Заполнять график отпусков на 2020 год бухгалтеры должны по новым правилам. Изменения внесены Федеральным законом № 360-ФЗ.
Бухгалтерия должна будет подготовить график отпусков на 2020 год, успеть сделать это нужно до середины декабря.
Работники должны брать отпуск согласно этому графику, изменения допускаются только с разрешения работодателя. То есть если время ухода занято, то руководитель вправе не разрешить уходить в отпуск вне графика, работник с этим ничего сделать не сможет.
Президент внес изменения в порядок предоставления отпусков. Изменения вступили в силу и применяются в том числе при составлении графика отпусков на 2020 года.
Так, в Трудовой кодекс добавлена новая статью 262.2. В ней прописано, что работникам с тремя и более детьми до 12 лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. То есть многодетные матери и отцы смогут уходить в отпуск в любое время.
График отпусков утверждается работодателем за 2 недели до наступления нового календарного года. Такие сроки указываются в ст. 123 ТК РФ.
Для внесения изменений в график сроки не предусмотрены. Это делается по мере необходимости. Приказ на утверждение графика составлять необязательно.
Если не успели вписаться в сроки — ничего страшного, просто утвердите график задним числом, например, 10 декабря. Успеете до проверки трудовиков — штрафов не будет.
За график отпусков, утвержденный датой 18 декабря и позже, трудовая инспекция назначит штрафы по части 1 статьи 5.27 КоАПР РФ.
По этой статье наказание:
• Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) — предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
• Для ИП — штраф 1000-5000 руб.
• Для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.
Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил график отпусков вовсе.
Некоторые организации для вновь принятых на работу сотрудников отпуска за первый рабочий год планируют в графике, внося в него изменения.
Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.
Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.
Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.
Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.
Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7. Такое действие не нарушает закон и гарантирует для работника отдых в обозначенные сроки.
Для работодателя это также удобно, так как позволит планировать грамотно рабочий процесс.
Начальство будет знать, когда работник пойдет отдыхать, отпуск не будет являться неожиданностью как в случае с подачей заявления, которое с одной стороны нужно удовлетворить по ст.122 ТК РФ, а с другой стороны можно и отказать по ст.123 ТК РФ.
Вносить в график новых сотрудников нужно в том случае, если они приняты на работу в первой половине года, именно тогда по закону у них появляется право на отдых через полгода.
Если человек устроен во второй половине года, то запросить отпуск он может только в следующем году, спорных ситуаций при этом не возникает.
Наиболее правильный способ изменения график для внесения данных об отдыха нового работника – это составить отдельный документ в виде дополнения.
Оформляется дополнение по той же форме Т-7. Единственное отличие – это пометка о том, что документ дополнительный к основному. Ссылка на основной график дается в верхней части дополнения.
В дополнительном графике указываются сведения об отпуске тех сотрудников, которые приняты на работу в текущем году.
Составленное дополнение также проходит все процедуры согласования и утверждения. Виза руководителя обязательно ставится в правом верхнем углу.
Только после этого он считается введенным в действия и обязательным к исполнению.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
