили новые формы документов персонифицированного учета. В частности, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3 и т. д.
17 февраля 2017 года
Все организации
Приказ Минтруда России № 642н
Нормативные акты Минтруда России по специальной оценке условий труда приведены в соответствие с действующим законодательством. Изменили форму декларации соответствия условий труда на рабочих местах, утвержденную приказом Минтруда России № 80н
19 февраля 2017 года
Все организации
Приказ Минтруда России № 766н
Утвердили новую инструкцию о порядке ведения индивидуального персонифицированного учета. В инструкции, в частности, установлен новый срок выдачи СНИЛС. Теперь ПФР выдаст СНИЛС в течение пяти рабочих дней с момента подачи заявления
19 февраля 2017 года
Все организации
Постановление Правительства РФ от 10 февраля 2017 г. № 166
Обязанность надзорных органов в ряде случаев объявлять работодателям предостережения о недопустимости нарушений обязательных требований
22 февраля 2017 года
Все организации
Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17
Установили новые требования к заполнению путевого листа. В путевом листе теперь нужно отражать дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Эти сведения вносит контролер технического состояния автотранспортных средств и заверяет своей подписью
26 февраля 2017 года
Автотранспортные предприятия
Постановление Правительства РФ от 16 февраля 2017 г. № 197
При плановых проверках работодателей стали применять риск-ориентированный подход. Теперь периодичность плановых проверок зависит от того, к какой категории риска отнесли деятельность организации
1 марта 2017 года
Все организации
Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 г. № 3п
Пенсионный фонд РФ утвердил новые формы персонифицированной отчетности: СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ
5 марта 2017 года
Все организации
Постановление Правительства РФ от 19 апреля 2017 г. № 470
Ведение в организациях обязательного курсового обучения сотрудников в области гражданской обороны
2 мая 2017 года
Все организации
Приказ Минтруда России № 708н
Роструд будет проводить госэкспертизу условий труда бесплатно
8 мая 2017 года
Все организации
Закон № 132-ФЗ
Закон № 92-ФЗ
Закон № 285-ФЗ
Запрещен допуск к управлению транспортными средствами водителей, у которых нет российских прав. За нарушение данного правила работодателю грозит штраф в размере 50 000 руб.
1 июня 2017 года
Автотранспортные предприятия
Закон от 18 июня 2017 г. № 127-ФЗ
Изменили правила хранения документов. Теперь сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за тем, в котором документы были закончены делопроизводством
18 июня 2017 года
Все организации
Новый федеральный закон от 18.06.2017 № 125-ФЗ
Изменения в статьях 93, 101, 108, 152, 153, касающихся нормирования рабочего дня, перерывов, оплаты сверхурочной работы и работы в выходные и праздники
29 июня 2017 года
Все организации
Закон № 460-ФЗ
Установлен новый федеральный минимальный размер оплаты труда – 7800 руб. в месяц
1 июля 2017 года
Все организации
Закон от 1 мая 2017 г. № 86-ФЗ
Начали действовать электронные больничные
1 июля 2017 года
Все организации
Закон от 7 февраля 2017 г. № 13-ФЗ
Расширили перечень нарушений в области защиты персональных данных, а также увеличили штрафы за такие нарушения. Так, в зависимости от вида нарушения организацию могут оштрафовать на сумму от 15 000 до 75 000 руб.
1 июля 2017 года
Все организации
Закон от 1 июля 2017 г. № 139-ФЗ
Изменили режим работы несовершеннолетних. Так, подростки от 14 до 15 лет могут работать не более четырех часов в день
12 июля 2017 года
Все организации
Приказ МЧС России от 23 мая 2017 г. № 230
Новое положение об ответственных работниках по гражданской обороне
14 июля 2017 года
Все организации
Закон от 26 июля 2017 г. № 204-ФЗ
Гражданам государств, где русский язык закреплен как официальный, разрешили работать водителями на территории России, используя национальные водительские удостоверения
26 июля 2017 года
Автотранспортные предприятия
Закон от 29 июля 2017 г. № 255-ФЗ
Вносить изменения в ТК РФ будут отдельными федеральными законами
1 сентября 2017 года
Трудовые отношения
Приказ МЧС России от 31 июля 2017 г. № 309
МЧС внесло изменение в Положение об организации обеспечения населения средствами индивидуальной защиты
1 сентября 2017 года
Гражданская оборона
Правки внесены в ст. 58 ТК РФ - оттуда убрали избыточные требования к процедуре заключения трудового договора.
