Если долг контрагента или физлица стал безнадежным, его нужно списать. Рассмотрим на примерах с проводками, как списать дебиторскую задолженность прошлых лет.
Также отметим, что операции списания делают отдельно в части каждого обязательства:
1. Когда задолженность стала нереальной для взыскания (в частности, при ликвидации контрагента-должника).
2. Истечение срока исковой давности.
Срок равен 3-м годам. При этом он может прерываться, но не может быть более десяти лет с момента нарушения права.
Прерывание срока возможно в случае, когда кредитор предъявил иск (суд принял заявление) или должник признал долг (направил кредитору письмо либо акт сверки).
Также срок прервется, если стороны внесли в договор изменения, по которым дебитор признает задолженность.
Срок прерывается и в случае, если контрагент частично погасил сумму задолженности, но не подписывает акт сверки.
Действия должника, дающие основания для прерывания срока давности, см. в пост. Пленума Верховного суда № 15 и Пленума ВАС РФ № 18.
Перечисленные ниже действия должника приведут к прерыванию срока:
• контрагент подписал акт сверки;
• погасил долг частично;
• заплатил проценты, причитающиеся кредитору за просрочку платежа;
• попросил о предоставлении отсрочки;
• представил кредитору заявление о зачете взаимных требований.
Если срок прервался, отчет трех лет начинается заново.
Закон № 402-ФЗ предусматривает обязанность по подтверждению возникновения дебиторки. Сумму долга устанавливают путем проведения инвентаризации. Ее назначают приказом директора компании по форме № ИНВ-22. По итогам проведения оформляют акт по форме № ИНВ-17.
На основании указанных выше документов и бухгалтерской справки, директор издает приказ о списании дебиторки.
Для подтверждения также потребуются:
• договоры, которые содержат пункты о датах погашения должниками обязательств;
• накладные;
• акты об оказанных услугах и выполненных работах;
• инвентаризационный акты дебиторки на конец отчетного и налогового периода.
Есть два варианта проведения в учете операций по списанию дебиторки:
1. С использованием счета 63 «Резерв по сомнительным долгам» за счет созданного ранее резерва (но только в пределах его суммы).
2. Применив счет 91.2 «Прочие расходы» в случае, если фирма не образовывала резерв или его сумма была недостаточной и образовалось превышение.
При использовании счета 63 «Резерв по сомнительным долгам» делают проводку: Д 63 К 62 (58-3, 71, 73, 76...).
На сумму превышения или когда фирма не создавала резерв: Д 91-2 К 62 (58-3, 71, 73, 76...).
Отметим: отражение перечисленных выше операций в учете не является аннулированием дебиторки, срок которой истек.
В течение пяти лет после проведения операций фирма должна отражать дебиторку за балансом по дебету счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» Д 007.
При этом нужно следить за возможностью взыскания долга и изменением имущественного положения контрагента-должника.
Сумма дебиторки, которую фирма списала с физического лица является его доходом. Компания приобретает статус налогового агента. Вместе с ним у нее появляется обязанность удержать с такого дохода НДФЛ.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
