Командировка — это поездка сотрудника по делам организации. Поэтому все понесенные для ее осуществления расходы должны быть возмещены. Как происходит возмещение командировочных расходов в 2018 году, расскажет эта статья.
Командировкой является не всякая поездка по заданию организации. Такие служебные поездки необходимо отличать от разъездного характера работа. Например, если специалист отдела продаж едет в другой город заключать договор — это командировка, а если водитель-дальнобойщик уехал в очередной рейс, то это его обычный режим работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.
Учитывая, что отправляясь по делам компании, работник несет затраты на:
• проезд до места назначения и обратно;
• на проживание;
• на проезд в городе назначения;
• на питание;
• на прочие нужны (канцелярия, связь, использование Интернета и т. д.).
то организация обязана ему их возместить. Порядок такого возмещения определен законодательно. Поэтому оплата командировочных расходов в 2018 году строго регламентирована и имеет ряд особенностей. Разберемся, каких именно.
Для начала определимся, что именно относится к личным затратам командированного сотрудника, а что — к общественным. Например, если человека командировали в город его детства и он решил там задержаться и взял несколько дней за свой счет сразу после завершения служебных дел, нужно ли ему возмещать стоимость проезда? Или если командированный сотрудник заключил выгодный контракт и пригласил своих партнеров по бизнесу в ресторан для того, чтобы отметить это событие, за чей счет будет происходить банкет?
Оказывается, такие ситуации нередко вызывают затруднения у работодателей, и выплата командировочных расходов в 2018 году может обернуться проблемой с налоговыми органами, если они сочтут затраты необоснованными экономически. Поэтому в этом вопросе следует обращать внимание на официальную позицию Минфина, а также на статью 264 Налогового кодекса РФ.
Например, в части ситуации, когда сотрудник остался в пункте командировки на отдых, Минфин России считал, что затраты на оплату обратной дороги возмещать нельзя, но потом изменил свою позицию в связи с принятым по этому вопросу решением суда, в котором судьи отметили возможность не только такого возмещения, но и учета расходов в целях налогообложения прибыли.
Стоит отметить, что строго регламентированы нормами статьи 264 НК РФ только суточные (возмещение прочих командировочных затрат в связи с нахождением работника в чужом городе) и затраты на полевое довольствие (если речь идет о командировке в места, удаленные от цивилизации, например для геологов или археологов). Все остальные расходы организация имеет право регламентировать самостоятельно.
Главное, написать об этом в Положении о командировках, коллективном договоре или издать соответствующий приказ директора фирмы. Поэтому даже стоимость банкета с коллегами из другой организации в честь заключения договора командированному сотруднику могут возместить. Главное, чтобы он смог предоставить чек или другой оправдательный документ.
Кстати, документы обязательно должны быть на все понесенные расходы, кроме суточных:
• билеты на проезд;
• счет и квитанция из отеля за проживание;
• чеки об оплате времени в интернет-кафе;
• квитанция за проезд на такси.
Если в таких документах будет указан НДС, то его также возместят сотруднику. А также этот налог организация сможет принять к вычету, ведь получение счета-фактуры на такие операции не требуется.
Как уже было сказано выше, суточные регламентируются законодательно.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Заплатить больше установленной суммы работодатель, конечно, может. Но тогда и работнику придется заплатить НДФЛ с суммы превышения, и работодателю отнести ее за счет своей прибыли.
В 2018 году лимиты установлены статьей 217 НК РФ и составляют:
• для поездок по стране — 700 рублей в день;
• для поездок за пределы России — 2500 рублей в день.
Заграничные вояжи оцениваются намного дороже из-за того, что выплата происходит в рублях, а не в валюте того государства, куда направлен командированный сотрудник.
Кстати, и для однодневных поездок зарубеж в пиетете: определено, что за поездку без ночевки за пределы России работодатель должен заплатить 50 % от установленных суточных, то есть 1250 рублей. Тогда как за внутренние однодневные командировки суточные не предусмотрены совсем.
Иногда командировка связана не с нуждами самой организации, а с потребностью в ее специалистах другой фирмы. В этом случае все командировочные затраты на проезд и проживание работников оплачивает принимающая сторона.
Но такой подход не регулирует Трудовой кодекс, ведь в соответствии с его нормами, отправка в командировки, а значит, и все командировочные выплаты, предусмотрены только для «своих» работников, с которыми установлены трудовые отношения. По нормам НК РФ, такие выплаты принимающая сторона не сможет отнести на расходы в целях налогообложения.
Этот вывод Минфин России сделал еще в письме № 03-03-06/1/723 и за 10 лет ни нормы налогового законодательства в этом вопросе, ни позиция чиновников не изменились.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
