За нарушение кассовой дисциплины грозят штрафы до 50 тысяч рублей на юрлицо. Мы расскажем об основных правилах ведения кассовой книги в бюджетном учреждении и некоммерческой организации.
Ведение кассовой книги в 2018 году обязательно для всех учреждений, которые осуществляют любые операции с наличными денежными средствами. Причем вид системы налогообложения и организационно-правовая форма роли не играет. Факт ведения онлайн-касс на предприятии, не снимает обязанности вести кассовую книгу по установленным правилам.
Бюджетники, в части ведения кассовых дисциплин, руководствуются:
1. Приказ Минфина РФ № 157н.
2. Приказ Минфина РФ № 174н.
3. Указание Центробанка РФ № 3210-У.
4. Приказ Казначейства России № 8н.
5. Закон «О ККТ» № 54-ФЗ.
Официальное освобождение от составления документа имеют индивидуальные и частные предприниматели, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Данное право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России №3210-У.
Учет кассовых операций некоммерческой организации следует вести в унифицированном бланке (код по ОКУД 0310004). Единая форма документа КО-4 утверждена постановлением Госкомстата № 88. Порядок заполнения бланка представлен в пункте 2 Указаний №3210-У.
Для учреждений бюджетной сферы разработана другая форма кассовой книги, код по ОКУД 0504514. Бланк утвержден Приказом Министерства финансов №52.
Документ предназначен для хронологической регистрации реквизитов приходных и расходных ордеров, на основании которых происходит движение наличности в учреждении.
Законодательство допускается несколько способов ведения документа:
• на готовых бланках документа от руки;
• заполнение формы на компьютере, с последующей распечаткой заполненных страниц;
• ведение в специализированных бухгалтерских программах, электронно, с последующим формированием электронного документа, заверенного электронной подписью.
Заполнять кассовую книгу, как и проводить операции с наличными денежными средствами должен кассир, либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Если в штатном расписании бюджетного учреждения отсутствует ставка кассира, то должностные обязанности можно передать рядовому бухгалтеру или главбуху. В организациях, где трудится 1-2 человека, вести регистрацию кассовой дисциплины вправе руководитель учреждения или представитель сторонней организации, осуществляющей бухгалтерское обслуживание.
В лицевой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию. В части формы документа: название и вид формы, код по ОКУД. Реквизиты нормативного акта, которым утвержден унифицированный бланк, указываются только в бланке для НКО. В части сведений об организации: полное наименование учреждение, код ОКПО. Для бюджетных также указывается ИНН и структурное подразделение. В части отчетного периода, указывается информация о финансовом периоде, за который была составлена книга.
Заключительная часть. В бланке для НКО размещена на последней странице, для бюджетников на титульной странице. Заполняется количество листов в книге (цифрами или цифрами и прописью). Заверяется печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Наименование поля
Содержание
«Касса за»
Прописываем конкретную дату (число, месяц год), за которую были осуществлены операции по движению наличных денег в организации. В дни, в которых движений не было, листы не заполняются.
«Лист»
Указываем порядковый номер листа, который подлежит заполнению.
«Номер документа»
Регистрируем номер приходного или расходного кассового ордера, на основании которого произошло движение наличных денежных средств.
«От кого получено/кому выдано»
Фамилия и инициалы физического лица, сотрудника или название сторонней организации или ИП, от которых поступили средства, или которым были выданы деньги.
«Номер корреспондирующего счета»
Указываем номер счета, с которым корреспондирует счет «Касса» (НКО – 50, бюджетники – 201 34).
«Приход»
В данной графе следует вносить суммы цифрами по соответствующим приходным кассовым ордерам.
«Расход»
Аналогичная информация по расходным ордерам.
«Итого за день»
Указываются отдельно: сумма по приходным ордерам, сумма по расходным ордерам.
«Остаток денежных средств на конец дня»
Прописываем разницу между поступлением средств и их выдачей из кассы госучреждения. Остаток не должен превышать установленного лимита кассы. Исключение: дни выплаты заработной платы и пособий.