Новшества внесены в ст. 84.1 ТК РФ, которая касается процедуры прекращения трудового договора.
В ст. 140 изменились сроки расчета для случаев прекращения трудового договора.
В Трудовом Кодексе появилась новая глава 48.1 - она посвящена микропредприятиям и регулирует особенности их работы.
Ст. 65 ТК РФ увеличивает перечень документов, который необходим для приема на работу.
Изменения внесены в ст. 93, 101, 108, 152, 153, которые касаются нормирования рабочего дня, перерывов, оплаты сверхурочной работы и работы в выходные и праздники.
Статья 63 ТК РФ, которая касается режима работы несовершеннолетних, гласит теперь, что подростки от 14 до 15 лет могут работать не более четырех часов в день.
Цель изменений в трудовое законодательство в 2018 году - соблюдение паритета интересов между работником и работодателем. Все новшества, внесенные в Трудовой кодекс и другие нормативные документы, обеспечивают равновесие между экономической эффективностью и защитой социальных гарантий.
А значит, в этом году нам предстоит много интересной работы, которая поможет развивать предприятия и даст сотрудникам чувство защищенности, уверенности в будущем.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 года
На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
• штатное расписание;
• документ, регламентирующий оплату труда;
• книги регистрации приказов;
• журнал учета командировок;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров.
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.
После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.
Сюда относится:
• наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
• ФИО работника;
• должность, на которую принимается работник;
• срок трудового договора;
• вид договора (совместительство или основная должность);
• должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
• оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
• график работы;
• результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
• реквизиты и подписи сторон.
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:
• прием заявления у работника;
• ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
• оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
• оформление приказа о приеме на работу;
• заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы;
• передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.
Документы в кадровом делопроизводстве в 2018 году
Чиновники разрабатывают дорожную карту, которая предусматривает значительное сокращение количества документов, входящих в кадровое делопроизводство. Нам обещают, что в ближайшем будущем появятся не только электронные трудовые книжки, но и электронные трудовые договоры.
В августе 2017 года стало известно о том, что Минтруд подготовил ряд предложений по внедрению электронного кадрового документооборота. В ведомстве было проведено совещание, на котором обсуждалась такая возможность с участием представителей бизнеса и чиновников.
Пока нет конкретики относительно того, какие кадровые документы планируется перевести в новую форму.
Но уже известно, что Минтруд выступает за нововведения, которые позволят:
• предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
• все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
• уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
• обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.
При Минтруде уже создана рабочая группа по внедрению в законодательство РФ системы электронного кадрового документооборота. В ее состав вошли представители различные федеральных ведомств, включая Минкомсвязь, Минфин, Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, а также эксперты из общероссийских объединений работников и работодателей, НИИ труда Минтруда. Цель рабочей группы — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.
Помимо внедрения электронного кадрового документооборота чиновники планируют в будущем перейти к электронным проверкам. По словам руководителя Роструда Всеволода Вуколова, такая реформа позволит сэкономить время и издержки работодателя, ускорить и оптимизировать процесс проведения проверки инспектором труда. Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.
В планах Минтруда — запуск пилотного проекта по переходу на электронные трудовые книжки в Сбербанке. В министерстве уверены, что нововведение будет иметь только положительный эффект — позволит работодателям снизить издержки и приведет к легализации труда. Однако все не так просто: переход на электронные трудовые книжки станет возможет только в результате внесения изменений в постановление правительства «О трудовых книжках». Также сразу встает вопрос о наличии электронно-цифровой подписи, за которую придется платить работодателю.
