Большинство расчетов организация осуществляет через расчетный счет юридического лица в банке. Но часто при необходимости осуществлять расчеты по нуждам организации денежные средства выдаются под отчет работнику. Статья описывает учет расчетов с подотчетными лицами (2018 год, с учетом обновлений законодательства).
Порядок выдачи наличных установлен Указанием Банка России № 3210-У.
В п. 6.3 для осуществления данной процедуры необходимо:
• иметь распорядительный документ юрлица (ИП) или письменное заявление сотрудника;
• оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2.
Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы. Ограничений такого срока нет. Как правило, его устанавливают в локальном акте.
Выдача подотчетных сумм может быть осуществлена на банковскую карту сотрудника и на корпоративную карту организации (Письма № 02-03-10/37209, № 03-11-11/42288), что должно быть предусмотрено локальным актом.
Основанием для перечисления также является заявление работника, содержащее, кроме обязательных сведений (п. 6.3 Порядка), реквизиты банковской карты.
Важно: в платежном поручении в строке «Назначение платежа» необходимо написать: перечисленные средства являются подотчетными («Аванс на хозяйственные нужды»).
В качестве подотчетного лица может выступать работник, с которым у юрлица заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (Письмо № 29-Р-Р-6/7859).
Важно: для исключения претензий поверяющих целесообразно закрепить перечень сотрудников в локальном акте организации, а также указывать такую возможность в договорах гражданско-правового характера.
Подотчетные лица в бухучете — это прежде всего счет 71 (Приказ 94н).
В таблице обобщен учет расчетов с подотчетными лицами (кратко) в бухучете:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выдача денег под отчет (наличными, на банковскую карту)
Деньги выданы сотруднику
71
50, 51
Отражение АО
Отражены расходы (хозяйственных, командировочных, представительских и др.)
20, 26, 44 и др.
71
Отражены затраты на приобретение материалов, товаров
10, 41
71
Погашение задолженности перед поставщиком
60
71
Получение в кассу, на р/счет остатка неизрасходованных подотчетных денег
От подотчетного лица получен остаток неизрасходованных денег
50, 51
71
Выплата работнику перерасхода на основании утвержденного АО
Работнику выплачен перерасход по АО
71
50,51
Удержание из зарплаты аванса, не возвращенного в установленный срок
Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Авансовый отчет об израсходованных суммах необходимо сдать в бухгалтерию для проверки.
2. После проверки он утверждается руководителем организации.
3. Затем производится окончательный денежный расчет с подотчетником.
При окончательном расчете сотрудник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, перерасход выплачивается ему, но после утверждения руководством организации.
Форма авансового отчета (АО-1) является унифицированной (Постановление Госкомстата № 55).
Она не является обязательной (Закон № 402-ФЗ) и может быть разработана организацией с содержанием обязательных реквизитов первичного документа.
Отчет составляется в одном экземпляре: одну его часть заполняет подотчетный, другую — ответственное лицо предприятия. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
Денежные суммы с сотрудника списываются только после утверждения отчета руководителем.
Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выплачивается сотруднику по расходному кассовому ордеру или переводится на зарплатную карту.
В случае принятия решения не удерживать из зарплаты работника выданные на нужды организации суммы, по которым он не предоставил АО, не возвращенные суммы признаются его доходом и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.
Итак, выдача сотруднику денежных средств под отчет может осуществляться как наличным, так и безналичным расчетом.
Порядок оформления выдачи в любом случае идентичен. Процедура подтверждения использования выданных денег одинакова для обоих случаев.
Наиболее частые ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны несоблюдением требований законодательства.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