«Перенос»
Заполняется итоговыми суммами в разрезе ПКО и РКО по отдельному листу. Необходимо для продолжения заполнения листов бланка на другой странице.
Бланк бюджетной организации, графы «Собственные средства» и «Средства во временном распоряжении» заполняются аналогичным образом. К собственным средствам относят: субсидии, целевые средства, предпринимательская деятельность (КФО – 1,2,4,5,6,7). К средствам во временном распоряжении относят движения по КФО 3.
Каждый лист книги должен быть подписан кассиром, или должностным лицом ответственным за ведение документа. Затем лист книги заверяет ответственный бухгалтер или глав бух, он же сверяет и записывает количество приходных и расходных ордеров, выписанных за рабочий день.
Заполняя документ вручную, следует заранее подготовить книгу. Для этого чистые бланки прошивают и нумеруют с обычном порядке. Открывая смену, кассир должен отделить отрывную часть листа и подложить ее под основную, между частями документа фиксируется копировальная бумага. Первая запись в кассовой книге, образец заполнения вручную – остаток на начало дня.
При компьютерном формировании документ распечатывается в конце рабочего дня, и вместе с ПКО и РКО сдается на проверку ответственному бухгалтеру, либо главному бухгалтеру. Внесение исправлений в форму допустимо обычным способом.
Электронный вариант формы формируется в виде реестра, записи которого обязательно должны быть заверены электронной подписью. После наложения ЭП исправления в документ вносить нельзя.
Ведение кассовой книги в 2018 году
Изменилась кассовая дисциплина в 2018 году, порядок ведения кассовых операций по новым правилам мы описали в этой инструкции.
Порядок ведения кассовых операций в 2018 году закреплен указанием Центрального Банка РФ № 3210–У. К кассовым операциям относим все операции с наличными и безналичными денежными средствами в компании.
И прежде чем рассматривать принятые изменения, необходимо определиться – к какому субъекту предпринимательства относится наша компания. Так, для ИП и субъектов малого предпринимательства действует упрощенный порядок ведения кассовых операций. Для крупного бизнеса – общий порядок.
Общий порядок ведения закреплен указанием ЦБ РФ № 3210–У, упрощенный порядок – указанием ЦБ РФ № 4416–У от 19.06.2017.
Общий порядок, как и упрощенный, не отменяет обязательного ведения приходных и расходных кассовых ордеров, лимита наличных денежных средств, расчетов с подотчетными суммами, ведения кассовых книг. В упрощенном варианте стал проще сам порядок ведения операций, в том числе формирование электронных документов.
В 2018 году компании продолжат учитывать изменения, которые приняли в прошлом году.
Так, до изменений 2017 года бухгалтер мог выдать деньги под отчет или перевести денежные средства на счет сотруднику только при условии, что за сотрудником не числится задолженность по ранее выданным авансам. Сейчас же бухгалтер может выдать деньги даже при наличии задолженности.
Основания для выдачи в 2018 году остаются теми же: письменное заявление сотрудника или приказ (внутренний распорядительный документ) руководителя на выдачу подотчетных сумм.
Компании вправе оформлять приходные и расходные кассовые ордера в электронном виде после формирования онлайн–кассой фискальных документов. Также с 19 августа можно расходно–кассовые ордера оформлять в конце дня – на всю сумму денег.
По запросу клиента квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть направлена на электронный адрес.
В 2018 году все компании, которые продает товары или оказывает услуги за наличный расчет, работают только на онлайн–кассовых аппаратах. Однако компании, которые попадают под действия 54–ФЗ о ККТ, переходят на использование онлайн–касс с 01 июля 2018 года, а часть – с 01 января 2019.
Это относится к организациям и ИП, имеющие определенную специфику деятельности (ремонт и покраска обуви, изготовление ключей, торговля в киосках мороженным и пр. – смотрим статью 2 54–ФЗ о ККТ), или удаленно расположенных.
Неприменение ККТ чревато штрафными санкциями на организацию от 75 до 100 процентов суммы расчета, но не менее 30 тысяч рублей. Штраф для должностных лиц 25 до 50 процентов от суммы расчета. Сумма расчетов – не менее 10 тысяч рублей.