По словам главы Сбербанка Германа Грефа, учитывая определенные сложности, нужно либо отказаться от цифровой подписи как от обязательного условия, либо сделать ее дешевле. В любом случае введение электронных трудовых книжек будет иметь заметный экономический эффект ведь только заполнение трудовых книжек отнимает у кадровиков сотни тысяч часов, отмечает Герман Греф. Кроме того, обычная книжка неудобна в использовании и для работника. Особенно сложности возникают в случае утери этого документа. Электронный формат позволит многие проблемы минимизировать.
Еще в прошлом году Минтруда совместно с Рострудом приступило к проработке идеи заключения трудового договора в электронной форме. Эта инициатива возникла, в частности, в связи с необходимостью решить вопрос об оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками.
Чиновники посчитали, то на сегодняшний день в дистанционном режиме работает до 5 млн россиян, при этом нелегально трудятся не менее половины из них. Внебюджетные государственные фонды ежегодно теряют от нелегальной занятости дистанционных работников от 130 до 220 млрд. руб. Одна из основных причин такого положения вещей заключается в трудностях оформления трудовых отношений с дистанционными работниками и с сопутствующими расходами. Например, пересылка документов для 1,8-3 млн. работников обходится им в 5,4-10 млрд. руб. в год. Еще одна статья расходов связана с приобретением электронных подписей — это тоже несколько миллиардов рублей.
Чиновники предполагают, что электронный трудовой договор не только сократит финансы и время на заключение трудового договора, но и позволит перевести дистанционных работников в поле легальной занятости. Руководитель Роструда Всеволод Вуколов предложил создать специальную интерактивную площадку для заключения электронных трудовых договоров. По его словам, такой площадкой может выступать портал «Работа в России». Известно, что заключение договора в электронном виде будет добровольным и для работника, и для работодателя.
В августе 2017 года Федеральная служба по труду и занятости провела опрос среди россиян, чтобы выяснить, готовы ли они заключать электронные трудовые договоры. 70% опрошенных выступили за инициативу. Около четверти респондентов уверены, что такой важный документ, как трудовой договор, должен быть оформлен на бумаге. Те, кто готов заключать электронные договоры, хочет оформлять документ либо исключительно в государственной информационной системе (таких большинство), либо в системе работодателя.
Наиболее важные для россиян критерии при заключении электронного трудового договора — запрет на изменение электронного договора без участия одной из сторон правоотношений, юридическая значимость документа и бумажная копия. А наименее значимые — удобство подписания и электронная копия договора.
С 1 июля 2017 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ, начала действовать новая форма листа нетрудоспособности. Фактически в России стал на законных основаниях функционировать электронный больничный, этот документ обрел такой же юридический статус, как и бумажный листок нетрудоспособности.
От обычного бумажного листа электронный больничный отличается тем, что теперь вся необходимая информация вносится в виртуальную базу данных на компьютере. Врач входит в виртуальный кабинет и электронную карту больного, работает с больничным, а далее, при закрытии документа, проставляет галочки согласно инструкции и подписывает листок цифровой подписью.
Затем информация поступает по защищенным каналам связи в отделения ФСС и по месту работы пациента, где с электронным больничным работает кадровик или бухгалтер. Он видит в форме название медучреждения, номер и дату выдачи больничного листа, период болезни, ФИО пациента, причину нетрудоспособности.
Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ дает возможность с 1 июля 2017 года использовать как бумажные больничные, так и электронные листки нетрудоспособности с письменного согласия застрахованного. Во втором случае электронный документ будет формироваться в автоматизированной информационной системе, которая находится под контролем ФСС.
Основы кадрового делопроизводства в 2018 году
Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений. HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.
Что нужно знать HR-у, чтобы полноценно справляться с повседневной работой?
Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:
— Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;
— Постановления Госкомстата России № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
— Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;
— Постановления Правительства РФ № 225 («О трудовых книжках»);
— Постановления Минтруда России № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);
— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России № 68;
— Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал:
— Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры;
— Основные методики и технологии анализа и систематизации информации;
— Порядок учета движения персонала и составления отчетности;
— Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации;
— Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;
— Законодательство РФ о порядке предоставления, хранения и обработки персональных данных;
— Порядок расчета компенсаций, льгот, пенсий и других видов выплат;
— Правила расчета страхового и отпускного стажа работников;
— Локальные нормативные акты, номенклатуру дел и структуру организации;
— Основы архивного законодательства;
— Базовые основы информатики, правила работы с информационными системами;
— Нормы делового общения и этики.
Кроме этого, профстандарт указывает на необходимость наличия у специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом определенных практических навыков, например:
— Оформления кадровой документации в соответствии с локальными нормативными актами и общими требованиями трудового законодательства РФ;
— Ведения учета и регистрации кадровых документов на материальных носителях и в информационных системах;
— Оформления отчетов и учетной документации, предоставляемой в профсоюзы, госорганы и т. д.;
— Организации хранения кадровой документации в соответствии с требованиями архивного и трудового законодательства РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;
— Анализа кадровых документов и переноса информации в базы данных;
— Работы с программами по ведению статистики;
— Ведения деловой переписки;
— Выявления ошибок, недостоверной информации, неточностей и исправлений в официальной документации;
— Определения легитимности документов;
— Анализа правил и процедур, регулирующих права и обязанности государственных органов и коммерческих организаций в вопросах обмена кадровой документацией;
— Контроля присутствия работников на рабочем месте.
HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников.
В данных пакет входят:
— Резюме, анкеты, тесты претендентов;
— Результаты мониторинга рынка по заработным платам;
— Списки вакансий и функциональные обязанности;
— Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;
— Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;
— Прочие Положения, действующие на предприятии.
HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций.
Для этого создается ряд документов:
— Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).
— Управленческий кодекс предприятия.
— Положение о структурных подразделениях.
— Положение об оплате труда.
— Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.
— Корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.
— Документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.
Следующая область, где необходимо вести учет документов — оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
Это могут быть:
— Положение об оценке персонала;
— Оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;
— Положение об аттестации персонала;
— Аттестационная характеристика (карта личности);
— Аттестационный лист.
И еще одна область, требующая учета документов — это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг.
В связи с этим оформляются следующие документы:
— Результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;
— Образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);
— Договоры с обучающими организациями.
Какие кадровые документы обязательно должны быть в компании?
В компании должны быть следующие документы:
Обязательные документы:
- Учредительные документы.
- Трудовые договоры.
- Штатное расписание (форма Т-3).
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13).
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Документ о защите персональных данных работников (положение).
- График отпусков (форма Т-7).
- Личные карточки (форма Т-2).
- Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. (утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1).
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).
- Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Трудовые книжки.
- Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
- Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
- Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности — обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
- Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери.
Размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции.
Ранее действующие административные предписания, предусматривающие наказание за нарушение трудового законодательства, были собраны в общих нормах ст. 5.27 КоАП РФ. До 2017 года инспектор, проводящий проверку и обнаруживший нарушения, мог применять санкции и назначить штраф не более 50 000 рублей за все нарушения в совокупности.
Преобразование административного законодательства позволило дополнить КоАП РФ статьями, описывающими отдельные составы правонарушений в сфере охраны труда. Максимальная сумма штрафной станции была увеличена в 2 раза и составила 100 000 рублей.
Меры по увеличению размеров отдельных штрафов помогли снизить количество зафиксированных трудовых правонарушений. Работодатели, вынужденные платить серьезные штрафы за нарушение прав своих сотрудников, стали более осмотрительными и внимательными к персоналу.
Преобразованию подверглись нормы о сроках давности, установленных для привлечения работодателей к административной ответственности. Ранее начальники, допустившие ущемление интересов сотрудников, могли быть подвергнуты административному наказанию за нарушения трудового законодательства в течение 2-х месяцев.
В настоящее время закон продлил срок давности до 1 года, что позволило применять меры наказания к руководителям, уклоняющимся от ответственности длительный срок.
Таким образом, работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений. Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, работодатель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции. В свою очередь сотрудники осознают ответственность работодателя и чувствуют свою социальную защищенность.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
