Определение представительских расходов нам дает пункт 2 статьи 264 НК РФ. Представительскими признаются расходы, которые связаны с приемом и обслуживанием представителей других организаций, граждан, которые являются потенциальными или фактическими клиентами организации, направленные на установление выгодного сотрудничества.
Важно, что НК РФ подчеркивает, что прием должен быть официальным и организован для партнеров из других компаний. То есть, общаясь с менеджерами из своих филиалов, учесть затраты как представительские, нельзя.
К таким расходам относятся:
• Расходы на прием потенциальных партнеров для установления сотрудничества;
• Обеспечение участников переговоров транспортом для доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
• Обеспечение партнеров напитками и едой во время переговоров;
• Оплата услуг переводчиков для проведения переговоров.
Как и любые другие, представительские расходы должны быть оправданы экономически и подтверждены документами. Такие требования предъявляет статья 252 НК РФ.
Обратите внимание, далеко не все траты, которые связаны с переговорами и подобными мероприятиями, можно учесть, как представительские расходы.
Например, если помимо переговоров с партнером у вас запланировано посещение концерта, то вы не сможете учесть эти затраты, так как данное мероприятие признается развлечением.
Так же, например, если вы хотите поздравить партнера с праздником и отправить ему букет, вы не сможете учесть такие расходы как представительские.
Предприниматели, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», имеют право уменьшить сумму налога за счет снижения величины налоговой базы путём учёта расходов.
Но далеко не за счет всех расходов можно уменьшить сумму налога.
Чтобы учесть затраты при расчете налога при УСН, расходы должны отвечать определенным требованиям:
• должны присутствовать в перечне, указанном в статье 346.16 НК РФ;
• должны соответствовать профилю ведения бизнеса;
• должны быть подтвержденными и оплаченными;
• должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Перечень расходов, которые налогоплательщики УСН имеют право учитывать при расчете налога, является закрытым. Представительские расходы при УСН «доходы минус расходы» в этом перечне не указаны, соответственно, ни факт оплаты, ни форма оплаты, а также экономическая оправданность таких расходов значения не имеют.
Плательщики УСН с объектом «доходы минус расходы» не могут учитывать представительские расходы при расчете налога.
В ресторане за один столом сидела две мамы и столько-же дочерей. Официант подал к столу три кофе, и при этом всем досталось по чашке. Как это возможно?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