Поэтому порядок ведения кассовых операций в 2018 году должен вестись в общем или упрощенном порядке с учетом изменений прошлого года.
Порядок ведения кассовых операций в 2018 году:
1. при поступлении наличных денежных средств создаем на каждый приход приходный кассовый ордер по форме 0310001.
2. при выдаче наличных денежных средств формируем расходный кассовый ордер по форме 0310002.
3. по окончанию рабочего дня формируем кассовую книгу по форме 0310004.
4. устанавливаем лимит остатка денежных средств в кассе по формуле:
Лимит кассы = Выручка за отчетный период х кол-во дней между днями сдачи наличности в банк : расчетный период (мах 92 дня)
Помним, что допустимо хранение наличных средств сверх лимита в дни выплаты заработной платы.
Организации – субъекты малого предпринимательства и ИП могут не устанавливать лимит кассы, т.е. хранить все деньги в кассе, не сдавая их в банк.
Кассовые документы в 2018 году на бумажном носители должны быть подписаны:
• либо главным бухгалтером,
• либо должностным лицом, который согласно должностной инструкции ответственен за ведение кассовых операций и который наделен правом подписи внутренним распорядительным документом (приказ, доверенность);
• либо руководителем.
Кассовая книга для УСН в 2018 году
Предпринимательская деятельность ИП зачастую осуществляется с использование безналичного расчета, но многие индивидуальные предприниматели используют и наличные денежные средства.
После того как вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись».
Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.
О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2018 году, пойдет речь в этой статье.
Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.
Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).
Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4.
Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах – приходных и расходных ордерах.
Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.
На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.
Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.
Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.
Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.
В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.
Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.
На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:
• полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
• период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
• ОКПО;
• если речь идет о подразделении — наименование подразделения.
В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.
По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.
Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги.
Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):
1. Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
2. Отчет кассира о проведенных денежных операциях.
Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.
Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.
Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.
Остановимся более детально на графах кассовой книги.
Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:
• дата, месяц и год;
• номер листа журнала.
В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:
1. Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
2. Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
3. В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
4. В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
5. Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
6. В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
7. Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.
Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.
Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.
В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.
Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.
Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.
Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.
Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.
Порядок и срок хранения кассовых документов определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.
Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:
1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители;
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.
В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу. В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.
При втором варианте ведения кассовой книги – в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
• обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ.
После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.
При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.
Кассовая книга ИП в 2018 году
В 2018 году правила ведения кассовых операций предпринимателями не изменились. Как и ранее, эти правила определяет Указание ЦБ РФ № 3210-Уот (далее – Указание). Согласно этому Указанию кассовая книга ИП может вестись по его усмотрению при наличии соответ-ствующих условий. О том, как вести кассовую книгу и когда ИП может обойтись без нее, расскажем в этой статье.
Предприниматели могут осуществлять кассовые операции (операции с денежной налично-стью) в двух разных режимах — общем или упрощенном.
В общем режиме операции с наличностью (поступление денежных средств в кассу или их вы-дача из кассы) должны оформляться кассовыми документами (ордерами).
Ордера бывают двух видов:
• приходный (для операций поступления) — сокращенно ПКО;
• расходный (для выбытия) — сокращенно РКО.
Кроме того, все данные операции должны отражаться в кассовой книге. Официальная форма этой книги (КО-4) утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 88.
В это режиме работают компании, осуществляющие операции с наличностью (выручку в на-личных денежных средствах, выдачу наличных денег под отчет, выплату зарплаты наличны-ми средствами). Для них это является обязательным. Надо ли вести кассовую книгу ИП? Необязательно, но при одном условии.
Предприниматели получили возможность работать с наличностью в упрощенном порядке. Этот порядок предусмотрен Указаниями № 3210-У. Согласно его положениям предпринима-тели могут не использовать кассовые ордера и книгу, если осуществляют налоговый учет фи-зических показателей, расходов и доходов от своей деятельности.
