Иногда кому-то из работников необходимы деньги, чтобы произвести расходы для организации. Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары. Такие денежные средства называются подотчетными, а работник, который их получил, является подотчетным лицом.
Указанием №4416-У Банк России изменил порядок выдачи подотчетных сумм. Этот же порядок действует в 2021 году.
Работу с подотчетными суммами в 2021 году можно упростить. Для этого нужно разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами или другой аналогичный документ. В нем предусмотреть, на основании какого документа (заявление или приказ) выдаются денежные средства, в каком порядке эти документы составляются, сроки и порядок предоставления отчета о расходах и т.д.
Обратите внимание, когда в кассе на конец дня осталась большая сумма денег, многие организации выдают деньги под отчет. Налоговики знают об этой уловке и начисляют штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП за накопление денег в кассе сверх лимита. Как показывает практика, отменить штраф в суде не получится. Эксперты "Зарплаты" подготовили рекомендации, как не спорить с налоговиками.
В тексте п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У предусмотрена возможность выдачи подотчетных средств работнику компании. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина №94н) подотчетными лицами тоже называются работники. В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.
Налоговики обновили перечень междокументных контрольных соотношений, по которым они сравнивают 6-НДФЛ и РСВ (письмо ФНС № БС-4-11/4943). Несмотря на новые контрольные соотношения из письма ФНС № БС-4-11/4943@, продолжает действовать прежнее неравенство из письма ФНС № ГД-4-11/27043@.
Вместе с тем, законодательство не содержит и прямого запрета выдавать подотчетные средства другим лицам, кроме работников. Например, лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, или совсем никакого договора не заключено. Чиновники Минфина в письме №02-06-10/2476 предлагают компаниям данный вопрос решать самостоятельно. По их мнению, возможность выдачи и порядок учета таких средств следует предусмотреть в учетной политике.
Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.
Выдачу подотчетных сумм в 2021 году можно оформить на основании одного из двух документов:
• Заявления работника,
• Приказа руководителя предприятия.
Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.
Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон.
Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований:
• Заявление пишет работник на имя руководителя компании,
• Документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника. За исключением случаев, когда заявление подается в электронном виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью,
• Текстовая часть содержит просьбу выдать подотчетные средства, их сумму в рублях, цель выдачи (планируемые расходы).
В резолюции руководитель указывает сумму и срок, на который выдаются деньги.
Выдать подотчетные средства можно без заявления работника на основании приказа руководителя компании. В приказе должны быть указаны:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Кому выданы денежные средства,
• Сумма, выдаваемая под отчет,
• Срок, на который выдаются денежные средства. По истечении этого срока подотчетник должен отчитаться о расходах.
В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.
Недопустимы неточные или обобщенные формулировки. Например, нельзя наложить такую резолюцию: «Впредь выдавать менеджеру Павловой А.Е. подотчетные средства в размере 5 000 рублей без заявлений». Не подойдет и такая формулировка приказа: «Выдавать денежные средства без заявлений, пока сумма подотчетных средств не достигнет 50 000 рублей».
Понятно стремление упростить работу и уменьшить объем составляемых документов. Однако приведенные выше примеры формулировок противоречат требованиям законодательства. А значит, выданные денежные средства могут посчитать не подотчетными, а доходом работника и начислить НДФЛ.
Если подотчетные средства выдаются на командировочные расходы, можно совместить два приказа в одном документе:
• Приказ о направлении в командировку,
• Приказ о выдаче подотчетных средств.
Лимита выдачи подотчетный сумм в законодательстве не содержится. Руководитель организации определяет, какую максимальную сумму выдавать работникам. А конкретная сумма указывается каждый раз в заявлении или приказе.
Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (утв. Госкомстата РФ №88). Ордер составляет главный бухгалтер, «рядовой» бухгалтер или руководитель компании. Кассир или лицо, исполняющее его обязанности, проверяет расходный кассовый ордер, сверяет паспортные данные. Если ошибок нет, наличные денежные средства выдаются из кассы компании.
Деньги можно выдать не только из кассы, но и перевести по безналичному расчету на банковскую карту сотруднику. В письме № 09-01-07/46781 чиновники Минфина разрешили переводить подотчетные средства на зарплатную карту работника.
На практике банки переводят денежные средства на любую банковскую карту:
Главное, чтобы она была выдана на имя подотчетного лица, указанного в приказе о выдаче подотчетных средств.
Чтобы перечисленные деньги не посчитали авансом или зарплатой и не начислили НДФЛ, нужно правильно заполнить поле 24 «Назначение платежа».
В нем необходимо указать:
• Цель денежного перевода – перечисление подотчетных средств,
• Реквизиты приказа о выдаче денег в подотчет,
• Цель подотчета.
Назначение платежа может быть, например, таким: «Подотчетные средства на приобретение канцелярских товаров по приказу №11 от 20.01.2021 г.».
Еще один способ – выдать работнику корпоративную карту, привязанную к банковскому счету организации. Оплата расходов будет произведена прямо с расчетного счета. Однако это будет уже не выдача в подотчет, ведь рассчитываться будет организация напрямую со своего расчетного счета. А работник в данном случае лишь выступает временным держателем карты по доверенности.
Порядок выдачи подотчетных сумм директору компании ничем не отличается от порядка выдачи обычному работнику. В том числе, если директор является и единственным учредителем организации. Для получения денежных средств директор должен написать заявление или оформить приказ, и не забыть вовремя отчитаться.
Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу. Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.
Как в первом, так и втором случае со временем у директора накапливается большая сумма, за которую очень сложно, а иногда и совсем невозможно отчитаться. Налоговики в таких случаях пытаются оштрафовать компанию по ст.15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами. И есть решения суда в пользу инспекторов, например решение Московского горсуда по делу №7-1920.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
