Списание дебиторской задолженности происходит, когда долг становится безнадежным, а именно:
1. Истек исковой срок.
2. Взыскание нереально по иным причинам:
• ликвидация фирмы-должника;
• смерть должника-гражданина или должника – ИП;
• банкротство должника-гражданина или должника – ИП;
• акт госоргана.
Прерывание искового срока происходит, если должник признает свою обязанность погасить долг, а именно:
1. Подписывает акт сверки.
2. Соглашается на изменение договора.
3. Просит уточнить условия договора.
4. Признает полученную от кредитора претензию.
Для списания дебиторки нужно оформить документы по следующему алгоритму.
Собрать бумаги, подтверждающие наличие дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Это могут быть:
• договоры с приведенными в них сроками исполнения обязательств;
• счета на оплату;
• «первичка» – накладные на товары, акты по услугам, по работам;
• претензионные письма;
• сверочные акты и т.д.
До начала инвентаризации составляют справку по форме, созданной фирмой или предпринимателем и утвержденной руководителем. Такая справка должна иметь все обязательные поля «первички».
В процессе инвентаризации комиссия проверяет остатки по расчетам, выявляя дебиторскую задолженность с истекшим исковым сроком.
Результаты инвентаризации фиксируют в акте по стандартной форме № ИНВ-17 или по форме, созданной фирмой или предпринимателем и утвержденной руководителем. Такой акт должен иметь все обязательные поля «первички».
Кроме того, в нем указывают:
• суммы дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• суммы еще не просроченной дебиторки.
Оформленный в двух экземплярах акт подписывают участники инвентаризационной комиссии. К акту прилагаются:
• договоры с приведенными в них сроками исполнения обязательств;
• «первичка» - накладные на товары, акты по услугам, по работам;
• акты на конец прошлого года, составленные при плановой инвентаризации.
Чтобы принять решение списать долги и признать расходы или уменьшить резерв, нужны основания. Их излагают в бухгалтерской справке.
В приказе фиксируют должников, списанные суммы и основания для их снятия с учета – в данном случае это истечение искового срока.
Если долг не погашен контрагентом в срок и ничем не обеспечен, он считается сомнительным. В бухучете это приводит к обязательным отчислениям в резерв, сумма которых относится на прочие расходы. А когда исковой срок истекает, списание дебиторки происходит за счет резерва, и только в сумме, превышающей резервирование, долг относится на прочие расходы.
Окончание искового срока не означает, что должник не выполнит обязательство. Поэтому списанная дебиторка еще пять лет числится на забалансовом счете. За это время ситуация у должника может улучшиться, и он решит погасить долг.
Формировать резерв сомнительной дебиторки при налогообложении не обязательно. Это остается на усмотрение кредитора. В любом случае резервирование или списанная дебиторка являются внереализационными расходами.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