Причем в упрощенном порядке могут вести деятельность предприниматели на любом нало-говом режиме. Главное условие для этого – ведение налогового учета объектов налогообло-жения.
Так, предприниматели на УСН могут не вести кассовую книгу, если ведут КУДИР. Предпри-нимателям на патентной системе не нужно вести кассовую книгу, если они ведут книгу учета доходов. Формы этих книг утверждены Минфином в Приказе № 135н.
Предприниматели на общем налоговом режиме также не должны вести кассовую книгу, если осуществляют учет доходов и расходов. Такая книга учета для них утверждена совмест-ным Приказом Минфина и МНС № БГ-3-04/430.
Нет необходимости вести кассовую книгу и сельским предпринимателям, работающим в ре-жиме ЕСХН. Для этого им достаточно учитывать свои доходы и расходы в книге по форме, утвержденной Приказе Минфина РФ № 169н.
Для предпринимателей на ЕНВД официальной формы учетной книги доходов не установле-но. Эти предприниматели платят налог с вмененного дохода, поэтому необходимость в учете доходов отсутствует. Может возникнуть вопрос, обязан ли ИП вести кассовую книгу, если он работает в режиме ЕНВД.
Нет, не обязан, если такой предприниматель осуществляет учет физических показателей. Именно по этим показателям, которые различны для разных видов деятельности на ЕНВД, осуществляется расчет вмененного дохода и налога за соответствующий период. Чтобы не вести кассовую книгу, предпринимателю достаточно осуществлять учет этих показателей.
Таким образом, для всех предпринимателей предусмотрен общий и упрощенный порядки ра-боты с денежной наличностью. Предприниматели сами решают, в каком порядке осуществ-лять эти операции. Упрощенный порядок не требует от них оформления кассовых ордеров по операциям с наличностью и отражения этих операций в кассовой книге. Но при наличии сотрудников, большом объеме кассовых операций более подходящим для предпринимателя может оказаться общий порядок работы с наличностью, позволяющий лучше контролиро-вать движение наличных денежных средств.
Заполнение кассовой книги в 2018 году
Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.
Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.
Основные правила оформления кассовой книги:
1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
• титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
• основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).
В самом начале:
• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости).
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.
Основная часть книги:
• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).
Кассовая книга при онлайн кассе в 2018 году
В связи с введением в действие новой редакции Закона № 54-ФЗ Минфин РФ разрешил торговым предприятиям и предпринимателям не использовать некоторые формы первичной кассовой документации. Но нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы? На основании какого отчета приходовать выручку? И есть ли изменения в заполнении формы КО-4? Разберемся во всем по порядку.
Формы кассовых первичных документов утверждены Госкомстатом в постановлении № 132. Форма кассовой книги введена в действие постановлением № 88. После того, как компании начали использовать новые модели ККТ с фискальной памятью, а не ЭКЛЗ, чиновники дали официальные разъяснения по вопросу применения первичных документов по учету кассовых операций на предприятиях/ИП, торгующих с помощью онлайн-касс. Ответ содержится в письме № 03-01-15/54413, где сказано, что в такой ситуации оформление бумажных первичных документов не требуется.
О каких же отчетах идет речь? Прежде всего, это журнал кассира КМ-4 и справка кассира КМ-6. Также это акты формы КМ-3, КМ-2 и КМ-1 и прочие учетные документы по постановлению № 132. Необходимость в вышеперечисленных бланках отпала по той причине, что все данные и так сохраняются в памяти ККТ и могут быть распечатаны в любой нужный момент.
Что касается кассовой книги, здесь ситуация иная. Чтобы правильно ответить на вопрос, нужна ли кассовая книга для онлайн кассы, требуется обратиться к Порядку ведения кассовых операций в российских компаниях/ИП. В п. 4.6 Указаний № 3210-У прямо предусмотрена необходимость отражения всей поступающей наличности (за исключением агентских/субагентских средств) в кассовой книге. Все записи осуществляются кассиром, проверяются и заверяются ответственным руководящим работником. Допускается составление книги в бумажном или электронном формате (п. 4.7 Указаний). При отсутствии надлежащим образом оформленной кассовой книги взимается штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП – 40 000-50 000 руб. на предприятие; 4000-5000 руб. – на должностных лиц.
