В связи с очередными нововведениями, учет командировочных расходов изменился. И хотя изменения эти незначительны, бухгалтеру придется их учитывать при заполнении документов.
Отправка сотрудников в другие города с важными поручениями – это довольно частое явление на предприятиях. Такие поездки называются командировками. Средства, выделяемые на такие поездки должны фиксироваться в бухгалтерском учете особым образом. Работодатель оплачивает пребывание сотрудника в другом городе или государстве, в соответствии с принятым в РФ трудовым законодательством. При этом за работником сохраняется средний заработок и должность.
Выдача денег осуществляется, чаще всего, через кассу предприятия. При этом сумма рассчитывается и выдается заранее, то есть до отъезда сотрудника. Для этого бухгалтер производит расчеты на основании приказа и письменного решения руководителя о направлении сотрудника в командировку. По возвращению, он обязан будет предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.
Как бухгалтеру рассчитать сумму аванса для выдачи его подотчетному лицу?
Ниже приведен список того, что следует учитывать при выдаче аванса и составлении авансового отчета:
• сумма транспортных расходов, до места назначения и обратно;
• оплата за проживание в гостинице или хостеле;
• деньги на питание (суточные);
• средства на прочие расходы, разрешенные работодателем.
Сумма, выдаваемая в качестве суточных, не зависит от расходов на транспорт и жилье и учитывается отдельно. В 2018 году размер не облагаемых налогом суточных составляет не более 700 рублей по РФ и 2,5 тыс. рублей при командировках за рубеж. Если они превышают указанную сумму, с них вычитается налог (НДФЛ).
Средства выплачиваются как за будничные, так и за выходные дни. Также оплачиваются праздничные и дни вынужденной задержки в пути. После возвращения, работник должен отчитаться в течение 3 дней в бухгалтерии за потраченные суммы. На основании представленных документов формируется отчет.
В 2018 году отпала необходимость делать командировочное удостоверение и служебное задание сотруднику. Однако, с целью подстраховки, многие предприниматели продолжают их выдавать сотрудникам, чтобы не иметь лишний раз проблем с налоговыми службами. К тому же нередко такие сотрудники используют для поездок личный транспорт, что делает невозможным точно определить дату отправки и прибытия. Даже проездные документы или служебная записка не будет в этом случае весомым оправдательным документом. Поэтому, для многих предпринимателей эта возможность попросту неосуществима.
По своей сути, учет расходов на рабочую загранпоездку мало чем отличается, от такой же поездки, но только по России. Но все же она имеет некоторые особенности, которые следует учитывать. Они касаются, в первую очередь, расходов на оформление виз и загранпаспорта, а также обмена отечественной валюты на иностранную.
Если сотрудник приобрел валюту за рубежом, он обязан представить документы, подтверждающие факт обмена. При отсутствии этих документов, бухгалтер производит перерасчет в соответствии с курсом Центрального банка на дату совершения сделки. Все первичные документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский.
Суточные рассчитываются исходя из даты выбытия из страны отправленного сотрудника, указанной в паспорте, и прибытия его в Россию.
После возвращения, сотрудник обязан предоставить отчет. Все потраченные в иностранной валюте средства пересчитываются по курсу на дату, указанную в отчетном документе и указываются в отчете в рублях.
При такой системе, командировочные расходы учитываются точно также, как и при обычной системе налогообложения. После возмещения, понесенных таким работником расходов, предприятие может уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли. Но эти расходы должны быть обоснованы и подтверждены документально. Так как при УСН предприятие использует кассовый метод начисления, то дата утверждения авансового отчета считается днем, в котором должны учитываться произведенные расходы.
В командировку может быть направлен как работник организации, так и работник ИП. Однако, считается, что индивидуальный предприниматель не может быть работодателем и работником сам для себя. Это значит, что отправить себя в командировку он, по определению, не может.
Авансовый отчет составляется с использованием бланка строгой отчетности АО-1. В документе указываются суммы, выданные под отчет и полученные в кассу после прибытия сотрудника на предприятие.
В авансовый отчет, к форме АО-1 также прилагаются оправдательные документы: путевой лист, чеки, квитанции, билеты за проезд. То есть, все сделки, совершенные сотрудником во время рабочей поездки, на которые расходовались выданные средства, должны быть задокументированы. Не стоит забывать, что расходы за жилье также должны быть документально оформлены, хотя бы договором или распиской об аренде жилого помещения, с указанной в нем суммой оплаты. При проверке учитываются только фактически выданные средства и оплаченные товары и услуги.
Командировочные расходы, как и любые другие, уменьшают налогооблагаемую базу. Так как их не так просто выявить налоговым службам, те очень внимательно следят за этой статьей расходов. Поэтому бухгалтеру нужно быть особенно щепетильным к предоставляемым работником оправдательным документов и составлению авансового отчета.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