А нужно ли при онлайн-кассе вести кассовую книгу, если движения не было? Нет, разрешается не заполнять КО-4 при отсутствии движений по кассе в течение текущего рабочего дня.
В случае использования онлайн-техники, данные в кассовую книгу заносятся бухгалтером на основании документов, переданных кассиром магазина. В свою очередь ответственный кассир ежедневно закрывает смену с формированием Z-отчета в конце дня. Автоматически такой отчет передается через ОФД (оператор фискальных данных) в налоговую. Кассир подсчитывает выручку, сравнивает информацию с отчетом, сдает деньги и составляет справку по форме КМ-6. Далее вносятся данные в журнал КМ-4, а заполненная справка вместе с Z-отчетом передается в бухгалтерию. После чего вся информация вносится бухгалтером в кассовую книгу, бланк которой в 2017 году остался без изменений.
Если продавец не заполняет первичку по кассе по формам из постановления № 132, составлять журнал и справку кассира нет необходимости.
Кассовая книга ИП на ЕНВД в 2018 году
Сама по себе кассовая книга отображает все наличные операции бизнесмена, а именно приход наличных денег и расход наличных денег из кассы.
Под кассой подразумевается не именно кассовый аппарат который не обязательно иметь на ЕНВД, а само фактическое поступление наличных денег к ИП (любое поступление наличных денег считается поступлением в кассу предприятия).
Предприниматель ведет кассовую книгу самостоятельно, то есть сам устанавливает лимит кассы, сам выписывает приходные кассовые ордера, а также сам выписывает расходные кассовые ордера.
Выписывая приходные и расходные кассовые ордера предприниматель обязательно должен их сохранять. И при налоговой проверке по требованию налогового инспектора должен предоставить не только саму кассовую книгу, но и эти первичные документы.
При этом напомним, что бизнесмены вправе отказаться от заполнения кассой книги, тогда это нужно зафиксировать в соответствующем приказе.
При ЕНВД кассовая книга ведется в обычном порядке. То есть либо вручную, либо в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).
В кассовой книге при ЕНВД (форма № КО-4) указывают реквизиты приходных и расходных кассовых ордеров, получателя суммы или лицо, которое вносит деньги в кассу (п. 1 и 4.6 Указания № 3210-У). Кассовую книгу заполняют только за те дни, когда принимались либо выдавались наличные.
Ведение кассовой книги вручную предполагает следующее:
• все листы нумеруются;
• журнал прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью;
• на последнем листе проставляется заверительная надпись с указанием количества листов в документе и подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия.
Титульный лист кассовой книги должен содержать реквизиты организации (ИП):
• наименование юридического лица или ИП;
• название структурного подразделения;
• код ОКПО;
• текущий год.
Если в организации происходит активный оборот наличности, одного типографского бланка на год может не хватить. Тогда необходимо закрыть предыдущую книгу и начать новую - в этом случае на «титульнике» указывают тот период, за который в данном журнале фиксировались приход и расход в кассе. С началом нового календарного года необходимо заводить новую книгу.
В кассовую книгу, оформленную вручную, можно вносить исправления. Зачеркните неверные данные и укажите верную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускаются. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером (п. 4.7 Указания № 3210-У).
Кассовая книга для ИП при ЕНВД в электронном виде заполняется на компьютере. В нее вносят записи также, как и при ведении кассовой книги вручную. При этом в конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО.
Предприниматели вправе не вести кассовую книгу. О такой возможности сказано в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 подпункта 4.1 и абзаце 9 подпункта 4.6 пункта 4 Указания № 3210-У.
Данное правило действует с 1 июня 2014 года (Указание № 3210-У). Поэтому с любого дня после этой даты коммерсанты вправе перейти на упрощенный порядок ведения кассы.
Для этого, чтобы работать без кассовой книги, оформите приказ об отказе от оформления кассовых документов.
Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
